مراحل ویرایش نوشته های اداری عنوان نمودن واژه ویرایش در آغاز این قسمت، این انتظار را در خوانندگان گرامی به وجود می آورد که پیرامون قواعد و اصول ویرایش مطالبی به آنان ارائه گردد. اما همانطور که گفته شد، ویرایش نوشته های اداری که به طور معمول توسط شخصی نویسنده اعمال میگردد، با انواع ویرایش های فنی که توسط اساتید فن انجام می شود، تفاوت بسیار リ دارد. علاوه بر این هر ویرایشگر و یا سازمانهای انتشاراتی قواعد و ضوابط ویژه خود دارند. از نظرگاه دیگر، واژه ویرایشگر در ابعاد گوناگون معنی و تفسیر شده است. در برخی موارد از وسعت فوق العاده برخوردار بوده است؛

تا آنجا که تجدید نظر کلی و تغییر و تنظیم دوباره و حتی ارزشیابی نوشته را شامل می شود و در جای دیگر، مراد آماده نمودن نوشته برای چاپ و تنظیم آن در خور دانش خوانندگان است. تصحیح املایی و نشانهگذاری نیز نوعی دیگر از ویرایش است. به هر تقدیر آنچه در اینجا بیان میگردد، تلفیقی از دو گونه اخیر( آماده نمودن نوشته برای ارائه و تصحیح املایی و نشانه گذاری) است که به وسیله نویسنده یا تهیه کننده انجام می شود. این اقدامات عبارتند از :

– به گزینی واژه ها – رعایت قواعد املای فارسی – رعایت اصول دستور زبان فارسی – استفاده مناسب از نشانهگذاری – رعایت آیین جمله بندی – برطرف نمودن کمبودهای نوشته – حذف زواید و موارد تکرار شده – رفع نارسایی ها و برش های غیر لازم – مراقبت در کفایت منطقی اجزای نوشته – بررسی نحوه استفاده از منابع با که اینک به شرح هر یک می پردازیم:

 – به گزینی واژه ها: نخستین قدم، به گزینی واژه هاست. در این مرحله واژه های به کار برده شده مورد بررسی قرار می گیرند. برای انجام این امر، روش های مختلفی وجود دارند که یکی از آنها طرح پرسش و نتیجه گیری از طریق پاسخ آن است که نمونه هایی از آن

به قرار زیر می باشند.

– آیا واژه ها در جای خود به کار رفته اند؟

– آیا واژه های به کار برده شده دارای معنی و مفهوم مورد نظر هستند؟

– آیا واژه در خور شأن و دانش مخاطب یا مخاطبین میباشد؟

– آیا رعایت شأن و مقام پیام دهنده (امضاکننده نامه) و پیام گیرنده (مخاطب نامه) . شده است؟

– آیا واژه ها تجانس و همگنی لازم را با یکدیگر و در کل نوشته دارند؟

– آیا از واژه های متداول و مصطلح روز استفاده گردیده است؟ با عنایت به نتیجه حاصل از پاسخ ها، اقدامات لازم نسبت به تغییر، تبدیل، اصلاح و جابجایی لازم واژه ها به عمل می آید.