سایر نوشته هایی اداری

با دیدن عنوان کتاب حاضر(آیین نگارش مکاتبات اداری) آنچه در ذهن خواننده تجلی پیدا می کند، نامه اداری است؛ همان نوشته های متداولی که در سازمان با عنوان نامه در جریان کار قرار میگیرد. راجع به نامه ها در گفتار نخست این بخش صحبت شد.گرچه این نامه ها در جریان کار و استقرار ارتباط در سازمان نقش بسیار مهمی دارند،

نوشته های دیگری نیز در سازمان مورد استفاده قرار می گیرند. زیرا همانطور که پیش تر هم صحبت شد، امور سازمان وقتی جنبه رسمیت به خود می گیرد که به صورت مکتوب درآید. اهم این نوشته ها که به شکلهای مختلف در سازمانهای فعلی کشورمان متداول هستند،

:عبارتند از

بخشنامه

صورت جلسه

دستور العمل

احکام ،فرم های اداری،دفاتر

معنی و مفهوم گرچه بخشنامه یکی از نامه های اداری و تقریباً با همان ویژگی است، اما چون مخاطب بخشنامه (گیرنده) به طور معمول بیش از یک نفر است، کاربرد آن با نامه تفاوت دارد. با این توضیح ایجاب می نماید که با عنوانی مستقل به شرح آن بپردازیم: برای ایجاد هماهنگی و آموزش رویه ای یکنواخت در انجام امور و همچنین ابلاغ دستورات و مقررات وضوابط، به صدور بخشنامه اقدام می شود. بخشنامه در لغت به معنی «حکم یا دستوری که از طرف وزارتخانه یا مؤسسه ای در نسخههای متعدد نویسند و به شعب و کارمندان ابلاغ کنند.» (در قدیم به آن متحدالمال میگفتند). تعریف بخشنامه در اصطلاح اداری تقریباً همان مفهوم لغوی آن است که در ترمینولوژی حقوق (تألیف دکتر محمد جعفری لنگرودی) به شرح زیر معنی و تفسیر شده است. والف – نامهای است که دکتر یکك با چند نسخه نوشته شده و برای آگهی چند نفر».فرستاده میشود

«ب – نامهای است که از طرف رئیس اداره برای آگهی همه یا قسمتی از کارکنان اداره و انجام دستور معینی نوشته میشود. سابقاً متحف المال . ».میگفتند «پ – بخشنامه عبارت است ارتعلیم با تعلیمات کلی و یکنواخت (به صورت کتبی) که از طرف مقام اداری به مربوسین برای ارشاد به مدلول و طرز تطبھی قانون یا آ ییننامه دادہ میشود و نمایا۔ مخالف قانون یا آ ایبیزنامه باشا۔ و مادام که مخالف صریح با آنها نباشد، از حیث الروم پیروی مرئوسی ار رئیسی لار مالاتباع است (مستناد ار ماده ۲۸۰ قانون اجرا و مقررات استخدام

کشورى)).