بدیهی است که در هنگام مطابقت راهبرد کاوش با پایگاه اطلاعاتی، این کیفیت پایگاه اطلاعاتی است که مهمترین عامل تاثیرگذار بر کارایی به شمار میآید. البته، دراینجا است که کیفیت نمایه سازی نقش ایفا می کند. در جایی که نمایه ساز نتواند از اصطلاحاتی که در واژگان کنترل شده وجود ندارد استفاده کند، عناصر واژگانی نیز بر نمایه سازی تاثیر میگذارند. کارایی نمایشی “خروجی – اگر چنین عملیاتی شکل گیرد – عمدتاً به دو عامل وابسته است:

  • کاوشگر، چقدر آنچه که بهره گیر واقعاً میخواهد را درک کرده است؛
  • بازنمودهای مدارک که در پایگاه ارائه شده اند، چقدر آن چیزی را ارائه می کنند که مدارک دربارهٔ آنها بحث کرده اند.

در اینجا، ارائه جزئیات تحلیلی از همهٔ عواملی که بر کارایی نظام بازیابی تاثیرگذارند – آن طور که در شکل ۳۳ ارائه شده است – مناسب نیست، اما فقط آن عواملی مورد توجه قرار خواهند گرفت که از نمایه سازی ناشی می شوند. ضعف نمایه سازی می تواند از مرحله تحلیل مفهومی یا ترجمه ناشی شود. ضعف در تحلیل مفهومی بر دو نوع است:

۱. ضعف در تشخیصی موضوعی که بالقوه موردعلاقه جامعه بهره گیر است؛

۲. تفسیر نادرست از آنچه که جنبه هایی از مدرک واقعاً در رابطه با آن بحث کرده است، که این خود به اختصاص اصطلاحی (یا اصطلاحاتی) نامناسب می انجامد.

ضعف های ترجمه نیز به دو دسته تقسیم می شوند:

۱. کوتاهی در استفاده از اصطلاح اخص تری که می تواند برای بازنمود برخی از موضوعات مورد استفاده قرار گیرد؛

۲. استفاده از اصطلاحی نامتناسب با محتواي موضوعی مدرک، به دلیل فقدان دانش موضوعی یا بی دقتی.

البته در عمل، ارزیابی کننده یک نظام اطلاع رسانی نباید برخی از این تمایزات را در خود داشته باشد. مثلاً اگر اصطلاح X درجایی که نباید، به یک مدرک اختصاص یابد، هیچ راهی وجود ندارد که بفهمیم ایا نمایه ساز محتوای مدرک را غلط درک کرده، معنا یا حوزه اصطلاح x را به خوبی نفهمیده یا این اصطلاح را از روی بیدقتی به مدرک اختصاص داده است. اگر یک نمایه ساز، در جایی که باید، در اختصاص دادن اصطلاح X به مدرک کوتاهی کند، بدیهی است که ضعف جامعیت حاصل خواهد آمد. از سوی دیگر، اگر به جای اصطلاح X اصطلاح Y اختصاص یابد، هم ضعف جامعیت و هم ضعف مانعیت ایجاد خواهد شد.

یعنی، گرچه مدرک در پایگاه وجود دارد، اما در هنگام جستجو با اصطلاح X بازیابی نخواهد شد و در هنگامجستجو با اصطلاح Y – در جایی که نباید بازیابی شود – بازیابی خواهد شد.

حذف نسنجیدهٔ اصطلاحی که باید به یک مدرک اختصاص می یافت، میتواند تاثیر بسیار زیادی بر نتایج یک کاوش خاص داشته باشد حتی اگر اصطلاح حذف شده درابتدا چندان مهم به نظر نیاید. شکل ۳۴این مسئله را نمایش میدهد. این مثال براساس یکی از چندین مثالی تدوین شده است که از ارزیابی مدلارز حاصل آمده بود (لنکستر، ۱۹۶۸a). محتوای مقاله عبارت است از: نتیجهٔ حاصل از رشد کرتکس مغزی که در تاریکی شکل گرفته و هرگز نور را تجربه نکرده است . نمایه ساز همهٔ جنبه های اصلی مقاله – جيز موضوع رشد – را زیر پوشش قرار داده است. این حذف ساده از اهمیت زیادی برخوردار است. در این مثال، مقاله بیشتر با درخواستهای ربط دارد که دربارهٔ عوامل مؤثر بر رشد سیستم عصبی مغز به اطلاعاتی نیاز دارند. یک کاوشگر فقط با استفاده از اصطلاح رشد می تواند به این موضوع دست یابد. از انجا که دشوار است بپنداریم کسی بتواند این عوامل را پیش بینی کند، بنابراین، این مقاله مهم بازیابی نشده باقی میماند.

در بررسی مدلارز، به مثال هایی دست یافتیم که در آنها نمایه سازان از اصطلاحات نادرست استفاده میکردند؛ موارد نسبتاً زیادی وجود داشت که در آنها نمایه سازان اصطلاحات مهم را حذف کرده بودند. احتمالاً این مسئله در سایر خدمات اطلاعاتی نیز وجود دارد.