برای کمک به ساختار بندی بازنمودهای متن یا درخواست، باید ابزارهای فکری مختلفی وجود داشته باشند. واژگان کنترل شدهٔ متداول، یکی از مهمترین این ابزارها است اما میتوان از سایر ابزارهای کمکی مثل واژهنامه پس کنترل شده که در فصل ۱۴ به آن اشاره شد نیز استفاده کرد.

البته، میتوان اشکال بسیار مختلفی از موضوع پایه ای مطرح شده در شکل ۱۰۶ را ارائه  داد. مثلاً در بسیاری از شرایط، مراکز خدمات اطلاع رسانی که بازنمودهای متنی (یعنی تولید پایگاه) را تهیه می کنند همان مراکزی نیستند که خدمات جستجو را ارائه می دهند. بعلاوه، نیازمندان اطلاعات ممکن است جستجوی خود را به متخصص اطلاع رسانی واگذار نکرده و خود آن را انجام دهند. البته با ظهور اینترنت، بیشتر فعالیت های بازیابی اطلاعات مستلزم جستجوهای متنی در سایت های وبی است و کسانی که به اطلاعات نیاز دارند، خود به جستجو پرداخته و آن را به کسی تفویض نمیکنند.

در شکل ۱۰۶ مسائل مربوط به بازیابی اطلاعات کاملاً مشخص بیان شده است. متنها ممکن است بازنمودهای دقیق و کاملی از پیام ها نباشند (گرچه متن یک مسئله ارتباطی مشخص استن اما معمولاً به عنوان یک مسئله بازیابی در نظر گرفته نمی شود) و، همانطور که در فصل های قبل دیدیم، ممکن است بازنمودهای متون ناقص نیز باشند. به همین ترتیب، درخواست ها به ندرت بازنمودهای کاملی از نیازهای اطلاعاتی هستند و نیز گزارههای جستجو نیز ممکن است بازنمودهای کاملی از درخواست ها نباشند. بعلاوه، ممکن است چارچوب ساختار مراجعهٔ (طرح واره ) درخواست کننده با ساختار مراجعهٔ یک متخصص اطلاع رسانی یا در واقع، با چارچوب ساختار مراجعهٔ نویسندگان کاملاً بر هم منطبق نباشند. بنابراین، مسئلهٔ بازیابی اطلاعات را می توان اساساً تلاشی در نظر گرفت که در آن فرد میکوشد تا شباهت های نیازهای اطلاعاتی را با شباهت های پیامها بر هم منطبق کند. بنابراین، اگر نتایج همواره رضایت بخش نباشند مسئله تعجب برانگیزی نیست. همانطور که بیتس ” (۱۹۸۶) اشاره کرده است، مسئلهٔ بازیابی اطلاعات پیچیده تر از آن است که به طور سطحی دربارهٔ آن بحث شود؛ او با اصطلاحات نامعین” و “احتمالی به بازیابی اطلاعات اشاره میکند.

اکنون به نظر میرسد که باید بیشتر بر جنبهٔ خروجی فعالیت ها (نیاز اطلاعاتی – درخواست – بازنمود) تاکید کرد؛ فرض ضمنی آن است که وجهٔ خروجی پیچیده تر است. درحقیقت، بلکین، و بلکین و دیگران ( ۱۹۸۰، ۱۹۸۲) به انطباق وضعیتتِ نابهنجار دانش یک درخواست کننده و وضعیت منسجم دانش نویسندگان اشاره میکنند.  همانطور که در ابتدای فصل ۲ اشاره شد، وظیفهٔ نمایه ساز – پیشبینی انواع درخواست هایی که برای آنها احتمالاً یک مدرک خاص پاسخ مناسبی خواهد بود – ضرورتاً از وظیفهٔ یک واسط جستجو – که میداند در یک زمان خاص، چه نوع مدارکی ممکن است یک درخواست کننده اطلاعات را راضی نگهدارد – ساده تر نیست. شکل ۱۰۶ به این دلیل ارائه شده است تا بتواند به این حقیقت اشاره کند که فرآیندهای الگوریتمی می توانند، به عنوان جایگزینی برای پردازش فکری انسانی، در انواع فعالیت های بازیابی اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند.

در نمایه سازی خودکار، چکیده نویسی خودکار و نیز در عملیاتی که مستلزم ایجاد ردههای مدارک و اصطلاحات است، در تهیهٔ راهبردهای کاوش و در ایجاد شبکه های رابطه ای در بین اصطلاحات می توان از رایانه استفاده کرد. همانطور که در تصویر (شکل ۱۰۶) تلویحاً اشاره شده است، رایانه ها تاحدی می توانند در همهٔ فعالیتهای توضیح داده شده، جایگزین نیروی انسانی شوند. درحال حاضر، رایانه ها نمی توانند – اما شاید روزی بتوانند – به طور مستقل پیام ها یا نیازهای اطلاعاتی را تولید کنند مگر آنکه انسانها برای انجام چنین وظایفی آنها را برنامه ریزی کنند. از آنجا که نمایه سازی و چکیده نویسی، فعالیت هاي اصلی مطرح شده در این کتاب هستند، استفاده از رایانه ها برای انجام این وظایف است که در این فصل بر آن تاکید خواهد شد.