نخست درباره احکام و روش تنظیم آن مطالب لازم را بیان نموده و نمونه ای از حکمهای اداری را (حکم کارگزینی) ارائه داده است. به منظور ایجاد سهولت در اجرای امور، فرمهای اداری را توصیه نموده و پیرامون انواع فرم ها توضیحات زم را بیان داشته است. در خاتمه روش تهیه فرم را مستند به دستورالعمل قانونی آن برای اطلاع بیشتر خوانندگان به صورت کاربردی بیان داشته و به همراه آن نمونه فرمی نیز ارائه نموده است.

با توجه به اینکه دفاتر در کلیه سازمانها به طور استاندارد مورد استفاده قرار میگیرند و از طرفی کمابیش رایانهای شده اند، به توضیح مختصری پیرامون آنها بسنده شده است.

پرسشهایی برای تمرین و بحث

۱- حکم را تعریف کنید.

۲- ارکان حکم را نام ببرید و پیرامون هر کدام توضیح دهید.

۳- فرم را تعریف کنید.

۴- فواید فرم را نام ببرید.

۵- روش تهیه فرم را شرح دهید.

۶- برای پیگیری و کنترل امور ارجاعی به واحدها تهیه نمایید.

۷- فرم مناسبی برای جلساتی که در واحد متبوع شما تشکیل می شود، تهیه و پیشنهاد نمایید

درباره نوشتن و نویسندگی مطالب زیادی به وسیله صاحب نظران ارائه گردیده است که بحث پیرامون ابعاد مختلف آنها از اهداف این کتاب به دور است. در اینجا برای وارد شدن به موضوع و به عنوان نمونه به یکی از نظریه هایی اشاره می نماییم که تقریباً قولی است که آریانپور (۱۳۹۲) در بحث مربوط به شیوه نوشتن اورده است:

« شیوه نوشتن شامل چند قاعده است که مراعات آنها نه تنها کار نویسنده و خواننده را آسان می گرداند، بلکه سبب زیبایی نوشته می شود. این قاعده ها که اکنون کمابیش پایگاهی بین المللی دارند، دو موضوع اصلی را در بر می گیرند: واژه بندی و نشان گذاری.»

برای نتیجه گیری بهتر است نگاهی به نمودار ترکیب نوشته داشته باشیم (نمودار ۱-۱۰).

همانگونه که در نمودار ملاحظه میگردد، جمله از اجتماع منطقی چند واژه ساخته شدهاست. جمله ها در ترکیبی معین، بند (پاراگراف) را به وجود آوردهاند. بندها به وجود آورنده صفحه ای از یکك نامه، بخشنامه، دستورالعمل، صورت جلسه، گزارش، مقاله، کتاب گردیده اند. به این ترتیب ملاحظه می شود که نظریه ارائه شده منطقی و اصولی است.

ساخت جمله

جمله در لغت به معانی: همه، همگی، کوچکترین واحد کلام که مفید معنی باشد. (فرهنگ فارسی معین) و در فرهنگ فارسی عمید معادل : همه، همگی، همگی چیزی و به معنی کلام و سخنی که مفید معنی باشد؛ آورده شده است. در دستور زبان فارسی پنج استاد ” در مورد جمله آمده است: «هرگاه چند کلمه با یکدیگر مرکب شوند و میان آنها مصراسناد باشد آن راه جمله و (گفتار) گویند و در صورتی که جمله چنان باشد که برای شنونده مفید بود و اگر گوینده خاموش شود شنونده در انتظار نماند آن را کلام و (سخن) یا جمله تمام نامند.» تعریف دیگری از جمله به وسیله آقای دکتر پرویز ناتل خانلری ارائه گردیده است: « جمله یک کلمه یا مجموعه ای از مات است که بر روی هم پیام کاملی را از گوینده به شنونده برساند.