– انتخاب واژهها و تدوین جملات مطلوب و بجا

پس از اینکه لزوم نوشتن نامه محرز گردید، به تهیه و تدوین آن اقدام می کنیم. همان طور که پیش از این گفته شد، هر نامه از مقداری بند (پاراگراف) و هر بند از تعدادی جمله و هر جمله از چند واژه ترکیب میشود. نمیتوان در واژه دخل و گرفت کرد، زیرا واژه در طبیعت هر زبان وجود دارد و قابل تغییر نیست. البته بعضی از واژه ها در طی زمان اثر خود را از دست میدهند و به تدریج کمرنگ و متروک می شوند و کلمات جدیدی جای آن را می گیرند. به هر تقدیر نخستین قدم، انتخاب واژهٔ مطلوب و بجاست. زیرا استفاده از واژهای زیبا، باعث زیبایی جمله و در نتیجه زیبایی نوشته میشود. انتخاب جملات منطقی و مناسب باعث می شود که نوشته، دارای روال منطقی و مطلوبی باشد. خلاصه اینکه ارتباط مناسب میان جملات، دلیل تسلط نویسنده بوده و در نهایت تفهیم و تفهم را در مبادلهٔ پیام آسان میسازد که این خود کمال مطلوب است.

 – مشخص بودن هدف

نوشته های اداری تحت هر عنوان اعم از نامه، صورت جلسه، گزارش، بخشنامه و … برای نیل به هدفی معین تهیه و در جریان کار قرار میگیرند. بنابراین تهیه کنندهٔ آن باید به ۰ صراحت منظور و هدف خود را بازگو کند تا خواننده بعد از مطالعه، هدف و منظور نویسنده را به طور کامل دریابد. برای مشخص کردن هدف، باید به موضوعات اصلی و توضیحات لازم پیرامون آن پرداخت و از حاشیه پردازی و ذکر مطالب غیر لازم خودداری نمود. چنانچه نامه یا نوشته برای طرح چندین هدف تهیه شود، اهداف باید به تفکیک و بر اساس اولویت تدوین و به همان ترتیب نیز تنظیم گردند.

– قاطعیت و صراحت نامه

قاطعیت و صراحت، یکی از نکات مهم در نوشتن نامه های اداری است که باید به آن توجه داشت. برای نوشتن نامهای در پاسخ یک نامه رسیده، باید چند مرتبه نامه قبلی را مطالعه و با درک خواسته و پیام و هدف نویسنده، به تهیهٔ پاسخ اقدام کنیم. در برخی از نامه ها پاسخ هایی مطرح می شوند که باید به کلیهٔ آنها پاسخ داد. پاسخ ها باید قاطع، صریح و مستند به قوانین و مقررات بوده باشند. توصیه می شود از به کاربردن پاسخ های دو پهلو به طور جد خودداری شود. زیرا این گونه پاسخ ها باعث تکرار نامه و در نتیجه هدر دادن وقت و صرف هزینه های زاید می شوند. جای هیچ گونه تردیدی نیست که هرچه پاسخ منطقی تر و قاطع تر باشد، نیاز کمتری به مکاتبات بعدی در جهت رفع ابهامات وجود دارد و در نتیجه صرفهجویی بیشتری در وقت و هزینه می شود.