دو ویژگی یک نمایه که بر عملکرد آن اثر بارزی دارند عبارت است از:

۱. جامع نگری نمایه سازی

۲. جزء نگری اصطلاحات مورد استفاده.

همانطور که پیش از این در این کتاب اشاره شد، جامع نگری به دامنه ای اشاره دارد که در ان دامنه و از طریق اصطلاحات مورد استفاده در نمایه سازی، محتوای یک اثر زیر پوشش قرار میگیرد. جامع نگری با عرضی دامنهٔ پوششی ارتباط دارد. در این متن، اصطلاح “گزینشی” متضاد جامع نگری است. به طور کلی، جامع نگری برابر است با تعداد اصطلاحات مورد استفاده. اگر در یک نمایه، فیلم “گرونیمو ” فقط با اصطلاحات گرونیمو و هندوهای آپاچه” ارائه شود، این نمایه سازی کاملاً گزینشی خواهد بود. به هرحال، در نمایه موضوعي اولین ویرایش فهرست مؤسسه فیلم آمریکا ” این فیلم زیر ۱۷ اصطلاح مختلف نمایه شده بود؛ این نمایه، نمایه ای نسبتا جامع است.

ویژگی نمایه جامع نگری بالا نقاط قوت و ضعفی دارد. از لحاظ نظری، نمایه سازی جامع نگر باعث می شود تا چیزها را راحتتر بیابیم: با افزایش تعداد نقاط بازیابی (یعنی مدخل ها) می توان انتظار داشت که توانایی یافتن یک مدرک نیز افزایش یابد. به هرحال، این افزایش تا یک حد معینی مناسب خواهد بود. اگر نمایه سازی بیش از اندازه جامع باشد کارایی نمایه را تضعیف

خواهد کرد؛ هرچه ابهام کم معناتر باشد اهمیت آن بیشتر است و بازیابی بعدی را دشوارتر میسازد. برای مثال، اگر اصطلاح نمایه ای سگ ها را به هر مدرکی اختصاص دهیم که یک سگ در آن ظاهر می شود، شناسایی فیلم ها یا داستانهایی که در یک سطح معنی داری با سگها سروکار دارند دشوار میشود. البته، مشکل آن است که نمایهسازی موضوعی به جای تصمیم گیری های وزنی (استفاده از یک اصطلاح با وزن معین)، عموماً مستلزم یک تصمیم گیری دوگانه ساده است (یک اصطلاح یا استفاده می شود یا استفاده نمی شود). در نتیجه، استفاده از کلمهٔ سبوس در بعضی از نمایه ها ممکن است موضوع گندم را نامفهوم کند. گرچه جامع نگری با عرض دامنهٔ پوششی ارتباط دارد، جزء نگری به عمق برخورد با محتوی ربط مییابد. جامع نگری به عنوان تصمیمی است که در سیاستگذاری نمایه سازی اتخاذ می شود، در صورتی که جزء نگری یک ویژگی از ویژگی های واژگان مورد استفاده در نمایه است.

به طور کلی، اگر از خاص ترین اصطلاح موجود برای توصیفی ویژگی مدرک استفاده کنیم، شیوه نمایه سازی مناسبی خواهد بود. به هرحال، این شیوه یا اصل باید با توجه به نظر جمع تعدیل شود. در طراحی یک نمایه، فرد باید سعی کند تا به شطحی از جزء نگری دست یابد که با نیازهای بهره گیران از آن نمایه همخوانی داشته باشد. لاسی” قاعدتاً یک سگ  گلها است. از نظر فنی نمایه سازی فیلم های لاسیه زیر اصطلاح سگ گله صحیح است. به هرحال، فرد به طور حدسی احساس میکند که بهره گیران از یک کاتالوگ فیلم، زیر اصطلاحی خاص تر از اصطلاح سگها ” جستجو نمیکنند. از سوی دیگر، در یک دایرةالمعارفی حیوانات دست آموز، شاید فرد بخواهد با اصطلاحاتی خاص تر از اصطلاح سگها نمایه خود را تهیه کند. بدیهی است که هرچه واژگان مورد استفاده خاص تر باشد، به طور متوسط برای هر اصطلاح مدخل های کمتری وجود خواهد داشت. این مسئله باعث می شود تا بتوان موضوع بسیار خاصی را بازیابی کرد اما انجام جستجوهای عمومی تر بسیار دشوار است.