نمایه سازی و چکیده نویسی خودکار

در شکل ۱، تصویری نسبتاً ساده از بازیابی اطلاعات ارائه شده است. شکل ۱۰۶،تصویری پیچیده تر از بازیابی اطلاعات را ارائه می دهد. در اصل، مسئله انطباقي نیازهای اطلاعاتی با پیامها است. بیشتر پیام ها (آنچه که نویسنده می خواهد منتقل نماید) به صورت متن (بعضی در قالب صوت یا سایر قالبهای غیرمتنی عرضه می شوند) هستند در صورتی که نیازهای اطلاعاتی به صورت درخواستهایی است که به برخی از مراکز خدمات اطلاع رسانی ارائه میشوند. مراکز خدمات اطلاع رسانی بازنمودهایی از متنها را تهیه کرده، انها را در یک پایگاه اطلاعاتی ذخیره میکنند و ابزاری فرآهم میآورند که امکان جستجوی این بازنمودها را میسر میسازند. پایگاه اطلاعاتی را می توان به صورت کاغذی، ریز تصویر یا قالب الکترونیکی ذخیره کرد. ابزاری که امکان جستجوی پایگاه را فرآهم می آورد میتواند همانند تنظیم مدخل ها در یک برگه دان یا نمایه چاپی ساده، یا مانند یک رایانه و مجموعه ای از برنامه های رایانهای پیچیده باشد. مراکز خدمات اطلاع رسانی همچنین بازنمودهایی از درخواست

 نحوه نمایه سازی ها (نوعی گزاره جستجو) را نیز تهیه کرده و آنها را از طریق پایگاه پردازش می نمایند. سپس، ان دسته از بازنمودهای چکیده نویسی خودکار مدارکی که با بازنمود درخواست ها منطبق هستند رابازیابی میکنند.

بازنمودهای متنها ممکن است از کل متن (تمام متن)، بخشی از متن، یا انواع دیگر بازنمود انسانی یا خودکار تشکیل شده باشد. بازنمود درخواست ها نیز ممکن است از اصطلاحات، اصطلاحاتی که به صورت روابط منطقی ارائه شده اند، گزاره های متنی، یا “خبرها (مثلاً یک سیستم ممکن است به یک کاوشگر اجازه دهد تا اطلاعات کامل مدرکی مرتبطی که قبلاً می شناخته را وارد کرده و سپس مدارک دیگری را جستجو کند که به نوعی به آن مدرک شباهت دارند) تشکیل شده باشند.