کاربرد اختتامیه در بخشنامه چگونه است؟ مثالی هم در این باره ارائه دهید.

۱ – معنی و مفهوم الف) جلسه قبل از ورود به بحث پیرامون صورتجلسه باید بدانیم که جلسه چیست؟ به چه منظور تشکیل می شود؟ و تحت چه شرایطی مصداق پیدا میکند؟ جلسه در لغت به معنی نشستن برای رسیدگی و گفتگو درباره امری است و در اصطلاح معنی لغوی خود را نیز حفظ نموده و میتوان گفت: گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان براساس وظایف یا مأموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حل و فصل یک معضل اداری و یا اجتماعی و یا جستجو برای پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن و یا اتخاذ تصمیم درباره نحوه اجرای امری خاص است. ہال یھی است تصمیمات متخذه در این گونه جلسات باید به دلیل آثار تبعی ان نوشته شود.

ب) ارکان جلسه

با عنایت به تعریف فوق، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که تجمع ارکان چهارگانه یعنی: اعضای جلسه، دستور جلسه، در زمان معین و مکان مشخص حاصل شده باشد. نیاز به توضیح بیشتر ایجاب می نماید که به شرح هر یک از ارکان جلسه و همچنین .شرایط تحقق آن ولو به طور اختصار بپردازیم اعضای جلسه: به شرکت کنندگان در جلسه، اعضای جلسه گفته می شود. شرکت و حضور اعضا در جلسه ممکن است جزو وظایف سازمانی آنها باشد. مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمانهای وابسته به وزارتخانه تحت سرپرستی خود را برعهده دارند. مانند ریاست مجامع عمومی شرکتهای دولتی که اغلب براساس اساسنامه و قانون تشکیل آن با وزیر وزارتخانه مربوطه است. یا اینکه اعضا به موجب تفویض اختیار و ارجاع نمایندگی از طرف مقام یا یک واحد سازمانی در جلسه حضور یابند. در برخی از جلسات که به موجب قانون یا صورتجلسه آییننامهای ویژه تشکیل می شود، سمت شرکت کننده در جلسه از قبل تعیین و ابلاغ گردیده است