توضیحاتی در مورد تولید خبرنامه داخلی

این حقیقت که پایگاه های اطلاعاتي کتاب شناختی تقریباً در همهٔ حوزه های موضوعی وجود دارند و حتی در بعضی از حوزه ها چند پایگاه رقیب موجود است، ضرورتاً نیاز به یک خبرنامهٔ چکیده نویسی داخلی را برطرف نمی کند. مرکز اطلاع رسانی وابسته به یک شرکت یا سایر سازمان هایی که برنامه های تحقیقاتی گسترده ای دارند، شاید به دلایل زیر بخواهد خبرنامه خاص خود را تولید کنند:

۱. ممکن است چکیده نامه های منتشرشده آنقدر روز آمد نباشند که بتوانند منابع اصلی که موردعلاقه فراوان سازمان است را بپوشانند

۲. هیچ پایگاه اطلاعاتی واحدی – در قالب چاپی یا الکترونیکی – نمی تواند همهٔ منابع موردعلاقهٔ سازمان را دربر داشته باشد. بعلاوه، گاهی پس از توجه دقیق تر به انواع محتوای موضوعی و قالبهای مستند موجود در پایگاه ها، ممکن است آن پایگاه های اطلاعاتی مرتبط با علایق سازمانی به نظر آیند.

۳. هیچ پایگاه اطلاعاتي برون سازمانی وجود ندارد که منابع خاصی موردعلاقهٔ سازمان ازجمله گزارشات درون سازماني موردعلاقه، بروشورهای تولیدکنندگان،منابع تبلیغاتی رقبا و مواردی از این قبیل را در بر داشته باشد.

ضروری است تا برای بهینه سازی فرآیندهای مورد استفاده در تولید خبرنامه های داخلی منابعی که باید مستقیماً چکیده شوند را شناسایی کنیم. این منابع، اصولاً گزارشات داخلی سازمان و منابعی برون سازمانی که مهم ارزیابی شده اند را شامل می شوند. مثلاً ممکن است یکی از کارمندان مرکز همهٔ پروانه های ثبت اختراع جدید را بررسی کرده و آنهایی که ممکن است موردعلاقه شرکت باشند را چکیده نویسی نماید. با استفاده از الگوهایی که در فصل بعد مورد بحث قرار خواهند گرفت، می توان مجلات هسته ای که برای سازمان مهم به نظر میآیند را شناسایی کرد.

می توان منابعی که مورد بررسی قرار میگیرند را با این روش و به طور منظم ارائه کرد: یعنی ۸۰ تا ۹۰ درصد متونی که باید در خبر نامه داخلی ارائه شوند. برای پوشش بالای ۹۰ ٪ منابع باید از منابع منتشرشده عمومی تر استفاده کرد. گروهی که برای یافتنِ مقالاتِ مرتبط ، در مجلات هسته جستجو می کنند باید مرتباً خدمات نمایه سازی / چکیده نویسي چاپی مهم رانیز بازبینی کنند. این کار باعث می شود تا مدارک مرتبط دیگری – مثل منابع غیراشتراکی – نیز به دست اید؛ برای شناسایی مدارک ناشناخته ای که ممکن است بالقوه موردعلاقه باشد، استفاده از یک منبع کامل علمی مثل چکیده نامه های شیمی بسیار مفید خواهد بود.

ممکن است پرسیده شود که در دههٔ ۱۹۹۰، چرا فرد به جای انجام جستجوهای منظم درون خطی، باید در منابع چاپی ردیفی دوم جستجو کند. این فرایند در سازمانی که علایق سازمانی اش به وضوح مشخص شده بسیار مناسب است و میتواند به طور جامع در یک راهبرد جستجو بیان شود. اما ممکن است بعضی از سازمانها علایق بسیار متنوعی داشته باشند طوری که از طریق مرور بخش های کلی منابع منتشر شده نتوان مدارکی که بالقوه موردعلاقه آن سازمان است را معین نمود. بعلاوه، در اینجا خوش اقبالی نیز نقش مهمی دارد: یک متخصص اطلاع رسانی خبره می تواند منابع مرتبط با سازمان که ممکن است در خارج از فایل علاقه مندی های سازمان قرار گرفته باشد را نیز شناسایی کند؛ مثل، یک کاربری بالقوه جدید برای یک محصول شرکت.

به هرحال، اهمیت تولید خبرنامه داخلی باید از طریق مرور منابع ردیف اول و دوم – که دومی مکمل اولی است – خبرنامه داخلی را کامل کرد. در یک مرکز اطلاع رسانی بزرگ، در میان گروهی که مسئولیت بررسی متون را عهده دار هستند باید افرادی وجود داشته باشند که وظیفه اصلی انها بررسی منابع خارجی، تهیه چکیده های انگلیسی در ایران، فارسی] و ترجمه کامل مدارکی باشد که از اهمیت زیادی برخوردارند.

ازطریق علامتگذاری متن مدرک، طوری که بتوان مستقیماً از روی نشریه اطلاعات را وارد کرد، میتوان در زمان افراد مسئول چکیده نویسی صرفه جویی کرد. در بعضی موارد می توان مستقیماً از چکیده های نویسندگان استفاده کرد یا چکیده نویسنده را با کمی اصلاح حذف و اضافه – مورد استفاده قرار داد.