اموزش اکسس

مقدمه
مديريت پايگاه داده ها (چه داده هاي متني يا تصويري يا غيره) شايد مهمترين كاربردي بوده است كه همواره از كامپيوترهاي تجاري خواسته شده است. به همين دليل در چند سال گذشته قبل از ظهور محيطهاي مبتني بر رابط گرافيكي شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوري كامپيوتر بوديم. بعد از اين امر ظهور برنامه dBase و فروش حيرت آور آن خبر از همين احتياج مبرم به پايگاه داده ها مي داد.
باز در اين عرصه نيز شركت مايكروسافت بيكار ننشست و Access كه كاستيها و اشكالات برنامه هاي قبلي را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده اي راحت تر ميکند عرضه کرد.

اين برنامه كه همراه با كار در محيط كاملا گرافيكي ويندوز حتي قابليت نصب در شبكه و internet را نيز دارد بدون شك يك نياز شركتهاي تجاري, برنامه نويسان, طراحان صفحات وب و حتي براي اشخاص معمولي براي كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.
ما در اين دوره آموزشي شما را با قابليت access آشنا كرده و شايد اگر اغراق نكرده باشم شما را استاد اين برنامه بي نظير خواهيم كرد شما نيز لحظه به لحظه به آشنايي با قابليتهاي اين برنامه مطمئنا مشتاق يادگيري هرچه سريع آن خواهيد شد.

آشنايي با اكسس

اكسس كه يكي از برنامه هاي موجود در بسته نرم افزاري آفيس( Microsoft Office ) است براي ساماندهي و كنترل و مديريت پايگاه داده ايجاد شده است.
اين برنامه داراي قابليتهاي بسيار است , مانند ايجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتي شما مي خواهيد اطلاعات موجود در يك چك را در كامپيوتر خود ذخيره كنيد شما با استفاده از برنامه اكسس مي توانيد صفحه ای درست همانند صفحه چك ايجاد كنيد و اطلاعات را به صورت كاملا گرافيكي در آن وارد كنيد.
شما پس از ايجاد پايگاه داده هايتان حتي مي توانيد از آنها گزارش گرفته و يا در بين اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامي اين امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ايجاد خواهيدكرد.

از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودي مي توان به استفاده آن در قسمت حسابداري يك شركت و يا نگهداري اطلاعات اشخاص عضو در سايتتان و حتي نگهداري اطلاعات كارمندان (حتي عكس آنها) و موارد بسيار متنوع ديگر اشاره کرد.
شما پس از ايجاد اين پايگاه داده حتي مي توانيد آن را در شبكه در اختيار ديگران قرار داده يا بر روي آن كليد رمز گذاشته يا حتي در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسي هر كاربر را تعيين كنيد.

برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
– حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم ۲۳۳
– ۱۶ مگابایت Ram
– حدود ۶۰۰ مگا بایت فضای آزاد
تعريف كلي از اكسسAccess
اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي است. بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند.

اجزا بانك اطلاعاتي اكسس عبارتند از:

DataBase:

۱٫ Table
2. Query
3. Form
4. Report
5. Macros
6. Modules

• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول براي نگهداري داده‌هاي خام بانك اطلاعاتي است.داده‌ها را شما در جدول وارد مي‌كنيد.جداول سپس اين داده‌ها را به شكل سطرها و ستونهايي سازماندهي ميكند.

• Query :هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيردهر پرس و جو مي‌تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاص دارا هستند انتخاب كند.پرس و جوها را مي‌توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر اماده نمود. با استفاده از پزس‌وجوها مي‌توان ركوردهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد، تغيير داد و يا حذف نمود.

• Form :متداولترين روش استفاده از فرمها،براي ورود و نمايش داده‌ها است.

• Report :گزارش ها مي‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابليت گزارش چاپ داده‌ها مي‌باشدگزارشها را مي‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهيه نمود تا رابطه بين داده‌ها را نشان داد.

• Macro :ماكروها به خودكار كردن كارهاي تكراري ،بدون نوشتن برنامه‌هاي پيچيده يا فراگيري يك زبان برنامه نويسي ، ياري مي‌كند، در واقع ماكروها يكسري قابليت‌هايي هستند كه امكان سريع سازي را فراهم مي‌سازند.

• Modules : محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه‌نويسي محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي.
تكنيك‌هاي كار در اكسس
الف ‌- تعريف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي‌گويند.

ب‌- تعريف Fild :
به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون مي‌باشد و بخشي از يك موجوديت را تشگيل ميدهد فيلد گفته مي‌شود.

ت‌- تعريف Rcord :
به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان مي‌دهد ، ركورد گويند.

ث‌- تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي:
پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدول‌هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.

به دو صورت زير مي‌توان يك پايگاه داده رابطه‌اي ايجاد نمود:
Database :

۱٫ Blank database
2. Database Wizard
Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankكليه اشيائ اكسس شاملTable ,……… قابل طراحي توسط كاربر مي‌باشد. براي ايجاد پايگاه داده ابتدا بايد نام ومسير Data Base را تعيين نمود.

گزينه‌هاي زير در اجزا Table, Query,Form مشترك ميباشد

۱٫ Open(نماي ورود داده)
۲٫ Design(نماي طراحي)
۳٫ New(ايجاد شئ جديد)

Macros ,modules داراي گزينه‌هاي زير مي‌باشند:

۱٫ Run(اجرا)
۲٫ Design
3. New

Report شامل:

۱٫ Preview(پيش نمايش)
۲٫ Design
3. New
قواعد نامگذاري فيلدها
۱٫ نام فيلدها نبايد از ۶۴ كاراكتر بيشتر باشد
۲٫ حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
۳٫ در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.

Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص مي‌كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص مي‌كند.

نوع داده شامل گزينه‌هاي زير مي‌باشد:
Text:نوع داده متني شامل حرف و عدد كه از ۱ تا ۲۵۵ كاركتر را مي‌پذيرد.

Memo : نوع داده متني كه ۶۵۰۰۰ كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.

Number : نوع داده عددي است و براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.

Date/Time : نوع داده تاريخ و زمان كه براي مشخص كردن تاريخ و زمان به كار مي‌رود.

Currency : نوع داده كه براي مقادير پولي به‌كار مي‌رود.

AutoNumber : نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.

Yes/No : نوع داده به صورت گزينشي

Ole Object :كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole را پشتيباني مي‌كند ، نگهداري مي‌كند.

HyperLink :كليه سندها و صفحات Web را نگهداري مي‌كند.

LookUp Wizard : امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود :

۱٫ از Table or Query
2. ايجاد مقادير توسط كاربر
در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد.

• Description :

ايجاد توضيحات در مورد فيلدها در صورت لزوم

• Field Properties :

متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي‌دهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد.
Table Wizard
امكان استفاده از جداول از پيش طراحي شده براي جدول مورد طراحي.
در قسمت Table wizard گزينه‌هاي زير موجود است:

۱٫ Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب مي‌باشد.
۲٫ Sample Fields :نمونه فيلد را تعيين مي‌كند.
۳٫ Fields In My Table : تعيين فيلد براي جدول مورد طراحي توسط دكمه‌هاي راهنما.
۴٫ NEXT
5. در اين مرحله انتخاب نام براي جدول و تعيين فيلد كليد اصلي ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي‌كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد.
۶٫ NEXT
7. در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:

أ‌. اجرا در نماي ورود داده Data Enter
ب‌. اجرا در نماي طراحي Modify
ت‌. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان ۸٫ Finish
Import Table :وارد كردن يك فايل از برنامه‌هاي تحت آفيس به عنوان جدول
Link Table :پيوند يك فايل از برنامه‌هاي تحت آفيس به عنوان جدول
آشنايي با خصوصيات فيلدها در محيط طراحي

• Field Size :

نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.

Text

Field size: 50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار ۵۰ را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.

• Format :

نحوه نمايش و قالب بندي را كنترل مي‌كند فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:

Text :

Number,Autonumber,Currency :

Date/Time

Yes/No
فرمت آن به صورت زير مي‌باشد

• Input Mask :

اين خصوصيت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:
۱٫ ۰ : احتياج به عدد است
۲٫ ۹ : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۳٫ #:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۴٫ L :احتياج به حرف است

۵٫ ? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۶٫ A :احتياج به حرف يا عدد است
۷٫ : a حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
۸٫ & :احتياج به حرف يا فاصله خالي است
۹٫ C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

۱۰٫ < : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند
۱۱٫ > : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند
۱۲٫ ! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
۱۳٫ \ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.

• Caption :

عنوان و برچسبي براي فيلد طراحي شده مي‌باشد.در اين قسمت قابليت فارسي نويسي داريم.

• Default Value :

ازقابليت اين خصوصيت براي فيلد طراحي شده تعيين يك مقدار به صورت پيش فرض مي‌باشد.

• Validatin Rule :

خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد.
انواع عملگرها

عملگرهاي مقايسه‌اي :

۱٫ >
2. <
3. =
4. >=
5. <=
6. < >

عملگرهاي منطقي:

۱٫ And
2. Or
3. Xor
4. Not
5. Between ….And….

• Validation Text :

درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي‌نمايد.(كاربر مي‌تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد)

• Required :

در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده پيغام اخطار مي‌دهد.

• Allow Zero Length:

مشخص مي‌كند كه آيا متني به طول صفر در فيلد قابل قبول است يا خير.

________________________________________
Edit روي محيط Design
• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد
آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود دادهData sheet View

۱- منو Format :

Font :تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height : امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.

Column Width : امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.

Rename Column: امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.

Hide Columns : امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.

UnHide Columns : امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

Freeze Columns :فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

۲- طريقه وارد كردن داده‌ها روي ركورد:

۲-۱- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
۲-۲- استفاده از Ctrl+’ كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
۲-۳- استفاده ازCtrl+: براي ورود تاريخ جاري سيستم
۲-۴- استفاده ازCtrl+Sift+; براي ورود زمان جاري سيستم
۲-۵- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste
2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

۳- طريقه حذف ركوردها:

۳-۱- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
3-2- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
3-3- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار

۴- اضافه كردن ركورد به جدول:

۴-۱- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
4-2- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
۴-۳- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
۴-۴- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record
ادامه تنظيم خصوصيات محيط ورود داده

۵- نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

۶- حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

۷- Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن

۷-۱- Search :
7-1-1- All
7-1-2- Up
7-1-3- Down

۷-۲- Match :

۷-۲-۱- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
۷-۲-۲- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
۷-۲-۳- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)
۷-۲-۴- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت ۲۰۰۳,۱۱,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت ۱۱/۱/۲۰۰۳ بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت۲۰۰۳,۱۱,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندي زير:

۱٫ :كاركتر هر.مثال Sm* يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.
۲٫ ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.
3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال ۱۶۶## بگرديد access تمامي دادهاي ۵ رقمي را كه با ۱۶۶ شروع شود را انتخاب مي‌كند

۸- Replase :جايگزين كردن

درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.
Find What :درج داده مورد جستجو
Replace With :درج داده جايگزيني
Replace : جايگزيني يكي يكي
Replace All :جايگزيني همه موارد

۹- Filter (صافي):

توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.
انواع فيلترها
۱٫ Filter by form (فيلتر شرطي)

اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:

• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)
• Or (امكان شركت گذاري)

۲٫ Filter by selection (فيلتر بر اساس انتخاب)
۳٫ Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)
۴٫ Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو
۵٫ Filter For:تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داد.

نكته:

به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.
• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.
• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد.
آشنايي با طراحي Query
Query —- New:
1. Design View
2. Simple Query Wizard
3. Cross Tab Query Wizard
4. Find Duplicate Query Wizard
5. Find Unmatched Query Wizard

۱٫ ايجاد از طريق طراحي
۲٫ ايجاد با ساده‌ترين شكل از ويزارد
۳٫ گروهبندي فيلدها به صورت سطري ستوني و استنتاج نتايج از تقاطع داده‌هاي حاصل از سطر و ستون ايجاد شده.
۴٫ مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از دو جدول .
۵٫ مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از يك جدول .

تعريف Query:

اطلاعات يك يا چند جدول را با شرايط خاص تحت پرس و جو ايجاد مي‌نمايد، و همچنين امكان ساختن فيلدهاي محاسباتي نيز امكان پذير مي‌باشد.

تعريفQueryبه دو بخش تقسيم مي‌گردد:

۱٫ Select Query
2. Action Query
ساده‌ترين پرس و جو Select Query مي‌باشد ،يعني پرس و جو بر اساس انتخاب.
Query مي‌تواند يك فيلد را در بر بگيرد.
چون تغييرات روي پرس‌و جو روي جدول متناظرش اعمال مي‌شود بنابراين صفت Dynamic داده اند.
چون پرس‌و جو زير مجموعه يك يا چند جدول يا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.
ايجاد Query از طريق Design View
• با ظاهر شدن پنجره Show Table ميتوان Query را از :

۱٫ Table
2. Query
3. Both

ايجاد نمود.

به طروق زير مي‌توان فيلدها را از قسمت Field List به گزينه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد:
۱٫ انتخاب فيلد با عمل Drag & Drop
2. انتخاب فيلد و عمل دابل كليك روي فيلد
۳٫ انتخاب گزينهField و زدن حرف اول
۴٫ توسط *ميتوان همه فيلدها به پايين منتقل كرد كه نتيجه آن در زمان اجرا مشخص مي‌شود.
۵٫ انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag & Drop

• ‏Table : مشخص كننده نام جدول
• Sort : مرتب كردن به صورت صعودي و يا نزولي
• Show :امكان فعال يا عدم فعال بودن فيلد
• Criteria :امكان شرط گذاري توسط اين قسمت فراهم مي‌شود.از عملگرها و شروط ذكر شده در Validation Rule براي اين قسمت مي‌توان استفاده نمود.
• Or :شرط يا

تعريف نحوه شرط گذاري بر اساس نوع داده‌ها:

• Text :مقدار متني را وارد مي‌نماييم.امكان استفاده از دو كاركتر عام *,? امكان پذير مي‌باشد.
• Number,Currency :مقدار عددي را وارد مي‌نماييم.
• Date/Time :مقدار تاريخ/ زمان را وارد مي‌نماييم.
مثال:۱۱/۲/۲۰۰۲ عكس‌العمل برنامه#۱۱/۲/۲۰۰۲#
• اگر در قسمت Criteria بنويسيم Null برنامه Is”Nall” را مي‌نويسد.
طرز ايجاد Relationship
1. ارتباط يك به چند
۲٫ ارتباط يك به يك
۳٫ ارتباط چند به چند

– براي مورد ۱و ۲ حداقل ۲ جدول نياز است
– نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند

۲- در جدول اول

۲-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۲-۱-۱- Primary Key
2-1-2- Index:Yes-No Duplicates
2-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

۳- در جدول دوم

۳-۱- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
۳-۱-۱- Index:Yes-Duplicates Ok
3-1-2- Primary Key لازم نيست
نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك

۴- در جدول اول

۴-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۴-۱-۱- Primary Key
4-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
4-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

۵- در جدول دوم

۵-۱- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با

فيلد جدول اول

۵-۱-۱- Index-Yes- No Duplicates:
5-1-2- Primary Key

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند

در اين نوع ۳ جدول مورد نياز مي‌باشد.

۶- در جدول اول

۶-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۶-۱-۱- Primary Key
6-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
6-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط

۷- در جدول واسط

۷-۱- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
۷-۱-۱- Index-Yes- No Duplicates:
7-1-2- Primary Key

۸- در جدول دوم

۸-۱- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
۸-۱-۱- Primary Key
8-1-2- Index-Yes-No Duplicates:
8-1-3- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط

ارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.

در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.

تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

بعد از تعيين خصوصيات به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop مي‌توان ارتباط برقرار نمود.

كاربرد Total در Select Query
از منوView اين گزينه را انتخاب مي‌نماييم.يا از ابزار آن
اين گزينه شامل موارد زير مي‌باشد:
۱٫ Sum محاسبه جمع مقادير
۲٫ Avg محاسبه ميانگين مقادير
۳٫ Min تعيين كمترين مقدار
۴٫ Max تعيين بيشترين مقدار
۵٫ Count محاسبه تعداد مقادير
۶٫ StDev محاسبه انحراف معيار
۷٫ Var محاسبه واريانس
۸٫ First تعيين اولين مقدار
۹٫ Last تعيين آخرين مقدار
۱۰٫ Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي

مثال:محاسبه نمره نهايي

در گزينه ،(Field-total:(nomreh) *(zarib nomreh
فعال بودن فيلدهاي شركت كرده در اين فيلد محاسباتي همچنين فعال بودن Expression از Totals .
از علائم رياضي و همچنين از + ،&(الصاق)در عبارت سازي مي‌توان استفاده نمود.
CCUR( ) تابعي است كه مقدار عددي را با واحد پول نمايش مي‌دهد.

________________________________________
آشنايي با Action Query
شامل:

Make-Table Query :

Update Query :

Update to: 2.5(گزينه جايگزيني)
Criteria: 2 (گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود)

Append Query :

همانند make- Table Query مي‌باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي‌خواهيم داده‌ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي‌كنيم.

Delete Query :

Delete: Where
Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي‌نماييد)

تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود و ذخيره سپس نتيجه آن را روي جدول متناظر مشاهده نمود
Run از منو Query يا از ابزار آن !