 واحد پذيرش :
( پذيرش درواقع ورودي اصلي بيمارستان است و كانال ارتباطي بين مصرف كننده خدمات و ارائه دهندة‌خدمات برقرار مي كند . و در واقع پذيرش عبارتست از بيان اجازه اي كه طبق آن بيمار مي تواند از خدمات درمانگاهيي و يا تخت بيمارستاني استفاده مي نمايد .

پذيرش بيمار به ۲ صورت عادي و اورژانس انجام مي گيرد . كه قسمت پذيرش عادي به دو بخش تقسيمي مي گردد :
۱- پذيرش سرپايي ( درمانگاه ) OUTpation
2- پذيرش بستري يا پذيرش بيمارستاني يا پذيرش خدمات پرستاري inpetient

بيماران عادي اولين جايي كه مراجعه مي كنند درمانگاه است و توسط پزشك ويزيت مي شوند و به صورت سرپايي درمان مي شوند اما اگر پزشك تشخيص به بستري شدن را داد بيمار به واحد پذيرش مراجعه مي كند و اگر تخت بود بيمار در بخش بستري مي شود كه بستري نيز به دو نوع تقسيم مي شود بستري Urgget يا فوري كه سريع بايد بستري شوند و بستري electire ( انتخابي ) كه وقفه در بستري آنها مشكلي ايجاد نمي كند .

پذيرش به شكل اورژانس به اين صورت كه بيمار مستقيما” به پذيرش اورژانس مراجعه مي كند و به درمانگاه نمي رود و بايد سريعا” تحت درمان قرار گيرند مثل شكستگي ها ، تصادفات و ۰۰۰ بيماراني كه به صورت اورژانسي پذيرش مي شوند بعد از ۲۴ ساعت ديگر نمي توانند در بخش اورژانس باشند و بايد به بخش بروند و يا مرخص شوند و يا در صورت نبود امكانات به بيمارستان ديگر اعزام شوند )

 مراحل پذيرش بيمار در بيمارستان :
۱- دريافت دستور بستري
۲- تعيين وقت بستري
۳- تنظيم برگ پذيرش در چهار برگ
۴- درخواست سوابق قبلي در صورت داشتن سابقه ( توسط پذيرش ) .

۵- ثبت دقيق مشخصات در دفتر پذيرش
۶- الصاق مشخصات بيمار در تابلو نمودار تخت
۷- تنظيم اوراق پرونده و اعزام بيمار به بخش مربوطه
۸- الصاق ساير اوراق پرونده به آن و تنظيم اوراق طبق روال كار بخش .
۹- تحويل بيمار و پرونده او به كادر پرستاري .

 انواع پذيرش :
واحد پذيرش به دو صورت باز و بسته مي باشد . كه در پذيرش باز بيمار تنها نمي باشد و اطرافش افراد زيادي هستند كه با توجه به محرمانگي اطلاعات اين نوع پذيرش خوب نيست . در پذيرش بسته بيمار به يك اتاق وارد شده و اطلاعات هويتي را به متصدي پذيرش اعلام مي كند .
وسايل مورد نياز :
۱- لوازم اداري و دفتري
۲- دفتر پذيرش
۳- دفتر تعيين وقت بيماران

۴- دفتر ثبت مشخصات بيماران فوت شده
۵- تابلو نمودار تخت
۶- ماشين تايپ و كامپيوتر
۷- منشور حقوق بيمار
 پذيرش دربيمارستان امداد :
بيمارستان امداد يك پذيرش دارد و پذيرش به صورت بسته مي باشد يعني بيمار در يك اتاق پذيرش مي شود در هنگام پذيرش پس از ثبت مشخصات بيمار در كامپيوتر و پرينت فرم پذيرش و خلاصه ترخيص ، اين فرم به همراه تمام اوراق پرونده در پوشه گذاشته مي شود و به بيمار تحويل داده مي شود . در ضمن شماره پرونده و نام بيمار در تمام اوراق نوشته مي شود در واحد پذيرش اگر بيمار الكتيو مراجعه كند ابتدا براي او تعيين هزينه و جا مي شود ولي اگر بيمار اورژانسي باشد تعيين هزينه و تعيين جا نمي شود اگر بيمار پذيرش مجدد داشته باشد .

به عبارتي دفعه دوم يا بيشتر باشدكه مي خواهد بستري شود همان شماره پرونده قبلي بستري اش به او داده مي شود كه شماره پذيرش قبلي در كارت ترخيص كه توسط بخش به او داده شده نوشته شده است . و در بايگاني هم پرونده او در همان پرونده قبلي اش جايگذاري مي شود .

اگر بيمار اورژانس باشد پزشك همان روز بيمار را ويزيت مي كند و در صورت نياز بيمار او را بستري مي كنند كه براي پذيرش بيماران بستري فقط نام و نام خانوادگي او از وي گرفته مي شود و در صورت وجود همراهي آدرس و مشخصات ديگر نيز گرفته مي شود اگر بيمار همراهي نداشته باشد سعي مي كنيم از كارت شناسايي كه همراه بيمار است در جيبش قرار دارد مشخصات او را به طور درست و دقيق يادداشت كنيم .
اگر بيمار نتوانست نامش را بگويد و يا كارت شناسايي هم همراهش نبود در اين صورت با نام مجهول الهويه پرونده را سريعا” تشكيل مي دهيم . اگر بيماري مراجعه كند و شماره پرونده اش را فراموش كرده باشد .
با استفاده از كامپيوتر و كليد مي توانيم بفهميم كه آيا در اين بيمارستان قبلا” بستري بوده است يا نه كه اگر بستري بوده باشد شماره پرونده اش را پيدا مي كنيم همان شماره را به پرونده جديدش اختصاص مي دهيم . در پذيرش به بيماران قبض و رسيد نيز داده مي شود كه اين قبض و رسيد بيشتر براي بخيه در درمانگاه ، براي ويزيت پزشك و يا براي راديوگرافي داده مي شود . در اين واحد حتما”‌ ساعت پذيرش بيمار نوشته مي شود چون از لحاظ موارد قانوني خيلي مهم تلقي مي شود .

اگر بيمار تصادفي باشد مشخصات شخص راننده نيز در كامپيوتر ثبت مي شود در مورد اخذ رضايت از بيمار در واحد پذيرش به اين صورت عمل مي كردند كه اگر بيمار به سن قانوني رسيده باشد از خود او رضايت مي گيرند اگر بيمار به سن قانوني نرسيده باشد از پدر او رضايت مي گيرند ( كه البته ما شاهد بوديم كه از عمه كودك نيز رضايت گرفته شد ) . اگر بيمار هوشيار نباشد در پرونده قيد مي شود كه در بخش بعد از بهبودي نسبي از بيمار رضايت گرفته شود . اگر بيماري ضربه به سرش وارد شده باشد و هوشياري نداشته باشد رضايت گرفته نمي شود . و پزشك هم هيچگاه بدون رضايت بيمار ، اقدام به عمل نمي كند مگر اينكه بيمار اورژانسي باشد و قادر به رضايت دادن نباشد در اين صورت سريعا” در بخش نامه اي به مديريت دادگستري داده مي شود و مسئوليت از پزشك و بخش مربوطه سلب مي شود .

 معايب واحد پذيرش :
۱- نبود نيروي انساني متخصص
۲- استفاده نشدن سيستم HIS
3- نبود منشور حقوق بيمار در پذيرش
۴- نگرفتن كارت شناسايي يا شناسنامه از بيمار براي ثبت دقيق مشخصات حتيبراي

بيمار الكتيو .
۵- استفاده نكردن از تابلو نمودار تخت
۶- استفاده نكردن از دفتر پذيرش
۷- رفتار نادرست با بيماران و همراهيان و راهنمايي نكردن صحيح آنها .

 واحد مدارك پزشكي :
( مدارك پزشكي عبارت است از كليه اوراق و مداركي كه به ضرورت خدمات پزشكي و پيراپزشكي در يك مركز پزشكي ، بيمارستان و يا درمانگاه و غيره تهيه و به ترتيب تاريخ و به نحو قابل دسترسي نگهداري مي گردد تا در موقع لزوم به منظور معالجات بعدي بيمار ، آمار ، تحقيقات و آموزش و بررسي خدمات داده شده از لحاظ كيفي و كمي مورد استفاده قرار گيرد اين اوراق مؤيد و ضامن معالجات و معاينات انجام شده بود. و در مراحل مختلف جوابگو هستند . )

( يكي از وظايف مهم واحد مدارك پزشكي ، جمع آوري مدارك پزشكي مي باشد .
جمع آوري به معناي مرتب كردن اوراق و مدارك پزشكي در يك مجموعه خاص بعد از ترخيص بيمار مي باشد . اين جمع آوري زماني انجام مي شود كه بيمار از بيمارستان مرخص شود . اوراق مدارك پزشكي پس از ترخيص از بخش پرستاري به واحد ترخيص جهت محاسبات هزينه اي ارسال شده و سپس به واحد مدارك پزشكي ارسال مي شود . كه بعد از عمل جمع آوري در واحد مدارك پزشكي عمل تنظيم پرونده انجام مي گيرد كه هدف از اين كار اين است كه بهترين اطلاعات را براي كساني كه كار مراقبت از بيمار را به عهده دارند در اسرع وقت در اختيار آنان قرار دهيم كه اوراق پزشكي در هر بيمارستان براساس يك نظم خاص مرتب مي شوند اين اقدام براساس نياز تيم پزشكي و ساير كارمندان است كه تنظيم پرونده به دو صورت مختلط و مقطعي انجام مي گيرد ) 

ترتيب تقدم اوراق لازم در پرونده بيمار به صورت زير مي باشد :

۱- برگ پذيرش و خلاصه ترخيص
۲- برگ خلاصه پرونده
۳- برگ شرح حال
۴- برگ درخواست مشاوره
۵- برگ سير بيماري
۶- برگ مراقبت قبل از عمل
۷- برگ بيهوشي
۸- برگ گزارش عمل جراحي
۹- برگ مراقبت بعد از عمل

۱۰- برگ دستورات پزشك
۱۱- برگ گزارش پرستار
۱۲- برگ نمودار علائم حياتي
۱۳- برگ كنترل علائم حياتي
۱۴- برگ گزارش راديولوژي
۱۵- برگ گزارش آزمايشگاه
۱۶- برگ گزارش
۱۷- برگ الصاق الكتروكارديوگرام
۱۸- برگ جذب و دفع مايعات

 شرح وظايف مسئول مدارك پزشكي
۱ـ مديريت اداره مدارك پزشكي مهمترين وظيفه وي بوده كه در اين خصوص در توكيولينگ وظيفه مدير را در هفت مرحله تحت عنوان Ppsdcorb معرفي مي نمايد كه عبارتند از :
ب‌- سازماندهي
ج‌- استخدام پرسنل
د‌- رهبري كردن
هـ- هماهنگي
و‌- گزارش دهي
ي‌- تنظيم بودجه

۲ـ تجزيه و تحليل علمي و ارزيابي مدارك پزشكي
۳ـ پاسخگويي به مراجعين
۴ـ توسعه مدارك پزشكي ( فضا ، امكانات ، نيروي انساني )
۵ـ كسب خط و مشي و دستورالعمل هاي لازم از مقامات بالا
۶- نظارت در بايگاني پرونده هاي بيماران به طور دقيق و منظم
۷ـ ارسال پرونده هاي بيماراني كه در بخش بستري هستند
۸ـ نظارت درجمع آوري پرونده هاي بيماران معالجه شده و تعقيب بازگشت پرونده هاي در جريان
۹ـ كوشش در حفظ اطلاعات و اسرار بيماران و عدم افشاي آن مگر با اجازه شخصي بيمار يا ساير مقامات صلاحيت دار .

۱۰ـ شمارش صفحات پرونده قبل از ارسال و هنگام تحويل گرفتن به منظور حصول اطمينان از كامل بودن آن .
۱۱ـ برنامه ريزي فعاليت هاي افراد تحت نظارت به منظور حصول حداكثر كارايي و سرعت در توزيع و بايگاني پرونده هاي پزشكي .
۱۲ـ شمارش نمودن نامه ها و مدارك جديد و ضبط آنها در پرونده هاي مربوطه .

اهداف مدارك پزشكي:
۱- به عنوان اساس برنامه ريزي و اطمينان از ادامه مراقبت از بيمار
۲- به عنوان ابزار ارتباطي بين پزشكان و ديگر كاركناني كه در امر رماقبت از بيمار سهيم مي باشند.
۳- جهت تهيه مدارك مستند از جريان بيماري و درمان بيمار
۴- به عنوان اساس مطالعه، بررسي و ارزشيابي
۵- جهت كمك و پشتيباني قانوني از بيمار، بيمارستات و كاركنان مشمول
۶- جهت تهيه اطلاعات آماري
۷- آموزش و پژوهش

 واحد مدارك پزشكي در بيمارستان امداد :
در واحد مدارك پزشكي امور مربوطه به مرتب سازي پرونده ، كدگذاري ، ثبت كامپيوتر پرونده ، ثبت پرونده در دفتر پذيرش و ترخيص جوابگويي به نامه هاي پزشكي قانوني و دادگاه انجام مي گيرد . بايگاني راديولوژي نيز در بخش مدارك پزشكي مي باشد ) .

بعد از ترخيص بيمار پرونده توسط منشي بخش به اين واحد آورده مي شود در هنگام تحويل پرونده اوراق پرونده به دقت بررسي مي شود و به تعداد مهر CTS عكس تحويل گرفته مي شود و در صورت بي نقص بدون پرونده ، مسئول واحد مدارك پزشكي پس از ثبت شماره پرونده ، تاريخ ارسال پرونده در دفتر ترخيص پرونده را به امور مالي مي فرستد . پرونده پس از ارسال به طور مالي بايد بعد از ۲۴ به واحد مدارك پزشكي بازگردد . كنترل اين امر توسط دفتر ترخيص انجام مي گيرد كه در صورت برگشت پرونده در دفتر ترخيص جلوي شماره پرونده مربوط تيك زده مي شود . گاهي اوقات فراموش مي شود كه جلوي شماره پرونده تيك زده شود در اين صورت هر چند وقت يك بار به بايگاني مراجعه مي شود شايد پرونده آمده باشد و به واحد بايگاني و انتقال داده شده باشد .

يكي ديگر از دفاتري كه در اين واحد مي باشد دفتر پذيرش است كه از سال ۷۸ مورد استفاده قرار گرفته است . البته اين دفتر بايد در واحد پذيرش باشد اما به علت ازدحام در واحد پذيرش اين دفتر در واحد مدارك پزشكي گذاشته شده است . كه اين دفتر پذيرش در واقع جايگزين كارت اندكس الفبايي شده است . در گذشته از كارت اندكس الفبايي استفاده مي شد كه براساس حرف اول نام خانوادگي مرتب مي شدند و گاهي اوقات نيز بر حسب سن در واحد بايگاني مرتب مي شدند اما امروزه كارت اندكس حذف شده است و به جاي آن از دفتر پذيرش استفاده مي شود كه البته همان مشخصات كارت را دارد چند سال است كه به جاي دفتر پذيرش از كامپيوتر استفاده مي شود ، اما چون ممكن است براي كامپيوتر مشكلات فني ايجاد شود در كنار آن از دفتر پذيرش هم استفاده مي شود . دفتر پذيرش شامل فيلدهاي شماره پرونده – نام ، نام خانوادگي ، تاريخ پذيرش و نام پدر مي باشد.