شناخت وضعيت موجود

– توصيف سيستم

۱ ـ ۱ ـ مقدمه‌
هدف‌ از تشكيل‌ و ايجاد انبارها، چه‌ در سازمانهاي‌ دولتي‌ و چه‌ در بخش‌ خصوصي‌، تأمين‌ ونگهداري‌ كالاهاي‌ مورد نياز سازمان‌ است‌ و انبارداري‌ به‌ كليه‌ فعاليتهاي‌ مربوط‌ به‌ تهيه‌ و نگهداري‌ وسپس‌ تحويل‌ مواد و اقلام‌ مورد نياز سازمان‌ در زمان‌ مناسب‌، اطلاق‌ مي‌شود. وظايف‌ انبارها در سازمان‌را مي‌توان‌ در سه‌ بخش‌ زير خلاصه‌ كرد:

الف‌) برنامه‌ريزي‌ و مراقبت‌ جهت‌ حفظ‌ مقدار موجودي‌ هر يك‌ از اقلام‌ كالاهاي‌ مورد نيازسازمان‌ در حد مطلوب‌ خود.

ب‌) همكاري‌ و مساعدت‌ در خريد و تأمين‌ و تهيه‌ كالاها و كنترل‌ و دريافت‌ كالاهاي‌خريداري‌ شده‌.

ج‌) نگهداري‌ كالا در انبار به‌ نحو صحيح‌ و تسريع‌ در امر تحويل‌ با رعايت‌ مقررات‌ ودستورالعملهاي‌ سازمان‌.

انبارها را از دو جهت‌ مي‌توان‌ مورد بررسي‌ قرارداد، يكي‌ از لحاظ‌ فيزيكي‌ نظير محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل‌ كالاها در انبار، نور، ايمني‌ و وسايل‌ حفاظت‌ كالاها و وسايل‌ حمل‌ و نقل‌ و… وديگري‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار كه‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوي‌ كه‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهاي‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ كنترلهاي‌ لازم‌ در رابطه‌ با كالاها مي‌پردازد.

منظور از سيستم‌ اطلاعاتي‌ انبار، ايجاد روشي‌ نظام‌مند و منطقي‌ براي‌ اجراي‌ عمليات‌ مربوط‌ به‌كالاهاي‌ موجود در انبار و همچنين‌ اعمال‌ كنترلهاي‌ لازم‌ روي‌ مراحل‌ مختلف‌ اين‌ عمليات‌ مي‌باشد.

انبار بنا به‌ نياز همه‌ بخشها، عموماً با تمام‌ واحدها و كاركنان‌ آن‌ در تماس‌ و رابطه‌ است‌. اين‌ رابطه‌ وتماس‌ چه‌ در مورد تحويل‌ دادن‌ و گرفتن‌ اجناس‌ و چه‌ در مورد نگهداري‌ حسابها و مبادله‌ اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط‌ مستدل‌ و مجاز و رسمي‌ مبتني‌ باشد نه‌ مناسبات‌ شخصي‌ و دوستانه‌ چرا كه‌ اينگونه‌روابط‌، موجبات‌ كندي‌ كار و بروز اشتباهات‌ را فراهم‌ مي‌سازد. بديهي‌ است‌ در روابط‌ متقابل‌، رفتارهاي‌دوستانه‌ صرفنظر از دستورالعملها، سبب‌ تسريع‌ كارها خواهد بود ولي‌ نبايد باعث‌ ابهام‌ در حسابها ومدارك‌ و اسناد باشد.

در طراحي‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار بايستي‌ توجه‌ نمود كه‌ آيا از قبل‌ سيستمي‌ وجود دارد يا خير، درصورت‌ وجود سيستم‌، شناخت‌ سيستم‌ و نقاط‌ قوت‌ و ضعف‌ آن‌ جزو مقدماتي‌ترين‌ فعاليتها محسوب‌مي‌شود. در اين‌ گزارش‌ وضعيت‌ موجود انبار سازمان به‌ لحاظ‌ جايگاه‌ سازماني‌ و شرح‌ وظايف‌؛ نيروي‌انساني‌ موجود؛ نوع‌ انبار؛ انواع‌ موجوديهاي‌ آن‌ و نحوه‌ چيدمان‌؛ سيستم‌ كدگذاري‌ كالاها؛ تجهيزات‌موجود؛ گردش‌ اطلاعات‌ و فرمهاي‌ مربوطه‌،… تشريح‌ گرديده‌ و كاستيها و محدوديتهاي‌ آن‌ تبيين‌مي‌گردد. بديهي‌ است‌ شناخت‌ وضعيت‌ موجود مبناي‌ طراحي‌ سيستم‌ مطلوب‌ سازمان قرار خواهد گرفت‌كه‌ در گزارشهاي‌ آتي‌ به‌ آن‌ خواهيم‌ پرداخت‌.

۱ ـ ۲ ـ وضعيت‌ موجود سيستم‌ انبار در سازمان
وضعيت‌ موجود سيستم‌ انبار طي‌ چند مرحله‌ بازديد و مذاكره‌ حضوري‌ جداگانه‌ با مسئول‌ انبار،سرپرست‌ تداركات‌ و رئيس‌ امور اداري‌ مالي‌ و در ابعاد مختلف‌ شناسايي‌ شده‌ و به‌ شرح‌ زير تبيين‌مي‌گردد.

۱ ـ ۲ ـ ۱ ـ جايگاه‌ سازماني‌ و شرح‌ وظايف‌
در ساختار سازماني‌ مصوب‌ سازمان جهاد کشاورزي استان خراسان، فعاليتهاي‌ مربوط‌ به‌ انبار در يك‌پست‌ سازماني‌ با عنوان‌ انباردار و زير مجموعه‌ اداره‌ امور اداري‌ و مالي‌، خلاصه‌ مي‌گردد. هيچگونه‌شرح‌ وظيفه‌اي‌ از انبار، انباردار و يا مسئول‌ انبار تدوين‌ نگرديده‌ و يا در دسترس‌ مشاهده‌ نمي‌شود و شرح‌وظايف‌ انباردار بر اساس‌ انتظاراتي‌ كه‌ بطور معمول‌ و يا موردي‌ وجود داشته‌ توسط‌ وي‌ درك‌ گرديده‌است‌.

۱ ـ ۲ ـ ۲ ـ نيروي‌ انساني‌ موجود
در حال‌ حاضر يك‌ نفر با تحصيلات‌ ديپلم‌ و بطور قراردادي‌، متصدي‌ فعاليتهاي‌ انبار مي‌باشد و لازم‌است‌ آموزشهاي‌ لازم‌ در خصوص‌ انبارداري‌ و حسابداري‌ انبار را طي‌ كند. لازم‌ به‌ ذكر است‌ علي‌رغم‌وجود دو پست‌ حسابدار در كنار يك‌ پست‌ كارشناس‌ مسئول‌ امور مالي‌ و يك‌ پست‌ حسابدار و امين‌اموال‌ در اداره‌ امور اداري‌ و مالي‌، فعاليت‌ حسابداري‌ انبار بدون‌ متصدي‌ است‌ و از انباردار انتظارمي‌رود.

۱ ـ ۲ ـ ۳ ـ نوع‌ انبار
انبار سازمان به‌ لحاظ‌ فرم‌ ساختماني‌ جزو انبارهاي‌ پوشيده‌ محسوب‌ مي‌شود، ولي‌ به‌ لحاظ‌ موقعيت‌فيزيكي‌ و شرايط‌ محيطي‌ همچون‌ نور، رطوبت‌، گردوغبار، نظافت‌، رفت‌ و آمد و ايمني‌ شرايط‌ مناسبي‌ندارد.

۱ ـ ۲ ـ ۴ ـ كالاهاي‌ موجود در انبار و نحوه‌ چيدمان‌ آنها
عمده‌ كالاهاي‌ موجود در انبار را ملزومات‌ اداري‌ تشكيل‌ مي‌دهد كه‌ شامل‌ ملزومات‌ الكتريكي‌همچون‌ كليد، لامپ‌ مهتابي‌… و ملزومات‌ رايانه‌ شخصي‌ و لوازم‌ التحرير و مواد خوراكي‌ و بهداشتي‌مي‌باشد. كليه‌ اين‌ ملزومات‌ در دو بخش‌ مصرفي‌ و غيرمصرفي‌ تقسيم‌ بندي‌ مي‌شوند. چيدمان‌ اجناس‌موجود در انبار، ترتيب‌ خاصي‌ نداشته‌ و بر اساس‌ فضاي‌ موجود، كليه‌ اقلام‌ جايابي‌ شده‌اند.

۱ ـ ۲ ـ ۵ ـ سيستم‌ كدگذاري‌ كالاهاي‌ انبار
علي‌ رغم‌ وجود يك‌ سيستم‌ كدگذاري‌ (طراحي‌ شده‌ توسط‌ مشاور) كه‌ براي‌ هر كالاي‌ ورودي‌ به‌انبار، كدي‌ مركب‌ از ۵ رقم‌ در نظر مي‌گيرد، كليه‌ كالاها بدون‌ كد در انبار نگهداري‌ شده‌ و كد كالا در هيچ‌يك‌ از فرمهاي‌ گردش‌ اطلاعات‌ انبار ثبت‌ نمي‌شود. لازم‌ به‌ ذكر است‌ كارت‌ انبار كالاهاي‌ انبار در چهاردسته‌؛ برقي‌، خوراكي‌ بهداشتي‌، لوازم‌ التحرير، و لوازم‌ كامپيوتر در كاردكس‌ مربوطه‌ تفكيك‌ گرديده‌ و به‌اين‌ شكل‌ تا حدودي‌ كار جستجوي‌ كارت‌ سوابق‌ كالا را تسهيل‌ مي‌كند. (كد ۵ رقمي‌ ذكر شده‌ نشان‌دهنده‌ مصرفي‌ يا غيرمصرفي‌ بودن‌ كالا، گروه‌ كالا و نوع‌ كالا در هر گروه‌ است‌).

۱ ـ ۲ ـ ۶ ـ تجهيزات‌ موجود در انبار
بجز چند قفسه‌ انبار، هيچ‌ گونه‌ تجهيزات‌ خاص‌ انبارداري‌ همچون‌ پالت‌، نردبان‌ دوپايه‌، تهويه‌مناسب‌ و نيز علائم‌ هشدار دهنده‌ و ايمني‌ و ملزومات‌ مناسب‌ جهت‌ رفع‌ خطر آتش‌ سوزي‌ بچشم‌نمي‌خورد. همچنين‌ به‌ جهت‌ عدم‌ مكانيزه‌ بودن‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار، رايانه‌اي‌ در انبار موجود نيست‌.

۱ ـ ۲ ـ ۷ ـ فرايند درخواست‌ كالا از انبار و تحويل‌ آن‌
بطور كلي‌ فرايند درخواست‌ كالا تا تحويل‌ آن‌ طي‌ مراحل‌ زير انجام‌ مي‌شود:
۱٫ درخواست‌ كالا در ۳ نسخه‌ توسط‌ واحد درخواست‌ كننده‌ تنظيم‌ مي‌شود.
۲٫ پس‌ از تأييد مسئول‌ واحد درخواست‌ كننده‌، درخواست‌ كالا به‌ تأييد رئيس‌ امور اداري‌و مالي‌ رسيده‌ و به‌ انبار ارسال‌ مي‌شود(كالاهايي‌ كه‌ سرمايه‌اي‌ نبوده‌ و زير ۵۰۰۰ ريال‌مي‌باشد، توسط‌ واحد تأييد مي‌شود و تأييد رئيس‌ امور اداري‌ و مالي‌ نياز نيست‌).
۳٫ در صورت‌ وجود كالا در انبار، انباردار كالاي‌ درخواستي‌ را به‌ نماينده‌ واحد تحويل‌مي‌دهد.

۴٫ يك‌ نسخه‌ از فرم‌ درخواست‌ كالا به‌ حسابداري‌ ارسال‌ مي‌گردد و يك‌ نسخه‌ آن‌ در انباردر زونكن‌ مربوطه‌ به‌ واحد متقاضي‌، بايگاني‌ مي‌شود.
۵٫ اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ ورود و خروج‌ كالا از انبار در كارت‌ انبار و دفتر سياهه‌ انبار (فرم‌شماره‌۱۵) توسط‌ انباردار ثبت‌ مي‌گردد.
۶٫ در صورت‌ عدم‌ وجود كالاي‌ درخواستي‌ در انبار، انباردار موظف‌ به‌ صدور فرم‌درخواست‌ خريد گرديده‌ و فرم‌ را براي‌ كارپرداز ارسال‌ مي‌كند.
۷٫ گردش‌ خريد كالا طي‌ گرديده‌ و كالاي‌ خريداري‌ شده‌ همراه‌ با فاكتور جهت‌ صدور قبض‌انبار تحويل‌ انبار مي‌گردد.

۸٫ انباردار اقدام‌ به‌ صدور قبض‌ انبار در ۳ نسخه‌ كرده‌ و ضمن‌ ممهور كردن‌ قبض‌ انبار به‌ مهرانبار، ۲ نسخه‌ اول‌ آن‌ را به‌ كارپرداز جهت‌ تكميل‌ مستندات‌ اداري‌ تحويل‌ مي‌دهد ويك‌ نسخه‌ را در انبار بايگاني‌ مي‌كند (در صورتيكه‌ كالاي‌ خريداري‌ شده‌ جزء اموال‌ باشد، هر ۳نسخه‌ به‌ كارپرداز تحويل‌ مي‌شود و يك‌ نسخه‌ اضافي‌ براي‌ انبار تكميل‌ مي‌گردد).

۱ ـ ۲ ـ ۸ ـ فرمهاي‌ مورد استفاده‌ در سيستم‌ فعلي‌ انبار سازمان
گردش‌ كارها و عمليات‌ مربوط‌ به‌ سيستم‌ انبار سازمان، در قالب‌ ۷ فرم‌ با عناوين‌ زير انجام‌ مي‌شود:
۱٫ درخواست‌ كالا از انبار
۲٫ قبض‌ انبار
۳٫ درخواست‌ خريد
۴٫ كارت‌ انبار
۵٫ فرم‌ برگشت‌ كالا از واحدها به‌ انبار
۶٫ دفتر سياهه‌ اموال‌
۷٫ دفتر سياهه‌ كتاب‌

۱ ـ ۲ ـ ۹ ـ برنامه‌ريزي‌ تأمين‌ كالا
در حال‌ حاضر برنامه‌ريزي‌ خاصي‌ در تأمين‌ كالاهاي‌ مورد نياز انبار صورت‌ نمي‌گيرد. به‌ بيان‌ ديگرهيچ‌ يك‌ از كالاهاي‌ انبار نقطه‌ سفارش‌ مشخص‌ نداشته‌ و طبق‌ برنامه‌ از پيش‌ تعيين‌ شده‌ با درخواست‌انباردار تهيه‌ و تأمين‌ نمي‌شوند. البته‌ در بعضي‌ موارد خاص‌ همچون‌ تأمين‌ اقلام‌ مصرفي‌ خوراكي‌ مثل‌قند، تأمين‌ بطور عمده‌ و در مقاطع‌ مشخصي‌ از سال‌ انجام‌ مي‌ شود.

۱ ـ ۲ ـ ۱۰ ـ انبار گرداني‌
انبارگرداني‌ در سازمان هر ساله‌ توسط‌ تيمي‌ مركب‌ از امين‌ اموال‌، مسئول‌/متصدي‌ انبار، و رئيس‌ اموراداري‌ و مالي‌ جهت‌ كسب‌ اطمينان‌ از صحت‌ عمليات‌ موجودي‌ انبارها و جهت‌ كشف‌ و اصلاح‌تفاوتهاي‌ موجود ميان‌ مقدار واقعي‌ موجودي‌ و مانده‌ كارتهاي‌ انبار انجام‌ مي‌شود.

۱ ـ ۳ ـ كاستيها و محدوديتهاي‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار در سازمان
در ادامه‌ به‌ نقائص‌ و مشكلاتي‌ كه‌ در حال‌ حاضر نسبت‌ به‌ وجود يك‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار مطلوب‌ وكارا پيش‌ روي‌ سازمان است‌ مي‌ پردازيم‌:
– شرح‌ وظايف‌ انبار و انباردار و چگونگي‌ ارتباط‌ آن‌ با ساير واحدها همچون‌ تداركات‌ وحسابداري‌ مدون‌ نيست‌.
– انباردار آموزشهاي‌ لازم‌ در خصوص‌ انبارداري‌ ، حسابداري‌ انبار و گزارشدهي‌ انبار راطي‌ نكرده‌ است‌.
– انبار فاقد كاردكس‌ مناسب‌ است‌.
– كالاهاي‌ انبار كدگذاري‌ نشده‌ است‌.
– جايابي‌ كالاها در انبار مبتني‌ بر نظم‌ خاصي‌ نيست‌.
– عدم‌ وجود فهرستي‌ از كالاهاي‌ موجود در انبار.

– انواع‌ كالاهايي‌ كه‌ بايد و يا مي‌توانند در انبار نگهداري‌ شوند مشخص‌ و مدون‌ نيست‌.
– كارت‌ حسابداري‌ انبار در محل‌ انبار و توسط‌ خود انباردار مورد استفاده‌ در حد كارت‌انبار دارد.
– عدم‌ صدور حواله‌ انبار كه‌ خود مي‌تواند مبناي‌ ثبت‌ كارت‌ حسابداري‌ انبار بوده‌ و درتعيين‌ بهاي‌ تمام‌ شده‌ فعاليتها نقش‌ بسزايي‌ ايفا نمايد.
– گردش‌ كارهاي‌ مربوط‌ به‌ انبار، از درخواست‌ كالا گرفته‌ تا مرحله‌ تأمين‌ آن‌ و يا موارد ديگرهمچون‌ درخواست‌ خريد و يا برگشت‌ كالا به‌ انبار و يا مراحل‌ انبارگرداني‌ و… مدون‌نيست‌.

– وجود گردش‌ كارهاي‌ غير ضروري‌ و يا تكراري‌ در فرايند درخواست‌ كالا از انبار همچون‌ارائه‌ درخواست‌ خريد به‌ تداركات‌ و هماهنگي‌ تداركات‌ با انبار.
– نقطه‌ سفارش‌ براي‌ هيچ‌ يك‌ از كالاهاي‌ موجود در انبار پيش‌بيني‌ نشده‌ است‌.
– حداقل‌ موجودي‌ و يا حداكثر موجودي‌ مجاز كالاهاي‌ موجود در انبار مشخص‌ نيست‌.

– عدم‌ وجود برنامه‌ ريزي‌ در خريد اقلام‌ مورد نياز سازمان كه‌ موجبات‌ خريدهاي‌ مكرر و ياخريد بيش‌ از نياز و ايجاد سرمايه‌ راكد را فراهم‌ مي‌ سازد.
– گزارشهاي‌ برنامه‌ ريزي‌ شده‌ جهت‌ ارائه‌ به‌ مسئولان‌ يا ساير واحدها براي‌ انبار پيش‌ بيني‌نشده‌ است‌.
– فرمهاي‌ مورد استفاده‌ در سيستم‌ اطلاعات‌ انبار ، كيفيت‌ و كارائي‌ لازم‌ را ندارد.
– هيچ‌ يك‌ از فرمهاي‌ مورد استفاده‌ در سيستم‌ اطلاعات‌ انبار شماره‌ سريال‌ ندارد.
– از فرمها در چند رنگ‌ كه‌ موجبات‌ تسهيل‌ در انجام‌ كار مي‌ گردند استفاده‌ نمي‌ شود.

– فرمهاي‌ درخواست‌ كالا با شمارههاي‌ مشابه‌ براي‌ واحدهاي‌ متقاضي‌ كالا ، امكان‌ اشتباه‌در بايگاني‌ سوابق‌ و تحليلهاي‌ مالي‌ را فراهم‌ مي‌ سازد.(تنها نكته‌ متمايزكننده‌ فرمها درحال‌ حاضر، جدا بودن‌ زونكن‌ مربوط‌ به‌ هر واحد است‌).
– عدم‌ قيمت‌ گذاري‌ كالاهاي‌ صادره‌ از انبار به‌ واحدها بر مبناي‌ قيمت‌ گذاري‌ مشخص‌.
– عدم‌ تحليل‌ كارت‌ حسابداري‌ انبار به‌ جهت‌ شناسايي‌ اقلام‌ كم‌ گردش‌ و راكد.
– عدم‌ شناسايي‌ دوره‌ گردش‌ موجوديها.
– عدم‌ اطلاع‌ مسئولين‌ از آمار و اطلاعات‌ موجوديهاي‌ انبار به‌ علت‌ عدم‌ وجود سيستم‌پوياي‌ تعيين‌ موجوديها.
– مشخص‌ نبودن‌ تكليف‌ كالاهاي‌ معيوب‌ برگشتي‌ به‌ انبار

.
– ارزش‌ كالاهاي‌ موجود در انبار را بجز در مواقع‌ انبار گرداني‌ نمي‌ توان‌ انتظار داشت‌.
– عدم‌ امكان‌ محاسبه‌ جمع‌ ارزش‌ كالاهاي‌ مصرفي‌ و غير مصرفي‌ كه‌ متعلق‌ به‌ پروژه‌خاصي‌ بوده‌ به‌ عنوان‌ بخشي‌ از فعايتهاي‌ حسابداري‌ قيمت‌ تمام‌ شده‌.
– انبارگرداني‌ انبار در سازمان رويه‌ مدوني‌ ندارد.
– اتلاف‌ وقت‌ به‌ هنگام‌ انبار گرداني‌ به‌ علت‌ نامنظم‌ بودن‌ انبار.

– اتكاء سيستم‌ به‌ افراد معين‌ بجاي‌ اتكاء به‌ نظامي‌ مشخص‌.
– عدم‌ وجود يك‌ سيستم‌ رديابي‌ و كنترل‌ موجوديهاي‌ انبار.
– نظارت‌ لازم‌ بر صحت‌ انجام‌ عمليات‌ ثبت‌ انبار صورت‌ نمي‌ گيرد.
– فردي‌ به‌ عنوان‌ حسابرس‌ داخلي‌ و يا حسابرس‌ انبار وجود ندارد.
– عدم‌ وجود فضاي‌ مناسب‌ براي‌ انبار.

۱ ـ ۴ ـ برخي‌ الزامات‌ قانوني‌ در محاسبات‌ عمومي‌ اموال‌ دولتي‌
در اين‌ بخش‌ به‌ برخي‌ الزامات‌ قانوني‌ استخراج‌ شده‌ از فصل‌ پنجم‌ قانون‌ محاسبات‌ عمومي‌ اموال‌دولتي‌ در خصوص‌ اموال‌ منقول‌(اموالي‌ كه‌ نقل‌ آن‌ از محلي‌ به‌ محل‌ ديگر بدون‌ اينكه‌ لطمه‌اي‌ به‌ آن‌ واردآيد امكان‌ پذير باشد) مي‌پردازيم‌. لازم‌ به‌ ذكر است‌ در يك‌ دسته‌بندي‌ كلي‌ اموال‌ منقول‌ به‌ دو نوع‌ اموال‌مصرفي‌ و اموال‌ غير مصرفي‌ تقسيم‌ مي‌ شوند. همچنين‌ اموالي‌ كه‌ به‌ علت‌ كمي‌ قيمت‌، ارزش‌ نگداري‌حساب‌ اموالي‌ ندارد مانند لوازم‌ يدكي‌، در رديف‌ اموال‌ «در حكم‌ مصرفي‌» محسوب‌ مي‌ شود. طبق‌قانون‌ محاسبات‌ عمومي‌ كشور، محل‌ نگداري‌ اسناد اموال‌ دولتي‌، اداره‌ كل‌ اموال‌ دولتي‌ وزارت‌ اموراقتصادي‌ و دارايي‌ مي‌باشد.