يعني ايجاد و نگهداري مجموعه حساب ها با سرفصل هاي جداگانه براي هر يك از انواع منابع و مخارج فعاليتهاي مالي را كه با هم در ارتباطند، به منظور خاصي دريافت و پرداخت مي شوند. اصطلاحا حساب هاي مستقل براي وجوه مستقل مي گويند.

در حساب مستقل عمومی ،وجوه جاری، درآمد اختصاصی و برخی از حسابها ی مستقل دیگر، کنترل بودجه¬ای که یکی از اصول متداول حسابداری دولتی می باشد باید از طریق نگهداری حسابهای بودجه ای اعمال گردد. حسابهای بودجه¬ای که بر خلاف حسابهای عادی متضمن ارقام درآمدها و هزینه های پیش بینی شده می باشند؛ دارای خصوصیات زیر هستند :
۱- حسابهای بودجه ای باید میزان اعتبارات مصوب برای هر برنامه، فعالیت و طرح، منبع مالی اعتبارات، اعتبارت اختصاص یافته، تعهدات قطعی نشده، اعتبارات هزینه شده و نیز مانده مصرف نشده اعتبارات مصوب را نشان دهند.
۲– حسابهای بودجه ای باید امکان ارائه اطلاعات کافی به اجرا کنندگان بودجه مصوب در مورد میزان مسئولیت آنها، عملکرد آنها و جریان پیشرفت آنها متناسب با منابع مالی بکار گرفته شده را فراهم نمایند.
۳– حسابهای بودجه ای باید میزان بازده و کفایت استفاده از منابع انسانی، منابع مالی و نحوه اعمال تکنیکهای مدیریت در استفاده مطلوب از اعتبارات مصوب را به درستی نشان دهند.
۴– حسابهای بودجه ای باید مسئولیت¬ها و وظایف واحدهای سازمانی و کارکنان آنها در وصول درآمدها، تعهد اعتبارات و پرداخت هزینه ها را دقیقا مشخص نمایند. این حسابها باید همیشه قابل حسابرسی توسط حسابرسان مستقل دولتی باشند.
۵– حسابهای بودجه¬ای باید امکان تجزیه و تحلیل نتایج وآثار اقتصادی درآمدها و هزینه¬های دولت درآمد ملی و اشتغال، تأثیر فعالیتهای دولت بر توزیع عادلانه درآمدها و تولید ناخالص ملی را فراهم می کند

نحوه ثبت حسابهای بودجه ای:
در ابتدای هر سال مالی حساب “در آمد های پیش بینی شده ” که یک حساب کنترل در دفتر کل می باشد، به میزان جمع درآمدهای منظور شده در بودجه مصوب، که انتظار می رود در سال مالی اجرای بوجه شناسایی شوند، بدهکار می گردد. همچنین، میزان درآمدهایی که برای هر منبع درآمد تعیین شده در بودجه مصوب برآورده شده است در بدهکار حساب معین مربوط ثبت می گردد، به ترتیبی که جمع مبالغ حسابهای معین با حساب کنترل درآمدهای پیش بینی شده تطبیق نمایند. از طرف دیگر، معادل مبلغی که به حساب ” درآمد های پیش بینی شده ” بدهکار شده است حساب تحت عنوان ” مازاد تخصیص نیافته ” یا ” مازاد حساب مستقل ” بستانکار می گردد .

حساب ” مازاد تخصیص نیافته ” قبل از ثبت ارقام بودجه هر سال، معمولا دارای مانده بستانکاری است که نمایانگر مازاد داراییهای حساب مستقل بر بدهیهای آن ( که باید از محل داراییها پرداخت شوند ) می باشد. بدیهی است در صورتی که بدهیهای یک حساب مستقل از داراییهای آن بیشتر باشند ” حساب مازاد تحصیص نیافته ” دارای مانده بدهکار خواهد بود.
بعد از ثبت درآمدهای پیش بینی شده، حساب مازاد تخصیص نیافته نشان دهنده مجموع داراییها و درآمدهای پیش بینی شده برای دوره مالی بر بدهیهای هر حساب مستقل – که باید از محل داراییهای آن پرداخت شوند – خواهد بود که در حقیقت معادل جمع وجوه و منابع مالی موجود برای تأمین اعتبارت مصوب می باشد.

در اول هر سال مالی اجرای بودجه، بعد از ثبت درآمدهای پیش بینی شده، حساب مازاد تخصیص نیافته با مازاد حساب مستقل به میزان کل اعتبارات مصوب بدهکار و حساب اعتبارات مصوب که یک حساب کنترل می باشد به همان میزان بستانکار می گردد. اعتباراتی که برای هر یک از برنامه¬ها، فعالیتها و مواد هزینه حساب مستقل تصویب شده است در بستانکار حساب معین مربوط ثبت می¬گردد، به ترتیبی که مجموع مبالغ حسابهای معین با حساب کنترل اعتبارات مصوب تطبیق نماید.

حسابداری درآمدها:
درآمدهای واقعی هر سال مالی با بستانکار کردن حساب درآمدها که یک حساب کنترل در دفتر کل می باشد و بدهکار کردن ” حسابهای دریافتنی ” یا “بانک” ثبت می شوند. برای حساب کنترل درآمدها باید حسابهای معین، با همان طبقه بندی و عناوین حسابهای معین درآمدهای پیش بینی شده، نگهداری شوند که جمع مانده¬های آنها قابل تطبیق با حساب کنترل مذکور باشد.