به منظور به دست آوردن اطلاعات بهنگام در مورد سلامت شاغلين در نيل به هدف تأمين، حفظ و ارتقاء آن، پرونده پزشكي شاغل در مقاطع زماني مختلف (قبل از استخدام، ادواري و اختصاصي) مطابق با قوانين و بخشنامه هاي جاري وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي انجام مي پذيرد.

فصل اول: كليات
افراد تكميل كننده فرم:
الف: مشخصات فردي، سوابق شغلي (جدول الف) ، سوابق شخصي (جدول ب) بنا به اظهارات فرد معاينه شونده توسط پزشك، كارشناس يا كاردان بهداشت حرفه اي و با بهگر، بهداشتيار كار، كاردانهاي مراكز بهداشتي درماني و بهورز و ساير افرادي كه در صورت عدم طي دوره هاي آموزش بهداشت حرفه اي در دانشگاه هاي معتبر كشور، در دوره هاي كوتاه مدت مورد تأييد در زمينه نحوه تكميل فرم معاينات كارگري و بهداشت حرفه اي آموزش لازم را ديده باشند، تكميل مي گردد.

ب: نتايج معاينات باليني (جدول ج)، نتايج معاينات پاراكلينيكي (جدول د) كه شامل ثبت اطلاعات حاصلاز معاينات ساده، معاينات باليني و تنايج آزمايشات پاراكلينيكي است به ترتيب اولويت توسط افراد ذيل انجام مي گيرد:
۱- پزشك متخصص طب كار
۲- پزشك داراي MPH با گرايش بهداشت حرفه اي

۳- پزشك دوره ديده در زمينه طب كار و داراي گواهينامه معتبر و نيز داراي مشخصات مندرج در بخشنامه هاي جاري وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي
ج: عوامل زيان آور كه فرد معاينه شونده در مواجهه با آن قرار دارد و يا داشته است (جدول هـ)، و نوع آزمايشات لازم بر مبناي نوع مواجهه فرد با عامل يا عوامل زيان آور (جدول و) كه ثبت اطلاعات در هر دو مورد توسط فارغ التحصيلان مقاطع كارداني و بالاتر بهداشت حرفه اي كه در امر بازديد از واحد توليدي- خدماتي كه فرد معاينه شونده در آن اشتغال دارد، دخيل هستند، انجام مي پذيرد.
د: نظريه نهايي در خصوص ادامه كار شاغل (جدول ز)، ستون اول (نظريه پزشك كار) توسط پزشك با مشخصات مندرج در بند ب فوق الذكر تكميل مي گردد و ستون دوم (نظريه كارشناس بهداشت حرفه اي) توسط فردي با مشخصات مندرج در بند ج فوق الذكر تكميل مي گردد.
هـ: مشخصات پزشك كار (جدول ح) توسط پزشك معاينه كننده تكميل مي گردد.

محل نگهداري فرم هاي تكميل شده:
پرونده هاي تكميل شده محرمانه تلقي گرديده و مسئوليت حفظ آن بر عهده، مسئول تشكيلات بهداشت حرفه اي موجود در واحد توليدي- خدماتي و يا مراكز بهداشتي درماني معتبر خواهد بود و ارائه مدرك به مراجع ذيربط با مسئوليت وي خواهد بود. مطابق با ماده ۹۸ قانون كار بازرسان بهداشت حرفه اي داراي كارت ويژه بازرسي بدون اطلاع قبلي در هر موقع از شبانه روز مي توانند به پرونده هاي پزشكي مراجعه و در صورت لزوم از تمام يا قسمتي از آنها رونوشت تحصيل نمايند.

محل نگهداري پرونده هاي پزشكي تكميل شده شاغل به شرح جدول زير مي باشد:

محل نوع كارگاه شاغلين نوع پرونده واحد بهداشتي محل نگهداري پرونده
روستا خانگي اعضاء يك خانوار هستند پرونده خانوار خانه بهداشت
اعضاء يك خانوار نيستند پرونده كارگاهي خانه بهداشت
غيرخانگي كمتر از ۲۰ نفر پرونده كارگاهي خانه بهداشت
۲۰ تا ۴۹ نفر پرونده كارگاهي مركز بهداشتي درماني روستايي
۵۰ تا ۴۹۹ نفر پرونده كارگاهي خانه بهداشت كارگري

۵۰۰ نفر و بالاتر پرونده كارگاهي مركز بهداشت كار
شهر خانگي اعضاء يك خانوار هستند پرونده خانوار مركز بهداشتي درماني شهري
اعضاء يك خانوار نيستند پرونده كارگاهي مركز بهداشتي درماني شهري
غيرخانگي كمتر از ۵۰ نفر پرونده كارگاهي مركز بهداشتي درماني شهري
۵۰ تا ۴۹۹ نفر پرونده كارگاهي خانه بهداشت كارگري
۵۰۰ نفر و بالاتر پرونده كارگاهي مركز بهداشت كار

نكات عمده مورد توجه:
۱- فرم مذكور براي ثبت اطلاعات حاصل از انجام معاينات كارگري در سه نوبت متوالي تنظيم گرديده است.
۲- اگر فرد پس از نوبت اول يا نوبت دوم محل كار خود را تغيير داده و به واحد توليدي- خدماتي جديدي منتقل گردد براي وي پرونده جديدي تشكيل مي گردد.
۳- در صورت انتقال فرد به واحد توليدي خدماتي جديد با نظارت و اطلاع معاونت بهداشتي دانشگاه/دانشكده ذيربط در صورتي كه پرونده در كارخانه نگهداري مي شود كليه سوابق به كارخانه جديد و در غير اين صورت به مركز بهداشتي درماني مربوطه منتقل مي شود.

۴- در صورت تكميل پرونده پزشكي شاغل توسط شركتهاي خصوصي ارائه دهنده خدمات طب كار و شركت هاي تعاوني بهداشت كار، كارفرما موظف است مقدمات بازديد فني كارشناس بهداشت حرفه اي از ايستگاه هاي كار را فراهم نمايد تا تكميل جدول «هـ» و جدول «و» و ستون دوم جدول رز» با مستندات و دلايل واقعي انجام گيرد.
۵- اظهار نظر در خصوص ادامه كار شاغل بايستي پس از مشاورت پزشك و كارشناس بهداشت حرفه اي مربوطه ثبت و اعلام گردد.

فصل دوم: نحوه تكميل فرم پرونده پزشكي شاغل
الف: اطلاعات عمومي
۱- فرم مذكور براي تطابق با ماده ۹۲ قانون كار تحت عنوان پرونده پزشكي شاغل نامگذاري شده است.
۲- شرح جدول بدون عنوان در بالاي صفحه:
نوع معاينات: سه ستون مقابل آن، هر يك از ستون ها مرتبط با يكي از نوبت هاي معاينه شاغل مي باشد. و بستگي به هدف معاينه يكي از انواع معاينات «قبل از استخدام» و «ادواري» ، «اختصاصي» در ستون مربوطه ثبت مي گردد.
نوبت: منظور دفعه انجام معاينه است كه بايد بر اساس نوبت معاينه كه مثلاً اگر بار اول است عدد ۱، اگر بار سوم است عدد ۳، اگر بار پنجم است عدد ۵ و … ذكر شود.
تاريخ: تاريخ مراجعه فرد براي تكميل پرونده در ستون مربوطه ذكر مي شود.
شماره استخدامي شاغل: بستگي به ضوابط محل كار بر اساس شماره پرسنلي، شماره كارگزيني، شماره استخدامي، شماره كارگري و … كه پرونده پرسنلي تحت آن شماره در كارگزيني واحد توليدي – خدماتي بايگاني مي گردد، ذكر شود.

شماره پرونده: همان شماره پرونده اي است كه در طبقه بندي، ضبط و بايگاني پرونده پزشكي شاغلين مورد استفاده قرار دارد.
مثال
نوع معاينات قبل از استخدام ادواري
نوبت اول دوم
تاريخ ۱/۳/۷۹ ۱/۳/۸۰
شماره استخدامي شاغل ۱۲۳-۰۱۹
شماره پرونده پزشكي ۰۱۲/ت

جدول نشان مي دهد: تا تاريخ ۱/۳/۸۰ دومين بار است كه فرد در فرآيند معاينات كارگري قرار گرفته و اولين باريك سال قبل از آن (۱/۳/۷۹) همزمان با شروع به كار وي در كارخانه بوده كه معاينه قبل از استخدام در مورد وي انجام شده است. نوع معاينه در بار دوم، ادواري بوده است. شماره پرسنلي فرد در كارگزيني كارخانه ۱۲۳-۰۱۹ است و شماره پرونده پزشكي وي در مركز بهداشت كار ۰۱۲/ت مي باشد. فرم مذكور در نوبت بعدي مثلاً در سال ۸۱ نيز قابل بهره برداري براي ثبت اطلاعات جديد است.

۳- مشخصات فردي شامل:
• نام و نام خانوادگي: كه بر اساس شناسنامه فرد تكميل مي گردد.
• جنس: به تفريق زن و مرد علامت زده مي شود.
• سال تولد: سال تولد بر مبناي شناسنامه ثبت مي گردد.
• وضعيت تأهل: به صورت «مجرد» يا «متأهل» يا «مطلقه» ذكر مي شود.
• تعداد اولاد: بر اساس اظهارات معاينه شونده تعداد فرزندان ذكر مي شود.

• وضعيت نظام وظيفه: اگر خدمت سربازي انجام داده در محل مربوطه علامت زده مي شود و محل خدمت وي ذكر شود مثلاً آشپزخانه، توپخانه، … و اگر خدمت سربازي انجام نداده است با توجه به نوع معافيت يكي از قسمتهاي معافيت غيرپزشكي يا معافيت پزشكي علامت زده مي شود و چنانچه معافيت پزشكي است علت معافيت ذكر مي شود مثلاً «صافي كف پا»
• آخرين مدرك تحصيلي، منظور آخرين مدرك تحصيلي است كه فرد دارا مي باشد.
• مشخصات واحد توليدي – خدماتي كه فرد در حال حاضر در آن اشتغال به كار دارد به شرح ذيل تكميل مي گردد:
– نام كارگاه/كارخانه: منظور نامي است كه واحد توليدي – خدماتي به آن شهرت دارد.
– نام كارفرما: نام مالك اصلي واحد توليدي – خدماتي ذكر مي شود در صورت داشتن چند مالك، مالك اصلي كه بيشترين سهم را داراست ذكر مي شود و اگر كارخانه دولتي يا تحت پوشش است نام مدير عامل ذكر شود.

– نوع كارگاه: خانگي يا غيرخانگي بودن واحد توليدي- خدماتي بر مبناي تعاريف فرم بازديد كارگاهي ثبت مي شود.
– محصول اصلي كارخانه: چنانچه كارخانه داراي چند توليد مختلف است، اصلي ترين محصول آن ذكر شود.
– آدرس كارخانه- نمابر- تلفن در قسمت مربوطه ثبت مي شود.

۴- جدول الف- سوابق شغلي:
جدول مذكور در دو رديف اصلي مشاغل فعلي و مشاغل قبلي تنظيم شده است. در نوبت اول معاينه ضمن ثبت مشخصات شغل مشاغل فعلي كه فرد در واحد توليدي- خدماتي مورد نظر دارد (حداكثر در دو رديف يعني دو فعاليت همزمان عمده فرد در كارخانه ذكر مي شود)، مشاغل قبلي (حداكثر در چهار رديف يعني چهار فعاليت عمده فرد را كه مي تواند در سالهاي مختلف باشد ذكر مي شود) نيز ذكر مي شود، اما در نوبت دوم در حقيقت شغل فعلي كه در نوبت اول ثبت شده در زمره مشاغل قبلي قرار مي گيرد و پس نيازي به ثبت شغل قبلي نيست. همچنين در نوبت سوم در حقيقت شغل فعلي كه در نوبت اول و دوم ثبت شده به عنوان مشاغل قبلي فرد مورد معاينه قلمداد مي شود. پس در نوبت هاي دوم و سوم نيازي به ثبت مشاغل قبل نيست.

ستون هاي جدول شامل:
– عنوان/سمت: عنوان يا سمت شغلي كه فرد تحت آن عنوان در استخدام است ذكر مي شود.
– كار محوله: ممكن است با عنوان سمت شغلي يكسان باشد اما در صورتي كه فرد در شغلي به غير از سمت خود فعاليت مي نمايد، كار محوله ذكر مي شود.
– شيفت كار: بر اساس ساعات كار فرد به صورت روزكار، عصركار، شب كار، نوبت كار ثبت گردد.
– عوامل عمده زيان آور (متوسط ساعات مواجهه روزانه): از فرد معاينه شونده سؤال شود:

«در شغل كه ذكر كرديد با چه عواملي كه به سلامتي زيان برسانند سر و كار داشته ايد؟» ضمن ثبت عاملي را كه نام مي برد، بلافاصله از وي سؤال شود: «به طور متوسط چند ساعت در روز در مواجهه با آن بوده ايد؟» و پاسخ دريافت شده را داخل پرانتز در جلوي عامل زيان آور ثبت مي نماييد.
به عنوان مثال: سر و صدا (۸ ساعت)، بخار تينر (۱ ساعت)

– تاريخ اشتغال: به ماه و سال زمان شروع كار در كار محوله و تاريخ ترك كار محوله ذكر مي شود. مثلاً «پائين بودن دستمزد»، «كار سخت»، «انحلال شركت»، «اخراج» و …
توجه: به دليل اهميت موضوع برخي عوامل به طور اختصاصي از فرد معاينه شونده پرسش نموده و در صورت مواجهه با عامل مورد نظر در محل مربوط علامت زده مي شود. اين عوامل شامل سر و صدا آزبست، گرد و غبار، حلالها، سرب، ارسنيك، سيليس مي باشند.
– چنانچه فرد در حال حاضر به غير از كار در كارخانه در شغل ديگري نيز فعاليت دارد در زير جدول هاي محل مربوطه با ذكر مدت اشتغال به سال ذكر شود مثلاً رانندگي در سطح شهر (۴ سال)

۵- جدول ب: سوابق شخصي:
جدول مذكور با ۲۲ سؤال تنظيم گرديده كه پس از طرح سؤال بر اساس اظهارات فرد معاينه شونده متناسب با پاسخ دريافت شده يكي از ستون هاي بلي يا خير علامت زده مي شودد. لازم به ذكر است هر يك از ستون هاي «بلي» و «خير» به سه ستون تقسيم شده كه هر ستون مرتبط با يكي از نويت هاي معاينه است.
توجه: در صورت دريافت پاسخ «بلي» براي هر يك از سؤالات در زير جدول در قسمت مربوطه با ثبت شماره سؤال با پرسش چرا، چگونه، كجا، …. نسبت به اخذ پاسخ و ثبت آن اقدام شود.

۶- جدول ج: معاينات باليني:
هر پرونده داراي ستون و سطرهاي خالي است كه هر يك از آنها ويژه ثبت نتايج معاينات يك بار مراجعه شاغل تا سه دوره مي باشد پرونده به نحوي طراحي شده است كه نتايج معاينه هر اندام در طول زمان در رديف افقي ثبت مي گردد بدين ترتيب وضعيت و تغييرات يك عضو در طول زمان به خوبي قابل رؤيت و در نتيجه مقايسه نتايج بسيار آسان مي گردد.
شيوه تكميل كردن صفحات ۲ و ۳ پرونده در قسمت ب و ج به شكل ذيل مي باشد.

معاينات باليني- تاريخ
در اين قسمت بايد تاريخ انجام معاينات باليني ثبت گردد، بديهي است نحوه ثبت به صورت روز، ماه، سال از راست به چپ و به شكل كامل خواهد بود، بهتر است تاريخ به شكل مثلاً پنجم/خرداد/سال هشتاد ثبت گردد.