ساختمان

مقدمه
در معیار های امروزین شهری ، سازماهنا خیلی سریعتر از ساختمانها تغییر می کنند و تشکیلات اداری بسرعت و بطور مکرر دگرگون می شوند . بطور اصولی دو تحول اساسی در سالهای اخیر در ساختمانهای اداری بوجود آمده است .
اول : دیوارهای بلند داخلی به دیوارهای کوتاه جدا کنند تغییر پیدا کرده و بخصوص مبلمان ثابت و متحرک بیش از پیش عملکرد پیدا کرده است ، تأسیسات قابل حمل و جدا کننده های اکوستیک و دکوراتیو بصورت متناوب تغییر شکل و موقعیت داده اند .

دوم : فضاهای اداری با عملکردهای کاملا متفاوت و حتی متناقض از آزمایشگاه ، دفتر کارخانجات و فضاهای صنعتی گرفته تا آموزشی همگی صورت یکسان و مشابهی پیدا کرده اند .
در این قسمت به عواملی که باعث پیدایش چنین تغییراتی در این گونه ساختمان ها شده است ، سهولت عملکرد و نحوه انجام این تغییرات و آشنایی با این سیستم ها می پردازیم .

ضرورت تغییر سیستم ها و روشهای انجام کار دستگاههای اداری
عواملی که باعث ایجاد تغییرات در عملکرد و بعد از آن در فرم ساختمان شده است به قرار زیر است :‌
۱- تسریع در دستیابی به منابع اطلاعاتی و آمار و اطلاعات مفید و نتیجتا تسریع در تصمیم گیریها و اعمال مدیریتهای صحیح و ایجاد سرعت در امور ارباب رجوع و سایر امور .
۲- کاهش و حذف مراحل زائد بعضی از روشهای انجام کار

.
۳- عدم کارایی و پاسخگویی روشهای انجام کار جاری به نیازهای جامعه و دستگاهها بدلیل گهنه و قدیمی بودن آنها .
۴- افزایش حجم مکاتبات و مسئولیتها و وظایف پیش بینی نشده و تغییر وظایف وزاتخانه ها .
۵- ارائه خدمات بهتر و زدودن بوروکراسی موجود و تحقق یک نظام اجرایی پویا .
۶- اعمال سیستم توسط مدیران به دلیل فقدان روشهای مدرن ومعین .
نقش روشهای نوین و مکانیزه اداری در بهبود نظام اداری

۱- تسریع در انجام امور و دسترسی به اطلاعات و آمار و بالارفتن آگاهیها .
۲- جلوگیری از ازدیاد و بروکراسی و کاغذ بازی .
۳- کارایی مؤثر مدیریت واحدهای اداری و برنامهریزی و افزیش کیفیت و راندمان .
۴- صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی و سایر هزینه های مربوطه .
۵- تحول نسبی در نظام اداری .

۶- هدایت خدمات دولتی از کانالی صحیح تر به مجرای اجرایی .
۷- تسریع در انجام کار ارباب رجوع .
۸- کاهش مراجعات مکرر ارباب رجوع .
۹- روشهای مکانیزیه نقش مؤثری در تصمیم گیریها و افزایش کارایی و ضریب اطمینان و دقت و بهبود کیفیت کارها دارد .
نظام اداری با توجه به نقش خدمات رسانی به جامعه اداری پیچیدگیهای فراوانی بوده و لازم است در کنار نیروی انسانی ورزیده و آموزش دیده از تکنولوژی ،بعنوان یک ابزار کار استفاده نمائیم و روشهای مکانیزه را به خدمت گیریم زیرا روشهای مکانیزه تا حدود زیادی می تواند در تحول و افزایش راندمان کار مؤثر باشد .

ضرورت توجه به نحوه استقرار اجزای سازمانی در مجموعه های اداری – خدماتی
یکی از معضلات نظام اداری کشور روشهای اجرای آن می باشد این روشها از آنجا که اغلب قدیمی بوده و هیچگاه بصورت مستقل و هماهنگ باسایر سازمانها مورد بررسی قرار نگرفته اند ، موجب آن گردیده که سازمانها ی اداری کشور با روشهای فعلی پویایی لازم را نداشته و دارای کارایی لازم با نیازهای جامعه نباشد . بررسی روشهای اداری کشور و بکار بردن روشهای نوین بجای روشهای قدیمی و سنتی از اموری است که جهت تحول سیستم اداری لازم بنظر می رسد .

طرح جا ومکان از اولین موضوعاتی است که در تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشهای اداری مورد نیاز در یک مجتمع اداری – خدمات پرداخته شود .
منطبق نبودن جا و مکان با وظایف یک سازمان باعث کندی و تراکم در کارهای می شود . لذا با بکار بردن اصول صحیح طرح جا و مکان می توان به بهبود روشهای انجام کار و افزایش کارآیی اثربخش سازمان کمک کرد بطوریکه طراحی صحیح و تخصیص فضای مناسب به کارکنان می تواند نتایج مثبت زیر را به همراه داشته باشد .

 ایجاد رفاه و راحتی برای کارکنان در محل کار
 افزایش بازدهی و سهولت انجام کار .
 کاهش زمان انجام کار .
 جلوگیری از تراکم و وقفه در کارها.
 کاهش هزینه های سرمایه ای .
 حداکثر استفاده از جا ومکان در تسهیل جریان امور .
 ایجاد تسهیلات و ارائه خدمات بهتر و بیشتر به ارباب رجوع .

عوامل مؤثر بر طرح جا ومکان و نحوه استقرار سازمان اداری
طرح جا و مکان عبارتست از نمودار محل انجام کار ، طرز قرار گرفتن کارمندان در محیط کار و محل استقرار وسایل کار و تجهیزات اداری .در تهیه طرح فضای اداری عوامل متعددی دخالت دارند ، لذا با تجزیه و تحلیل همه جانبه فضای اداری و همچنین با رعایت اصول تهیه طرح جاو مکان می توان طرح قابل توجهی برای فضای اداری تهیه کرد این اصول عبارتند از :

۱- جریان گردش کار تا حد امکان باید بصورت مستقیم باشد تا از رفت و برگشت های زاید و از قطع مسیر سایر کارها جلوگیری شود .
۲- محل استقرار کارکنانی که کارشان با هم ارتباط دارد نزدیک هم باشد .
۳- تجهیزات و وسایل کار باید نزدیک محل کار و دسترس کارکنان باشد .
۴- فضای تخصیص یافته به کارکنان باید باتوجه به احتیاجات ناشی از نوع کار آنان تعیین گردد .
بعنوان مثال محل هایی که آرام تر و بدون سروصدا باشند باید به کارمندانی اختصاص یابد که کار آنان نیاز به دقت و تمرکز فکری داشته باشد .

۱- وسایل و تجهیزات غیر ضروری از محل کار دور نگه داشته شود تا فضای بیشتر ی برای کار آزاد گردد .
۲- کارکنانی که برای انجام وظایف خود از وسایل مشترک استفاده می کنند باید نزدیک هم و از طرف دیگر نزدیک وسیله مورد نیاز قرار داشته باشند .
۳- طرز استقرار میز و وسایل کارکنان و میز مدیر به نحوی باشد که توالی انجام کار رعایت گردد.
۴- محل کار کارمندانی که با ارباب رجوع بیشتر در ارتباط هستند باید در نزدیکی دربهای ورودی تعیین گردد تا ارباب رجوع مجبور نشود از قسمتهای مختلف عبود نموده و موجب ازدحام بی مورد در ساختمان شود .
۵- طرح ریزی جا و مکان باید طوری باشد تا حد امکان کار متحرک و کارمند ثابت باشد ، هر اندازه که از حرکت کارمند برای انجام کار جلوگیری شود ، کارایی وسرعت عمل او بیشتر می شود .

۶- تجهیزات صنعتی و مکانیکی حتی الامکان وسایل سنگین در طبقات پائین مستقر گردند .
۷- اگر استقرار وسایل سنگین در طبقات بالا ضروری باشد ، بهتر است آنها را در کنار دیوارها و نزدیک به ستونهای ساختمان قرار داد .
۸- چنانچه لازم باشد در یک اطاق چند میز داده شود . بهتر است کلیه میزهای رو به یک سمت داشته باشد .
۹- برای جلوگیری از مزاحمت برای دیگر کارمندان میزها نباید از پهلو کنار هم و چسبیده به هم باشند .

فضای باز اداری
امروزه متداول شده بجای اینکه فضایی وسیع را به اطاق های و ادارات متعدد تقسیم کنند آن را به همان صورت کلی نگه میدارند و تمام کارمندان در آنجا مشغول به کار می شوند ، در این روش انعطاف پذیری و استفاده از جاو مکان کمک به تسریع ارتباط اداری نموده و جریان کار بهتر صورت می پذیرید ، از معایب این روش این است که سروصدایی که ماشین های مختلف یا سایر کارمندان دیگر بوجود می آورند ممکن است تأثر سوء در کار دیگر کارمندان بگذارد . این نقص را می توان با قرار دادن ماشین های پر سروصدا در اتاقها ی آکوستیک و ضد صدا از بین برد .

تعریف فضای باز اداری
فضای باز اداری به فضای وسیعی اتلاق می گردد که توسط دیوار به اتاقهای کوجکتر تقسیم نشده است و در آن کارمندان بصورت گروهی همراه با سرپرستان ، تجهیزات اداری ، مبلمان و فضای گردشی استقرار می یابند .
فضای باز اداری داری مزایای زیر می باشد .

۱- فضای باز اداری دارای انعطاف پذیری زیاد در ارتباط با تغییرات جا و مکان بوده و اجازه ی استفاده ی مؤثر از فضای اداری را فراهم می سازد.
۲- در فضای باز اداری نور و تهویه بعلت نبودن موانع بهتر فراهم می گردد.
۳- ارتباطات اداری بهتر انجام می گردد.
۴- در فضای اداری صرفه جویی بعمل می آید .
۵- در فضای باز اداری جریان کار بهتر صورت می پذیرد .
۶- به نظارت و کنترل بر کار کارمندان توسط مدیریت تسهیل می بخشد .
۷- به علت نبودن هزینه تفکیک فضا در هزینه صرفه جویی بعمل می آید .

بهرحال در مواردی که نیاز به تقسیم فضا در فضای باز اداری باشد می توان از فایل های بایگانی ، قفسه بندی و یا توسط پارتیشن های کوتاه معمول فضارا به بخش های کوچکتر تقسیم کرد.

نحوه استقرار در فضای باز اداری
مقدار جایی کهدر این نوع چیدمان به فضا اختصاص داده می شود ، به مبلامان ، تجهیزات و ملزومات اداری مورد نیاز جهت انجام کار و همچنین به فضای رفت و آمد بستگی دارد .در فضای باز اداری نیز واحد اصلی کار نیز میز است و نحوه استقرار آن تابع اصول کلی زیر می باشد .

 میزها همه باید به یک سمت باشند مگر اینکه دلیل برای عدم انجام این کار وجود داشته باشد .
 فضای باز باید به این امر توجه شود که میزها در ردیف های دو تایی قرار گیرند . این روش اجازه ی استفاده از پارتیشن را می دهد و می توان از آن بعنوان عامل جداکننده جهت آندسته از فعالیتهایی که نیاز به انجام دیدارهای خصوصی دارد استفاده کرد و در عین حال امکان حداکثر استفاده از فضا را می دهد .
 فضای باز اداری محل استقرار باید در نزدیکی مسئول پذیرش یا منشی باشد و برای دسترسی به محل استقرار سرپرست نباید از محل محوطه کاری عبور کرد.

 کارمندانی که تماس زیادی با ارباب رجوع دارند باید در نزدیکی ورودی قرار گیرند و در عوض میز کارکنانی که کارهای طبقه بندی شده انجام می دهند باید از دربهای ورودی دورتر باشد .
محل استقرار سرپرستان در فضای باز اداری
سرپرستانی که با کارمندان خود کار می کنند ( بجز آنهایی که برای کارمندان طرح ریزی می کنند ) بطور کلی باید در همان فضای باز در کنار زیردستان خود باشند .
سرپرست می تواند با فاصله چند متری از کارمندان تا اندازه ای که به او فضای اختنصاصی تعلق می گیرد از حیطه بخش تحت سرپرستی جدا گردد .

نحوه عملکرد سیستم های باز اداری
در سیستم های باز اداری همه ی واحد ها بوسیله کنار هم قرار گرفتن و ترکیب واحد ها مشخص می شوند که روابطشان آنها را به یکدیگر وابسته می سازند . واحد هایی که همه ی ادارات از آن تشکیل می یابند با هم متفاوتند ، سازمان ها از سادگی بسیار تا پیچیدگی بسیار در ساختار از حالت بسیار با ثبات تا حالت بسیار متغیر و از نفوذ پذیری نسبی تا حالت کاملا واکنشی در برابر عوامل داخلی و خارجی با یکدیگرمتفاوتند

، همچنانکه از سیستم های ماشینی علاوه بر اجزاء دیگر سیستم اداری استفاده می کنیم سیستم باز اداری پیچیده تر و متغیر تر می شود . همچنین ماهیت روابط بین ادارات در سیستم باز به سیستم های معمولی کهدر سایر ادارات استفاده می شود متفاوت است .
توجه به ، نور ، صوت و تأسیسات الکتریکی در سیستم های باز اداری

در سیستم های اداری باز به دلیل اٌپن بودن فضا ها انتشار اصوات یکی از معضلات این سیستم است که با پیشبینی حداکثر خاصیت جذب صوت توسط جداره هاو پارتیشن ها تا حدودی قابل کنترل است ، همچنین استفاده از موسیقی مناسب و آرام و متناسب با فضای اداری بعنوان پس زمینه در برخی جاها می تواند از کارایی لازم برخوردار باشد .
مطالعات نشان می دهد توجه به نور ، خصوصا نور طبیعی و میزان مناسب آن در بازده کاری کارکنان تأثیر بسزایی دارد که می تواند توسط تدابیری از قبیل حداکثر سطوح شفاف ممکن ، حیاطهای مرکزی یا چاله های نور در اینگونه سیستم های تأمین شود.

همچنین در یک فضای باز اداری بدون دیوار باید مقدمات تهیه پریز برق و تلفن از طریق سیستم کانال الکتریکی در کف یا سقف قابل وصول باشد .
ضوابط ساختمان های اداری
تعاریف پایه در ساختمان های اداری
فضاهای ساختمان اداری
کلیه فضاهای یک ساختمان یک اداری در پنج گروه به شرح زیر طبقه بندی می شود .
گروه یک ( فضاهای اصلی )

منظور فضاهایی هستند که کار اصلی اداری مستقیما در آنها انجام می گردد مانند :
اطاقهای کارشناسی یک یا چند نفره ، سالنهای کار گروهی ، اتاقهای جلسات ، بایگانی جاری ، محل دستگاه فتوکپی ، انبار روزمره ، لوازم مصرفی و موارد مشابه .
گروه ۲ ( فضاهای وابسته اصلی)

منظور فضاهایی هستند که برای تسهیل و خدمات رسانی انجام کار پیش بینی شده و در کنار فضا های گروه یک شکل می گیرند .مانند : سالن اجتماعات ، کتابخانه ، کلاس های آموزشی ، مرکز تلفن ، اطلاعات ، نگهبانی ، مراکز تهیه میکرو فیلم ، رایانه ، تکثیر ، بایگانی راکد و موارد مشابه .
گروه ۳ (فضاهای رفاهی )

منظور فضاهایی هستندکه برای تأمین رفاه کارکنان و مراجعین در ساختمان اداری پیش بینی شده و درکنار فضاهای گروه یک و دو شکل می گیرند مانند : نمازخانه ، غذاخور ی، آبدارخانه ، فروشگاه تعاونی ، مرکز کمک های اولیه ، سرویسهای بهداشتی و موارد مشابه .