هدف از به وجود آوردن اين سيستم چيزي جزء آشنايي با روال كار اين شركت براي بهينه شدن اجرا اهداف آن نمي باشد.
تهيه اين سيستم باعث بالا بردن دسترسي براي تمام موجوديت هاي اين شركت چه از داخل و چه از خارج آن مي باشد مزيت اين شركت در اين است كه آن را از ديگر شركت ها به علت اين كه اين شركت نمايندگي دو محصول بزرگ جهاني LG & EPSON حائز اهميت بالايي مي باشد.

افراد اين شركت به علت داشتن اين دو نمايندگي ملزم به اين هستند كه اطلاعات و اختيارات بالاتري نسبت به سايرين داشته باشند افرادي كه به اين شركت ها مراجعه مي كنند به علت داشتن اين دو مزيت به مراتب افراد بيشتر و سازمان يا اورگان هاي مهم تري نسبت به سايرين مي باشد دانش علم كامپيوتر نياز به جست و جو و بررسي و اطلاعات جديد دارد. پس مطالعه راجع به آن اجتناب ناپذير است.
جهت آشنايي با اين شركت طي يك جلسه سؤالاتي چند براي جمع آوري اطلاعات از مديريت اين شركت به عمل آوردم كه به شرح زير مي باشد.
۱ – سال تاسيس اين شركت؟

۲ – ميزان تحصيلات افرادي كه براي يك چنين سمتي گرد هم آمده اند؟
۳ – آيا از سيتسم مكانيزه اي براي پيشبرد اهدف خود استفاده مي كنند؟
۴ – آيا ضعفي در اين سيستم جهت بالا بردن سطح كيفي و كمي نرم افزا ر موجود جهت انبارداري , حسابداري و هم چنين كارهايي نظير اين دو وجود دارد؟

شركت هاي معتبر يا نهادهاي وابسته براي پيشبرد اهداف علمي :
– شركت ماديران (شكرت ماشين هاي اداري )
– شركت EPSON
– ساير شركت هاي كامپيوتري (معتبر جهاني )
– اطلاعاتي درباره سيستم شركت نيستان رايانه

اين شركت با همكاري و همياري سه نفر مهندس و متخصص كامپيوتر جهت فروش و عرضه محصولات با كيفيت و ضمانت تشكيل شده است .
مسئوليت اين شركت ها در ابتدا سه نفر مهندس كامپيوتر با تجهيزات اندكي شروع به كار كردند لازم به ذكر است كه اين شركت در سال ۱۳۷۲ تاسيس شده است.

پس از گذشت اندك زماني نتوانستند هم محيط و هم تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري را تا سطحي ارتقاء بخشند كه حاصل آن چيزي جزبه دست آوردن مجوزي از سازمان برنامه و بودجه (شوراي عالي انفورماتيك ) مي باشد.

EPSON جهت به دست گرفتن دو نمايندگي محصولات ماديران و هم چنين افرادي كه براي ارتقاء بقا اين نمايندگي مشغول به كار هستند به ترتيب زير مي باشند:

۱ – يك نفر مدير عامل جهت پياده سازي تصميم گيري ها
۲ – چهار نفر هيأت مديره محترم جهت تصميم گيري براي هر چه بهتر شدن سطح كيفي و كمي شركت.
۳ – يك نفر جهت امور اشتراك و آموزش اينترنت به مشتريان
۴ – دو نفر خبره جهت تعميرات و امور فني
۵ – يك نفر مونتاژ كار مجرب
۶ – دو نفر جهت بخش نرم افزاري و هم چنين سرويس دهي به مشتريان
۷ – يك منشي جهت پاسخگويي به افراد متقاضي .

بخش دوم
تجزيه و تحليل

هدف
منظور از مكانيزه كردن يك سيستم , كم كردن افراد براي حفظ شركت نيست بلكه منظور افزوني كيفتي كار و سرعت بخشيدن به كارهاي مختلف است.
شرح هزينه
چون اين سيستم يك شركت كامپيوتري است از نظر امكانات سخت افزاري و نرم افزاري در محدوديت نيست و با در اختيار داشتن مهندسين نرم افزاري و سخت افزاري و هم چنين در دست داشتن انواع كالاها جهت هر چه بهتر ساختن سطح كيفي و كمي در روند كاري اين شركت نه تنها خللي وارد نمي كند بلكه باعث بهتر شدن اين وضع مي شود

به عنوان مثال اگر نيازي به برنامه خاص داشته باشند مهندسين نرم افزار و هم چنين اگر نياز به تجهيزات سخت افزاري باشد اين اقلام توسط موجوديت هايي كه سيستم با آن در ارتباط هستند برطرف مي شود و …

در شرح هزينه ها علاوه بر نرم افزار جهت امور مالي , امور انبارداري , امور حسابداري و … بايد يك هزينه براي طراحي و ايجاد يك سايت اينترنتي اضافه نمود.
اين هزينه و روش اجرايي پيشنهادي آن براي بهتر شدن و مطلع ساختن همگان از روند و نوع كاري اين سيستم مي شود كه با اين كار افراد مي توانند از كارهايي كه در اين شركت صورت مي گيرد و حتي اين كه در اين شركت چه نوع محصولاتي و از چه شركت هايي وجود دارد به طور دقيق مطلع مي شوند.

لازم به ذكر است كه اين شركت براي امور انبارداري و حسابداري از نرم افزار كاردان استفاده مي كردند كه در پنج سال اول آن اين نرم افزار تحت Dos بود ولي با تلاش جهت بهينه سازي اين سيستم افراد اين شركت كه خود طراح نرم افزار كاردان هستند آن را ارتقاء بخشيدند تا سطحي كه هم اكنون اين نرم افزا ر براي ساير شركت ها نيز مورد استفاده قرار مي گيرد.

مشتريان اين شركت به علت نمايندگي بودن دو محصول به دو گروه تقسيم مي شوند:
۱ – مشتريان معمولي
۲ – سازمان ها و نهادهايي نظير :
– بيمارستان امام رضا
– بيمارستان امام حسين
– اداره آب منطقه خراسان
– بيمارستان قائم
– اداره آب و فاضلاب

بخش سوم
نمودارها و توضيح آنها

بعد از فلوچارت كلي سيتسم ۱ :
در يك چنين شركتهايي به ۲ طريق مشتري وارد سيستم مي شود
الف : مشتري خاص باشد
ب : مشتري عام باشد

الف ) اول مشتري وارد سيستم شده فرم خريد كالا را دريافت مي نمايد اگر مشتري خاص بوده از طرف شكرت بررسي مي شود كه آيا اين سيستم انتخاباتي توسط مشتري نيازش را برطرف مي كند يا خير در صورت برطرف نكردن نياز , شركت با توجه به پيشنهادات و نظرات خود يك سيستم را معرفي مي كند كه نياز مشتري برطرف شده و پس از برطرف شدن مشكل سيستم به بخش فني ارسال مي شود تا از هر نظر تائيد شده و در آخر مراجعه به انبار جهت گردهم آوردن سيستم

ب: اول مشتري وارد سيستم شده فرم خريد كالا را دريافت مي نمايد اگر مشتري خاص نباشد و مانند عموم مردم باشد با توجه به نظرات شخصي و بدون پيشنهاد شركت سيستم خود را انتخاب نموده و پس از انتخاب سيستم به بخش فني ارسال مي شود تا از هر نظر تائيد شده و در آخر مراجعه به انبار جهت گرد هم آوردن سيستم .

توضيح فلوچارت انبار
مراحلي كه يك شركت براي وارد كردن كالا به انبار بايستي انجام دهد.
وقتي كالا به انبار وارد شد فرم آن را تكميل كرده و به كالاها برچسب هاي مخصوص شكرت زده تا از طريق اين برچسب ها كالا را طبقه بندي كرده تا در موقع پيدا كردن كالا با مشكل مواجه نشوند بعد از طبقه بندي كالاها را در جاي خود قرار داده و آن گاه از طريق فرم خريد كالا جنس تقاضا شده از طرف واحد فني را تحويل داده.

براي تحويل كالا مراحل زير را سپري مي كنند . پس از ارسال جنس به واحد فني براساس فاكتور بررسي مي شود كه اين كالا از گارانتي برخوردار است يا نه پس تخفيف كالا را با توجه به نوع مشتري كه خاص يا عام باشد بررسي مي كنيم در آخر نحوه چگونگي پرداخت و تحويل جنس به مشتري .

توضيح نمودار فيزيكي جريان داده براي كارمندان
در اين پرسه يكي از كارمندان امور مالي طبق فيش حقوقي ،‌حقوق كارمندان را پرداخت مي كند.

توضيح نمودار فيزيكي جريان داده براي نمايندگي غير ايراني :
شركت ها پس از اخذ نمايندگي فروش كالا، بعنوان نماينده ، كالا را با درصدي تخفيف خريداري مي كند، كه اين مورد درنحوه پرداخت در قرارداد نمايندگي تعين ميشود. پس ازخريد كالا طبق قرار داد امور مالي درصدتخفيف را منظور كرده و بازطبق قرارداد مبلغ را پرداخت مي نمايند.(چك يا سفته)
در صد تخفيف كه فروشنده كلي به نماينده مي دهد در واقع فاصله قيميت بين توزيع كننده كالاو مصرف كننده است و به عبارتي ديگر سود نماينده مي باشد.

توضيح نمودار فيزيكي جريان داده براي نمايندگي غير ايراني :
شركت ها پس از اخذ نمايندگي فروش كالا، بعنوان نماينده ، كالا را با درصدي تخفيف خريداري مي كند، كه اين مورد درنحوه پرداخت در قرارداد نمايندگي تعين ميشود. پس ازخريد كالا طبق قرار داد امور مالي درصدتخفيف را منظور كرده و بازطبق قرارداد مبلغ را پرداخت مي نمايند.(چك يا سفته)
در صد تخفيف كه فروشنده كلي به نماينده مي دهد در واقع فاصله قيميت بين توزيع كننده كالاو مصرف كننده است و به عبارتي ديگر سود نماينده مي باشد.