مراحل يك :‌تعريف سيستم :‌

۱-۱-اهداف و وظايف سازمان
از مهمترين وظايف سازمان خدمات در رابطه با امور تور گرداني ( داخلي و خارجي ) ،تورهاي خصوصي ، فروش بليط خطوط هوايي ( داخلي و خارجي ) فروش بليط زميني ( داخلي و خارجي ) را ميتوان نام برد. اين آژانس علاوه بر اين موارد فعاليتهاي ديگري هم دارد:‌
– برگزار كننده سفرهاي محلي و تفريحي ( اردوهاي دانشجويي و دانش آموزي ، سفرهاي نمايشگاهي ).
– برگزار كننده تورهاي سياحتي به كيش و قشم .

– بزگرار كننده سمينار به كنفرانس و تورهاي ويژه دانشجويي.
– تنظيم برنامه مسافرتي ، مسافران با حداقل هزينه .
– انجام رزرواسيون هتل در سراسر كشور .
– انجام رزرواسيون هتل در كشورهاي خارجي .
– اخذ ويزا از كشورهاي آسياي ميانه
۲-۱- نيروي انساني و ساختار

نيروي انساني فعال در اين آژانس به صورت زير هستند:
– مدير ( مديريت ) :‌نظارت بر كار پرسنل و برنامه ريزي وتصميم نهايي .
– مدير فني : جانشين مدير عامل و نرخ گيري بليطهاي خارجي ، ارائه بهترين مسير و نظارت بر كار پرسنل .
– حسابدار: كنترل و تصميم گيري در كليه امور مالي دفتر ( اعم از حسابهاي دريافتي و پرداختي و …).

– كارمند فروش بليط داخلي :‌رزرو و صدور كليه بليطهاي داخلي با سيستم رزويشن.
– كارمند فروش بليط خارجي : رزرو و صدور كليه بليطهاي خارجي .
– كارمند فروش تور داخلي و خارجي: پاسخ گويي و مشاوره با مسافر ( مراجعه
كننده ) جهت انجام تور داخلي و خارجي و گرفتن ويزا و رزو هتل.
– صندوقدار :‌دريافت و پرداخت وجوه نقدي .
– تحصيل وار: انجام امور بانكي و امور خارج از دفتر .
– آبدارچي :‌مسئول نظافت و پاكيزگي محيط آژانس .
ساختار اين سازمان بصورت سلسله مراتبي مي باشد.

۳-۱ تجهيزات و امكانات
تجهيزات و امكانات موجود در سازمان به صورت زير است :‌
– يك عدد كامپيوتر پنتيوم ۲۳۳ براي قسمت فروش بليط
– يك عدد كامپيوتر پنتيوم ۲۳۳ در اختيار قسمت حسابداري .

– يك عدد كامپيوتر پنتيوم II در اختيار قست بازاريابي اينترنتي .
– يك عدد چاپگر سوزني دراختيار قسمت حسابداري .
– داراي پنج خط تلفن جهت جوابگويي .
– يك ميني بوس براي تورهاي درون شهري .
– داراي برنامه حسابداري بر روي كامپيوتر .

نكته :‌ بازاريابي اينترنتي توسط مسئول مربوطه به اين صورت انجام ميشود كه ،‌توسط اينترنت و ايميل فرستادن به هتلهاي مختلف ( خارجي وداخلي )‌،‌موسسات مختلف جهت رزرو هتل و همچنين اردوها و تورهاي تفريحي و سياحتي و جهانگردي كه موسسات مختلف جهت كاركنان يا اعضاء در نظر مي گيرند تماس حاصل مي نمايند.

۴-۱- نياز و نظرات كاركنان
– طبق مصاحبه اي كه در تاريخ دوشنبه ۲۷/۹/۱۳۸۱ در محل آژانس با حضور كاركنان انجام شد،‌نظرات و نيازهاي ايشان بر اين اساس بود كه سيستمي كردن بخش تور به دليل آنكه كار سرعت مي يابد و ضريب اشتباهات كاهش يافته و از حجم كار از نظر نوشتن فرم ، بايگاني كردن اطلاعات قبلي و فعلي كاسته مي شود و سيستمي كردن اين قسمت عقيده و نظر مطلوبي است . كلاً نظرشان براين بود كه با به كاربردن تكنولوژي كامپيوتري انجام عمليات دقيقتر و منظم تر با حجم كمتري مي شود و از قبيل نيازها ،‌بيشتر عمليات نوشتاري و محاسباتي و تخمين سود را محاسبه و بدست آورد.

۵-۱ – نيازها و نظرات مدير
– طبق محاسبه اي كه در تاريخ چهارشنبه ۲۹/۹/۱۳۸۱ با مدير محترم آژانس محمد زاده انجام شد در مرحله اول هزينه براي ايشان مطرح بود كه خواستار كم بودن هزينه را داشتن و سيستمي كردن اين بخش را مفيد و موثر مي دانستند . نيازهاي و درخواستي كه مدير محترم آژانس از اين قسمت داشتند بحث گزارشات و آمار بود . گزارشات مطلوبي را براي مدير و حسابداري داشته باشد و همچنين گزارشاتي كه در باب آمار،‌يعني گزارش از عملكرد سيستم در ماه يا چند ماه اخير يا سال فراهم سازد.

۶-۱ – نيازها و نظرات مشتريان :‌
از لحاظ مشتريان اين بخش پيش نهاد خوب بود،‌زيرا ما نيز بر اين باوريم كه ضريب اشتباهات در اين صورت كاهش مي يابد و كار به راحتي و در كم ترين زمان ممكن انجام مي شود.

۷-۱ – جمع بندي نيازها ونظرات :
– طبق بررسي نيازها و نظرات داده شده براي اين سيستم ،‌نظرات و نيازها تقريبا مطلوب بوده و جاي تامل دارد . طبق صحبتي كه با مدير آژانس شد قرار بر اين شد كه ما تا مرحله اي پيش برويم و ايشان را بيشتر با اين منظور و هدف آشنا سازيم . البته نظر ايشان در اين مورد مثبت بود.

۸-۱ – شرح و تعريف سيستم :‌
سيستم تور گرداني با ارائه خدمات مسافرتي و جهانگردي در جهت بهينه سازي سيستم اقدام به كامپيوتري كردن سيستم كرده است .
تعريف :‌ارائه خدمات تورهاي خارجي و داخلي ،‌رزرو هتل ،‌خدمات ويژه.

مرحله دوم :‌
ارائه طرحهاي پيشنهادي
۱-۲- دريافت نظرات صاحبان تجربه :‌
طبق مصاحبه اي كه با جناب آقاي مهندس محمود شاكري در روز دو شنبه ، تاريخ جمعه ۱/۱۰/۱۳۸۱ داشته ايم، نظر ايشان بر اين بود كه قسمت تور گرداني را طوري برنامه ريزي كنيم كه به شبكه بزرگ اينترنت متصل باشد و قابليت انتقال اطلاعات را از طريق اينترنت را داشته باشد، و همچنين تمام فرمهاي ورودي قسمت تور گرداني را دارا باشد، تا مسافرين ( مراجعه كنندگان ) بدون مراجعه به آژانس از طريق اينترنت
( در هر كجايي كه هستند ،‌منزل يا محل كار ) فرم هاي مخصوص را پر نمايند. و در تورهاي مختلف ثبت نام كنند. .

۲-۲- بازديد از سيستمهاي ديگران :
طبق بازديدي كه در روز يك شنبه تاريخ ۳/۱۰/۱۳۸۱ درمحل آژانس ادبيان انجام شد،‌كه واقع در خيابان پاسداران ،‌جنب هتل جم ( تلفن : ۱۹۲-۸۵۹۸۱۹۱ ). به علت محدوديتي كه ما نسبت به بازديد از سيستم داشتيم ،‌اين سيستم از نظر گزارش گيري، گزارش معمولي و به صورت تصوير ( بر روي صفحه نمايش ارائه ميدهد .) و يك گزارش كلي كه ماهانه پرينت مي شود.

ورودي هاي اين سيستم تقريبا متناسب با فرم هاي ورودي كاغذي آژانس كه جهت ارائه خدمات تكميل مي شد ارائه مي دهد . اين سيستم فيزيك سيستم مستقل است و به شبكه اي متصل نيست و تنها توسط كاربر اطلاعات، ورود و خروج و مورد بازيابي قرار مي گيرد. سطوح ديگري از كاركنان آژانس به سيستم دسترسي ندارند . طبق بررسي وتحقيق انجام شده آژانس اديبيان تنها آژانسي است كه (‌تا كنون ) سيستم تور گرداني به صورت كامپيوتري ارائه كرده است .
۳-۲ – مطالعه مقالات و كتب :
مقالات و نوشته هايي در ضميمه آورده شده .
۴-۲- پيشنهاد طرحها و مقايسه امكانات :
۱-۴-۲- ارائه برنامه اي كه فقط كاربر به آن دسترسي داشته باشد . ( فقط توسط كامپيوتر قسمت تور) و در پايان ساعت كاري گزارشي از عملكرد روز را تهيه كندو گزارش ويژه مدير .
۲-۴-۲-ارائه برنامه اي با امكانات شبكه كه بتوان از طريق كامپيوترهاي ديگر به برنام دسترسي پيدا كرد. ( مثل كامپيوتر مدير كه بخواهد بدون مراجعه به قسمت تور از عملكرد آن اطلاع پيدا كند )‌و يا بخواهد اطلاعات شخصي را شخصاً وارد كند.

۳-۴-۲-ارائه برنامه اي با امكانات شبكه و اينترنت كه مراجعه كنندگان و مسافران از طريق اينترنت در هر جاي كه هستند‌، محل كارشان يا منزل و يا مسافرت ‌فرمهاي مخصوص تور را از طريق اينترنت پر كنند و بدون مراجعه به آژانس در تورهاي موجود ثبت نام كنند و ارائه گزارشات در پايان ساعت كاري و يا هر لحظه كه مايل باشند از مراجعين اينترنت و ارائه گزارشات ويژه مديريت .

۵-۲- برآورد زمان اجراي طرحها :‌
– زمان لازم براي اجراي طرح يك حدود يك ماه
– زمان لازم براي اجراي طرح دو حدود ۴۵ روز
– زمان لازم براي اجراي طرح در حدود ۹۰ روز
۶-۲- برآورد هزينه اجراي طرحها :‌
۱-۶-۲- تجهيزات لازم براي طرح

– احتياج به كامپيوتري با مشخصات زير داريم :
cpu pentium III 600 half
Fan intel
Main board GIGA 7ZX-E
H.D.D 30 g Qm
VGA TNT 16 Mb
Sound creative 128 k
RAM 128
F.D.D Teak

CD ROM ASUS 40X
Case ATX 300 wat
Maintor LG 15
Mouse netscroll – Gnius.
ريال ۰۰۰/۵۰۰/۴ هزينه
– هزينه برنامه طرح يك
ريا ل ۰۰۰/۵۰۰/۱
۲-۶-۲- تجهيزات لازم براي طرح دو
– همان مشخصات طرح يك +
LANcar conPEX 10-1000
ريال ۰۰۰/۸۰۰/۴ هزينه
– هزينه برنامه طرح دو
ريال ۰۰۰/۰۰۰/۲
۳-۶-۲- تجهيزات لازم برا

ي طرح سه :‌
-همان مشخصات طرح يك به تعقيرات
cpu pentium III 600 Full
RAM 256
Modem creative 128
Lomcard compex 10-100
Monitor LG 17
– هزينه برنامه طرح سه

ريال ۰۰۰/۰۰۰/۵
۷-۲- انتخاب طرح نهايي با تائيد كارفرما :
طبق نظري كه مديريت آژانس محمد زاده – داده اند قرار بر اين شد كه طرح شماره (۳) اجرا گردد، زيرا نظر ايشان اين طرح كارآيي بيشتري دارد و همچنين در بين آژانس هاي ديگر جاي بيشتري را به خود اختصاص مي دهد.