نامه

راجع به مفاهیم کلی نامه در آغاز گفتار نخست همین بخش توضیح کافی داده خواهدشد.

دستخط

اوقات در سازمان های دوالتي برای تسریح در انجام امور از مبادله یادداشت استفاده می شود. .یادداشتها به طور معمول با دست نوشته میشوددبیران و یا مستوفیان به رشته تحریر در می آمد و به وسیله مقام و یا شخصی مسئولی امضا می گردید.

در برخی از موارد برای دادن اهمیت و اعتبار بیشتر به موضوع، مطالب به وسیله  امضاکننده نوشته می شد، که عنوان دستخط به خود می گرفت (دستخط شاه به امیرکبیر). نامه در لغت به معنی نوشته، کاغذ نوشته شده، کتاب و همچنین ورقهای است که روی آن مطالبی خطاب به کسی نویسند؛ رقعه، مکتوب” و در عرف عام بیشتر در مراسلات و مکاتبات اعم از اداری و غیراداری استعمال می شود .

نامه در اصطلاح عبارت از مکاتباتی است که با هدف معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی و همچنین بین .سازمان ها به منظور برقراری ارتباط مبادله میگردد گرچه معنی و مفهوم نامه های اداری در تعریف فوق به نحوی ملحوظ گردیده است، اما بنا به ویژگیهای خاص آن می توان جداگانه آن را مورد بررسی قرارداد. از نامه های اداری تعاریف زیادی در دست است که با نگرشی کوتاه در آنها می توان نتیجه گرفت که: کلیه مکاتباتی که در داخل اداره یا خارج از آن، یا از سازمانی به سازمان دیگر درباره انجام کارهای اداری مبادله گردد، نامهٔ اداری نامیده میشود. با بیانی دیگر حتم فرحت جس کی سرسید :نامه اداری را می توان اینچنین تعریف کرد

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیلهٔ ارتباط در داخلی و خارج وزارتخانه، سازمان یا مؤسسه مورد استفاده قرار گیرد، در اصطلاح نامه .اداری نامیده می شود مشخصات نامه های اداری نامه های اداری دارای مشخصات ویژهای است که آن را از سایر نامه ها متمایز میسازد. ویژگیهایی که باعث مشخص شدن نامه های اداری می شوند عبارتند از: شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع و نام و عنوان امضاکنندهٔ نامه و سرانجام امضای نامه به وسیلهٔ شخص صلاحیت دار. فقدان هر یک از این موارد باعث میشود، نامه از جنبهٔ اداری خود خارج گردد.