روش های تفسیر “زبان”

به روش های مختلف می توان زبان را تفسیر کرد. بدیهی است نمایه سازی که زبان روسی نمیداند به دشواری میتواند مقالات روسی را به خوبی نمایه سازی کند مگر آنکه چکیده ای مبسوط، به زبان نمایه ساز، با مقاله همراه باشد. نکتهٔ دیگر وضوح زبان نویسنده است. برخی از نویسندگان، اندیشه یا یافته های خود را شفاف تر از دیگران بیان می کنند و برای نمایه ساز مشکلات کمتری فرآهم می آورند. عاقبت، برخی از عوامل بازنمودی بر میزان سادگي فهم نمایه ساز از محتوای موضوعی مدرک تاثیر می گذارند: آیا عنوان دقیق است یا گمراه کننده، آیا چکیده یا خلاصه ای وجود دارد، و آیا عنوان و چکیده، محتوای مدرک را به طور کامل منعکس می کنند یا خیر؟

مسائل مربوط به واژگان را نیز می توان به عنوان عوامل تاثیرگذار بر کیفیت نمایه سازی درنظر گرفت. هرچه واژگان خاص تر باشد، بهتر می تواند جزئیات معنایی را بیان کند؛ و هرچه جزئیات معنایی بهتر بیان شود، تمیز بین اصطلاحات بسیار مرتبط و استفاده متجانس تر از آن اصطلاحات دشوارتر می شود. افزودن عناصر نحوی، مثل تقسیمات فرعی یا نشانگرهای وظیفه، جزء نگری را افزایش می دهد و ممکن است وظیفهٔ نمایه سازی را نیز پیچیده تر کند.

ترجمه و استفاده صحیح از اصطلاحاتی که مبهم یا نادقیق هستند (یعنی از متن یا یادداشت دامنهٔ مناسبی برخوردار نیستند) دشوار است؛ واژگان باید از ساختار کاملی برخوردار باشد (مثل استفاده از اصطلاحات اعم”، اخص “و وابسته در اصطلاحنامه ها) تا بتواند نمایه ساز را به اصطلاحی راهنمایی کند که به بهترین وجه یک موضوع خاص را بازنمایی کرده است. اندازه و کیفیت واژگان مدخل و همچنین دستیابی به انواع راهنماهای مرتبط، مثل فرهنگها و واژهنامه های فنی، نیز بااهمیت خواهد بود.

عوامل دیگری که ممکن است بر کیفیت نمایه سازی تاثیرگذار باشند به فرآیند نمایه سازی مربوط می شوند. برخی از انواع نمایه سازی ها مثل، استخراج کلمات یا عبارات از متن، به تمرکز، تلاش فکری یا تجربهٔ زیادی نیاز ندارند، درحالی که برخی از انواع دیگر نمایه سازی ها، به ویژه ان هایی که (از طریق وضع قواعد یا شاخص های ارتباطی) به ایجاد یک ارتباط مفهومی دقیق نیاز دارند، بسیار دشوار هستند. به طور کلی، فرد انتظار دارد که نمایه سازان در هنگام وضع قواعد و دستورالعمل های دقیق، به نسبت نمایه سازی آزاد، بهترعمل کنند. بهره وری مورد نیاز، از دیگر عوامل مهم  به شمار می آید. اگر هر روز باید تعداد مدارکی معینی نمایه سازی شوند، نمایه ساز ممکن است زیر فشار قرار گیرد. این مسئله باعث بروز خطاهای ناشی از بی دقتی می شود، به ویژه اگر سازمان انتظار داشته باشد که تعداد روزانهٔ مدارک نمایه شده باید هر چه بیشتر باشد. نمایه سازی جامع به نسبت نمایه سازی گزیده، به زمان بیشتری نیاز دارد.

در نهایت، نمایه سازی به تمرکز نیاز دارد و به نظر میرسد که شرایط محیطی نامساعد بر صخت این وظیفه فکری تاثیری منفی داشته باشد.

روش دیگر برای بررسي عوامل مؤثر بر کیفیت نمایه سازی، توجه به درجهٔ دشواری است که نمایه سازان با آن روبرو می شوند. الیور و دیگران (۱۹۶۶) در یک تحقیق و از طریق مصاحبه با ۶۱ نمایه ساز دریافتند که تصمیم گیری دربارهٔ چگونگی توصیفی بهتر یک مدرک” مشکلی است که اغلب نمایه سازان به آن اشاره کرده بودند. متاسفانه، این مشکل کلی و همه گیر است و راه حل ساده ای ندارد. فهم مواد جدید یا ناآشنا و فقدان اصطلاحات مناسب در واژگان کنترل شده ، از دیگر مشکلاتی بود که به آنها اشاره شده بود. چو و آبرین (۱۹۹۳) با همکاری بیش از صد نمایه ساز مبتدی (دانشجو)، مرحله تحلیل مفهومی در نمایه سازی را مورد بررسی قرار دادند، اما آنها در تحقیق خود فقط از سه مقاله کوتاه استفاده کردند طوریکه  از نتیجهٔ بررسی آنها نمی توان به هیچ پاسخ قاطعی دست یافت.