با استخراج بخش هایی از متن – شاید از بخش های خلاصه یا نتیجه  می توان چکیده بسیار خوبی را تهیه کرد. البته، همیشه مدارکی وجود دارند که برای آنها باید چکیده هایی اصلی تهیه کرد زیرا هیچ چکیده خوبی وجود ندارد، استخراج کافی نیست یا فقط بعضی از بخش های مدرک مورد توجه سازمان است که باید بر انها تاکید شود.

چکیده هایی که برای استفاده داخلی تهیه شده اند را به روش های مختلف می توان اشاعه داد. بدیهی است که تکثیر خبرنامه در یک توالی منظم، می تواند یکی از روش ها باشد. از آنجا که این روش اشاعه می تواند ابزاری اطلاعاتی باشد که برای شرکت بسیار با اهمیت است، باید – در صورت امکان – به صورت هفتگی منتشر شود. برای تسهیل بازیابی، باید چکیده ها را در بخش هایی ارائه کرد که در شماره های مختلف، این بخش ها یکسان باقی میمانند. خبرنامه باید یک فهرست مندرجات تحلیلی داشته باشد تا مطالب بخش های اصلی و فرعی را ارائه دهد. خبرنام های از این نوع باید بین ۸۰ تا ۱۵۰ چکیده را در بر داشته باشد. باید به هر چکیده یک شماره واحد برای شناسایی و سفارش اختصاص داد. در خبرنامه باید فرمی را قرار داد تا دریافت کننده بتواند مدارک چکیده شده را سفارش دهد.

خبرنامهٔ چکیده ها باید براساس یک فهرست توزیع پخش شوند. ممکن است برای بعضی از افراد مهم در سازمان، مرکز اطلاع رسانی یک گام جلوتر رفته و برای جلب توجه آنها به مدارکی که ممکن است مورد توجه خاصی دریافت کننده باشد، یادداشتی را بر روی خبرنامه قرار دهد. قالب استاندارد برای نوشتن یادداشت عبارت است از: “اگر فقط میخواهید به تعدادی از مدارک نگاه کنید، احتمالاً موارد زیر موردعلاقهٔ شما خواهند بود.

البته، یکی از روش های جایگزین خبرنامه، توزیع چکیده ها به صورت جداگانه است. این کار مستلزم آن است که انتشاراتی ها تصویر روشن و جامعی از علایق افراد داشته باشند طوری که هر فرد فقط مدارکی را دریافت کند که با علایق او مرتبط است یا از برنامه ای رایانه ای برای تطبیقی ویژگی های چکیده با پروندهٔ علاقمندی افراد استفاده شود.

توزیع چکیده های جداگانه پیشنهاد نمی شود. این کار مستلزم کار زیاد در بخشی از مرکز اطلاع رسانی است و نیز از تورق افراد در چکیده ها جلوگیری میکند. خبرنامهای که به خوبی سازمان یافته باشد کارامدترین ابزار اشاعه است. برجسته کردن مدارک انتخابی در چکیده برای جلوگیری از اتلاف وقت افراو مهم، جایگزین مناسبی برای اشاعهٔ چکیده های مجزاخواهد بود.

البته برای تولید یک خبرنامه داخلی، مرکز اطلاع رسانی باید یک پایگاه اطلاعاتی ایجاد کند. بعلاوه، تنها یک پایگاه اطلاعاتی است که برای سازمان اهمیت زیادی دارد. این پایگاه اطلاعاتی باید به صورت درون خطی و در سطح شرکت در دسترس قرار داشته باشد به صورتی که بتوان در آن جستجو نمود. همان افرادی که چکیده نویسی کرده اند می توانند مدرک را نمایه سازی نمایند، میتوان متن چکیده ها را قابل جستجو ارائه داد یا در یک نظام بازیابی می توان از ترکیب اصطلاحات نمایه ای و استخراج متن استفاده کرد.

البته، میتوان از اینترانت از سازمان برای اشاعه الکترونیکی چکیده ها به افراد استفاده کرد و / یا کلی خبرنامه را به صورت درون خطی در اختیار آنان قرار داد.

گرایش موضوعی

 در جایی که یک چکیده نامه برای استفادهٔ یک گروه از افراد با علایق کاملاً مشخص و خاص تهیه می شود (این گفته دربارهٔ یک خبرنامه داخلی نیز صحیح است)، بدیهی است که هر یک از چکیده های آن باید براساس علایق دقیق آن گرو و خاص تدوین شود. این مسئله در طرح تحلیل مفهومی بخش مند مورد بررسی قراگرفت (لنکستر، ۱۹۶۵)، برای استفاده بیشتر از این تحلیل در گروه متنوعی از خدمات اطلاعاتی ردیف دوم، پیشنهاد میشود تا به آنها واحدهای موضوعی ” اضافه شود. یک محتوای تحلیلی باید از یک چکیدهٔ پایه ” به اضافهٔ پاراگراف های اضافه ای که هریک از آنها متناسب با نیاز گروهی خاص تهیه شده اند تشکیل شده باشد. ضمیمه ۲ این روش را به نمایش می گذارد: چکیده اصلی دربارهٔ اثرات آتش است و پاراگراف هایی دربارهٔ علایق فیزیولوژی و پزشکی، صنایع پلاستیک سازی، صنعت کائوچو،لباس های ایمنی و صنایع دستی به آن اضافه شده است.