البته، نمایه سازی انسانی فرآیندی ذهنی است و ممکن است نمایه سازان همواره در اختصاص موضوعی که باید به مدرک اختصاص یابد کوتاهی کنند، موضوعی را با بهترین اصطلاح توصیف نمایند یا بعضی از رابطه ها که موردعلاقهٔ بالقوه بهره گیران است را روشن شکل ۱۰۳. مقایسه بین چکیده و نمایه سازی با استفاده از یک واژگان کنترل شده نمایند. کامل بودن و اطلاعات اضافی متن از این مشکل جلوگیری میکند. هورتی (۱۹۶۲)،پیشگام واقعی در جستجوی تمام متن، در بیش از سی سال پیش به این مسئله پی برده بود:

وقتی که از متن کامل مدارک به عنوان مبنای سیستم بازیابی استفاده می شود، دیگر یک درخواست را به همان روشی که در مدارک نمایه سازی شده است به سیستم وارد نخواهیم کرد. یک نمایه ساز تقریباً نمیداند که آیا بخش بندی قانونی بر موضوعاتی معین اعمال شده است با در آینده اعمال خواهد شد. تحقیق محکم میکنند که محقق همچنان چشم انتظاړ رابطه ای بدیع در بین مجموعه ای از موضوعات باشد؛ رابطه ای که ممکن است نمایه ساز آن را پیش بینی نکرده باشد. با بسط کامل یک نمایه و رفتن به سوی متن اصلی در هر جستجو، می توان به چنین رابطهٔ بدیعی دست یافت.

از سوی دیگر، وقتی متون مدارکی بسیار زیادی گردهم می آیند تا یک پایگاه عظیم را شکل دهند، افزونگی زیاد مشکلات افزون تری را ایجاد خواهد کرد. روش های مختلفی برای بیان یک موضوع در قالب تمام متن وجود دارد اما در بعضی موارد موضوع به طور تلویحی، و نه با صراحت، ارائه میشود (اکونور، ۱۹۶۵). این مسئله دستیابی به جامعیت بالا را دشوار میسازد. یک واژگان کنترل شده، از اختلافات واژگانی خواهد کاست. بعلاوه، پیوند معنايي اصطلاحات به بهره گیر کمک خواهد کرد تا همهٔ اصطلاحاتی که برای دستیابی به یک جستجوی کامل مورد نیاز هستند را شناسایی کند.

تازگی ” عامل دیگری است که باید به آن توجه داشت. اصطلاحات جدید، مدتها پیش از آنکه در واژگان کنترل شده ظاهر شوند، در عناوین یا چکیده های مدارک مورد استفاده قرار خواهند گرفت. بنابراین، از نظر موضوعات جدید، زبان طبیعی بر متون نوشتاری تفوق دارد. دراینجا، به دلیل اینکه واژگان کنترل شده امکان جستجوهای خاصی را فراآهم نمی آورد، نسبت بهتری از مانعیت حاصل خواهد آمد. احتمالاً نسبت جامعیت نیز بهتر خواهد بود زیرا نیازی نیست که کاوشگر حدس بزند از چه اصطلاحی استفاده کند. سرانجام آنکه به نظر می رسد متخصصین اطلاع رسانی به استفاده از واژگان کنترل شده علاقه دارند؛ متخصصین اطلاع رسانی میتوانند سیاستگذاری ها و مقاوله نامه هایی که در پس واژگان کنترل شده وجود دارد را کاملاً بشناسند و با آنها آشنا شوند، در صورتی که زبان طبیعی ممکن است مورد توجه بهره گیرانی با تخصص موضوعی قرار داشته باشد. دشاتلت” (۱۹۸۶) نویسندهای است که بر اهمیت ایجاد یک زبان کنترل شده- زبانی که تا حد ممکن به زبان طبیعي یک حوزه موضوعی نزدیک است – تاکید دارد.