سپس با انجام جمع بندی تصمیمات اتخاذ شده نیز مشخص و براساس اولویت تنظیم می شود و به این ترتیب صورت جلسه آماده میگردد. دبیر در آخر جلسه نوشته های خود را برای حاضرین قرائت می نماید و صورتجلسه را پس از انعکاس نظرات اصلاحی آنان در همان جمع به امضا می رساند. سپس در همان هنگام نسبت به تکثیر صورت جلسه اقدام و به هر یک از شرکت کنندگان تصویری ارائه میدهد. در موردی که نسخه امضا شده قابلیت شی و ارائه نباشد، ترتیب تایپ آن را می دهد و ذیل کلیه نسخ را به عنوان دبیر جلسه امضا می نماید. قدر مسلم قبل از امضا توضیح می دهد که نسخه اصلی و امضا شده در کجا نگهداری و بایگانی گردیده چنانچه ایجاب نماید که نسخ تایپ شده به وسیله شرکت کنندگان امضا گردد، نسخ مزبور با تصویر صورت جلسه امضا شده برای اعضا ارسال می گردد. در این صورت شرکت کننده ملزم به امضا بوده و چنانچه نظر دیگری داشته باشد، باید با خط خود به صورت جلسه اضافه نماید. در اینجا دو نمونه فرم صورت جلسه ارائه می شود. فرم ۱ – ۷ برای تنظیم صورت جلسه های کلی و مختصر و فرم ۲-۷ ویژه تدوین صورت جلسه های مفصل تر اختصاص داده شده است.

سهولت در امر مطالعه ابتدا نام بیان کننده نوشته شده و سپسں بعد از خط فاصله، خلاصه و .یا چکیده مطالب ایشان قید میگردد

 تصمیمات متخذه

را در این قسمت چکیده تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت و به تفکیک زیر هم نوشته میشود. در صورتی که دبیر جلسه لازم بداند میتواند برای هر مورد شماره ردیف که از یک شروع می شود، اختصاص دهد.

در این قسمت زمان، مکان و دستور جلسه بعدی – در صورتی که نیاز به جلسه بعدی امضاشرکت کنندگان در جلسه ذیل تنظیم صورتجلسه را امضا مینمایند (قدر مسلم نخست نام و نام خانوادگی خود را به طور خوانا مرقوم داشته و در کنار آن امضا خواهند نمود).

اشارہ  

– در مورد صورت جلسه های مفصل میتوان از فرم شماره ۱۵ با صفحات اضافی استفاده نمود.