نامه به یک شخص حقیقی:

نامه به یک شخصی حقیقی خارج از سازمان نوشته می شود.این نوع مکاتبات به طور معمول عبارتند از ابلاغ نامه ، احضارنامه”، اخطار”، یا پاسخ به تقاضای شخص مزبور که در هر صورت با رعایت ضوابط تهیه و ارسال می شود.

نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی: در برخی موارد ایجاب می نماید که سازمانهای دولتی با بخش خصوصی مکاتبه نمایند. در این گونه موارد به طور معمول نامه مستقیم به بالاترین مقام سازمانی بخش خصوصی یعنی به مدیرعامل نوشته می شود. بعضی مدیران عامل از شهرت ویژهای در اجتماع برخوردارند. بنابراین عنوان گیرنده نامه، نام و نام خانوادگی مدیر عامل و سپس نام مؤسسه یا شرکت تحت سرپرستی او نوشته میشود. امضای نامه با توجه به موقعیت اجتماعی فرد مزبور به وسیله مسئولان رده های مختلف انجام می شود. 

قسمت دوم: ضوابط مورد عمل در تنظیم عنوان نامه برای تهیه نامههای اداری در سطح ادارات کلی، دفاتر، مدیریت ها، قسمت ها، ادارات و – مصر سایر واحدهای مشابه و همتراز آنها ضابطه هایی در نظر گرفته شدهاند که رعایت آنها علاوه بر تأثیر در رسایی زبان اداری، نگارنده را در تنظیم صحیح نامه یاری می دهد که در اینجا از نظر سهولت در امر مطالعه به تفکیک به شرح آن می پردازیم ۔ ۱- ضوابط مربوط به عنوان گیرنده (به) و فرستنده (از) در نامههای داخلی نامه در داخل یک وزارتخانه یا مؤسسه از طرف یک واحد سازمان به عنوان یکی ازواحدهای داخلی دیگر نوشته میشود. در این حالت، عنوان گیرنده و فرستنده به ترتیب – زیر است:

در مقابل کلمه «به» عنوان واحد سازمان مورد نظر (گیرنده نامه) نوشته می شود.

در مقابل کلمه «از» عنوان واحد سازمانی فرستنده نامه ذکر میگردد مثال به: اداره کل کارگزینی از: اداره کل نظارت و پی گیری نامه از واحد بالاتر به واحد پایین تر: به طور معمول مقامات بالاتر برای واحدهای تحت را سرپرستی خود نامه مستقل نمی دهند، بلکه در حاشیه نامه های وارده، دستورهای لازم صادر می کنند. یا ممکن است در برخی از موارد که جنبه عمومیت داشته باشد، به صدور بخشنامه اقدام کنند که در این صورت از علامت اختصاری «به» و «از» استفاده نمی شود و تنها به ذکر عنوان سازمانی واحد مورد نظر به عنوان گیرنده اکتفا میشود.