ارزیابی یک پایگاه اطلاعاتی در قالب چاپی موردنظر بوده است. فرآیندها نباید با آنچه در قالب الکترونیکی وجود دارند – و به صورت درون خطی یا دیسک نوری در دسترس قرار دارند – تفاوت چشم گیری داشته باشد. البته، وارد کردن نام صدها نویسنده برای تعیین دامنهٔ پوششی یک منبع درون خطی ملالآور است. راه حل این مشکل آن است که ابتدا یک جستجوی عام (به هرحال برای تعیین قابلیت بازیابی نیز ضروری است) انجام گیرد و سپس از طریق نام نویسنده، جستجوهای تکمیلی انجام شود. با استفاده از مثالی مشابه، فرد می تواند از پایگاه اطلاعاتی INSPEC یک نمونه از مدارک که زیر موضوع ابررساناها” یا ابررسانه ای وجود دارند را استخراج و از طریق آن دامنهٔ پوششی این موضوع در پایگاه اطلاعاتی Compendex را ارزیابی کند. گام نخست، جستجوی اصطلاح ابررسانا در پایگاه  Compendex است تا ببینیم چه تعداد مدارکی نمونه بازیابی می شود. گام بعدی، انجام جستجو بر اساس نام نویسنده است تاتایین کنیم آیا مدارک دیگری در پایگاه Compendex وجود دارند یا خیر و اگر وجود دارند، باید روش نمایه شدن آنها را بررسی کنیم.

برای استخراج یک نمونه از مدارک از یک پایگاه اطلاعاتی و استفاده از آنها برای ارزیابی دامنهٔ پوششی نویسنده، یک مشکل احتمالی وجود دارد. در بعضی موارد یک پایگاه اطلاعاتی چاپی، مدارک را فقط در زیر اصطلاحی که با اهمیت تر به نظر میرسد نمایه می کند. مثلاً مدارکی که زیر اصطلاح ویروس سرطان خون گربه سانان وجود دارند فقط مدارکی هستند که دقیقاً با موضوع یادشده، سرور کار دارند، نه مدارکی که درباره این موضوع به طور جنبی بحث کرده اند. بنابراین، در هنگام استفاده از یک نمونه از مدارک که از ایندکس مادیکوس استخراج شده و برای ارزیابی پایگاه دیگری مورد استفاده قرار میگیرد، باید توجه داشته باشیم که برآورو دامنهٔ پوششی این پایگاه فقط به دامنهٔ پوششی مجلات اصلی محدود است که این موضوع را مورد بحث قرار دادهاند نه همهٔ مجلات.

اگر از پایگاه اطلاعاتی مدلاین (جایگزین الکترونیکی ایندکس مدیکوس) یک نمونه استخراج کنیم، این مشکل روی نخواهد داد چراکه در آنجا ممکن است اصطلاح نمایه ای ویروس سرطان خون گربه سانان برای اشاره به این موضوع – هم در زمانی که به صورت جنبی درباره آن صحبت شده و هم در زمانی که این موضوع محتوای اصلی مدرک را تشکیل داده است – مورد استفاده قرار گرفته باشد. در بعضی از نمایه های چاپی نیز بین اصطلاحات اصلی و فرعی تفاوتی قایل نشده اند. مثلاً می توان از یکی از نمایه های “اکسرپتا مدیکا یک نمونهٔ موضوعی استخراج کرد و مطمئن بود که این نمونه انتخابی، مدارکی که دربارهٔ موضوع کمتر بحث کردهاند را نیز دربر دارد.

بدیهی است که در استخراج نمونه ها از یک خدمات نمایه سازی / چکیده نویسی برای ارزیابی نویسنده، فرد باید به تاریخ انتشار نیز توجه کند. مثلاً باید از “اکسرپتا مدیکا مدارک نمونه ای را استخراج کرد که مربوط به سال ۱۹۹۷ باشند. اگر از این نمونه برای ارزیابی دامنهٔ پوششی ایندکس مدیکوس استفاده شود، احتمالاً باید ابتدا نمایه نویسنده مربوط به سال ۱۹۷۷ را جستجو کنیم. باید مدارکی که از طریق این نمایه بازیابی نشده اند را با نمایه نویسنده مربوط به سال ۱۹۸۸ (و حتی سال های بعد) یا ۱۹۹۶ (و در بعضی موارد سال های قبل مقایسه کنیم، چراکه کتابخانه ملی پزشکی ضرورتاً مدارک را همزمان با استفاده آنها در اکسرپتا مدیکا مورد استفاده قرار نمی دهد. البته، برای انجام این کار فرد باید ایده به موقع بودن دو ابزار را نیز موردتوجه قرار دهد. در ادامه این فصل درباره این موضوع بحث خواهد شد. منبع دیگری وجود دارد که می توان برای برآور و دامنهٔ پوششی یک پایگاه اطلاعاتی مورد استفاده قرار داد:

ارجاعات کتاب شناختی که در مقالات مجلات ظاهر می شوند. برای بازگشت به مثال قبلی، فرض کنید که ما میتوانیم تعدادی از مقالات تازه انتشار یافته دربارهٔ سرطان خون گربه سانان که در مجلات دانشگاهی ارائه شده اند را شناسایی کنیم. میتوان از ارجاعات کتاب شناختی، که در این مقالات مورد استناد قرار گرفته اند، یک کتاب شناسی تهیه کرد و آن را برای برآورد دامنهٔ پوششی ایندکس مدیکوس یا یکی از نمایه های اکسترپتا مدیکا مورد استفاده قرار داد.