یک پایگاه اطلاعاتی – با هزاران مدرک – که به روش جامع نمایه سازی شده اند، مانند مثال شکل ۳، احتمالاً جامعیت بیشتری را به نسبت پایگاهی ارائه می دهد که در آن فقط میتوان ازطریق عنوان جستجو کرد. متقابلاً پایگاهی که از چکیده های طولانی تشکیل شده است احتمالاً جامعیت بیشتری را به نسبت پایگاهی فرآهم میآورد که براساس نمایه سازی گزیده یا حتی نمایه سازی جامع شکل گرفته است. این مباحث، به خودی خود، ربطی به مقایسهٔ بین زبان طبیعی و واژگان کنترل شده ندارند، بلکه فقط به طول رکورو قابل جستجو ربط می یابند.

متاسفانه به هنگام مقایسهٔ بین بازیابی براساسی متن آزاد و بازایابی براساس نمایه سازی، بسیاری از محققین در کنترل طول رکورد کوتاهی کرده اند. این نکته که نمایه سازی جامع، به نسبت عنوان، جامعیت بیشتری را ارائه میدهد مسئله شگفت آوری نیست و نمی تواند برتري نمایه سازی انسانی بر متن آزاد را اثبات کند. این نکته که یک چکیده طولانی، به نسبت نمایه سازی گزیده، جامعیت بیشتری را ارائه می دهد نیز مسئله شگفت آوری نیست و نمی تواند برقري متن آزاد بر نمایه سازی انسانی را اثبات کند.

با این وجود، چکیده ها و متن کامل یک مدرک به نسبت مجموعه ای از توصیفگرها که نمایه سازان انسانی به مدارک اختصاص داده اند، اغلب نقاط دسترسی بیشتری را فرآهم میآورند. در این صورت، آیا باید چنین پنداشت که پایگاه های متن آزاد به نسبت پایگاه های نمایه ای، عموماً جامعیت بیشتری را فرآهم میآورند.

عامل مهم دیگری که بر کارایی یک نظام بازیابی تاثیرگذار است، عاملی است که از طریق آن می توان محتوای موضوعی یک مدرک را توصیف کرد. اصطلاحاتی که از اصطلاح نامهٔ UNBIS به مدرک شکل ۳ اختصاص داده شده اند، در توصیف جنبه هایrمحتوای موضوعی آن مدرک کاملاً خاص عمل کرده اند. باوجود این، متن آزاد جزء نگری بیشتری فرآهم می آورد چراکه اجازه می دهد تا براساس نام های رهبران خاورمیانه نیز جستجو انجام گیرد، درحالی که نمایه سازی، فقط جستجو در سطح اصطلاح رهبران سیاسی را فرآهم می آورد. هر چه نقاط دسترسی بیشتری برای بازیابی فرآهم آید، احتسال جامعیت افزایش مییابد اما اگر نقاط بازیابی کمتری تهیه شود، احتمال مانعیت افزایش خواهد یافت. یکی از دلایل این مسئله آن است که هرچه تعداد نقاط بازیابی بیشتر باشد، احتمال اینکه بعضی از اصطلاحات جنبه های فرعی تر یک مدرک را توصیف کنند بیشتر می شود. در نتیجه، ممکن است یک درخواست کننده، در جستجویی دربارهٔ آفریقا، به مدرک شکل ۳ دست یابد. این نتیجه برای او فایده ای ندارد زیرا این مدرک بسیار جزئی و به طور غیرمستقیم با موضوع آفریقا سروکار دارد.