عناصر شش گانه مزبور» نویسنده و تهیه کننده نامه را در نوشتن، انشاء، انتخاب واژه ها و واژهگزینی یاری می دهد و در حقیقت اشراف او را بر موضوع رقم زده و از جمیع جهات و حتی آثار نوشته مطلع می شود. آنگاه تصمیم می گیرد که بنویسید؟ و یا ننویسد؟ وبدیهی است حاصل کار نویسنده آگاه و مطلع، معتبر و در خور توجه خواهد بود. به این آنگاه که لزوم نوشتن نامه محرز گردید، مهمترین مرحله نگارش نامه، یعنی تهیه و تنظیم پیش نویس می گردد. تهیه پیش نویسی، پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش تهیه پیش نویسی به فراهم آوردن مقدماتی نیاز دارد که برای سهولت در امر مطالعه، چگونه؟: عنصر چگونه؟- نویسنده را در مورد نوشتن و چگونگی ارائه آن یاری می دهد.

– از چه وسیله ای برای نوشتن استفاده شود؟ دست نوشت، ماشین شده و یا موضوع را در دو قسمت، آماده سازی مقدمات و تدوین نامه مورد : رسی قرار میدهیم.

– از کجا باید شروع کرد و در کجا به پایان رساند؟ مصر نوشته جگ نه باید باشد؟ چگونگی انشاء و بیان مطالب.

چگونه به مخاطب ارائه شود؟ چگونه برای او ارسال گردد؟…

بالاخره چگونه بنویسد؟

ترتیب نوشته ارائه شده علاوه بر مطلوب بودن؛ باعث اعتبار نویسنده نیز خواهد شد.

 نگارش

آغاز آن از ابتدا تا پایان کار است.

مقدمات لازم برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و یا تنظیم فهرست مطالبی استکه باید ملاکث عمل قرار گیرند – تعیین منابع و تحصیل و فراهم کردن آنها: برای تهیه یک نامه خوب و مؤثر که مطالب و محتوای آن مستند و متکی بر اصول منطق باشد، به طور معمول نویسنده نامه پیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری میجوید. ولی در بیشتر موارد ناگزیر است که به منابع مختلف، به ویژه پرونده امر برای تحصیل اطلاعات مراجعه نماید. استفاده از این منابع نه تنها به عنوان یک وظیفه اصلی محسوب می شود، بلکه معرف منطق و علاقه و تخصص نگارنده نامه نیز هست.