منابعی که میتوانند به نحوی مورد استفاده نویسنده نامه قرار گیرند، عبارتند از:
انین، آییننامه ها، د – العمل ها، بهبخشر نامه ها، کتب ونشریات – از هوایان: این اور بعد مهم، صب و سری است . ب – پروندهها، سوابق و مکاتبات قبلی = مشاوره و گفت و گو با افراد مطلع و عنداللزوم کشیب خط مشی از مقام مافوق بدیهی است بعد از تحصیل اطلاعات لازم از طریق مطالعه منابع پیش گفته، نگارنده آشنایی کافی در ارتباط با موضوع را به دست می آورد. هر چه اطلاعات – – شده دقیقی تر بیشتر باشد، تدوین نامه ساده تر خواهد بود. قدر مسلم نامه ای که متکی بر اطلاعات کافی و صحیح تهیه و تنظیم شده باشد، از تأثیر مثبتی برخوردار خواهد بود.
تنظیم فهرست مطالب: این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در .حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار، در این مرحله اماده می شود صبر بیشکك به هنگام نوشتن، اندیشههای فراوان پیرامون موضوع از ذهن نگارنده عبور می کنند. این افکار پراکنده و اغلب مفید و لازم به همان سرعت که به ذهن می آیند با همان – شتاب هم از آن دور می شوند. نظر به اینکه افکار و ایدهها و اطلاعات تحصیل شده قسمتی
از مایه اصلی کار خواهد بود، مصلحت نیست که به آسانی از دست برود. پس بهتر است که تمام مطالب از ذهن گذشته به طریقی مهار و نگهداری شود. بهترین روش برای جلوگیری خروج افکار از حیطه فکری، یادداشت آنها روی کاغذ است. در اینجا توصیه می شود که تا حد امکان کلیه مطالب ولو به ظاهر کم اهمیت “
یادداشت شوند. هر قدر این یادداشت ها بیشتر باشد، حاصل کار مطلوب تر و انجام آن
.آسان تر خواهد بود
مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار داده و براساس اهمیت تنظیممی کنیم. ممکن است مطالبی را از آن حذف کرده و یا موارد دیگری به آن بیفزاییم. “