نامه ها، به طور معمول نمونه نامه هایی هستند که از طرف واحدهای سازمانی برای کارمندان احوال شخصیه و یا اعتراض به احکام صادره از طرف دادگاه های اداری و یا توبیخ نامه ها مبادرت به ارسال نامه به یک واحد سازمانی نموده باشد. در این صورت نویسنده نامه انتظار دارد که پاسخ آن را نیز دریافت دارد
 نامه های خارجی
نامه های خارجی به مکاتباتی اطلاقی می گردد که خارج از سازمان انجام می شود

اهم آنها براساس مخاطب نامه عبارتند از:
نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارتخانه نامه به یک وزارتخانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن .
– نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی .توضیح مختصری درباره هر یک از موارد گفته شده داده می شود نامه به یکت واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارتخانه: نامه در ارتباط با وظایف واحدی مشخص و معین در یک وزارتخانه و یا سازمان است. برای مثال ادارات کارگزینی و یا تشکیلات وزارتخانه و سازمانهای دولتی مشمول قانون استخدام برای تأیید پستهای سازمانی و یا استخدام جدید با واحدهای ذیربط در سازمان امور اداری و استخدامی کشور به طور مستقیم مکاتبه می نمایند. یا واحدهای مالی سازمانها که با اداره کلی نظارت بر اجرای بودجه و یا اداره کل اموال دولتی وزارت امور اقتصادی و دارایی ناگزیر به انجام مکاتبه هستند. در این حالت سطح سازمانی و درجه واحد مخاطب نامه مشخص است و بنابراین با توجه به مرتبه واحد مزبور، نامه تهیه و امضا می شود. این گونه نامهها مستقیم به دبیرخانه ذیربط ارسال می گردد. قدر مسلم پاسخ نیز با امضای مسئول واحد مربوطه و از
نامه به یک وزارتخانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن:

نامه باید در ارتباط با وظایف سازمان و یا وزارتخانه مبادله گردد. چنانچه تهیه کننده نامه اطلاعی از تشکیلات داخلی و یا نحوه تقسیم وظایف در سازمان مخاطب نداشته باشد، نامه را باید با عنوان کلی سازمان بنویسد. در این حالت به هنگام تهیه نامه ضمن رعایت انشای خاص، باید ضوابط مربوط به امضای نامه نیز رعایت شود. اینگونه نامه ها به طور معمول به دبیرخانه کل و یا دبیرخانه مادر تحویل می شود. دبیرخانه مزبور نیز نامه را به دبیرخانه واحد مربوطه ارجاع می کند. . پاسخ نامه های مزبور ممکن است با امضای مسئول ذیربط تهیه و ارسال شود که در این صورت، نامه از طریق دبیرخانه واحد مربوطه او سال می شود و یا اینکه می باید با امضا و ارسال به دبیرخانه کل فرستاده شود.