در این فصل اهمیت و نقش مکاتبات اداری از دیدگاه آثار و بازتاب ان مورد بررسی قرار گرفته درباره اثرات مالی، حقوقی، مستندسازی، راهنمایی آیندگان در ادامه جریان کارها، تاریخ و قضاوتها و انجام و گردش امور سازمان صحبت نموده است و درباره تاریخ و قضاوتها به عنوان مثال پنج نامه تاریخی درباره زندگی و قتل امیرکبیر ارائه نموده و از خواننده خواسته است که با مطالعه نامه های مزبور، قضاوت قبلی خود را درباره قتل امیر کبیرارائه نموده است.

پرسشهایی برای تمرین و بحث

۱- آثار مالی مکاتبات را شرح دهید.

۲- اثرات حقوقی نامه چیست؟-

۳- مستندسازی کدام است و به طور معمول در ادارات به چه وسیلهای مستندسازی می شود؟

۴- مکاتبات قبلی چگونه انسانها را در ادامه جریان کار راهنمایی می نمایند؟

۵- تاریخ چیست و فلسفه آن کدام است؟

۹- قضاوت تاریخی چیست؟ و چگونه انجام می شود؟

۷- منظور از گردش امور در سازمان چیست؟

۸- برای انجام امور در سازمان از چه وسایلی استفاده می شود؟

۹- سند و مستند را تعریف کنید.

بخش دوم

نامه های اداری

به هنگام مطالعه این کتاب به واژه هایی چون مکتوب، نامه و دست خط برخورد نمودهاید.

بی مناسبت نیست که سخنی کوتاه پیرامون واژه های مزبور که در حقیقت موضوع و هدف

این کتاب است، داشته باشیم.

مکتوب  در فرهنگ عمید، واژه مکتوب معادل نامه آورده شده و در حالت جمع مکاتیب معنی شده است. مرحوم دکتر معین، مکتوب را نوشته شده – نوشته – نامه و مراسله معنی نموده است. مفهوم اصطلاحی مکتوب نمی تواند خارج از مفاهیم مزبور باشد. بنابراین در یک جمع بندی کلی می توان گفت که: آنچه از فکر و گفتار به روی کاغذ منتقل گردیده است مکتوب نامیده می شود واژه مکتوب بیانگر مفهوم کلی و عام است که به تمام نوشته های تهیه و مبادله شده در جامعه اطلاق می شود. قدر مسلم در این کتاب کل نوشتههای جاری و متداول در جامعه ملاک و مراد نیست، بلکه محدوده بحث این کتاب به مکاتباتی اختصاص دارد که درجریان کار اداری و در سازمان ها مبادله میگردد

مکتوب اداری به گونه های زیادی در سازمانها رایج می باشد. مهمترین نوشته های اداری که در حال حاضر از کاربردی مؤثر در سازمان ها برخوردار می باشند، عبارتند نامه، گزارش، یادداشت، بخشنامه، صورت جلسه، حکم، دستورالعملی، آیین نامه، اساسی نامه، در گفتارهای بعلی راجع به سایر نوشته های اداری سخن خواهیم داشت.