ارزیابی نمایه و نمایه سازی

معیارهای ارزیای نمایه

هدف از ارزیابی نمایه، تعیین میزان اثربخشی و کارایی آن است. عمل نمایه سازی بدون ارزیابی کامل نمی شود. نمایه خوب یابد، تحت تأثیر عوامل بسیاری از جمله قضاوتهای انسانی و محدودیت های اقتصادی است. در نمایه سازی همواره این مسأله مطرح است که یک نمایه خوب چگونه است؛ نمایه مؤثر کاربر را به اطلاعات دقیق، بدون دشواری، خطا و موارد نامرتبط هدایت می کند و به ندرت منجر به بازیابی اطلاعات سطحی می شود. نمایه عالی نیاز به ارجاعات را کاهش میدهد؛ زیرا اولین اصطلاحی که کاربر جستجو میکند دقیقاً او را به اطلاعات مورد نیاز هدایت می کند. هنگامی که کاربری از نمایه استفاده می کند هر یک از موارد زیر می تواند رخ دهد:

۱. کاربر اطلاعاتی نمییابد، اگرچه وجود دارد.

۲. کاربر اطلاعاتی مییابد که نامرتبط با نیازهایشی است.

۳. کاربر بخشی از اطلاعات موجود را مییابد.

۴. کاربر اطلاعات کاملاً مرتبط با نیازش مییابد.

نمایه سازان سعی می کنند سه مورد اول را به حداقل برسانند و مورد آخر را افزایش دهند. آنها باید همه موارد بالا را در نظر گیرند. نمایه خوب باید به شیوهای که کاربر می اندیشد طراحی شود. نمایه را در سه سطح می توان ارزیابی کرد:

۱. فنی

۲. معنایی

۳. کارایی

این سطوح به یکدیگر وابسته اند. در سطح فنی، نمایه باید در زبان مناسب و شکلی قابل درک باشد و به سادگی بتوان از آن استفاده کرد. در سطح معنایی، واژه ها باید معانی را بدون ابهام انتقال دهند. در سطح سوم، نمایه باید اطلاعات مرتبط را به درستی شناسایی کند و در بازیابی اطلاعات، مؤثر باشد.

نمایه باید کامل و به اندازه کافی تخصصی باشد. همچنین کاربر را از همه جنبههای یک موضوع خاص، آگاه کند. نکته ای که پیش از ارزیابی نمایه باید مورد توجه قرار گیرد، ایجاد معیارها براساس نیازهای کاربران است. هدف نمایه کمک به کاربر در یافتن اطلاعات در میان محدودیت های وقت، هزینه و تلاش های فردی است. همچنین اطلاعات بازیابی شده باید مرتبط باشند و این درست نقطه تمرکز ارزیابی است. اما تعیین راهی برای کنترل و سنجش مرتبط بودن اطلاعات بسیار مشکل است. اگر نمایه ای موجب بازیابی اطلاعات مناسب نشود، کل نظام اطلاعاتی با شکست مواجه می شود. بنابراین لازم است نمایه ها را در همه سطوح ارزیابی کنیم. از جمله عوامل مهم در نمایه خوب صحت، کامل بودن مدخلها و انعطاف پذیری آن براساس پویایی زبانها است. نمایه خوب:

۱. به سهولت خوانده می شود.

۲. به تفصیلی بیان شده است.

۳. دیدگاه کاربر را منعکس می کند.

۴. دارای مدخلی چندگانه برای یک ایده است.

در ارزیابی نمایه میتوان به صورت عینی، کمیت گذاری کرد؛ اما برای تکمیل آن، ارزیابی ذهنی نیز لازم است. به عنوان نمونه یکی از عوامل مورد توجه در ارزیابی نمایه، طول آن است که باید با طول متن متناسب باشد. هیچ معیار کمی استانداردی برای ان قابل کاربرد نیست، اما به صورت ذهنی و با توجه به ماهیت موضوع، عمق بحث و تمایلات کاربر می توان آن را بررسی کرد.

نکاتی که در ارزیابی نمایه مورد توجه قرار میگیرند عبارتند از:

۱. دامنه زیر پوشش نمایه کاملی است.

۲. در انتخاب اصطلاح همگونی وجود دارد.

۳. اصطلاحات انتخاب شده با ماهیت کاربران متناسب است.

۴. ارجاعات به میزان کافی وجود دارند.

  1. زنجیره های بسیار طولانی از سرعنوان های فرعی به هم پیوسته وجود ندارد

۶. سرعنوان های فرعی به درستی سرعنوان های اصلی را نشان میدهند.

۷. مکان نمای نادرستی وجود ندارد.

  1. زنجیره بسیار طولانی از مکان نماها وجود ندارد.
  2. نظم الفبایی در متن یکپارچه و صحیح است.

۱۰. اشتباه املایی وجود ندارد

۱۱-ارجاع نادرست و دوطرفه وجود ندارد

بدین ترتیب جنبه های معینی از نمایه مانند خطاها، بی دقتی ها، و نمایش ضعیف باید حذف شود و بخش های مفید بهبود یابند (لنکستر، ۱۷۹:۲۰۰۱-۱۸۸) به اعتقاد پراشر در ارزیابی نمایه باید به نکات زیر توجه کرد:

۱. صحبت

۲- سهولت استفاده

۳-صفحه آرایی و نمایش مناسب

۴- انتخاب سرعنوان های نمایه

۵- استفاده مؤثر از ارجاعات .

۶- کارایی کلی در استفاده عملی

۷- حداقل میزان عوامل مخلی (پراشر، ۱۹۸۹: ۱۴۹)

«لنکستر» نیز در ارزیابی نمایه چاپی به معیارهای زیر توجه کرده است:

۱. دامنه آن

۲. توانایی بازیابی گزینه های مورد نیاز (جامعیت)

۳. توانایی پیشگیری از بازیابی گزینه های ناخواسته (مانعیت)

۴-مدت زمان پاسخگویی نظام

۵-میزان تلاش های مورد نیاز کاربران

هر چه جامعیت و مانعیت بهبود یابد و نظام با سرعت بیشتری پاسخگویی نیازهای کاربران، باشد نمایه مؤثرتر خواهد بود (لنکستر، ۱۹۷۱).