استانداردهای نمایه سازی

مقدمه:

واژهنامه وبستر تعریفی برای استانداردها ارائه داده است و آنها را ابزاری تثبیت شده برای استفاده به عنوان یک قانون یا پایه ای برای محاسبه و قضاوت در مورد کیفیت، کمیت، محتوا، میزان، و ارزشها میداند که براساس توافق عمومی صاحبنظران ایجاد شده است. استانداردها برای مقایسه آنچه که هست، با آنچه که باید باشد فراهم شده اند و میتوان آنها را مدلی تأیید شده تلقی کرد. استانداردها در زمینه های گوناگون از جمله نمایه سازی کاربرد دارند و هدف آنها افزایش کیفیت نمایه ها است. انواعی از آنها وجود دارد که به وسیله سازمانهای ملی یا بین المللی به وجود آمده اند. اکثر استانداردها در حوزه نمایه سازی بر نتیجه نهایی (نمایه یا چکیده) تأکید دارند و کمتر به چگونگی نمایه سازی و نحوه آن تکیه می کنند (کلیولند و کلیولند، ۱۸۹:۲۰۰۱ – ۱۹۰).

 

سازمانهای ملی و بین المللی استانداردسازی

همان گونه که اشاره شد تعدادی از سازمانهای ملی و بینالمللی، استانداردهای نمایه سازی را ایجاد کردهاند. سازمانهای ملی عبارتند از:

۱. مؤسسه استاندارد ملی آمریکا (انسی). بخش هایی از آن در ایجاد استانداردهای نمایه سازی با سازمانهای دیگر مشارکت دارد.

  1. سازمان ملی استانداردهای اطلاعات (نیزو). در آمریکا مستقر است و با کمیته زد ۳۹ مؤسسه استاندارد ملی آمریکا همکاری می کند و استانداردهای نسی/ نیز و زد ۳۹/۵۰ و انسی / نیز و زد ۳۹/۴ را به وجود آورده است. این سازمان در سال های اخیر کاملاً مستقل شده است.
  2. مؤسسه استاندارد بریتانیا (بی.اس.آی.). مقر آن در انگلستان است و در

همه زمینه های علوم و فن آوری، استانداردهایی تدوین نموده است. همچنین استانداردهای بی.اس. ۳۷۰۰ و بی. اسی، ۶۵۲۹ را در زمینه نمایه سازی ایجاد کرده است.

  1. مؤسسه بین المللی استاندارد (ایزو) . این مؤسسه شامل ۷۰ سازمان استانداردسازی ملی است و به ایجاد استانداردهایی در زمینه اطلاعات، نمایه سازی و موضوعهای وابسته می پردازد. از جمله استانداردها ایزو در این حوزه ایزو ۹۹۹ و ایزو ۵۹۶۳ ” است (بونیورا، ۱۹۹۴: ۱۵۸-۱۵۹).

 

استانداردهای معروف در حوزه نمایه سازی

می معتقد است استانداردها، راهنما و دستورالعملهایی برای نمایه سازی هستند که هدف آنها ارتقاء شیوه نمایه سازی است. این استانداردها طرحی برای تعیین محتوای موضوعی مدارک ارائه نمی دهند بلکه نحوه بیان محتوای موضوعی در زبان نمایه سازی را مشخص می سازند .بنابراین آنها در مرحله دوم فرآیند نمایه سازی کاربرد داررند و به تعیین حنبه های فنی ایجاد اصطلاحات نمایه ای می پردازند.

در هدایت نمایه سازان در استخراج مفاهیم مدرک ،دستورالعمل های نمایه سازی معمولا شامل بررسی فهرست مندرجات ،مشاهده سر فصل ها،برسی مقدمه وغیره است با این فرض که روند محتوای مدرک را آشکار می سازد؛ در حالی که درباره فرآیند وپگونگی استنباط مفاهیم اطلاعاتی ارائه نمی دهند.پس می توان گفت استاندارد ها،دستور العمل هایی نسبتا مدرک مدار هستند چون فرض را بر این نهاده اند که نمایه ساز میتواند محتوای موضوعی را از خصیصه های مدرک به دست آورد.(می ۲۰۰۵)

کلیوند وکیلوند به تعدادی از استانداردهای معروف در حوزه نمایه سازی اشاره کرده اند که در ادامه به تفصیل شرح داده میشوند.(کلیوند وکیلوند۲۰۰۱٫۰۹۰)

 

استاندارد ایزو ۵۹۶۳: دکومانتاسیون- روشهایی برای بررسی مدارکها، تعیین موضوعهای آنها و انتخاب اصطلاحات نمایه سازی

این استاندارد در سال ۱۹۸۵ ایجاد شد، و در زمینه بررسی مدارک، تعیین موضوعهای آنها و انتخاب اصطلاحات نمایه ای است. این استاندارد روش های کلی تحلیل مدرک را توضیح میدهد و در نظامهای نمایه سازی که موضوعهای مدارک را به صورت خلاصه و با استفاده از زبان کنترل شده بیان می کنند کاربرد بیشتری دارد. روشهای این استاندارد را در هر مؤسسه ای که در آن نمایه سنبازان انسانی موضوع های مدارک را تحلیل و به اصطلاحات نمایه ای تبدیل می کنند، میتوان به کاربرد اما در نمایه سازی خودکار استفاده نمی شود. استاندارد ایزو ۵۹۶۳، نمایه سازان را در طول مراحل تحلیل و شناسایی مفهوم مدرک راهنمایی می کند، همچنین در تحلیل پرسشهای جستجوی کاربران و ترجمه آنها به منظور بازیابی بهتر کاربرد دارد. این استاندارد قصد دارد استانداردسازی را در یک مؤسسه یا شبکه ای از مؤسسه های نمایه سازی که به مبادله پیشینه های کتابشناختی میپردازند، ارتقاء بخشد (ایزو ۵۹۶۳، ۱۹۸۵).

استاندارد ایزو ۹۹۹: اطلاعات و دکومانتاسیون- رهنمودی برای محتوا، سازماندهی و نمایش نمایه ها

این استاندارد بینالمللی که در سال ۱۹۹۶ ایجاد شد شامل دستورالعملهایی برای محتوا، ساختار و نمایش نمایه ها است و در زمینه نمایه های انتهای کتاب، نشریات، گزارشها، پروانه ثبت اختراعات و دیگر مدارک چاپی یا غیر چاپی (فیلم ها، نوارهای صوتی، ویدئویی، مواد گرافیکی، نقشه ها و …) به کار میرود (ایزو ۴۴ ,۴۴۴ )

استاندارد انسیا نیز و زد۳۹/۴

این استاندارد راهنمایی است برای محتوا، ساختار و نمایش نمایه هایی که برای بازیابی مدارک یا بخشهایی از آنها ایجاد می شوند. این استاندارد به جزئیات و همه فنون نمایه سازی نمی پردازد اما برای هر نمایه براساس نوع مواد نمایه سازی شده، رسانه نمایه، شیوههای نمایش نتایج جستجو، و نوع کاربران دستورالعملهایی فراهم میکند. همچنین زد۳۹/۴ در ارتباط با اصول نمایه سازی، بدون توجه به نوع منابع، رسانه نمایه، شیوه های نمایش جستجو و … و به نوعی مکمل استاندارد انسی / نیز و است. به طور کلی این استاندارد در زمینه نمایه سازی پیوسته و همچنین سنتی کاربرد دارد و بخش های گوناگون آن شامل موارد زیر است.

۱. تعریف نمایه ها و بخش های آنها

۲. ماهیت و انواع نمایه ها

۳. پیشنهادهایی در مورد طراحی، سازماندهی و نمایش نمایه ها (بونیورا، ,۱۹۹۴-۱۶۰)

استاندارد انسی / نیز و زد ۳۹/۵۰

این استاندارد که در سال ۲۰۰۳ تدوین شد؛ خدماتی بر پایه خدمتگر/کاربر و پروتکلی برای بازیابی اطلاعات را تعریف می کند. این استاندارد فرایندهایی در جستجوی یک پایگاه اطلاعاتی که توسط یک خدمتگر فراهم شده در بازیابی پیشینه های پایگاه و انجام دیگر عملکردهای مربوط به بازیابی اطلاعات، را برای کاربر تعیین می کند. همچنین پروتکل مطرح شده در این استاندارد، ارتباط میان کاربر و خدمتگر را در بازیابی اطلاعات نشان میدهد. بخشی از این استاندارد به منظور حمایت از جستجوها، دارای رهنمودهایی در نمایه سازی است که برای کتابداران و مخاطبان در تعیین خط مشیهای نمایه سازی سودمند است؛ زیرا خط

مشی های متنوع نمایه سازی در تعیین نقاط دسترسی بر نتایج جستجو تأثیرگذار است (انسی / نیز و ۲۰۰۳).

بدین ترتیب می توان استاندارد را مدلی طراحی شده برای مقایسه و قضاوت در مورد کیفیت، کمیت، محتوا و … در زمینه های گوناگون، از جمله نمایه سازی دانست. رعایت دستورالعملهای استانداردها موجب هماهنگی نمایه سازان و بهبود کیفیت نمایه ها می شود. به طور کلی، استانداردهای نمایه سازی شامل بهترین راهنماهای موجود و حاصل سال ها تجربه نمایه سازان است که به وسیله مؤسسه های گوناگون تدوین شده اند.