بازگو کردن مفاهیم انتخاب شده با اصطلاحات زبان نمایه سازی:

در این بخش نمایه سازان باید با استفاده از اصطلاحنامه یا فهرست سرعنوان های موضوعی به ارائه دقيق موضوع مدرک به زبان نمایه بپردازند

وی همچنین به الگوسازی در فرایند نمایه سازی پرداخته است که مبتنی بر تمایز میان پردازش از بالا به پایین” و از پایین به بالا” است. پردازش از بالا به پایین، پردازش مفهومی است که خوانندگان از منبع دانش خود برای مشخص نمودن چارچوب متن بهره می گیرند. اما پردازش از پایین به بالا، پردازش ادراکی است و در آن اطلاعات موجود در متن، موجب درک آن می شود. این دو فرایند بر یکدیگر اثر متقابل میگذارند. فارو همچنین تأثیر متقابل پردازش ادراکی و مفهومی مدارک را در طی بررسی و شناسایی مفاهیم مطرح میکند. به اعتقاد او هنگام مرور سریع مدرک، پردازش ادراکی به صورت جستجوی نشانه های خاصی است که ویژگی های متنی را در بر میگیرد. اما در پردازش مفهومی، هدف درک محتوای مدرک است. براساس این پژوهشی وی بر لزوم دانش تخصصی نمایه سازان تاکید دارد. اگرچه این الگو از جهات بسیاری اجمالی و ناقص است، اما اصول روشنی از جمله اهمیت فرایند مفهومی، نیاز نمایه سازان به آشنایی با موضوع متونی که با آنها کار می کنند، درک محدودی که از مرور سریع به دست میاید، انواع نشانه های ادراکی در مرور متن، کاربرد انها، و ماهیت و اهمیت تخصص در انجام امور حرفهای پدید اورده است. این الگو به ویژه در آموزش و تعلیم نمایه سازان، به شناخت علل نمایه سازی نامناسب کمک میکند. در هر صورت در زمینه فرایند نمایه سازی، پژوهشی بیشتری باید انجام شود. براساس این الگو در فرایند نمایه سازی، واژههای کلیدی، یا اصطلاحات مناسب نمایه سازی شناسایی می شوند، سپس این واژه ها با فهرستی (اصطلاحنامه، فهرست سرعنوان های موضوعی، یا فایل مرجعی که مربوط به تصمیم گیری های پیشین است) مقایسه می شوند و در جایی که اصطلاحات مناسب با توصیفگر زبان کنترل شده دقیقاً هماهنگ نباشد، اصلاحاتی صورت میگیرد.

 در الگوی شناختی فرایند نمایه سازی به دو مقوله توجه می شود:

۱. درک نمایه ساز از متن

۲.ایجاد نمایه

نمایه سازان برای درک متن باید آن را مطالعه کنند اما:

۱. نمایه سازان معمولاً با محدودیت زمانی روبرو هستند، که ایجاب می کند متن را سریع تر از سرعت معمول خواندن مرور کنند.

۲. اغلب نمایه سازان، متن را فقط با هدف رده بندی، نمایه سازی یا چکیده نویسی مدرک درک می کنند. هنگامی که این کار به انجام رسید، نمایه ساز علاقه بیشتری به متن ندارد.

۳. مرحله پس از درک متن، ایجاد چکیده، مجموعه مدخلی های نمایه، یا ردهبندی است. بنابراین، الگوی درک متن باید به طور مستقیم در پیوند با یک الگوی تولید مناسب چکیده، نمایه، یا ردهبندی قرار گیرد.

۴٫بسیاری از نمایه سازان در حوزه محدودی از انواع متون و موضوع ها فعالیت می کنند، و تکرار در کار ایشان منجر به پردازشی خودکار می شود که فراتر است از آنچه که در خواندن معمول صورت می گیرد.