بهبود کیفیت نمایه سازی

مقدمه:

نمایه سازی به عنوان فرایندی تأثیرگذار بر روند بازیابی اطلاعات، هزینه و تلاش بسیاری به همراه دارد. بنابراین بهبود. روند آن با هدف کاهش تلاش ها و هزینه ها، همچنین افزایش بازیابی مدارک مرتبط مورد توجه قرار گرفته است.

بهبود نمایه سازی از دیدگاه لنکستر

لنکستر بهبود نمایه سازی را به شیوههای زیر امکانپذیر میداند:

۱. افزایش کل نگری (افزایش تعداد نقاط دسترسی و تخصصی شدن آنها)

۲. افزایش جزء نگری (کاهش تعداد استنادهای فهرست شده زیر هر سرعنوان)

۳. بهبود ساختار ارجاعی (برای کمک به کاربر در ایجاد استراتژی تجربی سازنده)

۴. افزایش جزئیاتی که در ارزیابی ربط مدارک نقشی دارند (لنکستر، ۱۹۷۱).

بهبود نمایه سازی از دیدگاه براون

براون شیوه ای از طریق آزمون کاربر” در بهبود نمایه سازی پیشنهاد کرده است. به اعتقاد او بررسی کاربران برای حصول اطمینان از مناسب بودن نمایه و نحوه برخورد آنها با نمایه، اهمیت بسیار دارد. از نظر او کاربران اغلب:

  • نمایه ها را درک نمی کنند.
  • الفبا را نمی شناسند.
  • علاقه ای به ارجاعات ندارند.
  • مدخلهای بیشتری میخواهند.
  • وسیع تر از حدی که نمایه سازان نمایه سازی کردهاند جستجو میکنند

. • تنها با یک اصطلاح جستجو می کنند.

بدین ترتیب نمایه سازان برای بهبود نمایه سازی باید:

۱. کاربران را در طراحی نمایه ها دخالت دهند.

.۲راهنماهای بیشتری به نمایه بیفزایند

۳. اصطلاحنامه هایی برای هدایت کاربران به اصطلاحات مناسب ایجاد کنند.

۴. از قلم های گوناگون برای نمایش نمایه و راهنمایی کاربران استفاده کنند

۵. ذهن خود را به موضوعهای کم اهمیت مشغول نکنند.

۶. کاربران را در استفاده از نمایه و فنون جستجو آموزش دهند (براون، ۲۰۰۴).

بهبود نمایه سازی از دیدگاه کیسکو

کیسکو پنج گام برای بهبود نمایه سازی یا به عبارتی نمایه سازی مقرون به صرفه ارائه داده اسنت، که عبارتند از:

۱. داده هایی درباره مدارکی که باید نمایه سازی شوند جمع آوری کنید و مواردی مانند کاربرد، شکل، اندازه، تعداد جلدها، و دیگر شرایط مدرک را فهرست کنید. علاوه بر آن، کاربران مدارک را شناسایی کرده و تعیین نمایند که آیا روند فعلی نمایه سازی و استانداردهای آن برای درخواستهای بازیابی مناسب هستند. همچنین درخواست های کاربران و نقاط دسترسی را برای بازیابی تحلیل کنید و به سیاست گذاری در نمایه سازی بپردازید. .

  1. دادههای حاصل از مرحله قبلی را تحلیل کنید و طرحی برای نمایه سازی ایجاد کنید که بهترین نتایج بازیابی را به دنبال داشته باشد.
  2. فرایند نمایه سازی مدرک را طراحی کنید و به ارزیابی فنونی برای افزایش سرعت این فرایند بپردازید. برای حصول اطمینان از همگونی و صحت نمایه سازی، استانداردها و رویه های نمایه سازی و کنترل کیفیت را گسترش دهید. فرایند نمایه سازی را تا حد امکان استاندارد کنید؛ زیرا تفاوتهای کوچک در عمل نمایه سازی موجب مشکلات بزرگ می شود. در این فرایند زمان صرف شده و هزینه ها را مورد توجه قرار دهید.
  3. هزینه های نمایه سازی مجموعه مدارک را محاسبه کنید. این هزینه ها عبارتند از:
  • به فاکس هزینه افراد برای گسترش نمایه مدرک
  • هزینه افراد برای ورود، روزآمد سازی و کنترل کیفیت دادههای نمایه سازی
  • هزینه آموزش افراد برای نمایه سازی و کنترل کیفیت
  • هزینه شبکه سازی و رایانه ای کردن درخواستها و نمایه ها را اداران
  • هزینه های نظارت و مدیریت 
  1. به اجرای آزمایشی نمایه سازی بپردازید. اجرای آزمایشی بر روی زیرمجموعه ای از مدارک می تواند در اصلاح استراتژی نمایه سازی مؤثر با باشد. طرح پیشنهادی و فرایند نمایه سازی را با در نظر گرفتن مدت زمان لازم و هزینهها اجرا کنید. سپس استراتژی نمایهسازی را تصحیح و آزمایش را تکرار و نتایج آن را با مرحله قبلی مقایسه کنید. سپس اصلاحات لازم را در آن انجام دهید. تا جایی که امکان دارد این مرحله را تکرار کنید تا به فرایندی آرمانی دست یابید (سیسکو۱۹۹۸)

بنابراین مواردی که در بهبود نمایه سازی مورد توجه قرار می گیرند را میتوان در شکل زیر نمایش داد:

3