از ارتباطات در ميدان رقابت كار و زندگي به عنوان يك سلاح قدرتمند، اما بي‌خطر استفاده مي‌شود.
در عصر حاضر براي انديشمندان و افراد موفق، «ارتباطات» تنها يك واژه نيست. آنان از ارتباطات استنباط عميق‌تري دارند و در ميدان رقابت كار و زندگي از آن به عنوان يك سلاح قدرتمند، اما بي‌خطر استفاده مي‌كنند؛ زيرا بدون صدمه زدن و ‌آزردن ديگران با بهره‌گيري از ارتباط موثر ساده‌تر از ديگران كه به اين سلاح تجهيز نيستند، به خواسته‌هاي مشروع خود نائل مي‌شوند.

همه ما از كودكي شنيده‌ايم كار را بايد به دست كاردان سپرد، به طور يقين اين افراد كاردان اولين ويژگي‌شان «ارتباطات قوي» است، اما برخي از اشخاص دخالت‌هاي بيجا و سماجت‌هاي غيرموجه در يك امر را با ايجاد ارتباط موثر اشتباه مي‌گيرند كه اين طرز تلقي را بايد اصلاح كنند.
در سازمان‌ها نيز، مديران مجرب مي‌دانند براي بقاي سازمان خود نياز مبرمي به برقراري ارتباط دارند. قطعاً مديري كه نياز به ايجاد ارتباطات موثر سازماني را حس مي‌كند، در جنگ رقابت و بقا به ابزارهاي بيشتري مجهز است.

پي.استيفن رابينز، ارتباطات را اين‌گونه تعريف مي‌كند: «انتقال مقصود و منظور يك عضو گروه به ديگري». حال اين سؤال مطرح مي‌شود: چگونه مي‌توان بدون ايجاد ابهام، اين منظور و مقصود سازماني را به طرف مقابل منتقل كرد؟

همواره در يك سازمان محدوديت‌ها و موانعي وجود دارد كه مي‌تواند در ايجاد ارتباط اختلال ايجاد كند. اين موانع به دو گروه خارجي و داخلي قابل تقسيم مي‌شوند. موانع خارجي عوامل فيزيكي هستند كه در محيط خارج سازمان مي‌توانند بر فرآيند ارتباطات تاثير منفي گذاشته و آن را مختل كنند و موانع داخلي مجموعه عوامل درون سازماني هستند كه مي‌توانند در جريان ارتباط تاثير ناخوشايندي داشته باشند.

تعصبات، اختلاف زبان و عقايد، همهمه و سر و صدا و ذهنيات كليشه‌اي را مي‌توان به عنوان برخي از موانع ارتباطات نام برد. با توجه به محدوديت‌ها و موانعي كه در هر سازماني امكان وجودشان بسيار است، كسب مهارت‌هايي در ارتباطات ضروري به نظر مي‌رسد. بر همين اساس، راهكارهاي زير توصيه مي‌شود.
۱- مستمعي باشيد كه فعالانه گوش مي‌دهد: اغلب مردم تفاوتي بين شنيدن و گوش كردن قائل نمي‌شوند، در حالي كه گوش دادن فعال يكي از مهارت‌هاي ايجاد ارتباط موثر است و با شنيدن سطحي و بدون توجه بسيار تفاوت دارد. براي اينكه بتوان يك مستمع فعال بود، بايد موارد زير را رعايت كرد:

* بايد در چشمان گوينده خيره شد و از توجه به محيط اطراف پرهيز كرد.
* با ژست مناسب و تاييد سر براي گوينده اين اطمينان را حاصل كرد كه با حوصله به سخنان وي متمركز هستيد و دقت و آمادگي لازم جهت شنيدن را داريد.
* از حركات زائد و اضافي و كارهاي حاشيه‌اي مانند تغيير مكان و صحبت با تلفن همراه اجتناب ورزيد.
* طرح پرسش‌هاي مرتبط به گوينده اين حس را القاء مي‌كند كه شما سعي در درك همه جانبه سخنان داريد.
*تفسير و تعبير سخن گوينده مفيد فايده خواهد بود.

* سعي نماييد حتي‌الامكان حرف‌هاي گوينده را قطع نكنيد و براي رفع ابهامات احتمالي پس از اتمام سخنان وي، سوالات خود را بپرسيد.
* از پرگويي پرهيز كنيد.
* بدون اينكه سوءتفاهمي صورت گيرد كه گوينده حس كند از شنيدن حرف‌هايش دلزده و يا بي‌نياز هستيد، به آرامي و احتياط نقش گوينده و شنونده را تغيير دهيد.
۲- بازخورد نمودن نتايج به روش حرفه‌اي: هم نتايج مثبت و هم نتايج منفي قابل بازخورد هستند. از آنجايي كه نتايج مثبت بديهي و واضح به نظر مي‌رسند، هميشه ساده‌تر از نتايج منفي قابل قبول هستند و شنونده جز در پذيرش آن مقاومت نمي‌كند. اما در برابر شنيده‌هاي منفي مقاومت مي‌كند و به سادگي پذيراي نتايج منفي نيست، مگر آنكه با استدلال بسيار محكم عنوان شود. موارد زير، نكته‌هايي هستند كه افراد مي‌توانند در ارتباطات جهت بازخورد نمودن موثر از آن بهره گيرند:
* تاكيد بايد بر رفتارهاي خاص باشد.

* نبايد شخص ويژه و عده محدودي را مد نظر قرار داد.
* بايد همواره به خاطر داشت كه در بازخورد نتايج هدف ركن اصلي است.
* نتايج بايد در زمان مناسب اعلام شوند.

* بايد نتيجه منفي را جايگزين رفتاري كرد كه گيرنده خبر مي‌تواند آن نوع رفتار را درك و كنترل كند.
كوتاه سخن اينكه مديران، كاركنان و سطوح مختلف سازمان با درك فرآيند ارتباط سازماني قادر مي‌شوند علاوه بر اينكه به نتايج مطلوبتري دست يابند و به شيوه ساده‌تري خواسته‌ها و ايده‌هاي خود را بيان كنند، تاثير بسزايي نيز بر اطرافيان خود گذاشته و به تقويت ساختار سازمان و تبادل اطلاعات بپردازند.
ارتباطات انسان با انسان بطور كلي بر دو نوع است : الف : ارتباطات كلامي ب : ارتباطات غير كلامي
الف : ارتباطات كلامي

مجموع روابطي را كه از طريق گفتن و گفتگو حاصل مي شود ارتباط كلامي مي گويند . براي اينكه در شغل خود موفق شويم بايد از كلمات با دقت استفاده كنيم . هر كلمه اي احساسات ، عواطف خاص و عملكرد متفاوتي را در افراد برمي انگيزد . اگر كلمات در جا و مكان مناسب خود بكار برده شوند به سرعت برق بر جسم و روح افراد تاثير مي گذارند .
بنابراين شايسته است در هنگام مواجهه با مشتري از بكارگيري كلمات منفي همچون : نمي توانم ، غيرممكن است ، امكان ندارد، هرگز و … پرهيز شود. شما بايد از نيروي كلمات و تاثيري كه در ديگران دارند آگاهي داشته باشيد .

كلمات ، در پيامي كه به ديگري منتقل مي كنيد تاثير فراواني دارند . بنابراين از بكار گرفتن كلمات برحسب عادت و بدون انديشه خودداري كنيد .
فراموش نكنيد كه فرمان دادن يكي از برخورد هاي محكوم به شكست است . براي اين كه سخنان شما نافذ و موثر واقع شود بايد نظريات خود را با كلمات مناسب و در چار چوب مشخص مطرح كنيد . كلمات مي توانند تاثير مثبت داشته باشند و يا با ايجاد حالت تدافعي گفت و گو را به بحث و جدل بكشانند .

پس چارچوب پيام خود را با دقت مشخص كنيد و سپس با صراحت و بدون پيشداوري حقايق را با لحن و كلامي غير مغرضانه شرح دهيد .
بيان الفاظي دلپذير و موزون موجب مي شود كه شخص مقابل با متانت گوش فرا مي دهد ، حقايق را جمع بندي كند و به فكر حل مساله باشد . اما عبارات مغرضانه و كينه جويانه اغلب خشم فرد ديگر رابرمي انگيزد و او را به جبهه گيري دعوت مي كند و در نهايت روابط ، را به دشمني و تعارض و نبرد مي كشاند .
يك كلمه بايد دقيقا مفهوم مورد نظر ما را در بر داشته باشد ، نه كمتر و نه بيشتر . به طور كلي كلماتي را انتخاب كنيد كه در الگوي زير بگنجد . (( صريح ، كوتاه ، دقيق ، مودبانه ، صــحيح و پر محتوا ))

كلمات بايد روشن و صريح باشند ، يعني بتوانند به درستي درونيات شما را به ديگران منتقل كنند .
مطلب را مختصر و مفيد بيان كنيد تا مخاطبين شوق شنيدن را از دست ندهند . تحقيقات نشان مي دهد كه آدمي تنها قادر است بين ۵ تا ۹ نكته را در آن واحد به ذهن بسپارد . پيام خود را تا آنجا كه مي توانيد كامل بيان كنيد .

براي درك ارتباط كلامي با مهارتهاي چهارگانه ارتباط كلامي (۵) آشنا مي شويم .
«شنيدن و گفتن، خواندن و نوشتن» مهارتهاي چهارگانه ارتباط كلامي هستند كه آدميان به طور طبيعي به ترتيب زير آنها را آغاز مي‌كنند :
مهــارت و سـن شـروع

– گفتن / ۲ سالگي
– شنيدن / ۴ سالگي
– خواندن / ۶ سالگي
– نوشتن / ۸ سالگي

ما از زماني كه متولد مي‌شويم مي‌شنويم اما شنيدن بعنوان مهارت از زماني آغاز مي‌شود كه فرد تصميم مي‌گيرد و با اراده انجام مي‌دهد در اين زمينه بيشتر توضيح داده مي شود.
۱-گفتن

سخن گفتن فن يا هنري است كه آدمي به وسيله آن بر ديگران تأثير مي‌گذارد. ديگران را ترغيب و اقناع مي‌كند و همواره در مراودات اجتماعي كاربرد دارد.
در اولين لحظه برقراري ارتباط شما با سلام و يا احوال پرسي قدرت بيان خود را نشان مي‌دهيد. اينكه چقدر با صلابت سلام كنيد يا از روي ترس يا ناراحتي و يا چيز ديگري، وضعيت روحي شما را نشان مي‌دهد.

گفتن در بين مهارتهاي چهارگانه بيشترين كاربرد را دارد و براي برقراري ارتباط مهم تلقي مي‌شود. لذا بايستي در هنگام سخن گفتن و يا سخنراني نكاتي را رعايت كنيم.
۱٫ خوب گوش كردن ما را براي بهتر گفتن آماده مي‌كند.
۲٫ مطالعه كردن به ما فرصت مي‌دهد تا حرفي براي گفتن داشته باشيم.
۳٫ درباره آنچه اطلاعات نداريم اظهار نظر و صحبت نكنيم.

۴٫ از به كار بردن كلماتي كه معناي آن را نمي‌دانيم خودداري كنيم.
۵٫ به جز آغاز ارتباط سعي كنيد اگر از شما پرسش نشد درباره خودتان سخن نگوييد.
۶٫ هنگام گفتگو به ديگران نيز فرصت گفتن بدهيد.

۷٫ درباره آنچه علاقمند هستيد و اطلاعات داريد صحبت كنيد.
۸٫ سعي كنيد از نظرات بزرگان هنگام سخن گفتن نقل قول كنيد.
۹٫ در سخن گفتن از ديگران تقليد نكنيد.
۲- شنيدن
سرچشمه بسياري از مشكلات روزمره، عدم توجه به سخنان ديگران است. چرا كه بسياري اوقات بدون اينكه بدانيم ديگري درباره چه چيزي سخن خواهد گفت فكر مي‌كنيم همه چيز را مي‌دانيم.

انديشمندان بزرگ بر اين باورند كه (دو بايد شنيد و يكي بايد گفت) از طرفي كساني كه خودشان را علم كل مي‌دانند، اهميت و ارزشي براي شنيدن قائل نيستند. در حاليكه «شنيدن، بهره‌مندي از دانايي تمامي افرادي است كه با آنان زندگي مي‌كنيم».
۱٫ حال چگونه از اين مهارت بهتر و بيشتر بهره‌مند شويم :
۲٫ بپذيريم كه ديگران حق حرف زدن و حرفي براي گفتن دارند.
۳٫ از قطع كردن حرف ديگران خودداري كنيم.
۴٫ همواره سعي كنيد فقط به حرف يك گوينده گوش فرا دهيد.