تقسيم كار در مدیریت

مقدمه
امروزه سازمانها با شرايط محيطي و فن آوري مختلف روبرو هستند و مديراني موفق هستند كه بتوانند شرايط درون سازماني خود را به خوبي تشخيص داده و همچنين با بهره مندي از مهمترين نظريه ها و اصول مديريت از مناسبترين آنها به منظور افزايش بهره وري و حفظ حيات سازمان خود استفاده كنند .

شرايط محيطي و فرهنگي و منابع انساني و وظايف آنها به عنوان عوامل مستقل و تعيين كننده و مجموعه نظريه ها و اصول مختلف در شرايط محيطي مختلف ، هنر مديريت است .
در اين مجموعه يكي از وظايف اصلي مديريت در سازمانها تحت عنوان « تقسيم كار » مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته و توضيح داده شده است . همچنين سعي بر آن بوده كه با توجه به پيشرفت صنعت در سراسر جهان و متغير بودن روشها و اصول و عقايد مديران امروزي در سازمانها و مديريت آنها چگونگي استفاده از نظريه هاي مختلف انديشمندان مديريتي در شرايط مختلف محيطي و درون سازماني ارائه گردد .

بطوريكه ضمن بيان مفهوم تقسيم كار و وظايف در سازمان تاريخچه تقسيم كار ، تقسيم كار و لزوم و اهميت آن در صنعت و سازمانها و رابطه آن با مديريت ، تواناسازي كاركنان در سازمانها و نظر يك مدير موفق در صنعت جهاني توضيح داده شده است كه در جمع آوري اين مجموعه سعي بر آن بوه است كه ضمن به روز بودن مطالب مطالعه آن ساده و روان باشد .
به اميد مفيد بودن و قابل قبول بودن اين مجموعه و رضايتمندي از خوانندگان و استاد گرامي و مسئولين دانشگاه علمي و كاربردي واحد ابهر كمال تشكر و قدر داني را داريم .

تعريف تقسيم كار
انسان از ابتدا كه به تشكيل زندگي اجتماعي پرداخت به ضرورت تقسيم كار در فعاليتهاي گروهي پي برد و رفته رفته در نظامهاي اجتماعي به عنوان ابزاري مناسب و موثر در خدمت مديريت مورد توجه قرار گرفت امروزه عمليات سازمانها آنقدر پيچيده و گسترده شده است كه بدون تقسيم كار نمي توانند به حيات خود ادامه دهند .

تقسيم كار نه تنها از مهمترين وظايف يك مدير است بلكه بر مبناي آن سازمان و مدير به تحقق اهداف تعيين شده در سازمان دست مي يابند زيرا يك مدير بدين دليل برنامه ريزي ، رهبري و نظارت مي كند تا تحقق اهداف سازمان بوسيله انجام كار توسط كاركنان تضمين شود بدين منظور به تعريف كلي تقسيم كار مي پردازيم :

تقسيم كار عبارت است از تقسيم وظايف سازماني بر اساس اصل تخصص بين اعضاي سازمان ، اين اصل همان تخصصي كردن كارها است ، كه اقتصاد دانان و انديشمندان مديريتي براي استفاده با صرفه نيروي كار براي اولين بار پيشنهاد كرده اند . رعايت اين اصل موجب افزايش سطح كارايي مي گردد . زيرا افراد عهده دار وظايف و تكاليفي مي گردند كه براي انجام آن از شرايط لازم برخوردارند و معتقد بودند كه اصل تقسيم كار در كليه فعاليتهاي سازمان قابل استفاده است و بايد بر اساس تخصص افراد به تقسيم منظم وظايف تامين اختيار قانوني و تامين حقوق مناسب پرداخت و هر كس در سازمان بايد فقط در حوزه مسئوليت خود مشغول باشد و در نقش و مسئوليت ديگران دخالت نكند كه با اعمال تخصص گرايي اين امكان براي فرد فراهم مي شود تا در زمينه مربوط از بالاترين سطح تجربه و تخصص برخوردار شود و توليدات نيز افزايش يابد .

 

تاريخچه تقسيم كار
از آنجايي كه انسان طبعاً اجتماعي خلق شده است و در زندگي اجتماعي تحت تاثير طبيعت و فطرت خود است بخش مهمي از سعادت خويش را در سايه چنين نيروي فطري جستجو مي كند يكي از اركان زندگي اجتماعي « مديريت » است در اجتماع منافع و مقاصد افراد با يكديگر ارتباط و اشتراك پيدا مي كند و به منظور ايجاد هماهنگي و برقراري ارتباط صحيح بين افراد ، هدايت و راهنمايي به سوي هدف ، نظارت بر كارها و مهمتر از همه تقسيم وظايف بين افراد و مديريت ضروري مي باشد و در نظام اجتماعي ، مديريت محور زندگي است .

مطالعه تاريخ و تتبع در زندگي بشر نيز ضرورت مديريت رااثبات مي كند زيرا از آغاز تا به امروز در هر كجا كه چند نفر انسان به منظور تعاون و همكاري دور هم جمع شده اند نياز به مديريت احساس شدهاست و براي هدايت جمع خود ، فردي را به عنوان رئيس انتخاب كرده اند ، چه بسيارند ملتهايي كه از نظرامكانات مادي ، فكري و مايه هاي غني فرهنگي هيچ كمبودي نداشته اند ، ولي به دليل نداشتن مديري مدبر و رهبري آگاه گه بتواند با برنامه ريزي صحيح و سازمانده ي محكم و تعيين و تقسيم وظايف بين افراد و كاركنان از نيروهاي موجود در جهت هدف استفاده كند ، در سرا شيبي سقوط و شكست قرار گرفته اند بر عكس ملتهايي بوده اند كه از كمترين امكانات با برنامه ريزي و هدايت نيروهاي خود ، بزرگترين افتخارات رابه دست آورده اند .

در دنياي كنوني عوامل محيطي به شدت دستخوش تغيير و تحول است شرايط لازم در دسترس مديران قرار ندارد و انتظارات بندرت تحقق مي يابد بنابراين وظيفه مديران با توجه به پيچيده بودن سازمانهاي امروزي و عدم قطعيت در دانش مديريت ، بسيار سنگين و پيچيده است . با وجود اين جوامع بشري و سازمانها به گونه هاي مختلف از مديريت بهره مي گيرند و لازمه پيشرفت در هر كاري ايجاد هماهنگي بين عاملين اجرايي هدايت نيروهاي مادي و معنوي برقراري ارتباطات صحيح و نظارت بر امور و مشخص كردن وظايف انساني است .
همانطور كه گفته شد تقسيم كار يكي از وظايف مديريت به شمار مي رود كه با پيدايش مديريت خود به خود در كنار مديريت ضرورت پيدا مي كند . در تمدن بابليان مديريت در زمينه هاي كنترل مالي و نگهداري آمار و ارقام بوده است . پس از آن مصريان براي نخستين بار مديريت و اداره امور دولتي رابه طور غير متمركز و با حداقل كنترل و نظارت حكومت مركزي به اجرا در مي آورند كه همين امر بعدها باعث انقراض پايههاي امپراتوري آنها مي گردد رومي ها نيز همان روش مصري ها را در اداره امود دنبال كردند و پيرو سيستم غير متمركز ئو غير قابل كنترل اداره بوده اند .
فلاسفه چين قديم در زمره اولين كساني بوده اند كه در حسن انجام خدمات كشوري مسئله انتخاب كارمند را بر اساس روشهاي منظم پيشنهاد كرده اند و اصل تخصص را در مورد به كار گماري كاركنان اعمال كردند .
يونانيان باستان پيش از هر ملت ديگري مدارك و اسنادي دال بر استفاده از اصول مديريت در اداره امور كشوري ئو دستگاه هاي حكومتي خود بر جاي گذاشته اند . در نوشته هاي « گرنفون » موضوع هايي نظير تخصصي كردن كارها ، قابل تعميم بودن اصل مديريت ، مديريت به عنوان يك هنر ، انتخاب كارمند ، تفريض اختيار و تقسيم كار به چشم مي خورد . تقريباً تا قرن نوزدهم اشاعه افكار مديريت زياد قابل توجه نبوده است و روند مديريت صرفاً بر مبناي آزمون و خطا اعمال شده است . همچنين درتاريخ اداره امور خلاصه مي شود با آنكه مديريت در

سازمانهاي سياسي و نظامي شروع شده ولي اين نويسندگان علمي مديريت ، آثار خود را در مورد صنعت و سازمانهاي صنعتي و توليدي نوشته اند بطوري كه « آدام اسميت » در كتاب معروف خود « ثروت ملل » و همچنين پيروان او بحث هاي اداري خود را درباره موضوعات صنعت و كارخانه متمركز كرده و درباره وظيفه مديران و تامين تقاضاي مشتريان ، طرح ريزي ، تامين و عرضه كالا ، بويژه « اصل تقسيم » كار سخن گفته اند .

در قرن بيستم در علم و فن اداره امور سازمان تكامل چشم گيري رخ داده است كه نظريه هاي مدل ماشين گونه مديريت كه شامل مديريت علمي ، اداري، بوروكراسي و علم مديريت است ايجاد و توسعه يافته است . بوروكراسي توسط جامعه شناسان مورد توجه قرار گرفت ونظريه هاي علمي مديريت و اداري توسط آنهايي كه علاقمند به مسائل علمي بودند مطالعه و بررسي گرديد و تاكيد مديريت علمي بر روي كار فردي و سر پرستي فني در فعاليتهاي توليدي صنعتي بود و يك ديد فرد با تاكيد بر عناصر و فرايند كار داشتند .

مديريت علمي ومحصول شرايبط اقتصادي – اجتماعي انقلاب صنعتي است . انقلاب صنعتي باعث مكانيزه شدن توليد و افزايش ظرفيت هاي توليد شده و همچنين مسائل زيادي بين روابط مديريت و كارگران پيش آورد .

« فرد ريك تايلور » به عنوان پدر مديريت علمي براي نخستين بار به شناسايي نارسايي كارخانه پي برد و متوجه شد كه مديران از مسئوليتها و وظايف زيردستان خود درك روشني ندارند ، هم مديريت و هم كارگران از موضوع بازدهي بي اطلاع هستند مديران نمي دانستند كار مناسب روزانه و همچنين دستمزد مناسب به چه ميزان بايد باشد و اين فكر اساسي رابه مغز خودراه نمي دادند كه مي توان با تقسيم كار و افزايش بازده كار اضافه درآمد را به حدي بالا برند كه هم كارفرما و هم كارگر هر دو از مزاياي آن به اندازه كافي بهره مند شوند .

اتحاديه هاي كارگري در ابتدا تايلور را به اتهام استثمار كارگران و بيكار شدن آنها به محاكم كشيدند و او در مقابل مجلس نمايندگان امريكا از نظرياتش دفاع نمود و نكته كانوني نظريات تايلور همواره اين بود كه اگر چنانچه بازده توليد بالا برده شود هزينه ها كاهش يافته و منافع سازمان توليدي افزايش مي يابد و با ازدياد بازده كارگران بر ميزان دستمزد آنان افزوده مي گردد در واقع هدف اصلي تيلور ازدياد درجه كارايي موسسات توليدي صنعتي از طريق يافتن راه بهتر انجام كار در كمترين زمان ممكن و با مناسب ترين وسايل و ابزار توليد بود ، به نظر او رسيدن به اين هدف مستلزم همكاري صميمي مديران و كاركنان و مهمتر از آن تقسيم صحيح وظايف و كارها ميان اين دو دسته مي باشد . و نتيجتاً اصول علمي تايلور در مديريت

واحدهاي صنعتي را مي توان چنين بيان كرد : تقسيم كار مناسب بين كاركنان و كارگران و مديران به جاي روشهاي متداول در گذشته كه تقريباً تمامي كار و مسئوليت به كارگران تحميل مي شد .
انتخاب مناسبترين كارگر براي هر شغل و آموزش آن به منظور انجام دادن صحيح ودقيق شغل و همچنين دستمزدها بايد متناسب با توليد و بر اساس استانداردهايي باشد كه با مطالعه زمان تعيين شده اند .

به كارگيري روشهاي علمي در انجام هر كار به جاي روشهاي غير علمي متداول تمام حركات كارگران ومراحل انجام كار بايد به طور عملي بررسي شود و مناسبترين حركات تعيين شود .

ايجاد همكاري صميمانه بين مديران و كارگران
به منظور حاكم شدن اصول فوق بايد از روشهاي زمان سنجي ، حركتسنجي ، استاندارد كردن ابزارها ، عمليات وحركات كارگران در انجام وظايف و همچنين از سيستم پرداختهاي تشويقي براي انجام وظايف و كار بهتر از سوي كارگران استفاده شود .

تقسيم كار و رابطه آن با مديريت و لزوم استفاده آن در صنعت
وقتي سخن از تقسيم كار به ميان مي آيد اولين اصطلاحاتي كه در ذهن انسان نقش مي بندند كلماتي هستند مانند سازمان و مديرت آن. سازمان و مديريت لازم و ملزوم يكديگرند وجود يكي بدون ديگري بي معناست فعاليت مديريت در سازمان اتفاق مي افتد و سازماني نيست كه از مديريت بي نياز باشد .
سازمان عبارت است از يك ماهيت اجتماع ، داراي هدف وساختار ومرز قابل تشخيص از تعريف فوق چنين استنباط مي شود كه :

سازمان ازافراد و گروهها تشكيل شده است افراد سازمان به منظور انجام وظايف اساسي سازمان با يكديگر در تعاملند پس عنصر اصلي هر سازمان نيروي انساني و وظايف تعيين شده آن مي باشد روند فعلي در مديريت حاكي از اهميت فزاينده اين عنصر در دستيابي به اهداف سازمان است تمام اعضاي سازمان و نظامهاي سازماني در جهت دستيابي به اهداف سازماني فعاليت مي كنند . به منظور انجام فعاليتها و تحقيق اهداف هر سازمان ، به واحدها و بخش ها تقسيم مي شود تا از طريق سازمان دهي مناسب بين واحدها و گروهها و تقسيم كارها و وظايف بين آنها ، هماهنگي لازم ايجاد گردد. اعضاي سازمانها مشخص هستند و از محيط خود و سايرسازمانها قابل تشخيص مي باشند البته سازمانها با عناصر محيطي در تعاملند اما خودشان را به عنوان يك ماهيت اجتماعي در محيط حفظ مي كنند ، پس مرز معيني يك مشخصه ضروري براي سازمان و سازماندهي است .

مديريت نيز يكي از اركان زندگي اجتماعي است در اجتماع هم مثل سازمان منافع و مقاصد افراد با يكديگر ارتباط و اشتراك پيدا مي كنند . و به منظور ايجاد هماهنگي و برقراري ارتباط صحيح بين افراد ، هدايت و راهنمايي به سوي هدف نظارت بر كارها و مديريت ضروري مي باشد . و در نظام اجتماعي مديريت محور زندگي است .
بنابراين وظيفه مديران با توجه به پيچيده بودن سازمانهاي امروزي و عدم قطعيت در دانش مديريت بسيار سنگين و پيچيده است .

با وجود اين جوامع بشري و سازمانها به گونه هاي مختلف از مديريت بهره مي گيرند و لازمه پيشرفت در هر كاري ايجاد هماهنگي بين عاملين اجرايي ، هدايت نيروي مادي وانساني و تعيين وظايف بين آنها و برقراري صحيح ارتباطات و نظارت بر امور انجام وظايف تعيين شده است و اين وظايف با وجود يك مدير لايق و با تجربه و با نظارت بر انجام وظايف محوله امكان پذير مي باشد .

از مديريت نيز وظايف زيادي توسط دانشمندان و نظريه پردازان علمي ارائه شده است كه با دقت بر اين تعاريف مي توان نقش « تقسيم وظايف كاركنان » را براحتي در موفقيت مديران سازمانهاي صنعتي احساس كرد .
مديريت يعني هنر انجام دادن كارها به وسيله ديگران
مديريت فراينديست كه به وسيله فعاليتهاي فردي و گروهي در جهت هدفهاي مشترك همسو و هماهنگ مي شود .
مديريت عبارت است از هماهنگي منابع انساني و مادي در جهت تحقق اهداف سازمان

مديريت فرايند بكارگيري موثر و كارآمد منابع انساني و مادي از طريق برنامه ريزي ، سازماندهي ، بسيج منابع و امكانات ، رهبري و كنترل براي دستيابي به اهداف سازماني و افزايش بهرهوري بر اساس نظام ارزشي مورد قبول است . مديريت فرايند انجام فعاليتهاي سازماني به طور موثر توسط ديگران است . با وجود گوناگوني در تعاريف مديريت چند ويژگي وجود دارد كه در بسياري از تعاريف مديريت وجود دارد .
فرايند مديريت يك فرايند انساني است به عبارت ديگر مدير پيوسته باانسان و وظايف اختيارات او در سازمان در تعامل است و تمامابعاد وجودي انسان را در نظر دارد :
نيازها ، عواطف و تمايلات انسان را جهت انجام هر چه بهتر وظايف تقسيم شده توسط نيروي انساني را مورد توجه قرار مي دهد و از طريق هدايت صحيح به اهداف فردي و گروهي نائل مي آيد .

دراين فرايند به كارايي ئو اثر بخشي به طور توام توجه مي گردد كه كارايي يعني استفاده بهينه و مطلوب از داده ها ، يا با حداقل هزينه ، ستاد و بيشتري بدست آوريم هر چه در فرايند تبديل در شركتهاي صنعتي و كارخانجات توليدي ، منابع بيشتري اتلاف شود ، يا به نحو درستي از آن استفاده نشود مديران غير كارآمدتر خواهند بود . در واقع در كارايي به دنبال آن هستيم كه كارها را خوب تقسيم كنيم و به نحو بهتري انجام دهيم .

اثر بخشي نيز عبارت است از تحقق اهداف سازمان اگر يك واحد صنعتي بتواند به اهداف خود در مدت معين دست پيدا كند گويند اثر بخش بوده است .
بهره وري يك معيار وسيع و عميق است كه شامل اثر بخشي و كارايي مي گردد اگر سازماني به اهداف خود برسد و همچنين با كمترين هزينه فرايند تبديل داده ها به ستادهها صورت گيرد گويند بهره ور بوده است . در واقع بهره وري يعني تحقق اهداف سازماني با حداقل هزينه و زمان كه اين عمل فقط با تعيين وظايف واحدها و نيروي انساني شاغل در سازمان مربوطه حاصل مي شود . كه مي توان هم در هزينه ها و دستمزد هاي پرداختي و هم در زمان انجام فعاليتها ي تقسيم شده بين پرسنل صرفه جويي به عمل آورد .

در طبقه بندي نظريههاي سازمان در مديريت طبقه بندي چارلز برو مورد توجه بيشتري قرار گرفته كه او يكي از جامعه شناسان و صاحبنظران سازمان و مديريت است كه مدل خود را در مقابل دو مدل نظري ماشيني و انساني قرار داده است .

به تصور پرو در نيمه اول قرن بيستم سازمان تحت فشارهايي مانند تمركز اختيارات ، تخصصي كردن كارها ، تقسيم كار بين كاركنان و تدوين مقررات و قوانين و مقررات سازماني تفكيك صف و ستاد و مانند آن به كام تيره مدل ماشيني ومكانيكي فرو افتاد و در نيمه دوم قرن بيستم فشارهاي ديگري چون تفويض اختيار ، آزادي كاركنان ، روحيه اعتماد در افراد ، احترام و توجه به جنبه هاي انساني در سازمان ، حركات درون گروهي ، بعضي سازمانها را در حيطه مدل انساني قرار داد كه بر انسان و ارگانيزم سازمان بيش از مدل ماشيني و مكانيزم سازمان تكيه دارد .

پس از ارائه تقسيم كار و لزوم استفاده از آن در سازمانها و مديريت ، براي موثر بودن وظايف كاركنان به مرز تواناسازي در سازمانها مي رسيم كه به توضيح آن مي پردازيم .
توانا سازي به معني برداشتن موانعي است كه باعث مي شود افراد بتوانند كارشان را به صورت موثر و كامل به انجام برسانند چنانچه اين موانع برداشته شود كاركنان قدرت تصميم گيري براي اقدام دست مي آورند و استقلال راي پيدا مي كنند به اين اعتبار اين مفهوم جز فنون مديريت شده است.

مديريت مبتني بر تقسيم كار و تواناسازي كاركنان مستلزم به كارگيري كارا و موثر كليدهاي توان افزايي منابع انساني است آنچه در اين مبحث از نظرتان خواهد گذشت معرفي سه كليد مهم براي توانا سازي كاركنان و تبين اهميت و ضرورت آن در سازمانهاست فهم ادراك اين كليدها و اعمال آنها در فرايند رهبري افراد و مديريت آنها و تعيين و تقسيم وظايف آنها منافع زيادي را براي سازمانها به ارمغان خواهد آورد اما در اينجا بايد اذعان كرد كه مديريت مبتني ب تواناسازي كاركنان در واحدهاي صنعتي و توليدي ساده نيست و همواره به مهارتهاي انساني قوي نياز دارد .

ويژگي سازمانهاي امروزي پويايي و پيچيدگي ، ابهام و سنت گريزي است و دائماً از محيط اطراف خود تاثير مي پذيرند . و تغيير را به عنوان ضرورتي اجتناب ناپذير پذيرفته اند . پيش بيني تغييرات با دقت نسبتاً معقول بااشكال مواجه خواهد شد . با درك اين مهم كه تغيير جزء لاينفك وزارت سازمان هاي هزاره سوم شده است . قدرت سازگاري و انطباق با تحولات اخير در عرصه هاي مختلف اقتصادي اجتماعي افزايش مي يابد . به منظور غلبه بر شرايط نا مطمئن و پيچيده و پويا تنها راهي كه پيش روي مديران قرار دارد تواناسازي سازمان و كاركنان از

طريق كسب دانش و مهارتي كه به سرعت كهنه ومنسوخ مي شود . از اين رو داشتن نيروي انساني توانا و كارآمد كه بنياد ثروت ملي و داراييهاي حياتي سازمان به حساب مي آيند منافع بسيار زيادي براي سازمانها شركت ها و بنگاه هاي اقتصادي به دنبال خواهد داشت . توانا سازي ظرفيت هاي بالقوه اي رابراي بهره برداري از سرچشمه توانايي انساني كه از آن استفاده كامل نمي شود . در اختيار سازمان ها مي گذارد هر گاه سازمان بخواهد در دنياي پيچيده و پوياي امروزي ادامه حيات دهند به اين نيروي بالقوه نيازمندند و بايستي آنرا مورد استفاده قرار دهند . از اين رو وجود تغييرات سريع پيشرفتهاي تكنولوژيك و رقابتهاي آشكار و پنهان در دنيا اهميت و ضرورات تواناسازي رابيش از پيش آشكار ساخته است .
فرايند تواناسازي كاركنان نيز نياز به مديريت و رهبري دارد . به مديريتي با ويژگي هاي تسهيل گري ، خاص و مربي نياز دارد .

 

كليد تواناسازي منابع انساني
قبل از اينكه كليدهاي سه گانه توانا سازي كاركنان را مورد بحث قرار دهيم ابتدا تعريفي از مفهوم توانا سازي ارائه مي دهيم اعتقاد بر اين است كه خلاقيت و نوآوري زماني تحقق مي يابد كه سازمان و بنگاه اقتصادي از نيروهاي پر دانش ، خلاق و با انگيزه برخوردار باشد به اين توانا سازي منابع انساني يعني ايجاد مجموعه ظرفيتهاي لازم در كاركنان براي قادر ساختن آنان به ايجاد ارزش افزوده در سازمان و ايفاي نقش و مسئوليتي كه در سازمان به عهده دارند توام با كارايي و اثر بخشي . يقيناً تحقق چنين امري علاوه بر دانش و تجربه كاركنان با عنصر كار سازي به نام انگيزه در كاركنان ميسر خواهد شد . به بيان ديگر تواناسازي به معني قدرت بخشيدن است .