سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)

تاريخچه سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)
در اواخر دهه ۷۰ ميلادي مفهوم برنامه ريزي مواد موردنياز (MRP) معرفي و توسط IBM پياده سازي و توسعه پيدا كرد . مهمترين مشكل اين سيستم ها امكانات سخت‌افزاري و نرم افزاري گران قيمتي بود كه بعضاً در مراكز دانشگاهي و يا نظامي مستقر بودند .
سازمانها در استقرار MRP با مشكلات زيادي مواجه بودند . از طرف ديگر اين سيستم ارتباط بين توليد و استراتژي هاي رقابتي سازمان را چندان مدنظر قرار نمي داد و ظرفيت هاي توليدي سازمان در اين سيستم لحاظ نمي شد .

بين سالهاي ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰ ميلادي با توسعه و گسترش برنامه ريزي مواد موردنياز ،‌ مفهوم برنامه ريزي منابع توليد ۲ (MRPII) ارائه گرديد . در اوليل همين دهه نيز سيستم برنامه ريزي توزيع (DRP) كه مستقل از MRPII عمل مي كردند وارد اين سيستم شده و عملاً مشكل عدم ارتباط اين دو سيستم با يكديگر مرتفع گرديد .

پس از بكارگيري MRPII و گسترش آن در تمام عرصه هاي توليدي ،‌خدماتي ،‌تجاري، توزيعي و غيره و همچنين اضافه نمودن سيستم هاي پشتيبان تصميم به آنها ، سيستم ERP ارائه شد . با ظهور ERP در حوزه توليد ، تمامي سيستم هاي توليدي تحت پوشش قرار گرفتند . بخش ها ، فرايندها و وظايف مختلف از جمله كنترل كيفيت ، نگهداري و تعميرات ، حسابداري و مالي به سيستم هاي توليدي متصل شده و ERP به عنوان حدفاصل سيستم هاي مديريت زنجيره تأمين (SCM) و مديريت ارتباط با مشتري (CRM) مطرح گرديد . اين سيستم بيش از آنكه عنوان جديدي براي MRPII باشد ، به عنوان سطح بعدي در سطوح تكاملي سيستم هاي كامپيوتري طراحي شده براي پشتيباني از عمليات سازمان مطرح است .

با گسترش اينترنت ، فناوري ERP منطبق با محيط اينترنت ارائه گرديد و در نتيجه EDI و ERP با يكديگر پيوند خوردند و اينترنت به عنوان جزيي تفكيك ناپذير از ERP محسوب و تحت وب توسعه يافت . همچنين فناوري چندلايه اي در معماري سيستم اطلاعاتي در محيط اينترنت در نظر گرفته شد .
قابل ذكر است كه در سال ۱۹۹۸ بيش از ۲۰٫۰۰۰ سازمان در سراسر جهان مبلغي افزون بر ۱۷ ميليارد دلار در زمينه ERP سرمايه گذاري نموده اند كه اين رقم در سال‌هاي بعد همواره ۳۰ تا ۵۰ درصد رشد داشته و در سال ۲۰۰۳ به رقمي نزديك به ۱۰۰ ميليارد دلار رسيده است .

هزينه نگهداري و به روزرساني سيستم هاي پياده سازي شده در سال ۲۰۰۰ به رقمي حدود ۵/۲۱ ميليارد دلار بالغ شده كه نرخ رشدي برابر ۱/۱۳% نسبت به سال ۱۹۹۹ داشته است [Broatch , 2001] . ضمناً طبق بررسي هاي صورت گرفته در حال حاضر بيش از ۷۰% از ۱۰۰۰ شركت طراز اول جهان از ديد مجله Fortune ، سيستم هاي ERP را با موفقيت پياده نموده و يا در حال پياده سازي آن هستند [Kraft , 2001].

معرفي سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)

رشد غيرقابل پيش بيني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه هاي گذشته كه با تكيه بر توسعه صنايع مختلفي از جمله الكترونيك ، كامپيوتر و مخابرات صورت گرفته بر جنبه هاي مختلف عملكرد سازمان ها تأثيرات شگرفي داشته است . همزمان با اين تغييرات ، محيط فعاليت سازمان هاي مختلف پيچيده تر شده و به همين جهت نياز به سيستم هاي مختلفي كه بتواند ارتباط بهتري بين اجزاي مختلف سازماني برقرار كرده و جريان اطلاعات را در بين آنها تسهيل كند ، افزايش چشمگيري يافته است . اين سيستم ها كه در مجموع به سيستم هاي سازمان Enterprise Systems (ES) معروف هستند ، زمينه اي فراهم آورده اند كه مديران بتوانند در تصميم گيري هاي مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمايند .

ظهور نرم افزارهاي يكپارچه اي تحت عنوان (ERP) با هدف قرار دادن سازمان ها ، توسعه بسيار زيادي پيدا كردند . اين نرم افزارهاي بسيار قدرتمند و پيچيده و استاندارد، شامل زيرسيستم هاي از پيش طراحي شده اي هستند كه پس از اعمال تغييراتي در آنها و بومي سازي توسط مشاوران پياده ساز و مشاوران تحليل فرايندهاي سازماني ، پياده سازي و اجرا مي شوند . در بسياري از موارد سازمان ها به دليل اجبار در تبعيت از منطق حاكم بر اين نرم افزارها ، مجبور به اصلاح و بازبيني مجدد فرايندهاي خود هستند . اين نرم افزارها بر خلاف نرم افزارهاي قديمي كه در سازمان‌ها و از طريق واحدهاي مختلف سازماني توسعه پيدا مي كردند ، مجموعه اي يكپارچه هستند كه داراي ماژولهاي مختلف بوده و هر زمان كه نياز به اضافه كردن ماژول ديگري به آنها باشد‌. اين كار به راحتي صورت مي پذيرد .

 

تعريف سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)
سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازماني (ERP) را مي توان به عنوان نرم افزار يكپارچه‌اي تعريف نمود كه داراي اجزا و يا ماژولهايي براي برنامه ريزي ، توليد ، فروش، بازاريابي ، توزيع ، حسابداري ، مديريت منابع انساني ، مديريت پروژه ، مديريت موجودي ، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات ، مديريت حمل و نقل و بازرگاني الكترونيك است . معماري و ساختار ERP بگونه اي است كه يكپارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جريان روان اطلاعات بين بخش هاي مختلف سازمان را فراهم مي آورد .

انجمن كنترل توليد و موجودي آمريكا ERP را به صورت زير تعريف مي نمايد :
«روشي براي برنامه ريزي و كنترل مؤثر تمامي منابع موردنياز براي دريافت ، توليد ، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان ، در شركتهاي توليدي ، توزيعي و خدماتي» .

تعاريف بسيار زياد ديگري براي ERP‍ ارائه شده است از جمله :
– «ERP يك بسته نرم افزاري تجاري است كه هدف آن يكپارچه سازي اطلاعات و جريان آنها بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي ، حسابداري ، منابع انساني ، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است.» (Davenport)

– «سيستم‌هاي ERP سيستم هاي اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيمي هستند كه اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يكپارچه مي نمايد .» (Kumar & Hilsgersberg , 2000)

– «ERP يك پايگاه داده ، يك برنامه كاربردي و يك واسطه يكپارچه در تمامي سازمان است.» (Tadjer ,1998)
– «ERP سيستم هايي مبتني بر كامپيوتر هستند كه براپ ردازش تراكنش هاي سازمان طراحي شده اند و هدف آنها تسهيل برنامه ريزي ، توليد و پاسخگويي به موقع به مشتريان در محيطي يكپارچه است.» (O’Leary , 2001)

– ERP يك بسته نرم افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يكپارچه است كه كليه فرآيندهاي تجاري يك سازمان را اعم از توليد‌، منابع انساني ، مالي ، بازاريابي و فروش پشتيباني مي نمايد و منجر به يكپارچگي وظايف (Functions) در سازمان مي شود.
– يك راه حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است كه منابع سازمان را توسط يك سيستم به هم پيوسته‌، به سرعت و با دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايد .
– ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي يك سازمان از نظر بانك هاي اطلاعاتي و فرآيندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم افزاري براي پشتيباني فرآيندهاي داخلي سازمان مي باشد .

در تعاريف فوق توجه و تمركز بر روي عبارت Enterpriseدر اختصار ERP بيش از عبارت Planning و Resource مي باشد ، چرا كه اين سيستم فراتر از برنامه ريزي عمل كرده و با وجود تمركز بر روي منابع سازمان ، عناصري فراتر از آن را پوشش مي‌دهد .
آنچه كه در اين تعاريف بيش از همه شفاف است ، يكپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آنرا از ساير سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه متمايز مي سازد .

لازم بذكر است كه سيستم ERP به صورت كامل همه بخش هاي گزارشات و تحليل داده ها و فرآيندهاي عمليات را در سطوح مختلف سازمان پوشش مي دهد بدين صورت كه هسته مركزي پوشش دهنده سطوح سيستم هاي فرآيند عمليات (TPS) و سيستم هاي اطلاعات مديريت (MIS) مي باشد و ابزارهاي تحليل و تجزيه تجاري پوشش دهنده ، سطوح سيستم هاي پشتيبان تصميم (DSS) و سيستم هاي اطلاعات اجرايي (EIS) در سازمان هستند . البته اين تقسيم بندي ها چندان شفاف نبوده و مرز مشخصي بين اين سطوح و بخش هاي اصلي ERP قابل ترسيم نيست و همپوشاني‌هايي در اين بين وجود دارد .

 

دلايل و دستاوردهاي پياده سازي ERP در سازمان ها
پياده سازي سيستم ERP مزاياي بي شماري را براي سازمان ها به ارمغان مي آورد و ليكن اين مزايا و بهبود فرايندهاي تجاري سازمان به راحتي قابل توصيف نمي باشد . پياده سازي موفق يك سيستم ERP بستگي بسيار زيادي به انتخاب سيستم مناسب ، تأمين كننده مناسب ، نحوه بومي سازي نرم افزار در سازمان با توجه به استراتژي ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمايت مديريت سازمان از پياده سازي نرم افزار ، شايستگي مشاوران در پياده سازي نرم افزار ، كنترل پروژه مناسب در طول فرايند پياده‌سازي و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پيش بيني شده دارد .

پياده سازي ERP در سازمان دستاوردهاي زيادي را به همراه خواهد داشت كه به صورت خلاصه مي توان به موارد زير اشاره كرد :
– ايجاد يكپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان .
– استانداردسازي فرايندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركت هاي عرضه كننده نرم افزار از سازمانهاي مختلف به دست آورده اند .
– مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني و كاهش زمان انجام آنها .

– تبديل فرايندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح به علت مهندسي مجددي كه در فرآيندهاي سازمان صورت مي پذيرد .
– امكان نصب و راه اندازي سريع تر سيستم هاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژول هاي مختلف اين نرم افزار و يا ساير نرم افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه‌كنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند .

– امكان و يا تسهيل توسعه سيستم ها و تكنولوژي هاي جديد از جمله JIT‌ .
– امكان ايجاد همكاري هاي تجاري ، سرمايه گذاري هاي مشترك ، ادغام و … براي سازمان ها با هزينه كمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر .
– تغيير تمركز از برنامه نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرايندها
– توسعه زيرساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث كسب و كار الكترونيكي (E-Business)

 

زيرسيستم هاي تشكيل دهنده ERP
زيرسيستم هاي ERP شامل مجموعه‌هاي گوناگون و متعدد است كه يكپارچگي آنها اهميت و ارزشي مضاعف را براي سازمان و شاخه هاي مختلف آن پديد مي آورد . اين زير سيستم ها عبارتند از :
۱-مجموعه زيرسيستم هاي ساخت و توليد
۲-مجموعه زيرسيستم هاي مالي و حسابداري
۳-مجموعه زيرسيستم هاي مديريت منابع انساني
۴-مجموعه زيرسيستم هاي مديريت پروژه