سیستم های اطلاعاتی تجاری

مقدمه:
سيستم هاي اطلاعات دراشكال گوناگون مي تواند درسازمانهاوكسب وكارها به كارگرفته شوند .مواردي نظير انجام فعاليتها،حل مسائل سازماني وپيگيري فرصتهاي تجاري ،همگي بااستفاده ازآن امكان پذير مي گردد.
دراين مقاله قصد داريم اطلاعات تجاري (BIS) راكه كاركردهاي گوناگون سازماني نظير بازاريابي،مالي ، حسابداري ،مديريت عمليات ومديريت منابع انساني راپتيباني مي كند،موردبررسي قرارمي دهيم ودرپي آن اثراتي كه مي تواند بااستفاده ازاين سيستم ها در عملكرد سازمانها و كيفيت خروجيهاي آن ايجادشود رامورد مطالعه قرارمي دهيم .

اهميت اطلاعات درتجارت
امروزه اطلاعات هم به عنوان يك منبع استراتژيك درسازمان وهم به عنوان يگ منبع عمده براي ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات همواره به عنوان يك مزيت رقابتي قلمداد شده است .دستيابي به اطلاعات مربوط به فعاليتها ي گوناگون سازمان ازجنبه هاي مختلف مي تواند برعملكرد كلي آن اثرگذارباشد ،برخي ازمزاياي آن به شرح ذيل است:
داشتن اطلاعات درزمينه نيازهاوديدگاههاي مصرف كنندگان نسبت به كالاها وخدمات فعلي سازمان مي تواندبه بهبود محصولات وايجا محصولات جديد منجرشود .

اطلاعات درمورد پيشرفتهايي كه در زمينه موادكاربرد فناوري وجودداردمي تواند به كارايي وبهره برداري درفرايند توليدبهبود طراحي وكيفيت محصول منجر گردد.
ارتباط پيشرفته ميان كاركناني كه خدماتي رابه مشتري ارائه مي دهند وگروه عمليات طراحي وتوليد محصول ،موجب مشخص شدن نواقص كالاومشكلات درنصب واجراي عمليات خواهد شد ولذا موجب افزايش كيفيت شود.
وجود جريان صحيح اطلاعات بين بخشهاي توليد وفروش مي تواند وظايف پيش بيني وبرنامه زمان بندي توليد رابهبود بخشيده وزمان تحويل راكاهش دهد.

به علاوه هرسازماني كه داده هاي صحيح ،دقزيق ،بهنگام وجامع دراختيار داشته باشدميتواند دركمترين زمان ،به داده هاي ورد نيازش دسترسي داشته باشد ،بهتر مي تواند به اهداش نايل شود.(۷)
ويژگيهاي اطلاعات مناسب:
اطلاعات مفيد داراي چهارويژگي هستند: ۱- بهنگام بودن ۲- كيفيت ۳- كامل بودن ۴- مربوط بودن.بهنگام بودن به اينكه آيادرهنگاه تصميم گيري دسترسي به اطلاعت اماكم پذير است ياخير،اشاره دارد. كيفيت به معناي صحت اطلاعات است .افراد به سادگي مي تواند بااطلاعات غلط تصميم هاي اشتباهي رااتخاذ كنند.

كامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوري شده ،دلالت داردومربوط بودن به ميزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصميم ها اشاره دارد. معيارهاي مناسب به مديريان كمك خواهد كرد تااطلاعات وگزينه هاي صحيح راانتخب كنند(۳)
مقاصدكلي اطلاعات
دريك ديدگاه كلي،اطلاعات داده هاي موردنياز براي تصميم گيري رافراهم مي كند. اين امر از طريق توصيف حالات پديده ها ،تبيين رخدادها ،پيش بيني رويدادها ،پيشنهاد راهكارهاي لازم وسرانجام ارزيابي فعليتهاي ارائه شده ،صورت مي پذيرد .
-توصيف داده ها:
دراين مرحله هدف ازگردآوري داده ها توصيف شرايط موجوداست .همچنين دراين مرحله داده هاي مربوط به متغيرهاي تاثيرگذار برعملكرد سازمان ونيز نتيجه عملكرد سازمان جمع آوري مي شود تادرمراحل بعد باتفسير و تعبير اين داده ها به اطلاعات موردنياز دست يافت 
– تبيين رخدادها :
تبيين رخدادها عاملي است كه ناآشنايي وغير منتظره بودن محيط راكاهش مي دهد .درحوزه علم تبيين شرايطي است كه تحت آن برخي رويدادها تغيير ازصول پذيرفته شده تبعيت مي كند .

-پيشنهاد راهكارها :
اين فرايند شامل مراحل تصميم گيري است .تعيين اهداف،شناسايي گزينه هاي مربوط ونتايج احتمالي آن ،ارزيابي اين نتايج ودرپايان انتخاب تصميم بهينه .
-ارزيابي:
به طور خاص درسازمان ارزيابي فرايند تعيين چگونگي موفقيت برخي برنامه ها يااقدامات دردستيابي به اهداف تعيين شده است . اطلاعات مورد نياز براي ارزياي به مديران كمك مي كند تابرنامه هاي اجرايي راارزيابي كنند وپتانسيل آتي آن رامشخص كنند.(۴)

سيستم هاي اطلاعات فرابخشي:
سيستم هاي اطلاعات اغلب تركيب يكپارچه اي از سيستم هاي اطلاعاتي بخشي هستند .اين قبيل سيستم ها فرايند هاي تجاري راپشتيباني مي كنند.

فرايند هايي نظير:
توسعه محصول جديد،توليد،توزيع،،مديريت سفارشها،پشتيباني ازمشتريان ونظاير آن .بسياري ازسازمانها به سيستم هاي فرابخشي به عنوان راهي استراتژيك براي استفاده ازفناوري اطلاعات درسهيم ساختن منابع اطلاعاتي ميان بخشهاي مختلف مي نگرند،كه به موجب آن كارايي واثر بخشي فرايند هاي تجاري خود رادردسيابي به اهداف استراتژيك خود ،بهبود بخشيد .به عنوان مثال،مي توان ازفرايند توسعه محصول جديد درسك سازمان توليدي ياد كرد.
اين فرايند تجاري (محصول جديد)مي بايستي ازسيستم هاي اطلاعات فرابخشي استفاده كنند كه چنديت بخش رادرگير مي كنند.(شكل۱)

سيستم هاي اطلاعات تجاري :
سيستم هاي اطلاعات تجاري براساس وظايف وكاركردهاي تجاري كه آنها راپشتيباني مي كنند ،مورد تجزيه تجزيه وتحليل قرار مي گيرند .
همان گونه كه درشكل دومشاهده مي شود ،سيستم هاي اطلات تجاري به پنج بخش اصلي گروه بندي شده اند .اين سيستم ها بايكپارچه شده بايكديگر به صورت فرابخشي سيستم هاي اطلاعات تجاري راشكل مي دهند .(۲)

۱- سيستم هاي اطلاعات بازاريابي:
سيستم اطلاعات بازاريابي شامل افرادوتجهيزات وروشهايي است كه اطلاعات موردنياز براي تصميم گيران بازاريابي را به صورت صحيح وبهنگام ،گرد آوريي،دسته بندي ،تحليل ،ارزيابي ومنتشر مي كند(۵)شركتهاي تجاري به منظور شناسايي وپاسخ به تغييرات پرشتاب محيط امروزي،به گونه اي فزاينده به سمت استاده ازفناوري اطلاعات گرايش پيدا مي كنند. به عنوان مثال وب سايت ها وسرويسهاي اينترنتي امكان برقراري فرايند بازاريابي تعاملي رافراهم ساخته است كه به موجب آن مشتريان مي توانند درساخت ،بازاريابي،خريد وبهبود كالاوخدمات ،به عنوان يك شريك براي سازمان تبديل شوند .(۲)

بازاريابي دوجانبه (تعاملي):
رشدانفجاري فناوريهاي اطلاعاتي تاثير عمده اي رابربخش بازاريابي داشته است . واژه بازاريابي دوجانبه به تشريح نوعي ازبازاريابي مي پردازد كه برپايه آن ،ازاينترنت ،اينترنتها واكسترانت ها براي يك تعامل دوسويه ميان سازمان ومشتريانش ويا مشتريان بالقوه اش بهره گرفته مي شود .هدف بازاريابي دوجانبه توانا ساختن شركت براي استفاده سود آور ازاين شبكه ها براي جذب ونگهداري مشتريان است كه مي خواهنددرساخت،خريدوبهبود كالاها و خدمات باسازمان شريك باشند .

درمحيط جديد اينترنتي بازاريابي ،مشتريان تنها نقش يك شركت كننده منفعل راكه پيش ازخريد تبليغات رسانه اي رادريافت مي كند ،ايفا نمي كنند،بلكه به صورت فعالانه دريك محيط شبكه اي درگير شده اند .بازاريابي دوجانبه مشتريان راتشويق مي كند تادرتوسعه محصول جديد ،تحويل دادن وموضوعهاي مربوط به خدمات (هنگام فروش وپس ازفروش)دخالت كنند. اين امر بااستفاده ازفناوريهاي گوناگون اينترنتي نظير گروههاي مباحثه خبري ،پرسشنامه ها وفرمهاي نظرسنجي روي شبكه ونام نگاريهاي ازطريق پست الكترونيك ميسر شده است.

اتوماسيون نيروي فروش:
رايانه ها وشبكه ها بسترهايي رابراي اتوماسيون نيروهاي فروش فراهم آورده اند .نيروهاي فروش مي توانند ازطريق شبكه ها ازآخرين خدمات واطلاعات شركت آگاه شوند.اين امرنه تنها باعث افزايش بهره بروري شخصي فروشندگان مي شود بلكه به طورچشمگيري سرعت دريافت داده هاي فروش راازبازار فروش براي مديران بازاريابي دردفتر مركزي شركت ،افزايش مي دهد واين امكان رابراي مديران فروش فراهم مي آورد كه باارائه اطلاعات بهنگام از فروشندگان خود پشتيباني كنند

.
مديريت محصول فروش:
مديران فروش بايد عملكرد فروشندگان شركتهايشان رابرنامه ريزي ،نظارت وپشتيباني كنند.بنابراين ،دربسياري ازشركتها سيستم هاي رايانه اي گزراش هاي تحليلي فروش راارائه مي كنندكه فروش هريك ازمحصولات ،خطوط محصول ،مشتريان انواع مشتريان ،فروشندگان ومناطق فروش راتجزيه وتحليل مي كنند

.اين گزارشها درپايش عملكرد فروش محصولات وفروشندگان ونيز درتهيه برنامه هاي پشتيباني ازفروش براي بهبود نتايج فروش به مديران بازاريابي كمك مي رساند .مديران محصول نيز به اطلاعاتي براي برنامه ريزي وكنترل عملكرد هريك ازمحصولات نياز دارند . سيستم هاي اطلاعاتي مي تواند درارائه داده هاي مربوط به قيمت ،درآمد ،هزينه ها ورشد هريك ازمحصولات موجود وتوسعه محصولات جديد ياري رسان باشند .

ترويج فروش وتبليغات :
مديران بازاريابي درتلاش هستندتادر حداقل هزينه هاي تبليغات وترويج ،فروش راحداكثر سازند .سيستم هاي اطلاعات بازاريابي ازاطلاعات تحقيقات بازار ومدلهاي ترويج براي كمك درمواردذيل بهره مي گرند: ۱-انتخاب رسانه وروشهاي ترويجي ۲- تخصيص منابع مالي ۳- كنترل وارزيابي نتايج حاصل برنامه هاي متنوع تبليغاتي وترويجي .

قيمت گذاري كالاها وخدمات:
قيمت گذاري ،تصميمي بسيار مشكل است وقيمتها به طور مستمر پيدامي كند .براي مثال ،شركت بايد درپاسخ به تغييرات قيمتي رقبا ،قيمتهاي خود راباقيمتهاي آنها منطبق سازد.

بسياري ازشركتها ازپردازشگر تحليلي آن لاين براي قيمت گذاري وديگر تصميمها ي بازاريابي استفاده مي كنند.
موتورهايجستجو مشتريان راقادر ساخته است تابامقايسه قيمتهاي مختلف ،كالا ياخدمت رادرقيمتي كه مي خواهند ،انتخاب كنند.شركتها نيز اين امكان رادارند تاقيمتهاي خود رابارقبا مقايسه كنند.(۳)

توزيع :
وجود پروفايل مشتريان درپايگاههاي داده شركت ،اين امكان رافراهم مي سازد تاباتقسيم بندي جغرافيايي بتوان به يك شبكه توزيع بهينه دست يافت . خريدهاي اينترنتي نحوه توزيع راتغيير داده است .به طوري كه شركتها بايد نيروي بيشتري رابراي تحويل كالاها وخدمتشان درسريعترين زمان وبالاترين كيفيت به كارگيرند.(۳)

بازاريابي هدفمند :
بازاريابي هدفمند به ابزاري مهم درتدوين استراتژي هاي تبليغي وترويجي وب سايت هاي تجاري الكترونيك شركتها تبديل شده است .بازاريابي هدفمند شامل پنج جزء است : جامعه هاي ويژه ،محتوابراي مخاطبان اصلي ،زمينه موردنطر ،عوامل جمعيت شناختي وروانشناختي ورفتار مجازي ،

تلاشهاي تبليغات وترويج مي تواندبه تناسب بازديد هرفرد ازسايت تغيير كند .اين استراتژي براسس فايلهاي كوكي كه دربازديدهاي قبلي فردبازديد كننده روي ديسك سخت رايانه اوقرارگرفته است ،امكان پذير گردد.اين فايلهاي كوكي شركت راقادر مي سازد تابه رفتار آن لاين يك فرد دروب سايت پي ببرد وآنگاه تلاشهاي بازاريابي خود رامتناسب باآن ارائه كند.
تحقيقات بازار وپيش بيني ها :
سيستم هاي اطلاعات تحقيقات بازار براي كمك به مديران دربرآورد پيش بيني هاي بهتر بازاريابي وتدوين استراتژي هاي كارآمدتر بازاريابي ،اطلاعات وآگاهي هاي موردنظر راارائه مي كند.سيستم هاي اطلاعات بازاريابي به بازار پژوهان كمك مي كند تاتعدادبي شماري ازاطلاعات راباتوجه به طيف گسترده اي ازمتغيرها ،جمع آوري ،تحليل ونگهداري كنند.اين اطلاعات شامل مشتريان ،خريداران احتمالي ،مصرف كنندگان ورقبا مي شود .

روند هاي بازار ،اقتصادوجمعيت شناختي نيز مورد تحليل قرارمي گيرند .اين داده ها مي تواند ازمنابع مختلفي نظير پايگاههاي داده شركن ،انبارداده ها ،سايت هاي اينترنتي ،بازريابي ازراه دوروشركتهاي خدماتي اطلاعاتي جمع آوري شوند .پس ازآن نرم افزارهاي گوناگون آماري مي تواند درتحليل داده هاي تحقيقات بازار وپيش بيني فروش وديگر روند هاي مهم بازار به مديران كمك كنند.
۲- سيستم هاي اطلاعات توليد:
سيستم هاي اطلاعات توليد ازبخشهاي عمليات وتوليد پشتيباني مي كنند كه دراين بخشها تمامي فعاليتهاي مرتبط با برنامه ريزي وكنترل فرايندهاي توليد كالا وياخدمات رادربرمي گيرد.دراين بخش كاربردهاي توليد مبتني بررايانه رابراي تشريح نحوه پشتيباني سستم هاي اطلاعات ازبخشهاي توليد وعمليات ،مورد بررسي قررامي دهيم .(۲)
توليد يكپارچه رايانه اي:
طيف گسترده اي از سيستم هاي اطلاعاتي براي پشتيباني ازتوليد يكپارچه رايانه اي (CIM) به كار مي رود .مفهوم كلي توليد يكپارچه رايانه اي برموارد ذيل تاكيد دارد:

ساده سازي:
ساده ساختن ومهندسي مجددفرايندهاي توليد،طراحي محصول وسازمان كارخانه به عنوان پايه اي براي يكپارچه كردن فرايند ووظايف؛
خودكار كردن :
خودكاركردن فنرايندهاي توليد ووظايف تجاري كه بااستفاده ازرايانه ها ،ماشين ها وروبات ها پشتيباني مي شود .