ضرورت ثبت الکترونیکی و به کارگری امضای دیجیتالی در ثبت اسناد و املاک

توسعه فناوری نوین مانند اینترنت و کاربردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات باعث تغییرات زیادی در امور اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و حتی سیاسی شده است. شدت ودامنه این تغییرات به حدی گسترده بود که زمینه تغییر ساختار جامعه سنتی جهان را، که بشر سالیان دراز با آن خو گرفته بود، به جامعه جدید تحت عنوان جامعه اطلاعاتی به وجود آورده است. ضرورت بهره گیری از فناوری جدید ارتباطات و اطلاعات برای ثبت الکترونیکی آن قدر بدیهی است که توجهی برای قصور از پیش بینی آن در نظام ثبتی کشور وجود ندارد.

بهره گیری از این فناوری، مزایای فوق العاده برای ارباب رجوع و سازمان ثبت اسناد و املاک به وجود می آورد، کاهش زمان انجام امور، کاهش هزینه ارتقاء ارائه خدمات، دسترس ۲۴ ساعته شهروندان به خدمات ثبت اسناد و املاک، یکپارچه سازی سیستم های مدیریتی و عملیاتی در ثبت اسناد و املاک نظارت هوشمند به انجام خدمات و مدیریت امور و ارتباط مناسب تر با سایر ارگان های مرتبط از جمله مزایایی می باشند که شهروندان و سازمان ثبت اسناد می توانند از آن برخوردار شوند.

هم اکنون در بسیاری از کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه، ثبت اسناد و املاک اکترونیکی وجود دارد و در حال گسترش است. در این کشور اغلب خدمات ثبتی به صورت دیجیتالی بوده و خدمات بر خط (online) به شهروندان ارائه می شود از آن جمله می توان به بیستم ثبت املاک انگلستان اشاره کرد که که در سال ۲۰۰۲ کاملاً الکترونیکی گردید وثبت الکترونیکی و امضاء دیجیتالی برای کلیه امور ثبتی اجباری شد.

در مورد نیاز به الکترونیکی شدن ثبت اسناد و املاک ایران همین نکته کافی است که اشاره کنیم، حدوده ده میلیون پرونده در دادگستری در حوزه کاری این سازمان مطرح است، که اگر هر پرونده یک خواهان و یک خوانده داشته باشد، ۲۰ میلیون نفر درگیر هستند اگر هر خواهان و هر خوانده از یک خانوار باشند ۲۰ میلیون خانوار در کشورمان در حوزه کاری این سازمان درگیر هستند و این رقم قابل توجهی به شمار می رود.
ناگفته نماند، قدمهای ابتدائی در کشورمان برداشته شده است. از جمله ذخیره سازی اطلاعات پرونده های ثبتی و اسکن خلاصه معاملات.
۱ ) تعریف امضای الکترونیکی :

اگرچه هنوز تعریف واحد و مشخصی برای آن وجود ندارد و در نظر عام امضای الکترونیکی همان امضای معمولی یک فرد است که به وسیله یا برنامه خاصی در کامپیوتر انجام می شود ولی از لحاظ تکنیکی امضای الکترونیکی یک صدای الکترونیکی (مثلاً صدای رئیس که در رایانه ذخیره شده)، علامت یا نشانه یا فرآیندی که توسط فرد مجاز به امضاء، به فرآیند اصلی پیوست شده است.
بسیاری از اشخاص امضای الکترونیکی را امضای دیجیتالی می نامند، امضای دیجیتالی در حقیقت نوعی از امضاء الکترونیکی است که به صورت رمز درآمده است، اما معمولاً این دو را به صورت مترادف به کار می برند.
تعریف امضای الکترونیکی اتحادیه اروپا :
امضاء الکترونیکی عبارتست از داده های الکترونیکی که به دیگر داده ها منظم شده است یا به صورت منطقی با انها مرتبط اند و به عنوان وسیله ای برای شناسائی یک شخص به کار می رود.
تعریف امضای الکترونیکی در ایران :
امضای الکترونیکی عبارتست از هر نوع علاکت منضم شده یا به نحو منطقی متصل شده به پیام است که برای شناسائی امضاء کننده داده پیام مورد استفاده قرار می گیرد.
امضاهای دیجیتالی با رمزگذاری معروف به رمزگذاری کلید عمومی ایمنی می شوند. رمزگذاری کلید عمومی بر الگوریتمی مبتنی است که از طریق دو نوع رمز متفاوت معروف به کلید ایجاد شده و کلیدهای مذکور برای رمزگذاری و رمز گشایی داده پیام مورد استفاده قرار میگرد. کلید رمزگذاری به کلید خصوصی معروف بوده و دارنده کلید به عنوان صاحب امضاء ملزم به حفظ و عدم افشای آن می باشد اما از آن جهت که همه افراد باید از درستی امضای شخص اطمینان یابند، کلید عمومی باید در دسترس همگان باشد. هر امضاء دیجیتالی که ایجاد می شود نسبت به دارنده آن بی همتا است و استفاده از الگوریتم های مختلف برای رمزگذاری امضاهای متفاوت موجب تمایز امضای افراد از همدیگر می شود.

دانستیم که امضاء الکترونیکی در واقع از جنس اطلاعات و کدهای رایانه ای و ریاضی است ودر واقع تفاوت آن با امضای دستشویی تنها همین امر است وگرنه نه تنها سایر کارکردهای امضاء را می توان در امضاهای الکترونیکی نیز یافت. کلبه دارای برتری ها و مزایایی نسبت به امضاء دستشویس هست هرچند که به طور صددرصد قابل اعتماد نیست.
۲ ) مزایای امضاء الکترونیکی :
۲ . ۱ ) ایمنی :

در امضاهای دست نویس هیچ روش استانداردی برای ترسیم دقیق آنها وجود ندارد و تطبیق نمونه امضاء مشکل است امضاهای دست نویس با وسایل و نرم افزارهای گرافیکی قدرتمند به راحتی قابل جعل است در حالی که امضای الکترونیکی با بهره گیری از الگوریتم رمزگذاری و استفاده از مفاهیم منطقی و ریاضی به درجه ای از امنیت رسیده است که دستیابی به کلید رمز و گشودن رمز یک سند بسیار مشکل است، لذا امکان جعل و یا درستکاری در مفاد سند رمزگذاری شده بسیار کمتر از اسناد سنتی و امضاهای دست نویس است به علاوه امکان تطبیق امضاء با دقت بسیار بالا است.
۲ . ۲ ) تمامیت داده :
امضاهای الکترونیکی تمامیت و کامل بودن اطلاعات را تضمین می کند و هرگونه دستکاری و تحریف و حذف و اضافه در سند بالافاصله مشخص می شود در حالی که در اسناد دست نویس حذف یا اضافه شدن مطلب یا مطالب دشوار است.
۲ . ۳ ) احراز هویت :
امضای الکترونیکی حاوی اطلاعاتی مانند هویت امضاء کننده، سمت او و اختیارات تفویض شده به اوست در حالی که امضای دستنویس به خودی خود هویت شخصی و حقوقی امضاء کننده را مشخص نمی کند.
۲ . ۴ ) مهر تاریخ – زمان :
بیشتر فناآوری های امضاء الکترونیکی دارای امکاناتی هستند که تاریخ و زمان ثبت می کند این امر در کلیه اعمال حقوقی به خصوص قراردادها از اهمیت زیادی برخوردار است.
۲ . ۵ ) سرعت و دقت :
امضای الکترونیکی باعث افزایش سرعت و دقت می شود اسناد و امضای الکترونیکی را می توان در چند ثانیه ایجاد و به سراسر دنیا ارسال و صحت آن را بررسی کرد.
۲ . ۶ ) راز داری :

فن آوری امضای الکترونیکی این اطمینان را می دهد که پیام به وسیله اشخاص مجاز روئیت شود زیرا کلیدی را برای رمزگشایی لازم است، فقطدر اختیار اشخاص مجاز قرار می گیرد.
در بحث امضای دیجیتالی مصرف کننده نباید در معرض نفوذ و سوء استفاده دیگران باشدف اشخاص ضعیف و کم توان باید قبل از معامله الکترونیک از هرنظر توجیه شده ونسبت به ابعاد معامله اطلاع یابند و همین مسائل ضرورت ثبت حداقل امضای طرف مقابل را به عنوان شخصی که مدام در عرصه تجارت فعال است، نزد سردفتر قابل اعتماد توجیه می نماید.
۳ ) اعتبار اسناد :

آنچه موجب اعتبار قرارداد یا هر سند دیگری می شود اوامر است :
۱ ) بقاء و ثبات مندرجات سند ، ۲ ) صحت انتساب به صادرکننده سند.
اسناد رسمی به سبب اینکه مندرجات آنها به میزان قابل توجهی ثابت باقی است و به سهولت نمی توان در انها دست برد و تغییر داد، بر اسناد عادی و سایر تعهدات ترجیح و برتری دارند و نحوه نگهداری سند نیز از اهمیت زیادی برخوردار است و باید به نحو موثر و درستی بایگانی شود، این ملاحظات را در مورد اسناد الکترونیکی نیز می توان مطرح نمود. مثلاً در اسناد الکترونیکی نیز می توان پیش بینی کرد که یک نسخه از سند در دفتر ثبت اسناد که دارای تجهیزات لازم باشد به ودیعه نهاد و ثبت گردد.
۲ ) انتساب سند :

برای انتساب سند به شخصی قانونگذار در ماده ۶۵ قانون ثبت امضاء نمودن اسناد را موردپذیرش قرار داده است در ثبت الکترونیکی نیز می توان این مسأله را مطرح کرد باید گفت که خواست قانون امضاء است ولی نحوه صورت گرفتن آن موردنظر قانونگذار نیست؛ اینکه به صورت قلم خودنویس باشد یا الکترونیکی ترقی نمی کند. امضاء الکترونیکی که به صورت خطوط گرافیکی صورت گرفته از رایانه مبدا به رایانه مقصد منتقل می شود را می توان امضاء تلفی کرد. (به نظر می رسد نیاز به اصلاح قوانین دارد).
زیرا امضاء سند موضوعیت ندارد بلکه طریقی است برای احراز انتساب یک عمل یا سندی به یک شخص. اختصاصی رمزهای شماره ای و حرفی و غیره می تواند پیشنهاد مناسبی باشد.

ابتدا یک مقام درستی به عنوان مربع گواهی کننده هویت شخص الف را احراز می کند سپس او را به کلیدهای خصوصی و عمومی مرتبط می نماید و ضمناً از شخص مزبور می خواهد نام جدیدی را که خاص اوست و وی را از سایر اشخاص متمایز می کند انتخاب کند این نام، یک کد رایانه ای است، در جهان منحصر به فرد است، کلید خصوصی اختصاص داده شده به عنوان در امضاء رقمی، مشارالیه است و برای آنکه فراموش نشود و ضمناً حفاظت گردد باید در ابزار رایانه ای مانند کارت هوشمند ذخیره شود.
ضرورت وحدت متصدی ثبت سند گواهی امضای دیجیتالی :

شخص باید علاوه بر جنبه های فنی سند و امضای الکترونیکی؛ از آثار حقوقی این دو نیز به طور دقیق اطلاع داشته باشد به نحوی که پس از صدور گواهی سند و امضاء در فضای مجازی مدرک رسمی تولید شده باشد که سه شرط لازم برای تحقق سند رسمی را دارا بوده و در آن محتوا با فنون به نحو غیرقابل تجزیه ای درهم آمیخته شده است.
در عواملی که منتهی به صدور سندی با ماهیت و آثار رسمی می شود و ضرورت وجود نهادی که باید وظیفه صدور چنین اسناد و گواهی هایی را به عهده گیرد، تفاوتی میان سند کاغذی و الکترونیکی وجود ندارد و هر دو باید از سوی نهاد خاصی که تصدی آن را برعهده میگرد انجام شود.

باید امضاء دیجیتالی و سند الکترونیکی در یک مرجع واحد ایجاد شود و نمی توان تصور کرد که سند رسمی در یک دفترخانه و گواهی امضاء شخص متعهد در مرجع دیگرصورت گیرد، زیرا در غیر این صورت این موضوع مهم مطرح می شود که سند و امضاء هیچ ربطی با هم ندارند و هیچ پیوستگی میان سند و امضای الکترونیکی وجود ندارد.
سپس باید صد درسند و امضای الکترونیکی و گواهی آن به صورت متصدی واحد داشته باشد و این متصدی نیز تحت نظارت، بازرسی و مدیریت عالی یک متصدی بالاتر که به صورت سازمان اداره می شود ( سازمان ثبت اسناد و املاک ) اقدام نماید و رابطه آمر و مأموری بین آنها باشد تا بتوان به مدرک الکترونیکی به عنوان سند رسمی یا در حکم آن نگریست.
صرف اینکه از امضای دیجیتالی برای دشوار ساختن جعل و تزویر استفاده می شود دلیل بر آن نخواهد بود که در توصیف سند گواهی، محتوا و ماهیت آن را رها کنیم و تنها به شکل و قالبی که در آن تولید شده اهمیت دهیم.

چون ماهیت سند یا گواهی امضای الکترونیکی تصدیق محتوا و هدف از آن مستند ساختن حقوق و ادله می باشد لذا منطقی است که ایجاد چنین مدارکی بر عهده اشخاص قرار داشته باشد که واحد مجوزهای لازم بوده و به حکم قانون برای این امر به رسمیت شناخته شده باشند. زیرا سند سعی توسط مأمور صالح، بر طبق قانون و در حدود صلاحیت مأمور تنظیم میشود و فضای مجازی چیزی بر این قید نیفزوده یا خصوصیتی ندارد که یک یا همه قید در او دربر دارد.

دفترخانه اسناد رسمی از آن جهت می تواند سند رسمی صادر نماید که به حکم قانون ثبت و از سوی دولت اختیار یافته است و فرض بر این می باشد که سند صادره از سوی آن به هر دلیل دیگری تقدم داردف چرا که دولت با صدور مجوز دفترخانه ای اسناد رسمی اعتماد خود را به فرد معین که در واقع جزئی از او به شمار می آید، اعلام می دارد و همین اعتماد مبنای خوبی برای حمایت از سردفتر و سند صادره ی وی در صورت بروز هرگونه اختلاف یا مناقشه در اعتبار یا صلاحیت می باشد.

اینکه صدور سند الکترونیکی و رمزگذاری در فضای الکترونیکی تمام آثار اثبات سند رسمی را دارد منطقی به نظر نمی رسد زیرا پشتوانه ای به نام اقتدار و اعتماد دارا نیست. نمی توان انتظار داشت که مردم به دفاتری که بدون وابستگی به ساختار قضائی و تنها با اطلاع از جنبه های فنی در جای جای شهر گواهی الکترونیکی و صدور سند اقدام کنند. زیرا عرف سند را همراه با محتوا و پشتوانه ی آن درنظر می گیرد و سند این در مرحله ایجاد بی اعتبار تلقی می شود.
در نتیجه؛ ماهیت صرفاً حقوقی ثبت و گواهی الکترونیکی در عین فنی بودن، برخی از تشریفات لازم برای آن اقتضاء دارد که این اقدام در قالب دفاتر اسناد رسمی و ساختار ثبت کنونی کشور به انجام رسد و تنها در صورت لزوم با افزودن دفاتر با استفاده از دفاتر یارانی که در فناوری ارتباطات و اطاعات تخصص دارند، اشکال ناآشنایی یا کافی نبودن اطلاعات سردفتر برای تصدی صدور سند و گواهی الکترونیکی مرتفع شود.

مشکل اساسی دیگر امضاء الکترونیکی از رده دور، این است که حضور فیزیکی شخص خریدار و فروشنده در دفترخانه و روئیت آنها توسط سردفتر یا دفتریار در واقع این مفهوم را تداعی می کند که خریدار و فروشنده از صحت و سلامت روح و روان برخود دارند و تحت فشار و زورگیری به عبارتی اجبار و اکراه اقدام به امضاء ننموده اند که این مفهوم از راه دور تحقق نمی یابد به عبارتی رودررو شدن یا این طیب خاطر سردفتر، که طرفین معامله با رضای کامل حاضر به ثبت سند شده اند را نمی توان در فضای مجازی تصور کرد. هنوز هم اعمالی وجود دارد که ماشین ها از انجام آن عاجزند. برای مثال تحقق مواد ۶۳ الی ۶۷ قانون ثبت در ثبت الکترونیکی به سختی قابل تصور است.

حضور فیزیکی شخص آثاری دارد که فقدان آن از جمله منجر به افزایش تقلب، جرایم مرتبط با اسناد مثل جعل و سوء استفاده خواهد بود. یکی از آثار حضور فیزیکی نیز سردفتر اطلاع و احراز وضعیت مزاجی وی و شرایط و موانعی است که با وجود یا عدم آنها نمی توان سند را ثبت کرد به همین دلیل اثبات اکراه، کاربرد روابط الکترونیکی بسیار دشوار است حال آنکه تهدید، اجبار یا اکراه در هر صورت موجب بی اعتباری سند است، احراز این موانع تنها با تجربه رودرویی و دقت سردفتران امکان دارد و با حدف این قید معلوم نیست در روابط غیرحضوری چه ساز و کاری می تواند پاسخگو باشد.

لذا دفترخانه ثبت الکترونیکی نباید اقدام به ثبت الکترونیکی نماید؛ در صورتی که امضاء کننده مدرک الکترونیکی :
۱ ) به هنگام ثبت نزد سردفتر اسناد رسمی حاضر نشده باشد ؛
۲ ) هویت وی برای شخص سردفتر نامعلوم بوده و دلایل متقضی برای احراز هویت او از سوی سردفتر موجود نباشد ؛
۳ ) قراینی باشد که براساس آن سردفتر در اینکه آیا امضاء کننده به آثار حقوقی آنچه درخواست ثبت آن را دارد آگاه است یا نه، تردید نماید. از نظر سردفتر اداره آزاد امضاء کننده احراز نشود.
حوزه صلاحیت دفاتر ثبت الکترونیکی :
مطابق ماده ۲ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۷/۱۲/۱۳۱۰ «مدیران و نمایندگان ثبت و مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند اقدامات آنها در خارج از آن محل اثر قانونی ندارد.»