مبانی طراحی سیستم ها

چكيده:
طراحى فراروندى است كه كاملاً به شخص طراح بستگى دارد. سازماندهى. طراحى سازماندهى است. در سازماندهى، جايگاه هر عنصر و خصوصيات آن و چگونگى ارتباط عناصر با يكديگر مشخص مى‏شود.

منابع مهمترين عامل محدود كننده يك سيستم، منابعى است كه توسط سيستم قابل استفاده و در دسترس است. منابع سيستم، مجموعه عوامل داخلى يا خارجى است كه فعاليت سيستم با استفاده از آنها انجام مى‏شود. حل يك مسئله بزرگ از حل صدها مسئله كوچكتر تشكيل مى‏شود. طراحى بايد مستقل از خصوصيات فردى و موارد غير ثابت در سيستم انجام شود.

مقدمه:
ساده‏ترين بخش فعاليت تجزيه و تحليل سيستمها است. براى انجام طراحى يك سيستم سازمانى – انسانى، تحليلگر و طراح بايد از ماهيت، روشها و ابعاد طراحى سيستم با اطلاع باشند. در اين بخش، مختصراً سعى در معرفى ماهيت طراحى سيستم، بيان روشهاى طراحى، و شناسائى ابعاد طراحى داريم. بيان طراحى در يك بخش جداگانه و بصورت مجزا از بخش دوم (تجزيه و تحليل سيستم)، به معناى جدا بودن اين دو مبحث نيست. بلكه طراحى بخشى از فراروند تجزيه و تحليل سيستم است. تنها به دليل تنوع و پيچيدگى و حجم زياد مباحث آن، اين تفكيك صورت گرفته است.

 

طراحى چيست؟
اين اولين سئوالى است كه شما از خود مى‏پرسيد. آيا طراحى همان نقاشى است؟! آيا طراحى يعنى نقشه كشى؟! حتماً ميدانيد كه اينطور نيست. پس اين فعاليت عجيب و غريب چيست كه ما دائماً از آن صحبت مى‏كنيم؟

براى شناختن مفهوم طراحى ابتدا لازم است تا عواملى را كه در فراروند طراحى وجود دارند بشناسيم. اين عوامل عبارتند از :
توجه به اين نكته ضرورى است كه بحث ما پيرامون كلمه طراحى، تنها از ديدگاه طراحى سيستمهاى سازمانى – انسانى انجام مى‏شود، در حالى كه اين كلمه، كاربرد وسيعى در علوم و زمينه‏هاى مختلف، بخصوص در زمينه‏هاى مهندسى دارد.

طراح. شخصى كه فراروند طراحى را انجام مى‏دهد. طراحى فراروندى است كه كاملاً به شخص طراح بستگى دارد. شايد فراروندى مانند آشپزى چندان به آشپز مربوطه بستگى نداشته باشد، بلكه اصل دستورالعمل و مواد پخت غذا است. يعنى اگر چند آشپز مختلف، با استفاده از مواد يكسان، دقيقاً دستورالعمل پخت يكسانى را انجام دهند، غذاهاى پخته شده مشابه خواهد بود (به لفظ دقيقاً توجه كنيد). اما طراحى چنين خصوصيتى ندارد. يعنى اصولاً دستورالعمل واحد و

قطعى براى آن وجود ندارد. وقتى يك دستورالعمل براى كشيدن يك تابلو نقاشى توسط افراد مختلف اجرا مى‏شود، نقاشى‏هاى حاصله احتمالاً (يا قطعا) شبيه هم نخواهد بود. زيرا افكار و روحيات هر فرد، در كشيدن آن نقاشى نقش موثرى را ايفا مى‏كند. به همين ترتيب نيز طراحى يك سيستم با توجه به افكار، سلايق و روحيات شخص طراح شكل مى‏گيرد. دو طراحى براى يك سيستم واحد كه توسط دو نفر مختلف انجام شود كاملاً با هم متفاوت خواهند بود. از همين رو، توجه به اينكه چه كسى كار طراحى را انجام مى‏دهد و ميزان خلاقيت، ابتكار، تجربيات و توانائيهاى فكرى وى، در كيفيت طراحى ارائه شده بسيار موثر است.

سازماندهى. طراحى سازماندهى است. در سازماندهى، جايگاه هر عنصر و خصوصيات آن و چگونگى ارتباط عناصر با يكديگر مشخص مى‏شود. فرمانده يك ارتش، در سازماندهى آن، محل استقرار لشگرهاى تحت امر خود را مشخص مى‏كند و تعيين مى‏كند كه هر يك از لشگرها چگونه بايد در عمليات جنگى عمل كنند و هر يك چه وظيفه‏اى دارند. همچنين وى مشخص مى‏كند كه هر يك از لشگرها و گردانها چگونه با لشگرها و گردانهاى ديگر در ارتباط باشند. در طراحى يك سيستم نيز طراح، عناصر، اجزاء، پرسنل، منابع، فراروندها و ساير عوامل موجود در يك سيستم را سازماندهى مى‏كند و مشخص مى‏كند كه هر يك در چه موقعيت فيزيكى يا منطقى بايد قرار گيرند.

اهداف سيستم
طراحى بر اساس اهداف سيستم انجام مى‏شود. به عبارت ديگر طراحى بايد بصورتى انجام شود كه سيستم طراحى شده به اهداف خود دست يابد. اهداف سيستم در هنگام تعيين نيازهاى سيستم در فاز مطالعه و طراحى سيستم جديد تعيين مى‏شود.

منابع. مهمترين عامل محدود كننده يك سيستم، منابعى است كه توسط سيستم قابل استفاده و در دسترس است. منابع سيستم، مجموعه عوامل داخلى يا خارجى است كه فعاليت سيستم با استفاده از آنها انجام مى‏شود. طراحى دو سيستم با نيازها و خصوصيات كاملاً مشابه، ولى با منابع متفاوت، مى‏تواند باهم داراى تفاوتهاى اساسى باشد. وقتى مى‏خواهيد براى يك مسافرت در تعطيلات برنامه‏ريزى كنيد، در دو حالت زير از دسترسى به منابع، دو طرح كاملاً متفاوت ارائه خواهيد كرد :

حالت اول – ۱۰۰۰۰۰ تومان بودجه در نظر گرفته‏ايد، اتومبيل شخصى مناسب داريد، اداره شما يك آپارتمان با تمام امكانات در شهر مورد نظر در اختيار شما قرار مى‏دهد.

حالت دوم – ۲۰۰۰۰ تومان بودجه در نظر گرفته‏ايد، اتومبيل شخصى نداريد، بليط قطار پيدا نمى‏شود، هتل‏ها و مسافرخانه‏هاى ارزان قيمت در دو ماه اخير جاى خالى ندارند.

فراروند طراحى، مبتنى بر منابع موجود انجام مى‏شود بنا بر اين در هنگام طراحى بايد منابع مشخص شده باشد.

فراروندها. در طراحى، فراروندها و فعاليتهائى كه در سيستم بايد انجام شود، مشخص مى‏شود. فراروندهائى كه بايد انجام شوند تا سيستم به نحو مطلوب عمل كند و به اهداف خود دست يابد. در يك سازمان، از كوچكترين فراروند نظير ارسال يك نامه از يك واحد به واحد ديگر گرفته تا فراروندهاى پيچيده نظير فراروند خريد (شامل درخواست خريد و استعلام، خريد، عمليات انباردارى، عمليات حسابدارى خريد) در هنگام طراحى مشخص مى‏شود.

خروجى‏هاى سيستم. بايد مشخص شود كه سيستم چه خروجى‏هائى را بايد ارائه كند. ورودى‏هاى سيستم. براى دستيابى به خروجى‏ها بايد چه چيزهائى به سيستم وارد شود؟ عناصر موجود در سيستم. در هنگام طراحى بايد مشخص شود، چه عناصرى در سيستم بايد وجود داشته باشند و هر يك داراى چه خصوصيتى هستند؟

روابط بين عناصر. چه ارتباطى بين عناصر موجود در سيستم وجود دارد؟
محيط. طراحى هر سيستم با توجه به محيط انجام مى‏شود. بايد عوامل محيطى و محدوديتها و شرايطى كه سيستم بايد در آن شرايط فعاليت كند، در طراحى در نظر گرفته شوند. بنا بر اين، بايد محيط سيستم كاملاً شناسائى شده باشد. طراحى بايد به نحوى انجام شود كه نه محيط مشكلى براى فعاليت سيستم ايجاد كند و نه سيستم محيط را دچار مشكل كند. با توجه به اين عواملى كه براى طراحى ذكر شد، تعريف ما از طراحى عبارت خواهد بود از :
“سازماندهى و تعيين عناصر سيستم و روابط آنها، منابع و فراروندها در جهت استحصال خروجى‏ها از وروديها، در تقابل با محيط، در جهت دست‏يابى به اهداف سيستم، با توجه به سلايق، ديدگاهها، تفكر، خلاقيت و هنر طراح.”

و در يك تعريف مختصر و خلاصه:
“سازماندهى عناصر سيستم در محيط، براى دست‏يابى به اهداف، توسط طراح.”

طراح كيست ؟
با توجه به اينكه در تعريف طراحى، بر خصوصيات و توانائيهاى طراح تاكيد شده بود و سلائق و افكار و خصوصيات وى مستقيماً بر طراحى انجام شده نقش موثرى را خواهد داشت، چه كسى مى‏تواند يك طراح خوب باشد؟ يك طراح خوب كيست؟
شخصى مى‏تواند فراروند طراحى را انجام دهد كه يك هنرمند باشد. يك هنرمند بايد خصوصيات فوق الذكر را دارا باشد (يك هنرمند در زمينه طراحى سيستمهاى سازمانى – انسانى).

فراروند طراحى
نكته مورد توجه در مورد پارامترها آنست كه پارامترها معمولاً به عنوان بخشى از محيط سيستم در نظر گرفته مى‏شوند. مثلاً در يك سازمان ادارى، ساعت‏كار، زمان پيك كارى، تعداد مراجعان و امثال آن جزء پارامترها محسوب مى‏شوند و در مستندات سيستم موجود و يا نيازهاى سيستم جديد درج شده‏اند.

طراح با دانستن عوامل فوق الذكر و در نظر گرفتن اهداف سيستم جديد، و نيز دانسته‏ها، معلومات، تجارب و خلاقيت خود، تجسمى از سيستم را در ذهن خود ايجاد مى‏كند و بر اساس آن، طرحى از سيستم ارائه مى‏كند طراح طرح ارائه شده را با اهداف، نيازها، معيارها، محيط، محدوديتها و منابع محك مى‏زند و كارائى آن را مى‏سنجد. اگر طرح ارائه شده با اين موارد تطابق نداشته باشد، طراح اصلاحاتى در آن اعمال مى‏كند و مجدداً آن را با همان موارد محك مى‏زند. اين چرخه آنقدر ادامه پيدا مى‏كند كه طرح ارائه شده از تمام جنبه‏ها قابل قبول باشد.

روش عمومى حل مسئله
طراحى يك فراروند حل مسئله و تصميم‏گيرى است. در اينجا بايد تفكيكى بين حل مسئله و تصميم‏گيرى قائل شد. حل مسئله فراروندى است كه راه‏حل‏هاى ممكن براى ايجاد سيستم.

وقتى مى‏خواهيد به تعطيلات برويد، با توجه به بودجه، مدت مرخصى، وضعيت آب و هوا و…. ممكن است چند امكان وجود داشته باشد. وظيفه طراح، يافتن راه‏حل‏هاى ممكن است. اما اينكه كداميك از راه‏حل‏ها انتخاب شود، فقط بر عهده طراح نيست. تمام اعضاء خانواده شما در اين باره نظر خود را اعلام مى‏كنند و ممكن است انتخاب نهائى توسط همسر شما انجام شود. در سازمان نيز طراح، بهترين راه‏حل‏ها و مواردى كه درصد موفقيت آنها بيشتر از ساير راه‏ها است، تعيين كرده و در يك مجموعه انتخابى به مديريت ارائه مى‏كند. مديريت در نهايت ممكن است راه‏حل مناسب را از بين راه‏حل‏ها انتخاب كند البته در برخى از موارد نيز طراح با توجه به راه‏حل‏هاى موجود ممكن است لزومى به اينكار نبيند و خود راساً به تصميم‏گيرى اقدام كند.اين موضوع بستگى به شرايط و – در چنين مواردى طراح بايد عواقب مسئله را نيز مد نظر داشته باشد و از اقدام خود مطمئن باشد.

براى حل مسئله بايد از روشى سازمان يافته و مشخص استفاده كرد. حل يك مسئله بزرگ از حل صدها مسئله كوچكتر تشكيل مى‏شود. طراح ابتدا با مسئله پيچيده‏اى سروكار دارد كه لازم است تا اجزاء آن مشخص شود. تنها مشخص كردن اجزاء كافى نيست، بلكه رابطه بين اجزاء و ساختمان آن نيز بايد مشخص شود. پس از آن طراح مى‏تواند براى هر يك از اجزاء مسئله، راه‏حلى را مشخص كند. تصميم‏گيرى در انتخاب راه‏حل مناسب در اين نقطه انجام مى‏شود. طراح

ممكن است براى حل زير مسئله E، چند راه مختلف ارائه دهد و يكى از آنها توسط مديريت به عنوان راه‏حل E انتخاب شود. اما راه‏حل‏هاى مطرح شده هنوز سازمان نيافته‏اند و هر يك به صورت مجزا براى حل هر يك از اجزاء سيستم كاربرد دارند. بايد راه‏حل‏ها به‏گونه‏اى با هم تركيب شوند كه حل كل مسئله ممكن شود. براى اينكار طراح همان فراروندى را كه براى شكستن مسئله انجام داده بود به صورت معكوس طى مى‏كند. يعنى با سرهم كردن راه‏حل‏ها و تعيين ساختمان راه‏حل، راه حل پيچيده را براى حل مسئله پيچيده ايجاد مى‏كند. بايد توجه داشت كه ساختمان راه‏حل، لزوماً همانند ساختمان مسئله نيست. ولى بايد با آن تطابق داشته باشد.

با جمع بندى مطالب بيان شده، روش عمومى حل مسئله، همانطور كه در فصل هفتم نيز مطرح شد، در مراحل زير خلاصه مى‏شود:
۱- تعيين مسئله به صورت واضح و شناسائى و رفع نكات مبهم. به گونه‏اى كه اگر مسئله را براى شخص ديگرى توضيح دهيد، به سادگى متوجه شود.
۲- تفكيك مسئله بزرگ به مسئله‏هاى كوچكتر، تا حدى كه مسائل كوچك حاصله به سادگى و بدون هيچ ابهامى قابل حل باشند.
۳- تجزيه و تحليل مسئله در حالت‏هاى احتمالى ممكن.

۴- بررسى و ساده كردن راه‏حل‏ها و حالت‏هاى مشابه و متضاد، براى حذف برخى حالتهاى ممكن.
۵- برسى اهميت هر يك از راه‏حل‏ها و خصوصيات آنها و مزايا و معايب هر يك.
۶- انتخاب بهترين راه‏حل.

۷- راه‏حل انتخاب شده براى مسائل كوچك را در حل مسئله سطح بالاتر بكار ببريد و در صورت لزوم مجدداً راه‏حل مسئله كوچكتر را مورد بررسى و تغيير قرار دهيد تا با راه‏حل مطرح در سطح بالاتر سازگار باشد.
چگونگى طراحى

طراح بايد در هنگام طراحى، موارد زير را مشخص كند:
نقاط تصميم‏گيرى. نقطه تصميم‏گيرى نقطه‏ايست كه در آن يك فرد يا يك مكانيزم خودكار بايد به عنوان واكنش در مقابل اطلاعات ورودى، تصميم‏گيرى نمايد. نقاط تصميم‏گيرى نقاط كليدى يك سيستم هستند. تشخيص ضرورت و اولويت، تامين اعتبار، كنترل كيفى كالا نقاط تصميم‏گيرى هستند.
نقاط كنترل. نقاط كنترل نقاطى هستند كه كنترل عملكرد فعاليتها و عناصر موجود در سيستم در آن نقاط قابل انجام است. مثلاً هنگام تحويل كالا به درخواست كننده در يك سيستم انباردارى، مى‏توان وضعيت كالاى تحويلى و هويت فرد تحويل گيرنده را كنترل نمود. بنابر اين، نقطه تحويل كالا يك نقطه كنترل است. معمولاً در تمام نقاط تصميم‏گيرى، كنترل نيز اعمال مى‏شود. مثلاً در همان كليه نقاط چهارگانه تصميم‏گيرى، نقطه كنترل نيز هستند. اما علاوه بر آن، كنترل مى‏تواند در بخش‏هائى غير از نقاط تصميم‏گيرى نيز انجام شود. (همانند همان نقطه تحويل كالا به درخواست كننده).

سلسله مراتب اجزاء و عناصر سيستم و ارتباط بين اجزاء.
اولويت‏ها. طراح بايد مشخص كند كه در سيستم مورد نظر چه چيزهائى داراى اولويت بيشترى هستند. مثلاً : وقت انسان بر وقت كامپيوتر ارجحيت دارد، يا وقت ارباب رجوع ارزش بيشترى تا وقت پرسنل دارد، وقت متخصص بر وقت غير متخصص داراى ارجحيت است، صرفه‏جوئى در هزينه بيشتر از سرعت انجام كار اهميت دارد.

وظايف غير ضرورى و تكرارى. طراح بايد مشخص كند كه چه كارهائى لازم نيستند و يا اينكه چه كارهائى بصورت تكرارى انجام مى‏شوند و مى‏توانند حذف شوند.
كوششهاى بى جهت. بسيارى از اوقات، فعاليتهائى كه در يك سازمان پيرامون يك عمل خاص انجام مى‏شود، جهت‏گيرى و هدف مشخصى ندارند. مثلاً در يك سازمان، فرم‏هاى مختلفى پيرامون صدور مجوز تكميل و بايگانى مى‏شوند. اما معلوم نيست كه اين فرم‏ها چگونه استنتاج مى‏شوند و چگونه مورد بررسى و دستيابى قرار مى‏گيرند و اصلاً كجا از اين اطلاعات استفاده مى‏شود.

وظايف نامربوط. برخى از فعاليتها كه توسط يك واحد انجام مى‏شوند، از وظايف واحد ديگرى است. طراح بايد چنين مواردى را بيابد و در طراحى بگونه مناسب آنرا اصلاح كند.

مراحل و چگونگى فراروند خريد در يك سازمان
تقسيم‏كارهاى غير منطقى. برخى اوقات حجم و نوع كار به صورت نامناسبى بين بخش‏هاى مختلف يا افراد مختلف تقسيم مى‏شود.
كارى كه معلول انجام ناقص كار در ساير واحدها باشد. طراح بايد توجه كند كه بسيارى از كارها در اثر عملكرد نامطلوب واحد ديگر انجام مى‏شود. مثلاً وقتى واحد فنى، عمليات سيم‏كشى را به نحو مناسب و با سرعت كافى انجام نمى‏دهد، واحد كامپيوتر يكى از پرسنل خود را به اين امر مى‏گمارد. بنابر اين، اصلاح بايد در فعاليت واحد فنى انجام شود و از در نظر گرفتن فردى براى اين كار در واحد كامپيوتر خوددارى شود.

فصل دوم
وظيفه‏ها و فعاليتها

دو چيزى كه اساس و شالوده يك سيستم سازمانى – انسانى را تشكيل مى‏دهد، وظيفه‏ها و فعاليتها هستند. وظيفه‏ها، مجموعه كارهائى است كه يكى از موجوديت‏ها و عناصر، مانند پرسنل يا يكى از واحدها در طى فعاليت روزمره خود بايد انجام دهد. مثلاً وظيفه يك پرسنل مى‏تواند بررسى نامه‏هاى رسيده و ارجاع به واحد ذيربط پس از ثبت در دفتر گردش نامه‏ها باشد. وظيفه يك واحد انباردارى نيز مى‏تواند نگهدارى كالا، ثبت عمليات ورود و خروج كالا و انبارگردانى باشد. يك وظيفه خاص، مربوط به يك شخص يا واحد خاص است.

اما فعاليتها يا فراروندها، كارهائى است كه براى دست‏يابى به يك هدف خاص بايد انجام شوند. مثلاً فراروند خريد كالا. در اين فراروند، فعاليتهائى كه براى خريد يك كالا بايد انجام شوند مشخص مى‏شود. اين فعاليتها لزوماً به شخص يا واحد خاص منحصر نيست، بلكه هر قسمت از اين فعاليتها توسط بخش‏هاى مختلف انجام مى‏شود.

با توجه به اين موضوع، طراحى سيستم بايد هر دو جنبه فعاليتها و وظيفه‏ها را مشخص كند. اما اينكه كداميك از اين دو جنبه به عنوان جنبه مبنا در نظر گرفته شود، بر اساس سياست طراحى مشخص مى‏شود. دو سياست متفاوت در طراحى وجود دارد : ۲-۱- طراحى وظيفه‏گرا
برخى از طراحان، طراحى خود را به صورت وظيفه‏گرا انجام مى‏دهند. يعنى مشخص مى‏كنند كه چه پرسنلى وجود دارد و وظايف هر يك از اين پرسنل چيست. سپس با توجه به اين وظايف، مشخص مى‏شود كه انجام يك فراروند يا فعاليت بايد توسط كداميك از پرسنل انجام شود.
۲-۲- طراحى فعاليت‏گرا

طراحى فعاليت‏گرا داراى مزاياى غير قابل انكارى نسبت به طراحى وظيفه‏گرا است. طراحى فعاليت‏گرا بر منطق “سيستم براى توليد خروجى‏ها” عمل مى‏كند. يعنى براى اينكه خروجى‏هاى مورد نياز را داشته باشيم، بايد مشخص كنيم كه چه ورودى‏هائى را بايد به سيستم بدهيم. اين روش كه با عنوان روش “طراحى مبتنى بر خروجى” نيز شناخته مى‏شود، كليه ساختمان سيستم را بر مبناى نيازهاى خروجى سيستم ايجاد مى‏كند، زيرا اصل سيستم، براى توليد خروجى‏هاى آن

است. در حالى كه در روش‏هاى قديمى برعكس عمل مى‏شد. يعنى ابتدا وروديهائى كه به سيستم داده مى‏شد مشخص مى‏گرديد و بر اساس آن خروجيها توليد مى‏شد. ما مشخص مى‏كنيم كه چه فعاليتهائى بايد انجام شود و بر اساس آن، ميزان پرسنل مورد نياز و خصوصيات و وظايف آنها را مشخص مى‏كنيم. سيستمهاى طراحى شده به اين شيوه، كارائى بيشترى نسبت به طراحى وظيفه گرا داشته و منابع انسانى كمترى را صرف مى‏كنند. تداخل وظايف كمتر و سرعت انجام فعاليتها بيشتر است.

اما البته در برخى موارد، طراح مجبور است كه به شيوه وظيفه‏گرا، طراحى خود را انجام دهد. زيرا برخى اوقات پرسنل رسمى موجود در سازمان بايد حفظ شوند و نمى‏توان پرسنل موجود را اخراج و يا جايگزين كرد و اجازه استخدام نيز موجود نيست. بدين ترتيب، طراح با استفاده از پرسنل موجود، فعاليتهاى لازم را سازماندهى مى‏كند. در چنين حالتى، در صورتى كه سازماندهى پرسنل و وظايف آنها براى انجام فعاليتها مناسب نباشد، طراح بايد حتى الامكان سعى كند، با جابجا كردن و تغييراتى در وظايف پرسنل، مشكل طراحى را حل كند. البته در اين مورد بايد به توانائيهاى افراد توجه داشته باشد و همواره ارتقاء سطح شغلى در نظر گرفته شود. يعنى افرادى كه كارشان تغيير مى‏كند، بايد بتوانند كار جديد را انجام دهند و نيز نسبت به شغل قبلى، شغل سطح بالاترى را (چه از نظر كارگزينى و چه از نظر عرفى) اتخاذ كنند. چه كاهش سطح شغلى پرسنل، عملاً به هيچ عنوان در سازمان پذيرفتنى نيست.

رويه ها و دسته رويه‏ها
رويه‏هاى موجود در يك سيستم مستقل نيستند. بسيارى از رويه‏ها با هم ارتباط دارند و بخشى از يك رويه با بخشى از رويه ديگر مشترك يا مرتبط است. طراح در هنگام طراحى بايد ارتباطات بين رويه‏هاى مختلف را مشخص كند. مثلاً در يك سيستم، رويه‏هاى خريد،ثبت سفارش، پرداخت و تحويل انبار باهم داراى اشتراكات و ارتباطاتى هستند. طراح بايد اين ارتباطات و اشتراكات را مشخص كند و با توجه به آن مجموعه‏اى از رويه‏ها را كه به هم مرتبط هستند در يك “دسته رويه” قرار دهد. يك دسته رويه، مجموعه‏اى از رويه‏ها است كه با يكديگر داراى ارتباط هستند. از آنجا كه معمولاً در يك سيستم، اغلب رويه‏ها با هم ارتباطاتى دارند، لذا تنها رويه‏هايى در يك دسته‏رويه طبقه‏بندى مى‏شوند كه ارتباط فعال و مداوم با يكديگر داشته و بر يكديگر به نحو مشخص اثر بگذارند.

با دسته‏بندى رويه‏هاى موجود در يك سيستم، كار طراحى رويه‏ها ساده‏تر صورت مى‏گيرد و طراحى هر دسته‏رويه به يك نفر يا يك تيم واگذار مى‏شود. بدين ترتيب، تداخل و هماهنگى لازم بين افراد و تيمهاى مختلف طراحى به حداقل مى‏رسد.

چند نكته در طراحى سيستمها
در طراحى بايد به چند نكته و خصوصيت زير توجه شود:
در نظر گرفتن اهداف و نيازهاى سيستم، تنها نبايد به زمان حاضر محدود باشد. طراحى بايد با توجه به اهداف و نيازهاى آينده سازمان و سيستم انجام شود. طراح بايد بداند كه سازمان در سالهاى آتى چه اهداف جديدى را دنبال خواهد كرد و چه نيازهائى براى برطرف كردن اين اهداف خواهد داشت. طراحى بايد با آينده نگرى انجام شود.

ارائه يك طرح جديد، بايد حتى‏الامكان روش يا حركتى جديد را در بر داشته باشد. پيشرفت و تكامل، در گرو طرح روشهاى جديد و نوآورى‏ها است. پافشردن در روشهائى كه در گذشته استفاده مى‏شدند، باعث سكون و ميرائى مى‏شود ولى روشهاى خلاقانه، باعث تكامل مى‏شوند. طراح نبايد از برهم زدن روش‏هاى نادرست قبلى واهمه‏اى داشته باشد و بتواند روشهاى مبتكرانه و جديدى را ارائه كند. و در يك جمله، طراحى بايد مبتنى بر خلاقيت و نوآورى انجام شود.
طراح بايد مسائلى را كه ممكن است در آينده سيستم يا فراروند پياده‏سازى با آن مواجه شود پيش‏بينى كند. طراح بايد جوانب و اثرات طراحى را در محيط و سازمان در نظر داشته باشد و شرايطى را كه ممكن است براى سيستم پيش آيد تصور كند و بر اساس آن طراحى را انجام دهد.

طراحى بايد مبتنى بر روشهاى سازمان يافته طراحى انجام شود. بسيارى از افراد، طراحى را يك فراروند تخمينى و سعى و خطا تصور مى‏كنند. در حقيقت اينطور نيست. هر چند كه ممكن است در پاره‏اى از موارد، طراح تغييرى را در طرح اوليه خود بدهد و طرح را اصلاح كند، ولى از ابتدا،

طراحى بر اساس برنامه و ضوابط خاصى انجام شده است. مثلاً تصور كنيد كه مى‏خواهيد يك تابلو نقاشى از يك منظره بكشيد. براى كشيدن نقاشى بايد ابتدا ضوابط و معيارهاى مشخصى داشته باشيد و كار خود را بر اساس آن شروع كنيد. مثلاً بايد مشخص كنيد كه مقياس نقاشى شما از منظره چقدر باشد. خانه‏اى را كه در دامنه كوه قرار گرفته، به اندازه خود كوه كشيده نشود و يا دختر بچه‏اى كه در كنار خانه قرار گرفته، به اندازه خانه ترسيم نشود. چه در اين صورت نقاشى شما بى‏شباهت به نقاشى‏هاى كودكان ۴ يا ۵ ساله نخواهد شد! سعى و خطا يعنى اينكه شما اول كوه و خانه و دختر بچه را ترسيم كنيد و بعد مشاهده كنيد كه اين نقاشى تناسب ندارد. سپس مثلاً دختر بچه را پاك كنيد و دوباره با اندازه ديگرى بكشيد و اينبار ببينيد كه خانه با كوه تناسب ندارد.