مدیریت خرید و سفارش های خارجی

روشهاي پرداخت و اعتبارات اسنادي و اسناد حمل

سفارشها يا قراردادهاي منعقد شده پس از انجام يافتن مذاكرات و مكاتبات وقتي عملي مي شود و به اجرا در مي آيد كه پرداخت مبلع معامله و تحويل كالا بهنحوي از نظر طرفين تضمين شده باشد . فروشندگان با توجه به اعتمادي كه به طرف معامله ( خريدار ) دارند و نيز با توجه به ثبات اقتصادي كشور او براي پرداخت مبلغ معامله روشهاي مختلفي را انتخاب مي كنند . روشهاي پرداخت داراي معايت و محاسني است . پنج روش عمده پرداخت را توضيح مي دهيم كه در آن به ترتيب ميزان ريسك فروشنده كاهش يافته ، ريسك و وظايف خريدار افزايش مي يابد .

۱ . تجارت حساب باز . در اين روش خريدار و فروشنده توافق مي كنند كه خريدار در مقطع زماني مشخصي در آينده بدهيهاي خود به فروشنده را به حساب او واريز كند و فروشنده بدون توجه به اين تاريخ ، اسناد و كالا را براي خريدار ا رسال كند تا او بتواند بلافاصله به ترخيص و تحويل كالا اقدام كند ؛ خريدار قرار مي گذارد

كه دو ماه پس از هر حمل مبلغ مورد نظر را به حساب موجود طرف از طريق مسايل مختلف پرداخت ( چك بانكي ، حواله و …) واريز كند . مسلم است كه در اين گونه معغمله فروشنده به خريدار و دولت متبوع وي از نظر مقررات اقتصادي و ارزي اعتماد كامل دارد ، خود داراي نقدينگي به مقدار كافي است و دادن نسيه برايش امكانپذير است . اين روش مورد توجه خريدار است و بهترين روش محسوب مي شود ؛ در حالي كه براي فروشنده داراي بالاترين ريسك است و او بايد به

روند عمليات توجه و اعتماد كافي داشته باشد. ذكر اين نكته ضروري است كه بيش از ۶۰ درصد معاملات بين كشورهاي عصو بازار مشترك اروپا بدين شيوه صورت مي گيرد .
۲ . بروات ساده . در اين روش ، فروشنده و خريدار توافق مي كنند كه فروشنده كالا را براي خريدار ارسال كند و اسناد حمل را كه به نام اوست به طور مستقيم برايش بفرستد و او كالا را از گمرك ترخيص كند . فروشنده بر مبناي اسناد حمل ، برات ساده اي را به عهده خريدار صادر مي كند و يا از طريق بانك خود ( و يا مستقيماً ) آن را براي بانك خريدار مي فرستد تا وصول شود . بانك خريدار بلافاصله به خريدار آگهي براتگير مي فرستد و خريدار پس از رؤيت برات ، آن را قبول

كرده ، از بانك خود مي خواهد كه نسبت به كارسازي و پرداخت وجه برات اقدام كند . در واقع برات سندي است كه به موجب آن كسي به كس ديگري دستور مي دهد كه مبلغ معيني را در وجه حامل يا شخص ثالث يا حواله كرد او به ديدار يا سررسيد معين بپردازد . با توجه به اين تعريف ظلبكار سندي را صادر مي كند

(بر عكس چك كه بدهكار آن را صادر مي كند ) و به بدهكار ستور مي دهد كه مبلغ معيني را به شيوه اي بپردازد . ممكن است سند برات حامل باشد يا حواله كرد و يا شخص ثالث . كسي را كه برات صادر كند “براتكش ” ، كسي را كه وجه براترا بايد بپردازد ” براتگير ” و عمل قبول بدهكار و پاسخ مثبت دادن به سند طلبكار را ” برات قبول ” مي گويند . برات خود بر دو نوع است : برات خارجي و برات داخلي . در برات خارجي محل صدور برات وپرداخت مبلغ آن در دو كشور است ؛ در حالي كه در برات داخلي در يك كشور قرار دارد . به هر حال در اين روش پرداخت ، هنوز هم ميزان ريسك فروشنده زياد است ، گر چه نسبت به روش اول

وضعيت بهتري دارد ؛ زيرا از طريق بانك مي تواند عمليات را پيگيري كند . در اين روش خريدار وضعيت خوبي دارد و پس از دريافت كالا نسبت به پرداخت مبلغ معامله اقدام مي كند .

۳ . بروات وصولي اسنادي . اگر به همراه اسناد حمل ، برات نيز صادر و ارسال شود ، اين روش را روش ” برات وصولي اسنادي ” مي نامند در اين روش فروشنده نسبت به دو روش قبل امنيت بيشتري دارد ؛ زيرا اسناد از طريق بانك ارسال مي شود و مي توند نحوه آزادسازي اسناد را فقط در مقابل پرداخت به عنوان شرط به بانك ابلاغ كند . اين روش زياد مطلوب خريدار نيست ؛ زيرا در صورتي مي تواند اسناد حمل را دريافت كند كه دست كم قبولي خود ” برات قبول ” را اعلام كند . البته اين روش بهتر از روش چهارم است ؛ چون از حمل كالا اطمينان حاصل شده است .

۴ . اعتبارات اسنادي . در اين روش حداكثر تضمين براي فروشنده وجود دارد ؛ زيرا قيمت كالا را پس از ارائه اسناد حمل به بانكي در كشور خود دريافت مي كند و ريسك عدم پرداخت از طرف خريدار به صفر مي رسد . در اين روش خريدار هيچ كنترلي بر كالا ندارد و حتي ممكن است در بسياري موارد هنوز كالا به خريدار نرسيده ، فروشنده با ارائه اسناد مطابق با شرايط اعتبار ، وجه آن را از بانك دريافت داشته باشد . از آنجا كه در حال حاضر اين روش در معامله با شركتهاي ايراني مورد قبول فروشندگان است . در اين فصل اعتبارات اسنادي را با تحليلي عميق تر بررسي خواهيم كرد ؛ اما پيش از آن بهتر است روش پنجم پرداخت وهمچنين ابراز پرداخت را بيان كنيم .

۵ . پيش پرداخت . در اين روش قبل از آنكه كالا ارسال شود ، وجه آن از خريدار به طور كامل دريافت مي گردد . طبيعي است كه مطلوبترين روش براي فروشنده پيش پرداخت است كه كمترين مطلوبيت را براي خريدار دارد . لازم است يادآوري كنيم كه برخي اوقات در معاملات تجاري و به منظور تأمين مالي سازنده يا ايجاد طمينان براي فروشنده و خريدار ، تركيبي از روش پيش پرداخت و اعتبارات اسنادي را به كار مي گيرند كه بدين ترتيب درصدي از مبلغ قرار داد به عنوان پيش پرداخت و بقيه هنگام حمل كالا پرداخت مي گردد . استفاده از اين روش خريدار را ملزم مي سازد كه ضمانتنامه هاي معتبري از فروشنده دريافت كند كه به وضعيت مؤسسه مورد نظر و دولت متبوع وي بستگي دارد .

اين روشهاي پرداخت كه آنها را به صورت بسيار كلي و گروهي مطرح كرديم ، هنگام اجرا نيازمند ابزار و وسايلي است كه در اصطلاح بانكداري وسايل پرداخت ناميده مي شود .

وسايل پرداخت تمام دست اندركاران خريد ، بنا بر تجربيات خود كم و بيش با وسايل پرداخت آشنايي دارند ، اما توضيحاتي در باره اين وسايل در غالب آكادميك و داشتن دانش اجمالي براي گردانندگان خريد ، آنان را نسبت به روشهاي گوناگون ارتباطات بانكي ، آگاهتر مي كند و در صورت نياز به كارگيري اين روشها اطلاعات جامع تري به دست مي آورد . خريداران پرداخت هايي را كه بايد هنگام برقراري ارتباط با فروشندگان خارجي انجام دهند از طريق وسايل ذيل به انجام مي رسانند :

۱٫ چك . اگر خريدار داراي حساب ارزي باشد ، براحتي مي تواند با صدور چك وجه كالا را پرداخت كنند . اين عمل درست مانند معاملات داخلي است كه وجه را در غالب چك ، به يكديگر مي پردازند و تفاوت آنها در محل صدور چك و تفاوت آنها تنها در صدور چك ومحل پرداخت مبلغ آن است كه در دو كشور متفاوت صورت مي گيرد . فروشنده چك را در كشورش به حساب خود مي گذارد و مراحل وصول به وسيله بانك طي مي شود .

برات بانكي . خريدار مي تواند به وسيله بانك خود يك چك بانكي به نفع فروشنده صادر كند در واقع بانك خريدار يك برات بانكي به عهده كارگزار خود در كشور فروشنده صادر مي كند كه به نفع فروشنده است . سپس برات مذكور را به خريدار مي دهد و او آن را با پست سفارشي براي فروشنده ارسال مي كند . فروشنده پس از دريافت چك ، از طريق بانك خود آن را وصول مي كند . به هر حال چك بانكي يا برات بانكي وسيله پرداخت مطمئن تري براي فروشنده است ؛زيرا صادر كننده آن خريدار نيست ، بلكه بانك است .

۳ . دستور پرداخت كتبي . نام ديگر اين گونه وسيله پرداخت انتقال از طريق پست است كه بر اساس آن خريدار خود از بانك مي خواهد كه به صورت كتبي و از طريق پست سفارشي ، مبلغ مورد نظر را براي ذينفع حواله كند . در اين حالت ، بانك كارگزار خريدار به شعبه يا كارگزار خود در كشور فروشنده دستور مي دهد كه مبلغ درخواست شده طي حواله كتبي به ذينفع بپردازد . استفاده از اين گونه پرداخت ها با مشكلات پستي همراه است ؛ در حاليكه استفاده از حواله هاي تلگرافي داراي چنين مشكلي نيست .

۴ . دستتور پرداخت تلگرافي . هنگامي كه مبلغ پرداخت ها زياد باشد ، بانك ها بنا به درخواست خريدار ، وجوه مربوط را از طريق تلكس يا تلگراف به ذينفع پرداخت مي كند . در روش پرداخت از طريق تلگراف وتلكس براي جلوگيري از تقلب وحفظ صحت معاملات از كد رمز بين دو بانك استفاده مي شود ؛ زيرا استفاده از امضاء در تلكس و تلگراف امكان پذير نيست چون در اين روش پرداخت سرعت انتقال زياد است ، كاربرد آن بيشتر است .

۵ . ثوئيفت ( انجمن جهاني بين بانك مخابرات مالي ) . ثوئيفت يك انجمن بين المللي است كه بر اساس قوانين بلژيك تأسيس و در همانجا ثبت شده است . اين انجمن از طريق ۲۴۰ بانك آمريكايي و اروپايي پا گرفته است و هم اكنون حدود نهصد بانك در آن عضويت دارند كه متعلق به چهل كشورند . يكي از اهداف ثوئيفت آن است كه روابط بين بانكي را از طريق خطوط تلفني تسهيل و تسريع كند ؛ ارتباطاتي ازقبيل پرداخت هاي بين المللي ، صورت حسابها ، اعتبارات اسنادي و ساير عمور مربوط به بانكداري بين المللي .

ثوئيفت با استفاده از سيستم هاي كامپيوتري ، توانسته است شبكه هايي ايجاد كند كه اعضاي آن نقل و انتقالات را دريافت كرده ، با استفاده از شبكه هاي كامپيوتري صورت حسابهاي مشتريان خود را كاملاً به روز نگهدارند در مجموع اين روش پرداخت از روش پرداخت از طريق تلكس هزينه هاي كمتري دارد و سرعت انتقال آن هم بيشتر است .
البته بايد اذعان نمود كه در كشور ما درحال حاضر ، به علت عدم كاربرد صحيح كامپيوتر ، حتي در داخل شبكه هاي بانكي نتوانسته اند ارتباطاتي مطمئن و سريع را ايجاد كنند ؛ بنابراين از ابزاري كه ثوئيفت براي افزايش توان اعضاي خود به كار گرفته است ، هنوز در كشورهايي مثل ايران نمي توان به طور وسيع استفاده كرد .
تعريف اعتبارات اسنادي
اعتبارات اسنادي عبارت است از تعهدي مشروط كه بانك باز كننده اعتبار در ازاي درخواست متقاضي اعتبار مبني بر تسويه طلب ذينفع در مقابل اسناد معين و با رعايت شرايط و مقررات اعتبار در يك دوره مشخص بر عهده مي گيرد ؛ بانك اين تعهد را به دو صورت به انجام مي رساند :
. ۱ پرداخت به شخص ثالث ( ذينفع ) يا به حواله كرد ، يا اينكه براتهاي صادره ذينفع را پرداخت يا قبول نويسي مي كند . دو بانك ديگري را مجاز مي كند كه پرداخت مورد نظر را انجام دهد يا برات هاي مربوط را پرداخت ، قبول ويا معامله مي كند .

هميشه اين جمله را به خاطر داشته باشيد كه اعتبارات اسنادي ، تعهد پرداخت در قبال ارائه اسناد معيين است . از سال ۱۹۳۳ كه اتاق بين الملل بازرگاني نسبت به قبول عرف و روش يكنواخت براي اعتبارات اسنادي و انتشار آن اقدام نمود تاكنون اين روشها بطور مستمر مورد تجديد نظر قرار گرفته و بهنگام شده است . تا قبل از سال ۱۹۶۲ ، هنگام استفاده از اين روشها بيشتر به حفظ منافع بانكداران در مقابل قصور به خريدار يا فروشنده توجه مي شد ؛ اما پس از تجديد نظر ۱۹۶۲ كه اين روشها در سطحي وسيعتر مورد پذيرش قرار گرفت ، خريدار موظف گرديد كه خواسته خود را در متن اعتبار تصريح كند . در سال ۱۶۷۴ نيز

تغييراتي در تهيه اسناد و استفاده از رويه هاي جديد تجارت و حمل و نقل و پرداخت بوجود آمد و سرانجام در سال ۱۹۳۸ با توجه به آينده تجارت و اولويت دادن به مشكلات خريدار و فروشنده آخرين تجديد نظر نيز صورت گرفت . در اين تجديد نظر نمايندگاني از تجار ، صنعتگران ، بيمه گران ، شركتهاي حمل و نقل زميني ، هوايي ، دريايي و نيز بانكداران حضور فعال داشتند و گزارش كار آنان به كميسيون بانكداري اتاق ارائه و در نهايت در نشريه شماره ۴۰۰ اتاق بازرگاني منعكس

شد . در نظام ۵۵ ماده عرف و روش يك نواخت اعتبارات اسنادي به طور كلي ، مفاد به شش طبقه تقسيم شده است كه اهل حرفه و فن بايد به طور مستمر و با دقت اين مقررات را مطالعه كنند . در اين جا قوانين مذكور را به صورتي كلي و فقط براي آ شنايي

بيشتر خوانندگان در قالب طبقات ذيل توضيح مي دهيم :
۱- مقررات عمومي و تعاريف . اين طبقه مشتمل بر شش ماده است كه حاوي مواد ذيل است :
درج عباراتي كه مبين استفاده از مقررات عرف و روش يك نواخت اعتبارات اسنادي تجديد نظر ۱۹۸۳ مندرج در نشريه شماره ۴۰۰ اتاق بين الملي بازرگاني باشد آن اعتبارات را در چارچوب در اين مقررات خواهد داد . اعتبارات اسنادي با قراردادهاي فروش و ساير قراردادهاي طرفين معامله ارتباط نداشته اين گونه قرار دادها تعهدي براي بانك ايجاد نمي كند همچنين تمام طرف هاي درگير در اعتبار اسنادي ، با اسناد سرو كار دراند نه با كالاها و خدمات . سرانجام آنكه هر گونه اصلاح و يا دستور براي صدور اعتبار بايد به طور كامل دقيق و مشخص با شد و بانكها موظفند از قبول اصلاحات يا دستورات مبهم خوداري كنند .

۲- شكل و ابلاغ اعتبارات . اين طبقه نيز داراي هشت ماده است ( مواد ۷ لغايت ۱۴ ) كه مفاد آن اشكال اعتبارات اسنادي و چگونگي ابلاغ اعتبار به ذي نفع را تشريح مي كند . در اين مورد اعتبارات به دو دسته قابل برگشت و غير قابل برگشت تقسيم شده و ذكر گرديده است كه چنانچه اعتباري به روشني نشان ندهد كه از كدام دسته است كه اعتباري قابل برگشت تلقي خواهد شد اعتبار قابل برگشت در هر زمان و بدون اطلاع قبلي به ذي نفع از طرف بانك صادر كننده اعتبار قابل اصلاح يا ابطال است اعتبار غير قابل برگشت براي بانك صادر كننده تعهدي قطعي ايجاد مي كند و بانك مذكورمسول پرداخت ( ديداري يا مدت دار ) يا قبول

بروات صادر شده از سوي متقاضي است به هر حال بانك كارگزار و ابلاغ كننده اعتبار به مشتري هيچ گونه تعهدي ندارد و فقط وظيفه دارد در اجراي اعتبار دقت لازم را مبذول دارد . برخي اوقات بنا به درخواست متقاضي ، بانك صادر كننده اعتبار از بانك كارگزار فروشنده درخواست مي كند اعتبار غير قابل برگشت اور را تأييد كند . چنانچه بانك مذكور اعتبار را تأييد كند ، كليه تعهداتي كه بانك صادر كننده دارد او نيز خواهد داشت و موظف به پرداخت ( ديداري يا مدت دار ) قبول

بروات و معامله هر كدام كه در متن اعتبار گفته شده باشد – است ؛ به همين دليل در يكي از مواد اين طبقه آمده است كه اعتبارت بايد به روشني پرداخت ديداري ، مدت دار ، قبول نويسي و بانكهايي را كه براي هريك از اين گونه پرداخت ها مورد نظسر قرار گرفته اند ، نشان بدهند . اصلاح يا ابطال اعتبارات غير قابل برگشت بدون موافقت طرفين ، ممكن نيست و چنانچه دستورات متقاضي براي صدور ، تائيد و ابلاغ بصورت ناقص يا مبهم شده باشد . بانكها موظفند از انجام دادن تعهداتي كه صراحت ندارد ، اجتناب كنند.

۳ – تعهدات و مسئوليتها . اين طبقه نيز هفت ماده را در خود جاي داده ( مواد ۱۵ لغايت ۲۱ ) و به بيان تعهدات ومسئوليتهاي طرفين پرداخته است . در اين مبحث آمده است كه بانكها بايد به كليه اسناد با دقت معقول و قابل قبولي رسيدگي و مشخص كنند كه اسناد از نظر ظاهر با قيود و شرايط اعتبار مطابقت دارد يا خير . اما چنانچه بانك صادر كننده در هنگام وصول اسناد ، تشخيص دهدكه صورت ظاهر اسناد با قيود و شرايط اعتبار مطابقت ندارد ، طي مدت معقولي بايد

نسبت به پذيرش اعتبار يا امتناع از آن تصميم گيري نمايد و چنانچه آن را رد كرد ، مراتب را با ذكر مغايرتهايي كه موجبات عدم قبول را فراهم آورده است به بانك پرداخت كننده اعلام كند كه در اين صورت مي تواند براي وجوه پرداختي ادعا و آن را از بانك پرداخت كننده مطالبه كند . از اينكه بگذريم بانكها هيچ گونه تعهدي نسبت به شكل ، كفايت ، صحت ، اصالت ، تقلب ويا اثر قانوني هيچ كدام از اسناد و به طور كلي شرايط عام و خاص مقرر در اسناد ندارند و به مشخصاتي از

قبيل مقدار ،وزن ، كيفيت و وضعيت بسته بندي توجهي نداشته ، با حمل كنندگان ، بيمه گران و اشخاص ديگر ارتباطي ندارند . ديگر آنكه بانك صادر كنندة اعتبار تحت هيچ عنواني از تعهدات خودش در تهيه بازپرداخت بانك پرداخت كننده چنانچه او را مجاز به قبول ، پرداخت و معامله كرده باشند مبرا نخواهد بود .
۴- اسناد اعتبار . آنجا كه اعتبارات اسنادي ، درمقابل اسنادي مشخص ، پرداخت را تعهد مي كند ، مبحث مربوط به اسناد مورد لزوم در روند پرداخت اعتبارات اهميت بسياري دارد و از همان دوران گذشته مقوله اي بحث انگيز و مورد توجه بوده است و دست اندركاران اعتبارات اسنادي به طور مستمر اين بخش از اعتبارات را بهنگام نموده و به آن توجهي خاص مبذول داشته اند . مواد ۲۲ لغايت ۴۳ مقررات متحدالشكل اعتبارات اسنادي به تصريح اسناد مورد نظر در اعتبارات اسنادي پرداخته است . در اين مواد آمده است ، بانكها اسنادي را كه با دستگاهاي تكثير ، و كامپيوتر يا كاربن تهيه شده باشند ،در صورتي كه به عنوان نسخ

اصلي گواهي شوند به منزله نسخ اصلي مي پذيرند ؛ مگر آنكه در اعتبار طور ديگري قيد شده باشد . در اعتبار اسنادي چنانچه اسنادي به غير از اسناد حمل و نقل ، اسناد بيمه و سياهه هاي بازرگاني مورد نياز باشد ، يايد قيد و روشن شود كه اين گونه اسناد را چه كساني صادر مي كنند و محتويات و عبارات آن

چيست ؛ البته چنانچه چنين صراحتهايي در اسناد وجود نداشته باشد ، بانكها مجبور به قبول اسناد به همان وضع موجود خواهند بود . همان طور كه ملاحظه مي گردد از نظر بانكها و در مقررات اعتبارات اسنادي ، سند حمل و نقل ، بيمه و سياهه بازرگاني از لحاظ اهميت اولويت داشته و اسناد ديگر نيز بايد داراي صراحت باشد و چگونگي صدور و تأييدهاي لازم در متن اعتبار مشخص باشد درغير اين صورت بانكها مجبور به مطابقت شكل ظاهري اسناد هستند وت حق

خريدار و گشاينده اعتبار ضايع مي شود . ذكر اين نكته نيز ضروري است كه بر طبق ماده ۲۴ مقررات متحدالشكل ، بانكها مجازند اسنادي را كه تاريخ صدورشان قبل از تاريخ صدور اعتبار است بپذيرند ، مگر آنكه در متن اعتبار ترتيب ديگري پيش بيني شده باشد . اسنادي كه در اعتبارات اسنادي بسيار مورد توجه قرار گرفته و در ماده ۲۳ بر شمرده شده است به ترتيب اهميت از نظر اعتبارات اسنادي به شرح ذيل است :

الف ) اسناد حمل و نقل . به طور كلي به اسنادي گفته مي شود كه مبين بارگيري در كشتي يا ارسال يا تحويل از طرف مؤسسه حمل و نقل معتبر است . مقررات متحدالشكل ، مندرجات اعتبار را در اين مورد مقدم مي دارد و سند حمل معتبري را مي پذيرد كه از طريق آن اصالت حمل كننده مسجل شده باشد ؛ براي مثال :

– سند بايد از طرف حمل كننده معين يا نماينده او صادر شده باشد ؛ به عبارت ديگر در صورتي كه در متن اعتبار مجاز شناخته نشده باشد ، اسنادي را كه عاملان حمل و نقل صادر كرده اند رد مي كند ، مگر آنكه بارنامه حمل نقل ( فياتا ) موجود بوده ، مورد تأييد اتاق بازرگاني بين المللي باشد .
– سند بايد ارسال يا تحويل كالاها يا بارگيري آن در كشتي را نشان بدهد .

– در صورتي كه نسخ اصلي در چند نسخه صادر شده باشد ، مجموعه آنها بايد به نام فروشنده باشد .
به هر حال سند حمل و نقل بايد بصراحت در متن قرار داد مشخص شده باشد تا امكان مطابقت اسناد به خوبي وجود داشته باشد . در ضمن بانك در صورتي كه در متن اعتبار پيش بيني نشده باشد ، چنانچه اسناد حمل و نقل دريايي مشمول قراردادهاي حمل دربست باشد ، يا قوه محركه كشتي باد باشد ، اين گونه اسناد را رد مي كند . ملاحظه مي گردد كه سند حمل بايد بسيار دقيق و داراي دو خصوصيت عمده باشد : اول آن كه مبين واقعي حمل باشد و حمل كننده يا

نماينده او آن را صادر كرده باشد ؛ دوم آنكه در متن اعتبار بصراحت مشخص شود كه حمل كننده كيست و شيوه حمل چگونه است . گرچه در برخي كشورها ، ئولت براي كمك به بازرگاني خارجي محدوديتهايي براي شركتهاي حمل كننده و دست اندركاران حمل فراهم مي كند و در جهت تضمين منافع وارد كنندگان و صادر كنندگان عمل مي نمايد وموجب مي شود تشخيص سندمطلوب حمل از كانالهاي متعددي عبور كنند ؛ اما به طور كلي در مقررات متحدالشكل اعتبارات اسنادي بر صراحت كلام در خصوص حمل و رعايت احتياط و حمل از طريق شركتهاي معتبر تأكيد شده است . در اسناد حمل معمولاً نام كشتي ، بندر بارگيري ي

ا محل بارگيري و بندر محل تخليه ذكر مي شود . بانكها انتقال كالا را از يك وسيله نقليه به وسيله اي ديگر در صورتي كه در شروط اعتبار درج شده باشد ، مجاز مي دانند ، مشروط بر آنكه درتمام طول مسير ، كالا تحت پوشش همان سند حمل و نقل قرار گرفته باشد . همچنين رسيد پستي يا گواهي پستي به عنوان سند حمل مورد قبول بانكهاست ؛ البته در صورتي كه در اعتبار اين مطلب قيد شده باشد . ديگر آنكه ، چگونگي پرداخت كرايه حمل بايد بصراحت در متن اعتبار درج شود .

در پايان مبحث اسناد حمل ، ذكر دونكته ديگر ضروري است :
اول آنكه بانكها اسناد حملي را كه در آنها جملات مشكوك و پيش بيني نشده در متن اعتبار باشد ؛ نمي پذيرند و سند پاك و صاف مي خواهند ؛
دوم آنكه بانك اسناد حمل و نقلي را كه در آن نام ارسال كننده كالا شخص ديگري به جز ذي نفع اعتبار است مي پذيرند ، مگر آنكه در اعتبار طور ديگري قيد شده باشد .
برخي از اسنادي كه سند حمل و نقل تلقي

مي شوند عبارتند از : بارنامه دريايي ، رسيد پستي ، بارنامه حمل و نقل مركب ، بارنامه بندر به بندر ، حمل نقل مركب كه در مبحث بارنامه هاي مختلف كه در واقع ، قراردادهاي حمل كالا هستند توضيح بيشتري خواهيم داد .
ب) اسناد بيمه . در ماده ۳۵ مقررات متحدالشكل اعتبارات اسنادي آمده است كه اسناد بيمه بايد چنانه در اعتبار قيد گرديده است ، باشند . و از طرف شركتهاي بيمه و بيمه گران يا نمايندگان آنان صادر و امضا شده باشند .

بيمه نامه هاي موقت كه از طرف دلالان صادر شده است ، مورد قبول واقع نخواهد شد ، مگر آنكه بصراحت مجاز شناخته شده باشند . همچنين بيمه نامه هايي كه تاريخ صدورشان بعد از حمل يا بارگيري ( بر اساس سند حمل ) باشد ، مورد پذيرش بانك قرار نمي گيرند ، مگر آنكه در بيمه نامه به اين مطلب اشاره شده و به قدر كافي پوشش زماني فراهم باشد . سند بيمه نيز بايد به ارزي باشد كه اعتبار بر آن بنا شده است و مبلغ پوشش بيمه اي نيز بايد بر حسب مورد بر

مبناي CIF يا CIP به علاوه ۱۰ درصد باشد و در صورتي كه براي بانك مشكل باشد كه اين مبلغ را مشخص كند ، همان مبلغ دستور داده شده و يا مبلغ فاكتور را خواهد پذيرفت ، مگر آنكه در اعتبار ترتيبي ديگر قيد شده باشد . در متن اعتبارات بايد بر نوع بيمه مورد نياز تصريح گردد وعبارات مبهم از قبيل خطرهاي احتمالي عادي نمي يابد در آنها درج شود . در صورت نبودن دستورهاي صريح در اعتبار ، بانكها اسناد بيمه را به همان صورت كه ارائه مي شوند ، مي پذيرند و در قبال برخي خطرهاي احتمالي مسئوليتي نخواهند داشت .