نظارت و كنترل در مدیریت

نظارت و كنترل يكي از اركان مديريت به شمار مي آيد و مدير به عنوان يكي از وظايف اصلي خود بايد شيوه ها، امكانات و عمليات گوناگون تشكيلات را زير پوشش نظارتي قرار مي دهد تا حركت دستگاه ها به انحراف و امكانات موجود به هرز نرود.

مدير در حيطة نظارت، كلية فعاليت ها را با برنامه و اهداف تعيين شده مي سنجد و در صورت تطابق شيوه ها و مقدار و نوع فعاليت ها با برنامه، سلامت دستگاه مربوطه اعلان مي شود ولي در صورت عدم تطابق عمليات واحدها و افراد با اهداف و برنامه، مدير بايد از « اصل مديريت» استفاده كند و با هدايت هاي مناسب انحراف را اصلاح و خسارت ها را جبران نمايد.
نگرشي بر مديريت اسلامي ( سال / )

برنامه ريزي و نظارت با يكديگر پيوند نزديك دارند، پاره اي نويسندگان مديريت مي انديشند كه اين وظايف را نمي توان از يكديگر جدا كرد. با اين همه برنامه ريزي و نظارت مانند دو تيغة قيچي است. با نبودن هدف ها و برنامه ها، نظارت ممكن نيست زيرا هر گونه كاركرد بايد با نظارت و ضابطه هاي معين سنجيده شود.
نظارت وظيفة هر مدير، از رياست عالي تا سرپرستان و مديران پايه است. پاره اي از

مديران به ويژه در رده هاي پايين فراموش مي كنند كه مسئوليت ابتدايي كاربرد نظارت به عهده مديران اجرايي طرح ها و برنامه ها مي باشد. گاهي به سبب قدرت و اختيارات مديران ردة بالا و مسئوليت هاي پديد آمده از آن درباره وظايف نظارتي مديران مالي به اندازه اي پافشاري و تأكيد مي شود كه گمان مي رود كه نيازي به كاربرد نظارت در رده هاي پايين نباشد. با آنكه ديدگاه نظارت در ميان مديران گوناگون متفاوت است، همه مديران مسئوليت اجراي طرح و برنامه را بعهده دارند و از اين رو نظارت وظيفة بنيادي هر مدير در هر رده مديريت است.

اصول مديريت
در يك جملة كوتاه، نظارت را اينگونه مي توان تعريف كرد:« كوششي كه مدير در جهت تطبيق عمليات با برنامه انجام مي دهد تا ميزان صحت و سقم فعاليت ها را بدست آورد نظارت گفته مي شود.»
در نظارت مسائل زير مورد توجه قرار مي گيرد:
۱ـ نظارت، عمليات و برنامه را با يكديگر تطبيق مي كند.

۲ـ نظارت ، ميزان سلامت و يا بيماري دستگاه و فعاليت ها را مشخص مي سازد.
۳ـ نظارت، توان واحدهاي مختلف را در انجام كارها بيان مي دارد.
۴ـ نظارت، مقدار و پيشرفت عمليات و فاصلة آنرا تا هدف روشن مي نمايد.
۵ـ نظارت، لزوم هدايت خواهي و ظرفيت هدايت پذيري را بدست مي آورد.
نگرشي بر مديريت اسلامي ( سال )

حال به شرح فراگرد اساسي نظارت از ديدگاه نويسندگان كتاب اصول مديريت مي‌پردازم.
نظام ها و اصول فني نظارت و كنترل در مورد پول نقد، جريان ها، روش هاي اداري، روحية كاركنان، كيفيت فرآورده و توليد يا هر چيز ديگر از نظر بنيادي همانند و يكسان است. اين فراگرد در هر جا و درباره هر چيز در بر گيرندة سه مرحله است:

۱ـ تعيين و برقراري استانداردها و معيارها.
۲ـ سنجش عملكرد در برابر اين معيارها.
۳ـ تصحيح انحراف از معيارها، طرح ها و برنامه ها.

۱ـ از آنجا كه طرح ها و برنامه ها مقياس نظارت مديريت را تشكيل مي دهند نخستين پاية فراگرد نظارت بگونة منطقي تهيه طرح ها و برنامه ها است. با اين همه چون طرح ها از نظر جزئيات و ميزان پيچيدگي با يكديگر متفاوتند و از آنجا كه مديران بگونة معمول نمي توانند همه چيز را بازنگري كنند، از اين رو معيارهاي ويژه اي آماده و برقرار شده است. معيارها از نظر تعريف، ضابطه هاي عملكرد بشمار مي آيند. معيارها نقاط گزينش شده اي در سراسر برنامه هاي اجرايي طرح ها هستند كه در آنجا عملكردها اندازه گيري مي شود و با چنين سنجشي مديران بي آنكه هر سه مرحله اجرايي طرح را زير نظر داشته باشند بر آن نظارت مي كنند.

معيارها چند گونه اند: از جمله بهترين آن ها هدف هاي در خور دستيابي يا هدف هايي است كه در مديريت بر پاية هدف دربارة آن صحبت مي شود.
۲ـ سنجش عملكرد در برابر معيارها: با آنكه هميشه عملي نيست ولي چنين سنجشي بايد همواره بر پاية آينده نگري انجام شود تا انحراف هاي احتمالي پيش از روي دادن آشكار و با اقدام هاي بسزا از پيش آمدن آن جلوگيري شود. مدير آينده نگر آگاه مي‌تواند دور شدن احتمالي از معيارها را بهنگام پيش بيني كند و در صورت نداشتن چنين توانايي بهر روي انحراف ها بايد هر چه زودتر آشكار شود. هرگاه معيارهاي متناسب وضع شود و وسائلي براي باز شناسي دقيق كار زير دستان در دست باشد ارزش يابي عملكرد حقيقي يا مورد انتظار آسان است. اما فعاليت هاي زيادي هست كه يافتن معيارهاي دقيق دربارة آن ها شدني نيست. يا دشوار است و نيز سنجش بسياري از كارها بسيار مشكل است.

شايد برقراري معيارهاي كار ساعتي براي گونه هاي توليد انبوه در زمينة توليد كاري ساده باشد و نيز اندازه گيري عملكرد با چنين معيارهايي نيز به همين سادگي انجام پذيرد ولي اندازه گيري عملكرد در جاهايي كه برابر روال معمول انجام مي گيرد به سبب دشواري در استانداردها كاري بسيار دشوار خواهد بود.

افزون بر اين در كارهايي كه كمتر زمينة فني دارند نه تنها برقراري معيار بلكه ارزشيابي نيز كاري دشوار است. براي نمونه بازنگري كار معاونت مالي يا مدير روابط صنعتي ساده نيست زيرا هنوز معيار هاي روشني در اين زمينه برقرار نشده است. بالادستان چنين مديراني بيشتر به استانداردهاي مبهمي چون سلامت مالي امور بازرگاني به نظر اتحاديه هاي كارگيري، نبودن اعتصاب، تعهد و وفاداري به عهده از سوي زيردستان، رضايت وابستگان بازرگاني و كاميابي كلي اداره يا سازمان( بيشتر با سنجش متمي يا عدم شكست) اتكا دارند. سنجش هاي مديران بالا نيز به همين اندازه مبهم است. در همين حال اگر مشاركت يك واحد سازماني در انجام دادن وظايف در حدي معقول و بدور از اشتباههاي بسيار جدي انجام گردد و در صورتيكه اقدام هاي در خور سنجش نشان دهندة مديريتي سالم و معقول باشد. يك ارزشيابي عمومي بسنده مي نمايد. نكتة مهم اين است همينكه كارها از خط توليد و گردآوري قطعات خارج و از آن دور مي‌شوند نظارت بر آن ها پيچيده تر و داراي اهميت بيشتري مي شود.

۳ـ اگر در ساخت سازماني يك سازمان معيارهايي باشد كه وظايف پايگاه هاي شغلي را نشان دهد و اگر كاركرد بر پايه اين معيارها سنجيده شود، راست و درست كردن انحراف ها آسانتر مي شود زيرا در غير اينصورت مدير بگونة دقيق مي داند در چه جاهايي در مأموريت و مسئوليت فرد يا وظيفه هاي گروه بايد اقدام اصلاحي بكار برده شود.
تصحيح انحراف ها بمنزلة نقطه اي است كه از آنجا بازنگري و نظارت بنام بخشي از تمامي نظام مديريت ديده مي شود و به ساير وظايف مديريت پيوند مي خورد. مديران مي توانند با تجديد نظر در برنامه ها و طرح ها يا دگرگوني و بسامان آوردن هدف هايشان انحراف ها را اصلاح كنند.

همچنين مديران مي توانند از راه تجديد نظر در مأموريت ها و وظايف، دور شدن از وظايف بنيادي سازمان را تصحيح كنند. كار بسامان آوردن و درست كردن انحراف ها همچنين مي تواند با افزايش شمار كاركنان، گزينش و آموزش زير دستان به گونه اي بهتر يا در نهايت با تجديد نيروي انساني و بر كنار كردن شماري از كاركنان انجام پذيرد.
همچنين ممكن است كار بهسازي با هدايت و رهبري بهتر، از راه دادن توضيحات لازم درباره شغل يا بهره گيري از متون رهبري اثر بخش تر صورت پذيرد.
اصول مديريت (سال ۱۳ )

هم اكنون نظارت را از ديد كتاب نگرشي بر مديريت توضيح مي دهم.
نظارت بر يك سازمان را مي توان با شيوه ها و وسائل گوناگون و از راه هاي مختلف انجام داد و براي هر كدام از اين شيوه هاي نظارتي نامها و تقسيم بندي هاي متناسبي را انتخاب كرد كه در جاي خود چنين برخورد تحقيقي و تكميلي لازم مي باشد. ولي ما در اينجا بخاطر احتراز از تطويل، تنها نظارت را از جهت چگونگي و شيوة مورد بحث قرار مي دهيم كه در اين تقسيم بندي نظارت بر دو نوع تقسيم مي گردد:

۱ـ نظارت مستقيم: آنست كه مدير بدون هيچ گونه واسطه اي بر كار دستگاه ها و نوع فعاليت ها ناظر باشد. از ريزترين تا درشتترين مسائل را كنترل كند و شخصاً مراحل گوناگون نظارت را بپيمايد. اين نوع نظارت طبعاً سوالاتي را در پيرامون خود بوجود مي آورد كه طرح چند سؤال مهمتر و پاسخ گويي به آن لازم به نظر مي رسد.
ـ آيا مدير در تشكيلاتي وسيع و گسترده قادر به چنين نظارتي هست؟

ـ آيا اينگونه نظارت كردن از وظايف مديريت بشمار مي آيد؟
ـ آيا چنين نظارتي تا چه مقدار در موفقيت و يا ناكامي مدير مؤثر خواهد بود؟

آنچه كه در پاسخ اين پرسش ها مي توان گفت اينست كه:
اولاًـ در سازمان هاي گسترده چنين نظارتي امكان ندارد و مدير هرگز قادر به اعمال اين نوع نظارت نيست.
ثانياً: آنچه كه از حد قدرت مدير خارج باشد و يا هر گونه حركتي كه به مطلوب و
مقصود ضربه وارد نمايد، انجام آن براي مدير جايز نيست.
ثالثاً: افتادن در دست انداز جزئيات، مدير را از مسائلي كلي و اصولي باز مي دارد و در نتيجه به موفقيت او لطمه وارد مي كند.
اسلام نظارت مستقيم را به آن مفهومي كه مدير بخواهد در جزئي ترين مسائل تشكيلاتي شخصاً ناظر باشد هرگز نمي پسندد و از چنين نظارتي مديران سازمان هاي خود را شديداً برحذر مي دارد، زيرا اين آئين آسماني را اعتقاد بر اين است كه هر چه مدير به كارهاي فرعي و جزئي مشغول شود از كارهاي اصلي و كلي كه بمنزلة ريشه هاي جريانات هستند غافل مي ماند.
“ قال علي (ع): من اشتغل بغير المهم ضيع الاهم”(۱)“ غرر الحكم”
علي (ع) فرمود: كسيكه خود را به كارهاي غير مهم مشغول سازد، كارهاي مهمتر را ضايع كرده است.
مدير بايد در نظارت همانند ديگر مسائل مديريت، از اصل “ رعايت اهم و مهم” پيروي كند چون بغير از اينكه چنين شيوه اي به مصلحت سازمان نمي باشد، قدرت استعدادها و ظرفيت ذهنها محدود است و مدير نبايد انبار ذهن خود را جايگاه يك سلسله مسائل جزئي گرداند.
“ قال علي(ع): ان رايك لايتسع لكل شيء ففرغه للمهم” “ غرر الحكم”
حضرت علي (ع) فرمود: انديشة تو براي همه كارها گنجايش ندارد پس آنرا براي مطالب مهم فارغ نگه دار.
امير مؤمنان حضرت علي (ع) در بيان ديگري مي فرمايد:
“ لاقربه بالنوافل اذا اضرت بالفرائض” “ نهج البلاغه، حكمت ۳۵”
انجام اعمال مستحبي كه به واجبات زيان بزند موجب تقرب خداوند نخواهد بود.

۲ـ نظارت غير مستقيم:( مستقيم با واسطه) آنست كه مدير از طريق عوامل و دستگاه هاي مختلف كه بمنزلة چشم هاي او مي باشند، كار نظارت بر سازمان را انجام مي دهد، او با يك يا چند واسطه كه از هر جهت مورد اعتمادش هستند گزارش هاي مثبت و منفي را مي گيرد و در يك جمع بندي كلي وظائف نظارتي خويش را يا مستقيماً و يا از طريق عوامل فعال در سيستم نظارت اعلان مي دارد و اين موج نظارتي بطور مداوم همانند رودي كه از فكر و انديشة مدير سرچشمه مي گيرد به —– سازمان و درون واحدهاي آن جريان پيدا مي كند.
اينگونه نظارت، ذهن مدير را از جزئيات پر نمي كند و او را بطرف انجام« تكليف مالايطاق» نمي كشاند و فرصت لازم را براي انجام مسئوليتهاي ديگر مديريت، باقي مي گذارد و در نتيجه زمينه هاي ناكامي را از بين برده و موفقيت و پيروزي را به ارمغان مي آورد.

در مورد چنين نظارتي علي (ع) به مالك اشتر مي فرمايند:
“ ثم تفقد اعمالهم و ابعث العيون من اهل الصدق و الوفاء عليهم فان تعاهدك في السر لامور هم حدوه علي اتعمال الامانه و الرفق بالنرعيه”
“ نهج البلاغه، نامه ۵۳”

پس اي مالك! در كارهاي كارمندان كاوش كن و چشم هايي را به عنوان بازرس كه داراي خصوصيت صداقت و وفاداري هستند بر آنان بگمار، چون بازرسي كارهاي آنان در پنهاني وادارشان مي كند تا نسبت به امانت داري در برخورد با مردم به نرمي و محبت رفتار نمايند.

در نظام حكومتي اسلام، مديريت جامعه بر عهدة حاكم اسلامي نهاده شده است و او تنها مسئول نظارت بر امور كاركنان دولت نيست هر چند در برابر كاركنان دستگاه هاي واسطه بر حكومت مسئوليتي ويژه دارد و بر همين اساس كه خدمتگزار مردم هستند مراقبت و نظارت بيشتري لازم دارند، ولي به يك معني، كلية اقشاري كه حتي كارمند دولت نيستند بايد زير پوشش نظارت مديريت جامع قرار بگيرند، زيرا همه مردم بمنزلة فرزندان و عائله دولت بشمار مي آيند و مدير و حاكم جامعه بايد بر زندگي آنان نظارت داشته باشد تنگناهاي زندگي آن ها را بدست آورد و براي گشايش هر يك از آن ها برنامه ريزي كند. مولاي متقيان حضرت علي (ع) مي فرمايد حاكم بايد براي اطلاع از مردم بويژه طبقه محروم جامعه دستگاه خاص نظارتي داشته باشد تا از مشكلات زندگي آنان كسب آگاهي نمايد.

( نهج البلاغه، نامه ۵۳)“ ففرغ لا وليك ثقتك من اهل الخشيه و التواضع فليرفع اليك امورهم”
اي مالك! از معتمدان خويش كسيكه خدا ترس و فروتن باشد، براي نظارت بر زندگي محرومان برگزين تا امورشان را به تو گزارش دهند.
“ ابن ابي الحديد مي گويد: امير مومنان خود خانه اي به نام« بيت القصص» داشت كه مردم شكايت خود را به آن خانه مي بردند.
نگرشي بر مديريت اسلامي(سال )

هم اكنون به بررسي نظارت و اعمال آن در اسلام از ديدگاه كتاب نگرشي بر مديريت اسلامي مي پردازم.

اسلام و اعمال نظارت:
اسلام براي اعمال نظارت بر سازمان ها و تشكيلاتش شيوه هاي مخصوصي دارد كه به غير از مكتب انبياء در هيچ سيستم و نظامي نمي تواند وجود داشته باشد، زيرا بخش عمدة نظارت، بر محور ايمان بغيب مي گردد و پيامبران بزرگ الهي در سيستم نظارتي خود نيروهاي معنوي و ناظران بظاهر غايب جهان خلقت را، شاهد بر كارهاي ريز و درشت انسان مي گيرند و در واقع انسان را به حوزة ايمان به غيب مي برند تا نظارتي جامع و كامل را در تمام ابعاد زندگي او حاكم گردانند، چنانكه قرآن كريم يكي از خصوصيات پرهيز گاران را همين ايمان به غيب مي داند و مي گويد:
“ ذلك الكتاب لاريب فيه هدي للمتقين الذين يومنون بالغيب . . . . . ”
( بقره، آيه ۱۲۰)
اين قرآن بدن هيچ شكي هدايتگر پرهيزكاران است آنانكه به جهان غيب ايمان آورند.
با اين توضيح كوتاه راه هاي اعمال نظارت را در نظام اسلامي بطور فشرده فهرست مي‌كنيم:
۱ـ خدا و فرشتگان ۲ـ نفس لوامه
۳ـ نظارت همگاني ۴ـ مديران
۵ـ ارزشيابي