نقش روابط عمومی در دانشگاه آزاد اسلامی

مقدمه :
روابط عمومی پل ارتباطی بین دانشگاه و مردم به فعالیت می پردازد.
در این گزارش کارآموزی سعی شده است به نقش روابط عمومی در دانشگاه آزاد اسلامی که از جمله اهدافش برقراری ارتباط با ارباب رجوع، ارگانها، سازمانها، ادارات و دیگر نهادهای رسمی و غیررسمی می باشد و نیز با همکاری دوایر مختلف به عنوان بازوی اجرای توانمند محسوب می شود، می پردازیم، تهیه، تنظیم و انعکاس اخبار دانشگاه به رسانه های گروهی اعم از صدا و سیما، جراید کشوری و محلی، برگزاری مراسم، همایشها، سخنرانی ها، چاپ جزوات، نشریات، عملکردهای سالانه، تبلیغات در سطح شهر به مناسبتهای مختلف، شرکت در مراسم ملی، مذهبی شهر و … از فعالیتهای این دفتر می باشد.

کار اصلی من در این سازمان ارتباط است.
من در این مدت توانستم یک شناخت کامل از تمامی کارهای این قسمت به دست بیاورم.
در این گزارش یک توضیح درباره آشنایی با روابط عمومی، وظایف، اهداف و … آن به صورت مختصر و مفید بیان شده است.
با تشکر از استاد عزیز خود جناب آقای شکراللهی

تقدیر و تشکر
چه کمند آنان که خوب می دانند و خوب آموزش می دهند و چه دریا دلند و با سخاوتمند این بزرگ مردان که با آموختن دیگران ارج می نهند و به همتشان وقت و چه کم دیدم کسانی را که بال پرواز می دهند و شور اشتیاق و هرگز نفهمیدم این را تا آن لحظه که احساس کردم یاریشان را.
با کمال تشکر از استاد خوبم جناب آقای داود شکرالهی، همکار و خواهر عزیزم سرکارخانم رقیه بهرامی و کلیه استادان و دست اندکاران دانشگاه علمی و کاربردی ابهر که در فهم و دریافت حقیقت و زیبایی رشته ام مرا یاری نمودند.

احمد احمدخانی دانشجوی مدیریت امور فرهنگی بهار ۸۸
تقدیم به :
آنان که دوستشان دارم، تمامی کسانیکه در دریایی متلاطم زندگی یاریم کردند و با شکیبایی زمانی که موج می آمد در کنارمان بودند.
یگانه همسر و فرزندانم
«فهرست مطالب»
فصل اول :

تاریخچه تاسیس واحد
آشنایی با مکان کارآموزی
فصل دوم :
روابط عمومی پل ارتباطی با پل اسقاطی
مقدمه ای بر روابط عمومی

رسالت تبلیغ در روابط عمومی
تعریف روابط عمومی
وظایف روابط عمومی

ویژگی روابط عمومی کارآمد
نقش روابط عمومی در دانشگاه آزاد اسلامی
نمودار تشکیلاتی مصوب اداره کل روابط عمومی
جایگاه مدیریت در روابط عومی
شرح وظایف مصوب اداره کل روابط عمومی
مدیریت و فساد اداری و نقش روابط عمومی
اداره ارتباطات

اداره اطلاع رسانی و تبلیغات
فصل سوم :
عملکرد دفتر روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر
فصل چهارم :
روابط عمومی کردن یا روابط عمومی بودن
فصل پنجم :

آزمون و آموخته ها
نتیجه گیری
پیشنهادات
آدرسها و شماره های موردنیاز
فصل اول :
تاریخچه تاسیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر
با توجه به سیاست های دانشگاه آزاد اسلامی مبنی بر گسترش هرچه بیشتر اندیشه و فراهنگ در جای جای کشور به همت جمعی از علاقمندان و اهالی خیر شهرستان حاج آقای مرسلی نماینده وقت مردم در مجلس شورای اسلامی و مسئولین منطقه در جهت نیل به اهدافی چون ارتقاء سطح دانش وفرهنگ منطقه، ایجاد زمینه مناسب برای فعالیت همه جانبه در بالا بردن آموزش عالی و پژوهشی و همچنین نیروی انسانی متعهد و متخصص موردنیاز، نخستین گامهای تاسیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر در سال ۱۳۶۸ برداشته شد. و به صورت عملی در مهر ماه ۱۳۶۹ با جذب تعداد ۸۵ دانشجو در مقطع کارشناسی ادبیات فارسی آغاز به کار نمود و اینک با پیمودن راهی پرفراز و نشیب به عنوان یکی از بزرگترین مراکز آموزش عالی استان در زمینه اعتلای فرهنگی و علمی کشور قدم بر می دارد.

آشنایی با مکان کارآموزی دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر :
دفتر روابط عمومی در تمام مراکز اداری، بازوی اجرائی قدرتمندی محسوب می شود، دفتر روابط عمومی در دانشگاه آزاد اسلامی واحد ابهر در جهت سرویس دهی و ارائه خدمات اداری فرهنگی دانشجویان فعالیت می نماید. این دفتر درخصوص جمع آوری اطلاعات، آمار و اخبار واحد و انتشار آنها، تنظیم سخنرانی و مراسم مختلف و مصاحبه های تلویزیونی و رادیوئی تهیه مطبوعات، انتشار و توضیع بروشورهای اخبار و اطلاعات واحد، جهت آگاهی معاونین، مدیران، اساتید، کارکنان و دانشجویان، تنظیم برنامه و انعکاس برگزاری مراسم مختلف به مطبوعات و صدا و سیما و نیز مطالعه جراید و نشریات مهم به صورت روزانه و استخراج مطالب اساسی برای نصب آنها در تابلو، انجام کلیه امور مطبوعاتی، تهیه و توزیع مطبوعات و نشریات از جمله کارها و وظایف روابط عمومی می باشد.

این حوزه دانشگاه از سه بخش مختلف تشکیل یافته است که عبارتند از :
۱ ) دفتر روابط عمومی ؛
۲ ) واحد تبلیغات ؛
۳ ) واحد سمعی و بصری.

۱ ) دفتر روابط عمومی :
از فلسفه وجودی دانشگاه از طریق کلیه اموری که مربوط به روابط عمومی است انجام می گیرد و عمده ترین وظیفه آن آگاهی دادن به جامعه از فلسفه وجودی دانشگاه از طریق رسانه های گروهی و برنامه های تبلیغاتی و انتشاراتی می باشد یک نفر به عنوان کارشناس روابط عمومی در این دفتر انجام وظیفه می نماید.
۲ ) واحد تبلیغات :

این قسمت از روابط عمومی دارای امکانات پارچه نویسی، خطاطی روی کاغذ و طراحی می باشد که در مناسبتهای مختلف از امکانات آن استفاده می گردد در این بخش یک نفر مشغول به کار است و کار خطاطی دانشگاه را انجام می دهد.

۳ ) واحد سمعی و بصری :
مرکز سمعی و بصری که در زیرنظر روابط عمومی می باشد با داشتن امکانات مربوط در ارائه خدمات جهت استفاده استادان، دانشجویان و کارکنان، از تجهیزات کمک آموزشی و همچنین ارائه سرویسهای جانبی از جمله نمایش، فیلم، فعال نمودن نوار خانه، فیلمبرداری از مراسم و بسیاری از این قبیل فعالیتها، در جهت هرچه بهتر شدن وضع آموزش و پژوهش و اعتلای سطح فرهنگی واحد، گام بر می دارد.

اهمیت فعالیتهای این حوزه مشتمل بر سه قسمت است :
الف ) بازدیدهای علمی و تفریحی ؛
ب ) تهیه و توزیع مطبوعات جهت حوزه های مختلف دانشگاه ؛

ج ) برگزاری سخنرانیها و سمینارهای مختلف در دانشگاه.
فصل دوم :
روابط عمومی پل ارتباطی یا پل اسقاطی :
وقتی به تعریف روابط عمومی مراجعه می کنیم اکثر قریب به اتفاق روابط عمومی را پل ارتباطی می دانند که به عنوان یک واسطه اثرگذار، درون و بیرون یک سازمان را به هم مرتبط می سازد، که در واقع سعی می نماید در قالب یک تلاش برنامه ریزی شده و هوشمندانه سازمان و مخاطبان را در یک کنش و واکنش متقابل به یک نقطه تعاملی، تفاهمی و مشارکتی نزدیک سازد. شاید این تعریف دلنشین که به عنوان یکی از وظایف اساسی و اصلی روابط عمومی مطرح می گردد و از دل آن مفاهیمی از قبیل ایجاد و برقراری ارتباط و اطلاع رسانی

استنباط می شود، تا حدودی موحب آرامش خاطر کسانی را فراهم سازد که در چرخه درون و بیرون نظام اداری قرار دارند و از طرف دیگر به نوعی یک انتظار را در سطح درون و بیرون سازمان ایجاد نماید که مخاطبان خواه در خارج سازمان وجود داشته باشند یا در داخل سازمان از این پل برای رسیدن به اهداف و خواسته های معقول و منطقی خود استفاده نمایند و به نحوی نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی خود را در چارچوب و ضوابط تعیین شده سازمانی برآورده سازند، اما تحقق این مطلب از دو زاویه قابل بررسی است، یکی مقوله قابلیت روابط

عمومی و نکته دیگر مقوله عاملیت روابط عمومی است، تا با اتکاء به این دو اصل بتوان به پل ارتباطی بودن روابط عمومی در مفهوم علمی و دقیق آن رسید، ضمن آنکه باید خاطر نشان ساخت عاملیت و قابلیت در روابط عمومی به عنوان دو محور اساسی در گردش چرخهای فعالیت روابط عمومی به عنوان دو محور اساسی در گردش چرخهای فعالیت روابط عمومی

محسوب می گردند و در واقع بدون حضور یکی از این محور امکان موفقیت روابط عمومی ها میسر نخواهد بود و به نوعی، به جای آنکه روابط عمومی تبدیل به پل ارتباطی مناسب برای تسهیل و تسریع روابط تفاهمی و تعاملی گردد، به یک معبر اسقاطی که هر لحظه امکان فروریختن آن می باشد و یا اینکه به مرور، به واسطه عدم اقبال عمومی، تبدیل به راه متروکه و غیر قابل استفاده خواهد شد، می شود، چنانکه در حال حاضر این مشکل متوجه روابط عمومی ها گردیده و نتوانسته اند در روابط اجتماعی و سازمانی به عنوان یک پل مطمئن محکم و مناسب برای مخاطبان سازمانی نتوانسته اند برستی استفاده نماید، بنابراین آنچه که از آن به عنوان پایه های پل ارتباطی تعبیر کرده ایم، در مفهوم قابلیت و عاملیت روابط عمومی متصور می گردد مشروط بر اینکه بتوانیم شرایط را برای عینیت بخشی به مسائل ذهنی در قلمرو روابط عمومی فراهم سازیم. اما آنچه که به عنوان قابلیت روابط عمومی می توان

فهرست وار به آن اشاره کرد عبارتند از :
۱ ) نیروی انسانی متخصص، آگاه و آشنا به روابط عمومی با تحصیلات دانشگاهی مرتبط و دارای تجارب مفید ؛
۲ ) استفاده از ابزار و ساز و کارهای جدید و تکنولوژی و فناوری روز ؛
۳ ) حضور مدیر روابط عمومی قوی، کارآمد و مسلط به امور ؛

۴ ) استفاده از فنون و روشهای جدید در عرصه ارتباطات و اطلاع رسانی ؛
۵ ) ایجاد شرایط محیطی مناسب و مطلوب ؛

۶ ) ایجاد سیستم های مدیریتی نوین در عرصه روابط عمومی ؛
۷ ) ارتباط با رسانه های ارتباط جمعی، خبرگزاریها، صدا وسیما؛ جراید کثیر الانتشار و سایت های اینترنتی ؛
۸ ) امکان برقراری ارتباطات صحیح اصولی براساس تفاهم، تعامل و مشارکت با مخاطبان درون و برون سازمانی ؛
۹ ) امکان اطلاع رسانی و ارتقاء بخشی آگاهی مخاطبان و رفع نیازهای اطلاعاتی آنان ؛

۱۰ ) قدرت پاسخگوئی، شفاف سازی و تنویر افکار عمومی ؛
۱۱ ) قابلیت مردم مداری، مشتری مداری و تکریم ارباب رجوع ؛
۱۲ ) قدرت تسهیل، تسریع و تصریح بخشی در سطح سازمان و بیرون از سازمان ؛

۱۳ ) قدرت فرهنگ سازی و تعمیم مباحث و مسائل فرهنگی ؛
۱۴ ) عامل مدیریت در بحران، زمان، بهبود کیفیت و کمیت، بهره وری و سیستم های نظارت ؛
۱۵ ) امکان سنجش افکار عمومی و اطلاع از خواسته، انتظارات و دیدگاههای مخاطبان در جهت تحقق امر مشتری ؛
۱۶ ) امکان آموزش عمومی به صورت آشکارا و پنهان، مستقیم و غیرمستقیم در سطح سازمان و جامعه ضمن آنکه در مبحث مربوط به مقوله عاملیتی روابط عمومی می توان به مواردی از قبیل ذیل اشاره کرد :

۱ ) اشراف و آگاهی مدیران ارشد سازمان ها نسبت به روابط عمومی وفلسفه وجودی آن ؛
۲ ) درنظر گرفتن جایگاه سازمانی مناسب برای روابط عمومی ؛
۳ ) حمایت جدی مادی و معنوی از روابط عمومی به صورت مستقیم و غیرمستقیم ؛
۴ ) فراهم نمودن شرایط و محیط مناسب برای فعالیت علمی و اصولی روابط عمومی ؛
۵ ) ایجاد فرهنگ خودباوری در روابط عمومی ؛

۶ ) فراهم نودن شرایط لازم برای به روز کردن اطلاعات و آگاهی در سطح روابط عمومی از طریق آموزش ؛
۷ ) سوق دادن روابط عمومی به کارهای اساسی و جدی و دور کردن. آنان از کارهای غیرمرتبط و حاشیه ای.
۸ ) حذف هرگونه پارازیت و موانع اداری و انسانی از سرراه روابط عمومی ؛

۹ ) تلاش مدیریتی در همراه و همگان سازی سازمان با روابط عمومی بنابراین اگر به موارد اشاره شده با تعمق و دقت توجه نمائیم درخواهیم یافت که اکثر روابط عمومی های ایران فاقد شرایط لازم می باشند و در واقع به واسطه فقدان شرایط نتوانسته اند موفقیتی کسب نمایند، زیرا این عدم توفیق یا ناشی از مشکلات قابلیتی است و یا به واسطه مشکلات عاملیتی، و این عوامل موجب گردیده که روابط عمومی ها نتوانند پل ارتباطی محکم و مناسب در نزد مردم محسوب گردند و در بیشتر مواقع به واسطه نگاه ابزاری که از سوی مسئولین نسبت به این نهاد اجتماعی اعمال می گردد، جنبه موقتی پیدا کرده است و متاسفانه روابط عمومی ها نیز در این کش و قوس با این شرایط خو گرفته اند و عادت کرده اند که طبعاً خروج از عادت مالوفه کاری مشکل و امری بسیار دشوار است.

مقدمه ای بر روابط عمومی :
نیاز به شناخت و درک مقابل به منظور تسریع در دستیابی در مقاصد و اهداف، امروزه در سازمانها و ادارت به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده است. این ارتباط که از آن به عنوان روابط عمومی یاد می شود یکی از مهمترین و با ارزش ترین عوامل موثر در سرنوشت هر موسسه و گروه محسوب می گردد.

Public relations در دهه اول قرن بیستم در آمریکا به صورت یک حرفه تخصصی درآمد. در ایران در سال ۱۳۵۴ اولین دفتر روابط عمومی توسط شرکت نفت راه اندازی شد. سپس در سایر سازمانها دفاتری به عنوان مراکز فراهم آوری، مبادله اطلاعات و برقراری ارتباطات دوسویه به منظور ایجاد حس نیت و تفاهم گشوده شد.
– در دنیای امروز روابط عمومی ها به عنوان عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامه ها و پیشبرد اهداف سازمانها تلقی می گردند.

– امروزه نقش روابط عمومی و حیطه فعالیت آن بر هیچکس پوشیده نیست. تمامی فعالان جامعه در بخشهای مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و … جویای روابط عمومی هایی هستند که آنان را رد طراحی روشهای معقول و تعیین خط مشی های مرتبط با آینده یاری دهند.
– روابط عمومی نقشهای گوناگونی را در جایگاههای متفاوت و شرایط متمایز از یکدیگر ایفا می کند. اما دو نقش قابل تفکیک آن در ارتباطات درون سازی و برون سازی از میان سایر نقشها نمایان تر و مهمتر است.

– روابط عمومی هنرش این است که بتواند امکانات و شرایط محیط بیرونی را تشخیص دهد و آنان را با امکانات درون سازمان پیوند دهد و اجرای فرامین درون سازی را تسهیل نماید و در نهایت ارتباط سازمان را بیرون از آن، به درستی برقرار سازد. که در این راستا اولین قدم شناخت محیط و سازمان مربوطه است و منظور از این شناخت، شناسایی و بررسی نقاط قوت و ضعف است.

روابط عمومی در ایران :
– متأسفانه وجود سوء تعابیر و یا عدم آگاهی و شناخت کافی از وظایف و حیطه عملیاتی و یا عدم شناخت از توانمندیهای تخصصی روابط عمومی در ابعاد درون سازی و برون سازی از جمله مشکلاتی است، که باعث شده روابط عمومی در ایران با موانع جدی و متعددی روبرو باشند.
– در کرحله دوم دست اندرکاران روابط عمومی نیز به طور کامل نسبت به مسئولیتهای حرفه ای خود اطلاع و اعتقاد لازم را پیدا نکرده اند و یا تخصصهای لازم را ندارند.
– در مرحله سوم گروههای مرتبطبا واحدهای روابط عمومی از جایگا و میدان عمل و اختیارات روابط عمومی بیخبرند.
– در نظان جمهوری اسلامی اصالت حرکت ها بر پایه حمایتهای مردمی استوار است و جلب افکار عمومی به عنوان پایه اصلی هر حرکت محسوب می شود و متوجه کردن افکار عمومی، به سمت و سوی برنامه ریزی هر سازمان، کار روابط عمومی است.

رسالت تبلیغ در روابط عمومی :
– در عصر حاضر قدرت و نفوذ ذهنی در اختیار صاحبان سلاح تبلیغی قرار دارد. آنان هستند که اندیشه ها را می سازند و افکار را به معیار دلخواه، سامان می دهند.
– انتقال از شیوه ارتباطات سنتی به روشهای ارتباط جمعی موجود، موجب شده که انسانها در مناطق مختلف در معرض تهاجم مداوم پیامهای تبلیغی قرار گیرند. تا جایی که به سختی قادرند که خود تصمیم بگیرند. بدین معنا که مراکز فرهنگی، تفکرساز جامعه بشری امروزه می باشند.
– با شناخت موقعیت یاد شده ضرورت و اهمیت بازنگری و برنامه ریزی جدی در فعالیتهای فرهنگی تبلیغی و تجدیدنظر در ابزارها و شیوه های تبلیغی به خصوص در محیط های فرهنگی به روشنی احساس می گردد.

تعریف روابط عمومی :
– دائره المعارف امریکانا روابط عمومی را بدین شکل تعریف کرده است : «یک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمانهای صنعتی، شرکتها، مشاغل، دولت، اتحادیه ها و یا سایر سازمانها که هر یک با مردمی چون کارمندان، مشتریان، سرمایه داران، تهیه کنندگان، اعضاء احزاب سیاسی و یا عامه مردم روبرو هستند، کارهای روابط عمومی شامل است بر تقویم افکار عمومی، ارزیابی و تفسیر آن به حسب منافع یک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود و همچنین آن مردم به سازمان.»
– انجمن جهانی روابط عمومی در ماه می ۱۹۶۰ تعریف زیر را جهت روابط عمومی تدوین و تصویب نمود. «روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است، عملی است ممتد، مداوم و طرح ریزی شده که از طریق آن، افراد سازمانها می کوشند تا تفاهم و پیشانی کسانی را که با آنها سروکار دارند به دست آورند.»
وظایف روابط عمومی :
– مستندترین شرح وظایف که مورد قبول متخصصین روابط عمومی است در سال ۱۳۶۰ در گردهمایی چند روزه ای که توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی برگزار گردید به شرح زیر تدوین شده است.
الف ) هدف :
نخستین اهداف روابط عمومی :
۱ ) برقراری روابط انسانی : هدف از برقراری ارتباط با انسانها، کسب و تحصیل خوبی ها و نیکی ها در یک کنش متقابل است. به عبارت دیگر یک ارتباط دوسویهای که هر دو طرف ارتباط بتوانند از یکدیگر سود ببرند. این موضوع با توجه به این واقعیت که هیچ فرد انسانی در خلاء زندگی نمی کند و در مسیر زندگی خویش، دائماً با افراد متفاوتی در ارتباط است، اهمیت بیشتری می یابد.
۲ ) همدلی : همدلی، داشتن احساس مشترک با دیگران است همدلی یعنی احساس خوشحالی و ناراحتی را به صورت مشترک به دیگران نشان دادن. همدلی می تواند در روابط دوستانه، جایی که درجه و عمق خاصی از درک و فهم متقابل موردانتظار است، قبل از اولین سوالات برای سهیم شدن در تجارت یکدیگر مورد توجه قرار گیرد.
۳ ) اقناع : تاثیرگزاری در افراد یکی از اهداف اولیه روابط عمومی است. در این نوع ارتباط باید به دنبال نکات مشترک شخصیتی رفت و افراد را به معاشرت با روابط عمومی جلب کرد.
برقراری ارتباط متقابل بین مردم و مسئولین و جلب همکاری و بسط تفاهم عمومی، آگاهی مردم از عملکرد دستگاه متبوع، آماده نمودن اذهان عمومی در اجرای طرحها و برنامه ها و ایجاد محیط مناسب برای رشد فضائل اخلاقی کارمندان در چارچوب ضوابط و معیارهای نظام جمهوری اسلامی ایران.
ب ) جایگاه روابط عمومی :
روابط عمومی به دلیل ماهیت خاص خود و ضرورت ارتباط مستمر، زیر نظر مستقیم بالاترین مقام مسئول دستگاه متبوع قرار دارد.
ج ) اصول وظایف :
۱ ) جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتهای، اقدامات و طرحها و برنامه های دستگاه مربوط، به منظور تنظیم سیاستهای خبری تبلیغاتی و اجرای طرحهای انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی از طریق :
الف ) شرکت در جلسات مهم دستگاه ؛
ب ) ارتباط مستقیم و مستمر با مسئولین ؛

ج ) حضور در سفرهای داخلی و خارجی ؛
د ) شرکت در گردهمایی ها ؛
هـ ) دریافت گزارش فعالیتها، طرحها و برنامه های بخشهای مختلف دستگاه ؛
و ) جمع آوری هرگونه اخبار و اطلاعات موردنیاز ؛

ز ) ارتباط مستقیم با مردم ؛
ح ) ارتباط مستمر با جراید و رسانه های گروهی.
۲ ) برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه شورای هماهنگی تبلیغات دولت به منظور ایجاد هماهنگی در اجرای سیاستها و خط مشیهای تبلیغاتی جمهور اسلامی ایران.