پروژه مالی طراحی یک سیستم انبار‌داری

سازمان انبارها :
نظر به این که قسمت عمده ای از منابع نقدی شرکتهای تولیدی، به مصرف سرمایه گذاری برای موجودیهای مواد می‌رسد، اگر از روشهای انبارداری مطمئن و منظمی استفاده نشود، زیانهای جبران ناپذیری ببار خواهد آمد. به عنوان مثال، نداشتن موجودی مواد به حد کافی، موجب وقفه‌های زیان آوری در تولید می‌ شود و با خریدهای فوری برای جلوگیری از این وقفه ها نیز هزینه ‌های تولید افزایش می‌یابد. اگر مواد، بیش از حد مطلوب خریداری شده باشد، باعث رکود سرمایه و افزایش هزینه‌های انبارداری و نیابی مواد می‌شود.
روش انبارداری باید طوری طراحی گردد که از حیف و میل، فاسد شدن و افت نامناسب مواد جلوگیری شود و نقل تولیدی، به آسانی صورت گرفته، هزینه آن نیز به حداقل کاهش یابد.

مسئولیت امور انبار و نگهداری موجودیهای جنسی به عهده انباردار است. او باید تجربه و دانش کافی در روشهای انبارداری، لیاقت و کفایت اداره عملیات را دارا باشد و امانت داری او مورد تأیید قرار گیرد. انبارها در مؤسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت کارخانه، به دو نوع مرکزی ( اصلی) و فرعی تقسیم می‌شوند. در کارخانه‌های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید، ساختمان انبار مرکزی را نمی توان نزدیک کلیه واحدهای تولیدی احداث نمود. لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می‌گردد و انبار مرکزی هر چندوقت یک بار، مواد مورد نیاز واحدهای مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ارسال می‌نماید. در این صورت، برای اداره انبارهای فرعی، به انباردانی نیاز است که مسئولیت اداره این انبارها زیر نظر انباردار به عهده بگیرند.
وظایف انباردار:

– تکمیل و ارسال برگ درخواست خرید مواد، ملزومات و لوازم یدکی به اداره خرید با توجه به تعداد موجودی در انبار (فرم شماره ۱):

– تحویل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمینان از مطابقت آن با مشخصات در برگ سفارش و ثبت مقدار آن در کارت مواد و ( فرم شماره ۲) وصدور برگ رسید مواد (فرم شماره ۳) حداقل در ۳ نسخه ؛

– قرار دادن مواد دریافتنی با توجه به مشخصات و نوع آن، در محل مناسب و طبقه بندی و کدگذاری آنها؛

صدور مواد از انبار بنا به تقاضای قسمتهای مختلف تولید در مقابل حواله انبار معتبر (فرم شماره ۴)؛

– تطبیق مانده کارتهای مواد با موجودی واقعی در انبار؛
– تهیه گزارش مواد ناباب وکم مصرف برای اطلاع مدیران؛
– حفظ و نگهداری از موجودیها.

تذکر: در بعضی از مؤسسات تولیدی ممکن است برگ درخواست خرید مواد به وسیله دوایر تولیدی، مهندسی تولید و یا دایره تعمیرات، تکمیل و ارسال شود.
عوامل مؤثر در تکمیل و ارسال برگ درخواست سفارش مواد: مقدار موادی که باید در انبار نگهداری شود، به عواملی مانند مصرف روزانه، مدت رسیدن سفارش به انبار، با صرفه ترین مقدار سفارش و هزینه‌های نگهداری مواد، بستگی مستقیم خواهد داشت. بنابراین، انباردار باید هنگام تکمیل برگ درخواست مواد، ضمن توجه به عوامل فوق، حد تجدید سفارش، حداقل و حداکثر موجودی را مد نظر قرار دهد.

حد تجدید سفارش مواد: مقدار یا تعدادی است بین حداقل و حداکثر موجودی که به محض تقلیل موجودی به آن میزان، باید به خرید مواد مبادرت نمود تا اطمینان حاصل شود که مواد خریداری شده قبل از رسیدن به سطح حداقل، به انبار خواهد رسید. حد تجدید سفارش، به دو عامل حداکثر مقدار مصرف روزانه مواد و مدت تحویل موادسفارش شده، بستگی مستقیم دارد. حد تجدید سفارش از رابطه زیر بدست می‌آید.
حداکثر مصرف روزانه مواد × حداکثر مدت وصول مواد= حد تجدید سفارش
حداقل موجودی : حداقل موجودی مواد، عبارت از تعداد یا مقداری است که باید همواره در انبار موجود باشد و حتی المقدور، موجودی انبار از آن مقدار کمتر نشود. میزان حداقل موجودی مواد با توجه به عوامل زیر مشخص می‌شود :

– مصرف روزانه مواد : معمولا مواد مورد نیاز قسمتهای مختلف تولید، روزانه از انبار صادر و تحویل کارخانه می‌گردد. بنابراین، مقدار مواد مصرفی مستقیما به مقدار یا تعداد تولید روزانه بستگی خواهد داشت. به این ترتیب، هر چه میزان تولید افزایش یابد مقدار مواد مصرفی نیز افزایش خواهد یافت.
– زمان لازم برای دریافت سفارش جدید: مواد مورد نیاز کارخانه، از طریق سفارشات داخلی یا خارجی تهیه می‌گردد. معمولا برای تهیه مواد از داخل کشور به زمان کمتری نیاز است و حال آن که تهیه مواد از خارج، مستلزم تشریفات بیشتری از قبیل گشایش اعتبار، حمل و نقل دریایی و زمینی و ترخیص مواد از گمرک می‌باشد که این عملیات موجب می‌شود مواد درخواستی دیرتر به انبار برسد..

بنابراین، برای پیش بینی زمان دریافت مواد باید نحوه تهیه آن در نظر گرفته شود.
ضمنا، از آنجا که مقدار مصرف روزانه و مدت رسیدن مواد به انبار در طول دوره مالی ثابت نیست، برای محاسبه حداقل موجودی مواد، متوسط این دو عامل در نظر گرفته می‌شود.
(متوسط مصرف روزانه×متوسط مدت تحویل)-حد تجدید سفارش= حداقل موجودی مواد
با صرفه ترین مقدار سفارش: با صرفه ترین مقدار یا تعداد سفارش، عبارت از مقدار موادی است که به منظور به حداقل رساندن هزینه‌های سالانه مربوط به موجودیها، سفارش داده می‌شود؛ زیرا بسیاری از این قبیل هزینه ها به مقدار سفارش آن مواد بستگی دارد.

معمولا مؤسسات تولیدی،مواد مورد نیاز را به صورت عمده، خریداری می‌نمایند. این عمل، موجب می‌شود که بهای هر واحد مواد خریداری شده کاهش یافته، و در هزینه‌های مربوط به خرید موادف مانند : هزینه گشایش اعتبار، هزینه استعلام بها، هزینه حمل ونقل، صرفه جویی گردد. از سوی دیگر، خریدهای عمده، موجب افزایش هزینه نگهداری مواد( هزینه‌های انبارداری) و نیز راکد ماند نقدینگی واحد تولیدی می‌شود و گاه با خطر کاهش قیمت موجودی مواد مواجه می‌گردد. بر عکس، اگر سفارش خرید مواد، به دفعات و به صورت جزیی انجام شود، هزینه سفارش افزایش ولی در مقابل هزینه نگهداری کاهش می‌یابد و احتمال خطر کاهش قیمت موجودی مواد از بین می‌رود.

با صرفه ترین تعداد سفارش باید با در نظر گرفتن هزینه سفارش مواد، هزینه نگهداری موجودیها و اثر راکد ماندن نقدینگی مؤسسه به جهت خریدهای عمده تعیین گردد.
با صرفه ترین مقدار سفارش به صورتهای مختلف محاسبه می‌شود. یکی از راههای محاسبه آن، استفاده از رابطه زیر می‌باشد.

در این قسمت، عوامل تشکیل دهنده رابطه فوق توضیح داده می‌شود.
الف- تعداد واحدهای مورد نیاز سالانه : عبارت است از تعداد موادی که با توجه به برنامه تولید در ابتدای هر دوره مالی برآورد می‌شود.
ب – هزینه هر بار سفارش: این هزینه ها به عواملی از قبیل هزینه تهیه برگهای درخواست وسفارش خرید هزینه ثبت سفارش، هزینه‌های ثابت گشایش اعتبار، هزینه تخلیه محموله‌های وارده به انبار، هزینه تهیه گزارش دریافت مواد، هزینه رفع اشتباه در مقدار و کیفیت مواد وارده و یا تأخیر در تحویل و همچنین هزینه حسابداری مربوط به عملیات خرید و پرداخت وجه به فروشنده، بستگی دارد.

ج – هزینه نگهداری: این هزینه ها به عواملی از قبیل، هزینه‌های انبارداری، بیمه، حمل و نقل در داخل انبار، نشتی، افت، وزن و نابابی موجودیها بستگی دارد. هزینه نگهداری مواد به دو طریق محاسبه می‌شود :
۱- محاسبه هزینه نگهداری هر واحد مواد در انبار
۲- محاسبه هزینه نگهداری بر اساس درصدی از ارزش متوسط موجودی انبار.
د – بهای خرید هر واحد : عبارتس است ا ز کلیه هزینه‌های مربوط به خرید و تهیه یک واحد مواد می‌باشد. ضمنا برای محاسبه تعداد دفعات سفارش مقرون به صرفه از رابطه زیر استفاده می‌شود:

تعداد مورد نیاز طی دوره = تعداد دفعات سفارش مقرون به صرفه
با صرفه ترین مقدار سفارش
دفعات گردش موجودی مواد: دفعات گردش موجودی مواد، گویای این مطلب است که هر ماده اولیه، در طول یک دوره، چند بار جایگزین می‌گردد.
دفعات گردش موجودی مواد، از تقسیم جمع مواد مصرف شده طی دوره بر متوسط موجودی مواد به دست می‌آید جمع مواد مصرفی با استفاده از حواله‌های انبار با گزارش مقدار مصرف مواد که در دایره حسابداری مواد، تهیه شده به دست می‌آید و متوسط موجودی مواد، عبارت از نصف حاصل جمع موجودی مواد اول، و پایان دوره است.

موجودی مواد اول دوره + موجودی مواد پایان دوره = متوسط موجودی مواد
۲
دفعات گردش موجودی مواد از رابطه زیر محاسبه می‌شود:
۳۶۰
دفعات گردش موجودی
مثال۴: شرکت تولیدی وحید که برای ساخت محصول، از یک نوع ماده اولیه به نام آلفا استفاده می‌نماید، در طول دوره مالی پنج بار اقدام به خرید این ماده اولیه نموده است. اطلاعات مقداری مربوط به خرید و موجودی اول و پایان دوره چنین است:
حداکثر موجودی مواد: به مقدار موادی اطلاق می‌شود که اگر بیش از آن در انبار موجود باشد، خساراتی از بابت راکد ماندن سرمایه، ناباب شدن مواد، خطر تغییر مشخصات فنی مواد، متوجه مؤسسه گردد.

سفارش جدید، گنجایش انبار، هزینه‌های نگهداری مواد و با صرفه ترین مقدار سفارش نیز باید توجه داشت. یکی از طرق محاسبه حداکثر موجودی مواد، رابطه زیر است:
( حداقل مصرف مواد × حداقل مدت وصول مواد)- ( با صرفه ترین مقدار سفارش)+ (حد تجدید سفارش)=(حداکثر موجودی مواد)
کسری و اضافات انبار: کسری یا اضافات انبار، عبارت است از اختلاف موجودی واقعی انبار با اسناد و مدارک، کارت انبار و کارت حساب مواد در تاریخی معین.
به عبارت دیگر، هر گاه موجودی واقعی مواد کمتر از مانده کارتهای مواد باشد، کسری انبار و زمانی که موجودی واقعی مواد بیشتر از مانده کارتهای مواد باشد، اضافات انبار موجود وجود خواهدداشت. از آنجا که کارت انبار، معرف مقدار واقعی موجودی هر ماده اولیه در انبار است. مغایرت مانده کارت حساب مواد یا دفتر معین مواد با مانده کارت انبار نشان دهنده کسری یا اضافه موجودی انبار، مربوط به هر یک از اقلام مواد اولیه می‌باشد.

کسری یا اضافات انبار، دلایل گوناگونی دارد که به بعضی از علل آن اشاره می‌ شود:
۱- اشتباه در ثبت مقدار مواد وارده یا صادره در کارت انبار
۲- اشتباه در ثبت قبضها و حواله‌های انبار در کارت حساب مواد وسیله دایره حسابداری
۳- عدم ثبت بعضی از حواله‌های انبار توسط دایره حسابداری به علت نرسیدن آنها به دایره مذکور
۴- تقسیم قطعه بزرگ به قطعات کوچک

۵- تبخیر و شکستگی که سبب کسری انبار می‌شود.
۶- جذب رطوبت که موجب افزایش وزن برخی از مواد موجود در انبار می‌گردد.
۷- ضایعات مواد در انبار
۸- سوء استفاده و سرقت مواد از انبار
۹- اشتباه انباردار

معمولا در پایان دوره مالی، پس از خانه انبارگردانی و تطبیق موجودی واقعی انبار با کارتهای مواد، چنانچه کسری با اضافه موجودی انبار قابل ملاحظه نباشد، مانده کارتها اصلاح می‌شود. ولی اگر کسری یا اضافی موجودی انبار قابل توجه باشد، باید ابتدا بررسیهای لازم نسبت به علل آن بعمل آید؛ سپس با اصلاح کارتها و تطبیق مانده آنها با موجودی واقعی انبار، آرتیکلهای اصلاحی در دفاتر ثبت گردد.
اصلاح مانده کارتها به این منظور انجام می‌شود که مانده کارتها با موجودی واقعی مواد برابر گردد.
در صورت وجود کسری انبار، معادل مبلغ کسری، حساب کسری و اضافات انبار، بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می‌گردد.
حساب کسری و ضایعات انبار ×××
حساب کنترل مواد ×××
ثبت کسری موجودی انبار

در صورت وجود اضافی انبار معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد، بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار، بستانکار می‌گردد.
حساب کنترل مواد ××
حساب کسری و اضافات انبار ××
ثبت اضافات موجودی انبار
برای بستن حساب کسری و اضافات انبار روشهای متعددی وجود دارد. یکی از این روشها بستن حساب فوق الذکر به خلاصه حساب سود و زیان می‌باشد.
در جریان عادی اگر حساب کسری و اضافات انبار، دارای مانده بدهکار باشد، برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان، بدهکار و حساب کسر و اضافات انبار، بستانکار می‌گردد.

حساب خلاصه سود و زیان، بستانکار می‌گردد.
دایره حسابداری مواد: این دایره موظف است مواد وارده به انبار را با استفاده از اعلامیه‌های رسید مواد در کارت حساب مواد ( فرم شماره ۵) ثبت و مواد صادره از انبار را با توجه به حواله‌های انبار و با استفاده از یک روش متداول ارزیابی، پس از قیمت گذاری در کارت مذکور ثبت نماید و نتیجه را طی یک خلاصه گزارش مواد مصرفی به دایره حسابداری صنعتی ارسال دارد.

عوامل بهای تمام شده مواد و ثبتهای مربوط: بر اساس اصل بهای تمام شده و از آن جا که باید کلیه عوامل هزینه به بهای تمام شده در حسابها منظور گردد، در مورد مواد نیز باید به همین ترتیب عمل شود بهای تمام شده مواد، علاوه بر قیمت خرید، شامل کلیه هزینه‌های مربوط به تهیه و تحصیل مواد تا صدور آن از انبار می‌گردد. بعضی از این هزینه ها عبارتند از : بیمه، حمل، بارگیری، عوارض گمرکی و سود بازرگانی، بازرسی وآزمایش.
نحوه ثبت مواد خریداری شده : ثبت مواد خریداری شده، به یکی از دو صورت زیر انجام می‌شود:

۱- اگر زمان ثبت، مبلغ واقعی هزینه‌های مربوط به تهیه و تحصیل مواد خریداری شده مشخص باشد، در این صورت، ابتدا هزینه‌های انجام شده را به خرید مواد اضافه می‌نمایند تا بهای تمام شده موادخریدرای شده به دست آید. سپس آرنیکل مربوط به خرید مواد، در دفتر روزنامه چنین ثبت می‌شود:
حساب کنترل مواد ×××
صندوق (بانک، بستانکاران، اسناد پرداختی) ×××
خرید … کیلو مواد نوع … به نرخ … ریال به طور …

۲- معمولا بسیاری از هزینه‌های مربوط به خرید مواد، تا زمان تحویل آن به انبار مشخص نمی شود. به همین دلیل، در ابتدای هر دوره مالی با توجه به تجربیات سالهای گذشته و با در نظر گرفتن تغییرات احتمالی در نرخهای عوامل هزینه مربوط به تهیه مواد، یک نرخ برای تمام هزینه‌های تهیه و تحصیل مواد برآورد می‌ش ود که اصطلاحا به نرخ پیش بینی هزینه‌های تحصیل مواد موسوم است. محاسبه این نرخ، به عوامل متعددی بستگی دارد. این نرخ ملاک محاسبه هزینه‌های مربوط به خرید مواد قرار می‌گیرد. بنابراین، در طول دوره مالی هر بار که مواد خریداری می‌شود. هزینه‌های تهیه وتحصیل آن پس از کسر تحقیقات خرید به بهای

خرید اضافه می‌گردد. نتیجتا با استفاده از اصل بهای تمام شده، موادی که به انبار وارد می‌شود. شامل کلیه هزینه ها تا زمان تحویل خواهد بود. با توجه به مطالب فوق، حسابی تحت عنوان حساب پیش بینی هزینه‌های تهیه و تحصیل مواد، در دفتر کل در نظر گرفته می‌شود تا کلیه هزینه‌های برآورد شده برای تهیه و تحصیل مواد با نرخ از پیش تعیین شده، به بستانکار این حساب منظور گردد. آرتیکل مربوط به خرید مواد با توجه به هزینه‌های برآورد شده به صورت زیر است:
حساب کنترل مواد ×××
صندوق (بانک، بستانکاران، اسناد پرداختنی) ×××
خرید … کیلو مواد نوع … به نرخ … ریال به طور…