چالش هاي رايج در شرکت NZMilk

داگ آلن مدير فروش و بازاريابي شركت NZMilk بود و ويليام ادوارد نيز نقش مدير فروش شركت را داشت. آنها بايد روابط خريداران را با دستفروشاني كه كالا را در خانه تحويل مي دهند، صاحبان مغازه هاي محلي و سوپرماركت هاي كوچك و خريداران، مديران محصول و مديران مغازه هاي محلي سوپرماركت هاي زنجيره اي بزرگ مديريت كنند. انبوهي از مشكلات و مسائل روزانه وجود دارد كه بايد فوراً و به صورت حرفه اي به آنها رسيدگي كرد كه اين مسئله بخش عظيمي از زمان

روزانه آنها را در بر مي گيرد. به علاوه آنها مجبورند كه براي توسعه مقادير فروش در آينده در زمينه كاهش سالانه مصرف سرانه محصولات شير تلاش كنند و توان بالقوه را براي رقابت در مناطق محلي شان افزايش دهند. منطقه لياليسون (Liaison) با ۲۰ دستفروش يكي از مسئوليت هاي وليام بود. انتخاب دقيق اين دستفروشان امر مهمي است زيرا آنها نقطة ارتباط خريداران NZMilk و مصرف كنندگان هستند. اغلب دستفروشان عاملان جزء هستند. مالكان معمولاً كاميون

هاي تحويل بار را خودشان هدايت مي كنند و چند شاگرد براي كمك به آنها در تحويل هاي بعد از ظهر و انجام تشريفان اداري هنگام برگشت به خانه استخدام مي كنند. بعضي از اين دستفروشان براي كمك در امر حسابداري كامپيوتر هايي دارند. امّا توانائي هاي كامپيوتر طيف وسيعي دارد و روابط كامپيوتر به كامپيوتر تنها براي بعضي دستفروشان امكان پذير است.

داگ و ويليام آگاه بودند كه كاهش بار مسئوليت اجرائي بررسي فاكتور و تطبيق براي مديران سوپرماركت از اولويت بالايي برخوردار است. در شركت Woolworths برنامه هاي حمل و نقل بايد توسط مديران سازمان آغاز شود و سپس توسط تحويل داران در انبار با فاكتورهاي ارائه شده وفق داده شود. فاكتورها دسته بندي مي شوند و به ادارة مركزي در اوكلند تحويل داده مي شود جايي كه فاكتورها با يكديگر جمع شده، دسته بندي مي شوند و سپس براي پرداخت تأييد مي

گردند. هنگامي كه در نياز براي كاهش مديران اختلالي وجود داشته باشد، ادارة مركزي سوپرماركت اعلام مي دارد كه فاكتورگيري روزانه دريافت شده كالا له در هر مغازه شيوة كاري آينده است. فاكتورگيري روزانه امكان كنترل بهتر بر موجودي انبار را فراهم مي آورد و نياز به مراحل تصديق و دسته بندي كنوني را از بين مي برد.

بعضي از دستفروشان غذاهاي ساده فاكتورگيري كاميون را ايجاد كردند كه در آن هنگامي كه كالاها تحويل داده شدند فاكتور از طريق كامپيوتر ي داخل كاميون توسط راننده كاميون شركت پر مي شود. اين روش در برآوردن نيازهاي مغازه در همان زمان تحويل كالا انعطاف پذيري ايجاد مي كند با اين وجود، اين سيستم براي محصولات فاسد شدني مثل شير كه قبل از تاريخ گذاري طول مدت دوام بهينه كمي دارند جالب نيست.

بحث هايي دربارة مبادلة الكترونيك اطلاعات فاكتورها بين تأمين كنندگاني مثل NZMilk و ادارات مركزي سوپرماركت ها صورت گرفته است.
با اين وجود انتقال فاكتورها تنها بخش كوچكي از فرآيند سفارش دهي، كنترل كالاهاي ورودي و تطبيق فاكتورهايي است كه در هر سوپرماركت ويژه تضمين شده است و سيستم هايي كه همة فرآيند ها را به صورت الكترونيك حمايت مي كنند به نظر بعيد مي آيند.

بسياري از مغازه ها هم اكنون سيستم هاي كنترلي دارند كه برچسب باركد روي هر محصول را مي خواند و حساب هر محصولي را كه از جلوي دستگاه كنترل مي گذرد دارد. شركت NZMilk براي هر يك از محصولات خود باركد مشخصي را تعيين كرده است تا از لحاظ تجربي وارد شدن به اين سيستم هاي كنترل چه براي مغازه هاي شخصي و چه براي كامپيوتر هاي اداره مركزي براي تعيين مقدار روزانه فروش كالا و ميزان موجودي باقيماندة انبار ممكن باشد. با اين وجود، فضاي براي تغيير سريع سوپرماركت هاي زنجيره اي به وجود آمده است و مشخص نيست كه آيا آنها نسبت به دستيابي شركت هاي خارجي مثل NZMilk به كامپيوتر هايشان هشيار خواهند بود يا نه. شكل ديگر در اين حوزه اين است كه تاريخ بهينه مصرف روي باركد نشان داده نمي شود تا آثار كوچك شدگي (آب رفتگي) موجودي انبار با كالاهاي تحويلي روزانه قابل مقايسه نباشد.

تسهيلات فرآوري
ماشين آلات شركت NZMilk شامل ۴ خط توليدي است كه در آنها ظرف ها پر
مي شوند، برچسب زده مي شود، داراي سرپوش و دسته بندي مي شوند. دو خط به بطري هاي پلاستيك، يك خط به ظروف مقوايي و يك خط به نوشيدني هاي ميوه اختصاص داده شده است. بخش هاي ديگر شركت بطري هاي پلاستيك و مخلوط غذاها را مي ساختند.

هنگامي كه جعبه ها بسته بندي مي شوند، شير به سردكني انتقال داده مي شود كه از آنجا سفارش ها برداشته شده و براي مشتريان جمع بندي مي شوند. برداشتن محصولات از يخچال از ساعت ۳۰/۶ صبح آغاز مي شود و اولين كاميون ساعت ۳۰/۸ صبح مكان را ترك مي كند. دو كاميون بزرگ ديگر براي دستفروشان محلي و شهر كامو در ساعت ۱۱ و كاميون هاي كوچكتر براي مقاصد محلي در ساعت ۳۰/۹ و ۳۰/۱۰ قبل از ظهر و ۳۰/۱۲ بعد از ظهر حركت مي كنند. كاميون هاي ديگر كه عازم شهرهاي ديگر هستند در مدت بعد از ظهر، بعضي از آنها بعضي روزها، حركت مي كنند. بعد از ظهر يك كاميون بزرگ در ساعت ۳۰/۱۰ به مقصد اوكلند حركت مي كند. همه بارها تركيبي از سفارش هاي ويژه براي دستفروشان يا سوپرماركت هاست به استثناي بار اوكلند براي شركت Woolworths كه سفارش بزرگي است كه بعداً براي سوپرماركت ها تجزيه مي شود.

اغلب چيزي كه به سوپرماركت هاي شخصي Woolworths تحويل داده مي شود متفاوت از سفارش روز قبل است كه در پي تلفن هاي لحظه آخر براي تغيير سفارش صورت مي گيرد. هفت انبار قفل شده در منطقه ونگاري واقع شده است. امّا هر دستفروش بنا به ميل خود منطقه ايمني خاص خودش را دارد.

جان تابين مدير فروشي است كه همة مناطق فرآوري و نيز مواد خام و موجودي تمام شدة كالاها و توزيع آنها را سرپرستي مي كند. ۳۴ كارمند در خط توليد و ۹ نفر در بخش قالب گيري كار مي كنند. جان در فرآيند ساخت تغييراتي به وجود آورده است تا از هزينه هاي واحد بكاهد و بتواند در صورت امكان جريان هاي

طولاني تر و جزئيات كمتر كارآئي را بالا ببرد. او در اين باب نگران بود كه به نظر مي رسيد به منظور برآوردن نيازهاي تحويل فوري، مقياس توليد هر دو يا سه روز به هم مي خورد. مقياس توليد روزانه تعيين مي كند كه چه محصولاتي و به چه ميزاني در چه خط بسته بندي قرار گيرند. طرح روزانه اغلب بايد قبل از اينكه همة سفارش هاي آن روز دريافت گردند معين شود و چيزي كه در كاميون ها حمل مي شود مخلوطي از محصولي است كه از توليد شب قبل در يخچال قرار گرفته

است. محصولاتي كه اكنون از خط بسته بندي مي آيند سفارشاتي هستند كه جمع شده اند. دستفروشان و مشتريان ديگر ترجيح مي دهند محموله را زماني كه تاريخ همة محصولات يكسان است دريافت كنند بنابراين گاهي اوقات توليد براي تغيير زمان مختل مي شود تا موجودي انبار كه شب ها نگهداري شده اند با محصولات جديد يك زمان داشته باشند. اين تاريخ بهينه به صورت محافظه كارانه تخمين زده مي شود. اگر شير در يخچال نگه داشته شود مدت طولاني تري

دوام پيدا مي كند . به دليل اين طرح هاي تاريخ زني، ذخيره محصول براي استفاده در آينده ناممكن است. محصولاتي كه قرار است منتقل شوند بايد همان روز يا شب قبل يا بر طبق نيازهاي سفارشاتي كه همان روز دريافت شده است بسته بندي شوند.

زماني كه همة سفارشات روز دريافت شد (بعضي اوقات ساعت يازده صبح) بايد زماني را براي بررسي امكان كمبود محصول يا مقدار آن صرف شود. بنابراين فهرست تا زماني كه توليد براي آن روز آغاز شود تكميل نمي گردد. اگر كمبودي مورد انتظار باشد دو دگرگوني كامل مورد نياز است. يكي براي كمبود توليد و ديگري براي بازگشت به طرح اصلي. اگرچه كمبود هيچ گاه قابل چشم پوشي نيست، نسبت به تاريخ بهينه جمعي كاملاً حساسيت نشان داده مي شود تا از تأخيرهاي برنامه اي بيشتر اجتناب گردد. علي رغم نگراني هايي كه كاركنان بازاريابي دارند، اين اختلال ها به زمان توليد بسط مي يابد و منجر به زمان كار

اضافي ۱۷۰ تا ۲۰۰ ساعت در هفته مي شود. جان احساس كرد كه طرح توليد بهتر مي تواند افزايش زمان ۵۰ تا ۷۰ ساعت در هفته را كاهش دهد.
توانائي يخچال كاهش مي يابد امّا عملي است. با اين وجود اين طرح مشكلاتي براي كساني كه كالا را انتخاب مي كنند ايجاد مي كند و باعث مي شود كه تنها ۹۰ درصد سفارشات صحيح برداشته شوند. اين مسئله منجر به يك يا دو اعتراض روزانه از سوي مشتريان مي شود بنابراين NZMilk در حال بررسي بهينه

سازي كلي و حركتي به سوي توليد در همان زمان است. با اين وجود پرسشنامه هاي اوليه نشان مي دهد كه اين امر نياز به سرمايه گذاري حداقل ۵۰۰۰۰۰ دلار براي تجهيزات محاسبه و بسته بندي اضافه دارد. در نتيجه به نظر مي رسد كه NZMilk در اين مسير تا ۳ سال آينده حركتي نخواهد كرد.
ورود سفارش

انتظار مي رفت كه دستفروشان و سوپرماركت هاي بزرگ سفارشات روزانه خود را شب قبل از دريافت يا تا ساعت ۱۰ روز تحويل از طريق فاكس پست الكترونيك يا تلفن به شركت NZMilk اطلاع دهند. اطلاعات سفارش هم در مر كز كارخانه و هم در ادارة مركزي جمع آوري مي شوند.
هنگامي كه رايان مك كان در ساعت ۵ صبح به كارخانه مي رسيد، فكس سفارشات و پيام هاي باقيمانده روي پيغام گير را جمع آوري مي كرد.
بعضي سفارشات بايد براي كاميون بار ساعت ۳۰/۶ صبح آماده مي شدند او سفارش هاي رسيده را تحليل مي كرد تا طرح توليد آن روز را چك كند. بسياري از سفارشات تحويل در بعدازظهر صبح همان روز گرفته مي شدند.

دستفروشان محلي سفارشات خود را از طريق مركز تلفن، فاكس يا پست الكترونيك مستقيماً به اطلاع مي رساندند در حالي كه جين رابرتر و يك نفر ديگر درادارة مركزي هر روز صبح عملاً ۲ ساعت را براي تلفن به ۳۰ شعبه سوپرماركت هاي Woolworths براي به دست آوردن جزئيات بيشتر در مورد سفارش صرف مي كردند. آنها ندرتاً به شخص صحيح در انبار (مثل مدير تحويل) تماس مي گرفتند و اغلب مجبور بودند كه پشت تلفن منتظر بمانند تا زماني كه شخص بيايد

نيازهاي مغازه گفته شود و سفارش تكميل گردد. اگر مدير فروش حاضر نباشد آنها مجبور بودند با يكي ديگر از كارگران ارشد در آن ناحيه معامله كنند و اين باعث مشكلاتي از قبيل سفارش زياد يا كم كالاها مي شد. جين هر روز ساعات بيشتري را براي تطبيق اطلاعات سفارش Woolworths صرف مي كرد.

تصوير دقيق سفارش هاي مورد نياز براي ساخت و نقل و انتقال آن روز اغلب تا اواخر صبح مشخص نمي شود كه به اين مفهوم است كه خط توليد كوتاه مدت ممكن است در اواخر روز انجام شود كه مستلزم زمان مهمي براي تميز كردن و دوباره ساختن خطوط بسته بندي براي اين محصولات است.
كنترل حساب ها و فاكتورهاي دريافتي:
جون پرادفوت مسئول سيستم كامپيوتر شركت NZMilk كه MilkFler ناميده مي شد، بود. به دليل فرآيندهاي شغلي كاملاً متفاوت و مقدمات صورتحساب ها با دستفروشاني كه از محيط هاي قبلي كامل منظم آمده اند، سفارش خارج از قفسه و سيستم هاي صورتحساب نويسي براي نيازهاي NZMilk مناسب نبود و توسعة سيستم خريد لازم بود. MilkFler در حدود ۵ سال قبل توسط يك شركت خدمات نرم افزاري در Datafth يك زبان پايگاه داده pc ايجاد شد. MilkFler به طور

ويژه طراحي شده است تا با فرآيندهاي شغلي به وجود NZMilk در مدت زمان سازماندهي دولت همكاري كند. نقش اصلي MilkFler توليد گزارش فاكتورها و حساب هاي دريافتي بعد از ورود اطلاعات فروش از طريق برگه هاي سفارش بود. MilkFler اساساً براي صورتحساب دادن به دستفروشاني كه محصول را در خانه تحويل مي دهند نوشته شده بود امّا براي اينكه صورتحساب هاي هفتگي متمركز Wookworth را نيز شامل شود و با سياست هاي متفاوت قيمت گذاري

مشاركت داشته باشد تغييراتي در آن ايجاد شد. در حدود ۵۰ سوپرماركت به طور هفتگي فاكتور گيري مي كردند و حدود ۷۰-۶۵ خريدار ديگر نيز ماهانه فاكتورنويسي مي كردند سيستم واحد تخفيف ها و اعتبارها براي دستفروشان تحويل دهنده كالا در خانه اين چرخه صورتحساب نويسي را پيچيده مي كند. به علاوه، همان طور كه سوپرماركت ها هفتگي صورتحساب مي دهند امّا اغلب محصولات به آنها از طريق كاميون هاي دوره گرد تحويل داده مي شود. اين سفارشات ابتدا توسط دستفروش به قالب هاي سفارش وارد مي شوند سپس با كُد (رمز) دستفروش MilkFler وارد مي گردند و پس از آن توسط سوپرمارك

ت دوباره رمز گذاري مي شوند. عملاً دستفروشان مسئول كالاهاي سفارش شده هستند. در حاليكه سوپرماركت ها مسئول كالاي فروخته شده هستند.