چه پرسش‌هايي بايد در هنگام انجام مصاحبه بپرسيم

چكيده
اين مقاله به موضوع پرسش‌هاي هنگام مصاحبه مي‌پردازد. فهرست پرسش‌هاي مصاحبه، انواع مصاحبه، پرسش‌هاي مربوطه از مراجع تأييد داوطلب و مثالي از يك مصاحبه مطالب اين مقاله را تشكيل مي‌دهد.
منبع : Gatto, R.P. 2000. The smart manager’s F.A.Q. guide: a survival handbook for today’s workplace. San Francisco: Jossey-Bass.
كليدواژه : مصاحبه؛ مصاحبه‌شونده؛ مصاحبه‌كننده؛ استخدام
________________________________________
۱- مقدمه
انجام مصاحبه عبارتست از هنر پرسيدن پرسش‌هاي درست و به دقت گوش‌دادن به آنچه كه مصاحبه‌شونده مي‌گويد و هم‌چنين چيزهايي كه مصاحبه‌شونده نمي‌گويد. هنگام مصاحبه يك داوطلب كار، توصيه‌هاي زير را به خاطر داشته باشيد:

 پرسش‌هايي بپرسيد كه بر سابقه، دانش فني و عمومي روزآمد و مهارتهاي انساني مربوط به پست شغلي تمركز مي‌كنند.
 پرسش‌هاي باز بپرسيد تا فضاي گفتگو دوطرفه بين مصاحبه‌كننده و مصاحبه‌شونده ايجاد شود.

 براي مصاحبه فضايي آرام و كاري ترتيب دهيد. جوي كه هنگام مصاحبه ايجاد مي‌كنيد تأثيري بسزايي در ايجاد تبادل ايده‌ها خواهد داشت. به گونه‌اي برخورد نكنيد انگار كه شما كارهاي مهم‌تري نسبت به مصاحبه داريد يا اينكه تمام روز را در حال مصاحبه كردن هستيد.
 مصاحبه را با توضيح در خصوص هدف مصاحبه و آنچه كه مي‌خواهيد به آن برسيد آغاز كنيد.

 پيش از مصاحبه خود را آماده كنيد. اطلاعات زيادي حاصل از مقايسه يك داوطلب با ديگر داوطلبان يا پيروي از تعصب‌هاي شخصي، موجب سردرگمي شما خواهد شد. قبل از انجام مصاحبه خود و افكار خود را براي انجام يك مصاحبه منصفانه آماده كنيد.
 به خاطر داشته باشيد كه به دقت گوش دهيد و به خوبي يادداشت‌برداري كنيد.
۲- انواع مصاحبه

در خصوص نوع مصاحبه‌اي كه انجام مي‌دهيد تصميم‌گيري كنيد
 مصاحبه ساخت‌نيافته: شكل مصاحبه و پرسش‌ها به عهده مصاحبه‌كننده خواهدبود.
 مصاحبه ساخت‌يافته: از فهرستي از پرسش‌هاي از پيش تعيين‌شده استفاده مي‌شود و اين پرسش‌ها از تمام مصاحبه‌شوندگان پرسيده مي‌شود (فهرست معمولاً مكتوب است). ممكن است اين پرسش‌ها پيش از انجام مصاحبه به تمام مصاحبه شوندگان ارسال شود تا پس از دريافت پاسخ‌ها به عنوان مبناي مقايسه مورد استفاده قرار گيرند.

 مصاحبه براي شرايط كاري: تمركز بر رفتارهاي مورد نياز در يك كار خاص است كه بر موفقيت‌آميز بودن آن كار تأثير مي‌گذارند. براي مثال ممكن است از داوطلب بخواهيد كه سبك برقراري ارتباط خود را در كاري كه به طور معمول نيازمند تعامل داوطلب با مردم است، توصيف كند.
۳- پرسش‌ها
فهرست زير شامل پرسش‌هاي خوبي است كه مي‌توانند اطلاعات ضروري براي ارزيابي داوطلب را دريافت كنند:
 سوابق خود را به طور خلاصه بيان كنيد.
 با تغيير به يك پست كاري جديد مي‌خواهيد به چه چيزي برسيد؟
 سوابق كاري شما چگونه شما را براي شغل جديد آماده كرده است؟

 كار فعلي يا قبلي خود را توصيف كنيد. موفقيت شما چه بوده است؟ مواردي كه در آنها بهبود پيدا كرده‌ايد چيستند؟
 مدير يا سرپرست قبلي خود را توصيف كنيد. در چه مواردي شبيه به او هستيد؟ در چه مواردي با او تفاوت داريد؟
 يك تجربه ناخوشايند يا استرس‌زا در محيط كاري خود را بيان كنيد. چگونه آن را برطرف ساختيد؟
 چالش‌هاي كار فعلي يا قبلي خود را توصيف كنيد. با اين چالش‌ها چگونه برخورد مي‌كنيد؟

 آيا برنامه‌ريزي يكي از وجوه مهم كاري قبلي شما بوده است؟ چه وقت و چگونه برنامه‌ريزي مي‌كنيد؟
 سبك تصميم‌گيري خود را شرح دهيد. (براي مثال، آيا با همكاران مشورت مي‌كنيد، مطالب مرتبط با موضوع تصميم‌گيري را مطالعه مي‌كنيد، از رئيس خود مي‌پرسيد يا خود به تنهايي تصميم‌گيري مي‌كنيد؟).

 روش برقراري ارتباط با ديگر كارمندان را شرح دهيد.
 سبك رهبري خود را توصيف كنيد.
 تجارب يادگيري مهم زندگي شما تا به الان چه مواردي است؟
 شرايطي را كه در آن به بهترين شكل كار مي‌كنيد توصيف كنيد.
 در حال حاضر در چه طرح‌هاي توسعه‌اي كار مي‌كنيد؟

علاوه بر اين، پرسش‌هايي شخص درباره وجوه فني كار بپرسيد. به آنچه كه مصاحبه‌شونده در خصوص هريك از ويژگي‌هاي زير اشاره مي‌كند خوب گوش كنيد:
 توانايي حل مسئله
 توانايي رهبري
 طرز تلقي مثبت
 توانايي همكاري
 توجه به ديگران
 سبك برقراري ارتباط
 صداقت

 گوش دادن
 تماس چشمي ضعيف
 مهارتهاي سازماني
 مشكلات احتمالي با اختيار و اقتدار

 احساسات منفي
 كنترل
 خودمحوري
 بي‌علاقگي

 كم‌تجربگي
 مزاحمت‌ها
 عصبي بودن
 عدم سازماندهي
 شكايت
۴- مراجع تأييد داوطلب
بعد از مصاحبه، خوب است كه با سه تا چهار نفر از مراجع تأييد كه داوطلب اشاره كرده است صحبت كنيد تا از صحت اطلاعات داوطلب اطمينان حاصل كنيد. پرسش‌هايي كه مي‌توان از مراجع تأييد پرسيد عبارتند از:
 مسئوليت‌هاي داوطلب در آخرين كارش چه بوده است؟
 آيا داوطلب از عهده مسئوليت‌ها برآمده است؟

 اصول اخلاقي كار داوطلب چيست؟
 داوطلب در شرايط فشار چگونه كار مي‌كند؟

 داوطلب چگونه با همكاران و سرپرست خود تعامل مي‌كند؟
 آيا مطلب خاصي مورد توجه در خصوص داوطلب به نظر شما مي‌رسد؟
 چرا اين فرد را استخدام كرديد؟
 داوطلب چگونه با ديگران ارتباط برقرار مي‌كند؟
 اگر داوطلب در جلسه‌اي باشد، آيا متفاوت از بقيه رفتار مي‌كند؟
با به دست آوردن يك تصوير تركيبي از چند نفر مرجع تأييد، علاوه بر كسب اطمينان از آنچه كه داوطلب به شما گفته است مي‌توانيد از تضاد شخصيت نيز جلوگيري كنيد. براي مثال اگر يك مرجع بگويد كه كار كردن با داوطلب مشكل است اما سه مرجع ديگر بيان كنند كه وي يك همكار تيمي بسيار خوب است شما فرض خواهيد كرد مسئله مربوط به مرجع اول است نه به داوطلب.
۵- مثالي از مصاحبه
۱٫ به طور كلي سوابق كاري خود را شرح دهيد. بيست و سه سال سابقه به عنوان مهندس عمليات و مدير كارخانه، كار در امور طراحي، راه‌اندازي كارخانه و مديريت كيفيت.
۲٫ توانايي و مهارتهاي خود را به عنوان يك سرپرست شرح دهيد. من به خوبي با ديگران ارتباط برقرار مي‌كنيم، مي‌دانم كه چگونه فرايندها را مديريت كنم و توانايي زيادي در ياددادن و هدايت ديگران دارم.

۳٫ سبك كاري و سبك رهبري خود را بيان كنيد. دوست دارم با افرادي كار كنم كه بفهمند كه چه چيزي مورد انتظار است و بپذيرند كه بايد پاسخگو باشند.
۴٫ به چه روشي ارزيابي عملكرد مي‌كنيد؟ آرمانها و اهداف را تعيين مي‌كنم و اهداف عملكرد را به گونه‌اي تنظيم مي‌كنم كه قابل اندازه‌گيري بوده و توسط سرپرست و كارمند درك شود.

۵٫ چگونه مسائل و موضوعاتي كه در طول روز پيش مي‌آيد را حل مي‌كنيد؟ اطلاعات جمع‌آوري مي‌كنم و آنها را در خصوص مسائل يا موضوعات ارزيابي مي‌كنم.
۶٫ فكر مي‌كنيد فشار اصلي وارده به يك مدير كارخانه چيست؟ موضوعات كاركنان كه مربوط به كار معمول آنها نمي‌شود.

۷٫ چه استراتژي يا روشي براي مواجه با فشارهاي مربوط به كار اتخاذ مي‌كنيد؟ اطلاعات جمع‌آوري و ارزيابي مي‌كنم و موارد غيرمنتظره را در نظر مي‌گيرم.
۸٫ نوع مهارتهاي سرپرستي را كه شما در كارتان بدست آورده‌‌ايد توصيف كنيد. افراد دوست دارند كه با آنها منصفانه برخورد شود (نه هميشه يكسان، بلكه منصفانه). برقراري ارتباط براي عمليات موفق كليدي است. به افراد ياد بده كه كارشان را انجام دهند و آنها را پاسخگو تربيت كن.

۹٫ توضيح دهيد چرا يك مدير كارخانه اثربخش هستيد. من كاركنان را خوب آموزش مي‌دهم و به آنها مي‌فهمانم كه چه چيزي از آنها انتظار مي‌رود.
۱۰٫ چه پيشنهاداتي در آخرين پست كاري خود ارائه كرديد؟ تغيير روش توليد قطعه و ايجاد تنوع در تركيب رنگ.

۱۱٫ مهارتهاي سازماني خود را توصيف كنيد. من معتقد به برنامه‌ريزي هستم و كار را از طريق برنامه دنبال مي‌كنم.
۱۲٫ دليل اصلي ترك كار فعلي يا قبلي چيست؟ به خاطر مسائل مربوط به سلامت جسمي و عدم توافق با رئيس.
۱۳٫ فكر مي‌كنيد چه تجاربي در طول پست‌هاي كار قبلي بدست‌ آوريد كه باعث شدند شما به عنوان مدير كارخانه پذيرفته شويد؟ افراد سازمان عناصر كليدي سازمان هستند و كاركنان مي‌توانند بين موفقيت و شكست تفاوت ايجاد كنند.
۱۴٫ يك شرايط ناخوشايند يا استرس‌زا در پست‌هاي قبلي شما چه بوده است و چگونه با آن برخورد كرده‌ايد؟ مجبور شدم كه يك كارمند را به خاطر نزاع در كارخانه اخراج كنم.

۱۵٫ دوست داريد با دريافت پست جديد چه كار كنيد؟ من علاقمند به كار عنوان مدير كارخانه هستم تا مهارتهايي را كه در طول بيست و سه سال كسب كرده‌ام بكار بندم.

توجه كنيد كه پاسخ‌هاي اين فرد خلاصه، مستقيم و خيلي كاري و رسمي است. تجارب شخصي ارائه نمي‌شود. اين مصاحبه چيزي در مورد احساسات و افكار مصاحبه‌شونده خارج از حوزه پرسش‌ها ارائه نمي‌كند.

اين نوع مصاحبه كتبي مي‌تواند در مقايسه پاسخ‌هاي داوطلبان خيلي سودمند باشد. پس از مرور پاسخ‌ها، مصاحبه‌كننده مي‌تواند يك مصاحبه براي شرايط كاري يا مصاحبه ساخت نيافته با داوطلبان نهايي انجام دهد.