نمایه سازی

تعریف

هر شاهراه اطلاعاتی نیاز به نقشه ها و علائمی دارد و این دقیقاً همان کاری است که نمایه انجام می دهد. فرایند نمایه سازی، این نقشه های دقیق یا تنها ابزاری که میتواند مخازن اطلاعات را از آشفتگی حفظ کند، فراهم میآورند. نمایه راه میان بر مؤثر و نظام یافته ای میان کاربر و اطلاعات است (کلیولند و کلیولند، ۲۰۰۱: ۲-۳).

نمایه سازی فعالیتی حیاتی است، اغلب کاربران کتابخانه ها، نیازمند ابزارهای جستجویی هستند که در یافتن مدارک موضوعی خاص، آثار نویسندهای معین، یا عنوانی مشخص مفید باشند. ایجاد نمایه ها تلاشی در پاسخ به نیاز آنهاست که طی فرایند نمایه سازی تولید می شوند (بورکو، ۲:۲۰۰۱).

مؤسسه استاندارد ملی آمریکا نمایه سازی را فرایند تحلیل محتوای اطلاعاتی پیشینه های دانش تعریف می کند که انتخاب مفاهیم قابل نمایه شدن در مدرک و دانش وبیان  این مفاهیم به زبان نظام نمایه سازی را در بردارد (بورکو و برنیر، ۱۹۷۸: ۸).

نمایه سازی، استفاده از واژگان کنترل شده برای بیان ایده های مهم مدرک است که ابتدا ایده های اصلی استخراج و سپس اصطلاحات نمایه ای از یک زبان مستند انتخاب و به آنها منتسب میشوند (برترند، سلیر و گیرو کسی ، ۱۹۹۶).

این فرایند بسیار پیچیده و ذهنی است که از زبان به شیوه ای تخصصی و فنی نمایش محتوا، معنی، هدف، و خصیصه های پیام ها، متون، و مدارک تعریف کرد (آندرسون و پرز- کار بالو، ۲۰۰۱).

 

در طی این فرایند ابزاری برای رده بندی، سازماندهی، تعیین محلی، بازیابی، و نگهداری مدارک در طول چرخه حیات اطلاعات فراهم می شود. نمایه سازی تنها نمایش طبیعی و عینی موضوع مدرک نیست، بلکه مدارک را برای استفاده آتی آماده می کند و از طریق آن تصمیم گیری در مورد موضوع های مدرک و اختصاص برچسب به هر یک از آنها امکان پذیر میگردد.

بدین ترتیب، نمایه سازی فرایند ایجاد یا تدوین نمایه براساس قواعد خاص است که به قصد توصیف یا شناساندن مدرک با استفاده از اصطلاحات بیانگرمحتوای موضوعی آن صورت میگیرد.

هدف:

نمایه سازی یکی از روش های مؤثر در سازماندهی و جستجوی اطلاعات است. لنکستر هدف اصلی آن را ایجاد نماینده های بیانگر محتوای مدرک برای مواد منتشر شده در شکلی مناسب، برای ورود به پایگاه اطلاعاتی میداند (لنکنستر۵-۱-۱۹۹۱)

نمایه سازی در کاهش زمان بازیابی مدارک نقشی عمده دارد و از نمایه ها برای گروه بندی پیشینه ها، شناسایی مکان فیزیکی آنها و بازیابی سریع استفاده می شود. بدین ترتیب، کاربران، با جستجو میان تعداد انبوهی از مدارک غیرضروری، وقت خود را هدر نمیدهند (سیسکو ، ۱۹۹۸).

فرایند نمایه سازی دو هدف اصلی را دنبال میکند:

۱. به حداقل رساندن زمان و تلاشی ها در جستجوی اطلاعات.

۲. به حداکثر رساندن موفقیت جستجو با انتخاب بهترین واژه ها که زبان جستجوی کاربر را با نظامی از ارجاعات صحیح و کامل متناسب می کند، هر دو هدف برآورده می شوند (کلیولند و کلیولند  ۳۱ :۲۰۰۱)

گین گراند هدف نمایه سازی را هم جهت شدن با اهداف جستجوی کاربران در یافتن مدارک، براساس شناخت محتوای آنها میداند. گسترش این فرایند برای تعیین مکان صحیح مدارک و یافتن سریع آنها مفید است (گین گراند، ۲۰۰۴). نمایه سازی به کاربران در یافتن اطلاعاتی در مورد مدارک، از طریق منابع اطلاعاتی گوناگون مانند پایگاه های اطلاعات کتابشناختی و فهرستهای کتابخانه ای کمک می کند و منجر به دسترسی به منابع می شود (ساپرل، ۲۰۰۴). بدین ترتیب هدف نمایه سازی راهنمایی کاربر به محتوا و مکان فیزیکی مدارک برای بازیابی است (سیسکو، ۱۹۹۸). از طرفی می توان هدف این فرایند را دسترسی پذیری اطلاعات و سازماندهی فایلهای قابل جستجو دانست (کروگان”، ۲۰۰۲). به طور کلی اهداف نمایه سازی را می توان به صورت زیر طبقه بندی کرد:

۱. انتساب نمادهای موضوعی به مدرک

۲. تعیین محتوا و مکان مدارک مورد نیاز

۳. افزایش دسترسی پذیری اطلاعات

۴. صرفه جویی در وقت کاربران هنگام جستجوی اطلاعات.