آشنايي با وظايف دبيران شوراي حل اختلاف

بسم الله الرحمن الرحیم
مقدمه :
دبیر شورا ناظم دبیرخانه است. اوست که با اداره دبیرخانه، تعیین وقت دادرسی، دعوت اصحاب دعوی، ابلاغ اوراق دعوی و تصمیمات شورای حل اختلاف به آنان، انجام به موقع استعلامات، برقرار کردن ارتباط شورا با سایر مراجع رسمی و بسیاری کارهای دیگر که لازمه دادرسی است دبیرخانه را نظم خواهد بخشید. زیرا خارج شدن هر یک از اقدامات فوق از مسیر قانونی و منطقی سبب بروز بی نظمی شده و امور دادرسی را دچار وقفه و نهایتاً موجب اطالۀ دادرسی خواهد نمود.

به بیان دیگر دبیرشورا اولین دسته مأمورین اداری هستند که با مراجع ديگر همکاری داشته و در بعضی موارد قانونی، وظایف قضائی هم به آنها واگذار شده است. اگرچه وظیفه او قضاوت نیست لکن بدون خدمت او و سایر اعضای شورا کار قاضی شورا اگر امر محال نباشد بدون اغراق بسیار سخت و توانفرسا خواهد بود.

مسئولیت دبیر هر یک از شعب شورا تنظیم پرونده ها و تهیه مقدمات دادرسی است. او تحت ریاست و مسئوولیت رئیس شورا انجام وظیفه می نماید و این وظیفه مهمی در نظم کار و قرار گرفتن صحیح پرونده ها و همچنین طرح به موقع پرونده ها، جمع بودن تمامی اوراق مربوط به پرونده در زمان رسیدگی، ابلاغ وقت جلسه و جلوگیری از تجدید جلسه را به عهده دارد و در حقیقت تسهیلات لازم را جهت انجام بهتر امور قضائی فراهم می آورد. لذا عملکرد وی می تواند نقش بسزائی در رسیدگی به موقع پرونده ها و صدور داشته باشد.

وظایف دبیران شورا محدود به موارد خاص نیست که بتوان آنها را شماره نمود. شکل گیری پرونده ها از ابتدا تا انتها در تمام مسیری که طی می کند به دبیرخانه مربوط می شود و دقت و ظرافت خاص این وظایف به دلیل ارتباط با تصمیمات قضائی از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

بخش اول
«وظایف و اختیارات دبیران شورا در مرحله تقدیم دادخواست بدوی»
۱ ) قبول دادخواست های تقدیمی به شورا و بررسی دادخواست ها ازز نظر تکمیل بودن مدارک و هزینه های لازم و احاله برای ثبت و انجام تشریفات قانونی و ارسال به شورا
۱ – ۱ ) وصول دادخواست :

دبیرشورا پس از وصول دادخواست باید فوری آن را ثبت کرده، رسیدی مشتمل بر نام خواهان، خوانده، تاریخ تسلیم (روز و ماه و سال) با ذکر شماره ثبت به تقدیم کننده دادخواست بدهد و در برگ دادخواست تاریخ تسلیم را قید نماید. تاریخ رسید دادخواست به دبير خانه، تاریخ اقامه دعوی محسوب می شود.
۲ – ۱ ) کنترل دادخواست :

دادخواست باید واجد شرایط زیر باشد :
دادخواست باید به زبان فارسی در روی برگ های چاپی مخصوص نوشته شده و حاوی نکات زیر باشد :
۱ ) نام و نام خانوادگی، نام پدر، سن، و حتی الامکان شغل خواهان. آدرس كامل و شماره تلفن وي
۲ ) در صورتیکه دادخواست توسط وکیل تقدیم شود مشخصات وکیل نیز باید درج گردد.

۳ ) نام و نام خانوادگی، اقامتگاه و شغل خوانده و آدرس كامل
۴ ) تعیین خواسته و بهای آن مگر آن که تعیین بهاء ممکن نبوده و یا خواسته، مالی نباشد.
۵ ) تعهدات وجهاتی که بموجب آن خواهان خود را مستحق مطالبه می داند، بطوریکه مقصود واضح و روشن باشد.
۶ ) آنچه که خواهان از شورا درخواست دارد.

۷ ) ذکر ادله و وسایلی که خواهان برای اثبات ادعای خود دارد از اسناد و نوشتجات و اطلاع مطلعین و غیره، ادلۀ مثبته به ترتیب و واضح نوشته می شود و اگر دلیل گواهی گواه باشد، خواهان باید اسامی و مشخصات و محل اقامت آنان را بطور صحیح معین کند.
۸ ) امضای دادخواست دهنده و در صورت عجز از امضاء، اثر انگشت او.

۹ ) اقامتگاه باید با تمام خصوصیات از قبیل شهر و روستا دهستان و خیابان بنحوی نوشته شود که ابلاغ به سهولت ممکن باشد.
چنانچه خواهان یا خوانده شخص حقوقی باشد در دادخواست نام و اقامتگاه شخص حقوقی نوشته خواهد شد. در صورتیکه هر یک از اصحاب دعوی عنوان قیم یا متولی یا وصی یا مدیریت شرکت و امثال آن را داشته باشد در دادخواست باید تصریح شود.

۳ – ۱ ) بررسی دادخواست و ضمائم آن از جهت پرداخت هزینه دادرسی :
در ابتدا با مفهوم هزینه دادرسی در قانون آئین دادرسی آشنا می شویم :
هزینه دادرسی عبارت است از :
۱ ) هزینه برگهایی که به دادگا تقدیم می شود که البته این گونه اوراق بصورت رایگان در اختیار مراجعین شورای حل اختلاف قرار می گیرد ۲ ) هزینه قرارها و احکام دادگاه. هزینه دادخواست کتبی یا شفاهی اعم از دادخواست بدوی و اعتراض به حکم غیابی و متقابل که این هزینه در شورای حل اختلاف فعلاً سی هزار ریال می باشد
بند ۱ ماده ۵۳ ق.آ.د.م.د.ع.ا عدم الصاق و ابطال تمبر قانونی به دادخواست را از موارد نقص دادخواست معرفی نموده است. وجود نقص مزبور به جریان افتادن دادخواست می باشد.
۴ – ۱ ) کنترل و بررسی پیوستهای دادخواست :

ضمائم دادخواست به شرح زیر است :
خواهان باید رونوشت یا تصویر اسناد خود را پیوست دادخواست نماید. رونوشت یا تصویر باید خوانا و مطابقت آن با اصل گواهی شده باشد. مقصود از گواهی آن است که دبیرخانه ای که دادخواست به آنجا داده می شود یا دفتر یکی از دادگاهها یا یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی و در جائی که هیچ یک از آنها نباشد بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد در صورتی که رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده باشد مطابقت آن با اصل در دفتر یکی از سفارت خانه ها و یا کنسولگری های ایران گواهی شده باشد.

هرگاه اسنادی از قبیل دفاتر بازرگانی یا اساسنامه شرکت و امثال آنها مفصل باشد، قسمت هایی که مدرک ادعاست خارج نویس شده پیوست دادخواست می گردد. علاوه بر اشخاص و مقامات فوق، وکلای اصحاب دعوا نیز می توانند مطابقت رونوشت های تقدیمی خود را با اصل تصدیق کرده پس از الصاق تمبر مقرر در قانون به مرجع صالح تقدیم نمایند.
در صورتیکه اسناد به زبان فارسی نباشد، علاوه بر رونوشت یا تصویر مصذق، ترجمۀ گواهی شده آن نیز باید پیوست دادخواست شود. صحت ترجمه و مطابقت رونوشت با اصل را مترجمین رسمی یا مأمورین کنسولی حسب مورد گواهی خواهند نمود.

اگر دادخواست توسط ولی، قیم و وکیل و یا نماینده قانونی خواهان تقدیم شود، رونوشت سندی که مثبت سمت دادخواست دهنده است به پیوست دادخواست تسلیم شورا می گردد.
دادخواست و کلیه برگ های پیوست آن باید در دو نسخه و در صورت تعدد خوانده به تعداد آنها به علاوه یک نسخه تقدیم شورا شود.
۵ – ۱ ) تحویل دادخواست به شورا :

دبیر شورا باید پس از تکمیل پرونده، آن را فوراً در اختیار رئیس شورا قرار دهد. رئیس شورا پرونده را ملاحظه و در صورتیکه کامل باشد، پرونده را با صدور دستور تعیین وقت به دبیر خانه اعاده می نماید. تا وقت دادرسی (ساعت و روز و ماه و سال) را تعیین و دستور ابلاغ دادخواست را صادر نماید.
۶ . ۱ ) تعیین وقت جلسه :

وقت جلسه باید طوری معین شود که فاصله بین ابلاغ وقت به اصحاب دعوا و روز جلسه کمتر از پنج روز نباشد.
در مواردیکه نشانی طرفین دعوی یا یکی از آنها در خارج از کشور باشد فاصله بین ابلاغ وقت و روز جلسه کمتر از دو ماه نخواهد بود.
توجه به این نکته لازم است :

در موارد زیر دادخواست توسط دبیرخانه پذیرفته می شود لکن برای به جریان افتادن آن باید به شرح مواد آتی تکمیل شود :
الف ) در صورتیکه به دادخواست و پیوستهای آن برابر قانونی تمبر الصاق نشده یا هزینه یاد شده تأدیه نشده باشد.
ب ) وقتی که بندهای ۲ و ۳ و ۴ و ۵ و ۶ ماده ۵۱ ق.آ.د.م رعایت نشده باشد.
۷ – ۱ ) صدور اخطار رفع نقص :

دبیرخانه در موارد زیر اخطار رفع نقص صادر می نماید :
۱ ) در صورتی که به دادخواست برابر قانون تمبر الصاق نشده یا هزینه یاد شده تادیه نشده باشد.
۲ ) عدم رعایت نکات لازم جهت تهیه دادخواست و نقص در دادخواست.
۳ ) عدم پرداخت هزینه انتشار آگهی.

تذکر : مهلت قانونی اعطایی به خواهان برای رفع نقص :
۱ ) هزینه انتشار آگهی ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ اخطاریه باید تادیه شود، مگر آنکه خواهان دادخواست اعسار از هزینه دادرسی تقدیم کرده باشد که در این صورت مدت یک ماه یاد شده، از تاریخ ابلاغ دادنامه رد اعسار به نامبرده محسوب خواهد شد.
۲ ) در صورت نقص دادخواست خواهان مکلف است ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نواقص اعلام شده را تکمیل نماید.
۸ – ۱ ) صدور قرار رد دادخواست (بدوی) :

دبیرشورا در موارد زیر می تواند دادخواست را رد نماید :
۱ ) مشخص نبودن خواهان یا محل اقامت او در دادخواست.
۲ ) عدم رعایت بندهای ۲، ۳، ۴، ۵ و ۶ ماده ۵۱ ق.آ.و.م
۳ ) عدم الصاق تمبر به دادخواست
۴ ) در صورتی که دادخواست از لحاظ تهیه رونوشت یا تصویر اسناد و مطابقت آنها با اصل سند ناقص باشد.
۵ ) نقص دادخواست از لحاظ عدم پیوست ترجمه گواهی شده سند چنانچه به زبان فارسی نباشد.
۶ ) نقص دادخواست از لحاظ عدم پیوست سندی که مثبت سمت دادخواست دهنده باشد در جایی که دادخواست توط ولی، قیم، وکیل و یا نماینده قانونی خواهان تقدیم شود.
۷ ) نقص دادخواست از لحاظ تعداد برگ های پیوست.
۸ ) عدم پرداخت هزینه انتشار آگهی.

و در مورد بندهای ۴ و ۵ و ۶ و ۷ رعایت ماده ۶۶ قانون آئین دادرسی مدنی لازم به نظر می رسد. و اعمال ماده ۶۶ باید با دستور رئیس شورا باشد.
۲ ) صدور یا دریافت اوراق قضائی و ارجاع برای ابلاغ در ابتدا با مفهوم اوراق قضائی و انواع آن آشنا می شویم :

۱ . ۲ ) اوراق قضائی و کاربرد آنها :
اوراق قضائی برگهائی هستند که بموجب قانون دارای اهمیت ویژه ای بوده و از این رو نحوه استفاده و کاربرد تعدادی از مهمترین آنها بطور صریح یا ضمنی در قانون تصریح شده است این اوراق هر کدام جزئی از محتویات پرونده را تشکیل می دهند.
مهمترین اوراق قضائی عبارتند از :

۱ ) دادخواست؛ ۲ ) اظهارنامه؛ ۳ ) احضارنامه (احضاریه)؛ ۵ ) جلب؛ ۶ ) دادنامه؛ ۷ ) اجرائیه؛ ۸ ) واخواست؛
۱ . ۱ . ۲ ) دادخواست یا عرضحال :
شوراهای حل اختلاف و محاکم حقوقی دادگستری پس از تقدیم دادخواست از سوی شخص یا اشخاص ذینفع حق رسیدگی به خواستۀ آنان را مطابق قوانین موضوعه خواهند داشت به موجب ماده ۴۸ قانون آئین دادرسی مدنی شروع رسیدگی مستلزم تقدیم دادخواست می باشد با این ترتیب مراجع ذیصلاح قبل از تقدیم دادخواست حق رسیدگی را نخواهد داشت. دادخواست یکی از مهمترین اوراقی است که برای اقامه دعوا در مراجع قضائی و شبه قضائی مورد استفاده قرار می گیرد. ستون های موجود در دادخواست باید به طور کامل و صحیح توسط خواهان، وکیل و یا نماینده قانونی او تکمیل گردد و دبیرشورا موظف است دقیقاً آن را بررسی نماید تا نواقص دادخواست مرتفع شود ضمایم دادخواست نیز به طور کامل کنترل و دقت نماید که پیوست باشد. تا از تقدیم دادخواستهای ناقص که موجب تضییع حقوق هم سبب طولانی شدن دادرسی و اتلاف وقت احتراز شود.
شرایط دادخواست :

دادخواست باید در روی اوراق مخصوصی که توسط دادگستری عرضه می گردد تنطیم و به زبان فارسی نوشته شود. طریق تنطیم و نکاتی را که بایستی در دادخواست رعایت شود به تفصیل در مواد ۵۱ و ۵۲ قانون آئین دادرسی مدنی دادگاههای عمومی و انقلاب قید شده است.
پیوستها یا ضمائم دادخواست :

دادخواست و پیوست های آن باید خواندگان به اضافه یک برگ تهیه و تقدیم شود. هم چنین خواهان بایستی فتوکپی و یا رونوشت مصدق مدارک و مستندات خود را تهیه و ادله مثبته دعوی را نیز ذکر نماید.

مواد ۵۷ تا ۵۹ قانون آئین دادرسی مدنی دادگاههای عمومی و انقلاب پیوستهای دادخواست را مشروحاً بیان داشته اند.
«خواهان باید رونوشت یا تصویر اسناد خود را پیوست دادخواست نماید. رونوشت یا تصویر باید خوانا و مطابقت آن با اصل گواهی شده باشد. مقصود از گواهی آن است که دبیرخانه ای که دادخواست به آنجا داده می شود یا دفتر یکی از دادگاهها با یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد و در جائی که هیچ یک از آنها نباشد بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی

مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد در صورتیکه رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده باید مطابقت آن با اصل در دفتر یکی از سفارت خانه ها و یا کنسولگری های ایران گواهی شده باشد. هر گاه اسنادی از قبیل دفاتر بازرگانی با اساسنامه شرکت و امثال آنها مفصل باشد قسمتهایی که مدرک ادعاست خارج نویس شده یوست دادخواست می گردد علاوه بر اشخاص و مقامات فوق، وکلای اصحاب دعوا نیز می توانند مطابقت رونوشت های تقدیمی خود را با اصل تصدیق کرده پس از الصاق تمبر مقرر در قانون به مرجع صالح تقدیم نمایند.»

در صورتیکه اسناد به زبان فارسی نباشد علاوه بر رونوشت یا تصویر مصدق ترجمه گواهی شده آن نیز باید پیوست دادخواست شود صحت ترجمه و مطابقت با اصل را مترجمین رسمی یا مأمورین کنسولی حسب مورد گواهی خواهند نمود.
اگر دادخواست توسط ولی، قیم، وکیل و یا نماینده قانونی خواهان تقدیم شود رونوشت سندی که مثبت رسمیت دادخواست دهنده است به پیوست دادخواست تسلیم دادگاه می گردد.
فرق میان درخواست و دادخواست :
درخواست به معنای تقاضا و عریضه است که ممکن است شفاهی و یا مکتوب باشد و با آن حقی مطالبه می شود. هرگاه این درخواست در شکل و قالب خاصی و در برگ دادخواست نوشته و تقدیم شود به آن دادخواست می گویند. اصولاً دادخواست وسیله رسمی احقاق حق است که به مراجع قضائی و شبه قضائی تقدیم و توسط مراجع مذکور رسیدگی می شود.

انواع اوراق دادخواست :
۱ ) برگ دادخواست به دادگاه نخستین و شورای حل اختلاف ۲ ) برگ دادخواست به دادگاه تجدیدنظر ۳ ) برگ دادخواست استخدامی (دیوان عدالت اداری)

۲ . ۱ . ۲ ) اظهارنامه :
اظهارنامه اوراقی است که هرکس می تواند قبل از تقدم دادخواست، حق خود را به وسیله آن از دیگری مطالبه نماید. مشروط بر اینکه موعد مطالبه رسیده باشد. به طور کلی اظهارنامه مانند دادخواست به صورت اوراق چاپی مخصوص در اختیار مردم گذاشته می شود تا هرکس بتواند اظهاراتی را که راجع به معاملات و تعهدات خود به دیگری دارد با طور رسمی به وی ابلاغ نماید. اظهارنامه توسط اداره ثبت اسناد و املاک کشور یا دفاتر دادگاهها ابلاغ می شود.
قانون به مسئولین اداره ثبت اسناد و دفاتر دادگاهها اختیار داده است که از دریافت و ابلاغ اظهارنامه هایی که در آن مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت درج شده باشد خودداری نمایند.

اظهارنامه می تواند مشعر به تسلیم چیزی یا وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده به مخاطب باشد که باید آن چیز یا وجه یا مال یا سند هنگام تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ، تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد، مگر آن که طرفین هنگام تعهد محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند.
۳ . ۱ . ۲ ) اخطاریه :

اخطاریه دعوتنامه ای است که به وسیله آن طرفین پرونده یا گواهان یا سایر اشخاصی که حضور آنها در شورا و دادگاه مهم است در دعاوی حقوقی (مدنی) به مراجع قضائی و شبه قضائی فراخوانده می شوند.

برای سهولت کاربرگ اخطاریه به صورت چاپی تهیه و در مراجع قضائی مورد استفاده قرار می گیرد و شامل نام اخطار شونده، نام پدر، شهرت، پیشه و اقامتگاه اخطارشونده به طور مشروح، محل حضور در دادگاه و شورا وقت حضور، علت حضور، ابلاغ به صورت روز و ماه و سال و محل امضاء اخطارشونده و محل گواهی مأمور ابلاغ می باشد.
اخطاریه بر طبق مواد ۶۷ الی ۸۳ ق.آ.د.م دادگاههای عمومی و انقلاب در دو نسخه تهیه و ابلاغ می گردد.
۴ . ۱ . ۲ ) احضارنامه یا احضاریه :

ورقه ای رسمی است که در آن قاضی به حضور کسی، اعم از متهم یا مطلع یا گواه به دادگاه و مراجع شبه قضائی امر کرده باشد. در صورتی که در احضاریه قید شده باشد که نتیجه عدم حضور جلب خواهد بود، چنانچه احضارشونده در مدت مقرر، خود را به مرجع احضارکننده معرفی نکنند جلب خواهد شد.

احضارنامه در دو نسخه فرستاده می شود. یک نسخه را متهم گرفته و نسخه دیگر را امضاء کرده به مأمور احضار رد می کند. همچنین قاضی می تواند اشخاصی را که به تشخیص خود یا به معرفی شاکی یا اعلام مقامات ذیربط یا به رضای متهم برای روشن شدن اتهام لازم بداند برابر اصول مقرر احضار نماید.

شهود تحقیق و مطلعین به دستور قاضی توسط ضابطین یا مأمورین ابلاغ و یا به هر طریقی که قاضی مقتضی بداند با رعایت مفاد ماده (۸۶) این قانون احضار می شوند.
ماده ۸۶ قانون به هر تقدیر احضار شاهد از طرف قاضی را جایز دانسته است.

برگ احضاریه برای شاکی هم ارسال می شود. اما ضمانت اجرای آن جلب نیست. لکن متهم موظف است در موعد مقرر حاضر شود و اگر نتواند باید عذر موجه خود را اعلام نماید.
بنابراین اشخاصی که حضور پیدا نکرده و گواهی عدم امکان حضور هم نفرستاده باشند به دستور قاضی جلب می شوند.
در احضارنامه اسم و شهرت احضار شده و تاریخ و علت احضار و محل حضور و نتیجه عدم حضور باید قید شود. (آدرس دقیق احضار شونده نیز در احضاریه باید قید شود). البته در جرائمی که مصلحت اقتضاء نماید علت احضار و نتیجه عدم حضور ذکر نخواهد شد.

توجه : در سربرگ احضاریه کلاسه پرونده بایستی قید شود تا در موقع پیوست نمودن آن به پرونده معلوم شود که مربوط به کدام پرونده است.
هرگاه احضار شده سواد نداشته باشد مضمون احضارنامه در حضور دو نفر شاهد ابلاغ می شود.
هرگاه در امر جزائی ابلاغ احضاریه به واسطه معلوم نبودن محل اقامت ممکن نشود و به طریق دیگری هم ابلاغ احضاریه ممکن نگردد با تعیین وقت رسیدگی، متهم یک نوبت به وسیله یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا محلی احضار و در صورت عدم حضور، قاضی رسیدگی و با لحاظ مواد (۲۱۷) و (۲۱۸) این قانون اظهار عقیده می نماید. تاریخ نشر آگهی تا روز دادرسی کمتر از یک ماه نباید باشد.

۵ . ۱ . ۲ ) برگ جلب :
جلب متهم به موجب برگ جلب به عمل می آید. برگ جلب که مضمونش، مضمون احضاریه است باید به متهم ابلاغ شود.
مأمور جلب پس از ابلاغ برگ جلب، متهم را دعوت می نماید که با او نزد قاضی یا اعضای شورا حاضر شود چنانچه متهم امتناع نماید او را جلب و تحت الحفظ به مرجع صادر كننده جلب تسلیم خواهد نمود.

اشخاصی که حضور پیدا نکرده و گواهی عدم امکان حضور هم نفرستاده باشند به دستور قاضی شورا جلب می شوند و همچنین قاضی می تواند در موارد زیر بدون اینکه بدواً احضاریه فرستاده باشد. دستور جلب متهم را صادر نماید.
الف ) در جرائمی که مجازات قانونی آنها قصاص، اعدام و قطع عضو می باشد.
ب ) متهمینی که محل اقامت یا شغل و کسب آنها معین نبوده و اقدامات قاضی برای دستیابی به متهم به نتیجه نرسیده باشد.
باید توجه داشت که برگ جلب توسط مقام قضائی صادرکننده دستورجلب امضاء می شود.
۶ . ۲ . ۱ ) دادنامه :

منظور از دادنامه، فرم مخصوص است که قوه قضائیه آن را در اختیار محاکم و شوراها قرار می دهد و احکام یا قرارهای محاکم و شوراها بر روی آن تایپ می شود. به بیان دیگر دادنامه در واقع فرم مخصوص تهیه شده توسط قوه قضائیه است که پیش نویس رأی بر روی آن نقش می بندد و امروزه تایپ می شود و به امضاء قاضی دادگاه یا شورا می رسد.
در صدر دادنامه موارد ذیل نوشته می شود :

کلاسه پرونده – شماره دادنامه – تاریخ صدور رأی – مرجع رسیدگی یا دادگاه صادرکننده حکم یا قرار – نام قاضی – مشخصات کامل و اقامتگاه متداعیین و وکلاء و نمایندگان قانونی آنها.

گردشکار شامل : خواسته دعوی یا موضوع دعوی و درخواست اصحاب دعوی (خلاصه ای از جریان پرونده) و سپس رأی دادگاه نوشته می شود.
رأی : رأی دادگاه اعم از حکم یا قرار در واقع مهمترین قسمت دادرسی است چرا که متضمن تصمیم قضائی می باشد و نتیجه رسیدگی های شورا و دادگاه را دربر دارد. پس از اعلام ختم دادرسی و صدور نظريه مشورتي از سوي اعضاء شورا قاضي شورا جهت انشاء و اعلام راي يك هفته فرصت دارد.

در امور مدنی : رأی دادگاه باید ظرف پنج روز از تاریخ صدور پاکنویس شده و به امضاء قاضي صادرکننده رأی برسد.
در امور کیفری : پس از انشاء رأی، دادنامه باید ظرف سه روز پاکنویس و با نام خداوند متعال شروع و نکات زیر در آن تصریح و سپس به طرفین ابلاغ گردد.
الف ) شماره دادنامه با ذکر تاریخ شماره پرونده ب ) مشخصات مرجع رسیدگی کننده و قاضی آن ج ) مشخصات طرفین دعوا د ) دلائل و مستندات رأی هـ) ماهیت رأی و مواد قانونی که رأی مستند به آن می باشد.

۷ . ۱ . ۲ ) اجرائیه :
اجرائیه برگ مخصوصی است که در آن نام و نام خانوادگی و محل اقامت محکوم له و محکوم علیه و مشخصات حکم و موضوع آن و اینکه پرداخت حق اجراء بعهده محکوم علیه می باشد نوشته شده و به امضاء رئیس و دبیر شورا رسیده به مهر شورا ممهور و برای ابلاغ فرستاده می شود.
برگهای اجرائیه به تعداد محکوم علیهم به علاوه دو نسخه صادر می شود. یک نسخه از آن در پرونده دعوی و نسخه دیگر پس از ابلاغ به محکوم علیه در پرونده اجرائی بایگانی می گردد و یک نسخه نیز در موقع ابلاغ به محکوم علیه داده می شود.

ابلاغ اجرائیه طبق مقررات آئین دادرسی مدنی به عمل می آید و آخرین محل ابلاغ به محکوم علیه در پرونده دادرسی برای ابلاغ اجرائیه سابقه ابلاغ محسوب است. همین که برگ اجرائیه به محکوم علیه ابلاغ شد مطابق ماده ۳۴ این قانون مفاد آن به موقع اجرا گذاشته می شود.
در اجرای احکام مدنی توجه به نکات زیر ضروری است :
هیچ حکمی به موقع اجراء گذارده نمی شود مگر اینکه قطعی شده یا قرار اجرای موقت آن در مواردی که قانون معین می کند صادر شده باشد.
احکام شورای حل اختلاف و دادگاههای دادگستری وقتی به موقع اجراء گذارده می شود که به محکوم علیه یا وکیل یا قائم مقام قانونی او ابلاغ شده و محکوم له یا نماینده و یا قائم مقام قانونی او کتباً این تقاضا را از مرجع صادر كننده راي بنماید.
اجرای حکم با صدور اجرائیه به عمل می آید مگر اینکه در قانون ترتیب دیگری مقرر شده باشد. صدور اجرائیه با شورايي است كه رسيدگي نخستين در آن صورت گرفته است.

۸ . ۱ . ۲ ) واخواست :
اگر متعهد سفته در سررسید از پرداخت مبلغ مندرج در آن امتناع کند دارنده سفته مخیّر است به موجب نوشته ای که واخواست یا اعتراض عدم تأدیه نامیده می شود در ظرف مدت ۱۰ روز از تاریخ وعده سفته اعتراض خود را به عمل آورد. برگ واخواست سفته، ورقه چاپی رسمی بوده و تمبر قانونی نیز به آن الصاق و ابطال گردیده است.
در مورد برات نیز مانند سفته امتناع از تأدیه وجه برات توسط برات گیر دارنده برات را مکلف می سازد که اعتراض خود را به موجب نوشته ای که اعتراض عدم تأدیه یا واخواست نامه نامیده می شود در ظرف ۱۰ روز از تاریخ سررسید برات اعلام نماید. برگ واخواست نامه طبق مقررات آئین دادرسی مدنی ابلاغ می گردد. واخواست یا اعتراض عدم تأدیه طبق قانون تجارت در مورد اسناد تجاری (سفته – برات – چک) موجب می شود تا دارنده این اسناد تجارتی بتواند علیه اشخاصی که با صادرکنندگان این اسناد تجارتی مسئولیت تضامنی دارند اقامۀ دعوا کنند.
۲ . ۲ ) ابلاغ اوراق قضائی :
در ابتدا ابلاغ و انواع آن را تعریف می کنیم.
ابلاغ عبارت است از رساندن اوراق پرونده اعم از دادخواست، ضمائم، قرار، احکام یا اسناد لازم الاجرا و غیره که طی تشریفات خاص و قانونی به رؤیت طرف دعوا می رسد.
ابلاغ بر دو نوع است :

الف ) ابلاغ واقعی : منظور از ابلاغ واقعی این است که مأمور ابلاغ بتواند برابر تکلیفی که قانونگذار به عهده او گذاشته است طرف دو روز، دادخواست و ضمائم آن را به مخاطب در هر یک از محل کار یا سکونت خوانده یا خواندگان ابلاغ نموده و در نسخه ثانی اوراق رسید اخذ نماید. در صورت امتناع خوانده از گرفتن اوراق، امتناع او را قید و اعاده نماید.
ب ) ابلاغ قانونی : هرگاه مأمور نتواند اوراق را به شخص خوانده برساند باید در نشانی تعیین شده به یکی از بستگان یا خادمان او که سن و وضعیت ظاهری آنان برای تمیز اهمیت اوراق یاد شده کافی باشد، ابلاغ نماید و نام و سمت گیرنده اخطاریه را در نسخه دوم قید و آن را اعاده کند.

چنانچه خوانده یا هر یک از اشخاص فوق در محل نباشند یا در گرفتن برگهای اخطاریه استنکاف کنند، مأمور ابلاغ این موضوع را در نسخ اخطاریه قید نموده، نسخه دوم را به نشانی تعیین شده الصاق می کند و برگ اول را با سایر اوراق دعوا دعوت می دهد. در این صورت خوانده می تواند تا جلسه رسیدگی به دبير خانه شورا مراجعه و با دادن رسید، اوراق مربوط را دریافت نماید.

اهمیت ابلاغ واقعی : ابلاغ اوراق دعوی را به شخص مخاطب ابلاغ واقعی می گویند. در صورتی که ابلاغ دادخواست و ضمائم آن به طرق دیگری که یاد شده انجام شود ابلاغ قانونی است آشکار است که ابلاغ واقعی بهترین شکل ابلاغ اوراق قضایی است. به همین جهت از گذشته اصرار بر این بوده که ابلاغ، حتی المقدور به صورت واقعی انجام شود و ابلاغ قانونی به صورت استنثنایی و تنها در مواردی انجام شود که واقعاً دسترسی به مخاطب میسور نباشد اما در عمل قضیه ابلاغ به صورت معکوس درآمده است. امروزه مأمورین ابلاغ و به ویژه كلانتريهاي نیروی انتظامی و واحدهاي ابلاغ دادگستري، ابلاغ قانونی را اصل و ابلاغ واقعی را استثناء قرار داده اند. قانونگذار برای مقابله با این روش مقرر نمود (در کلیه مواردی که به موجب مقررات این مبحث اوراق به غیراز شخص مخاطب ابلاغ شود، در صورتی دارای اعتبار است که محرز شود که اوراق به اطلاع مخاطب رسیده است).

احراز مطلب مذکور برای دادگاه و شورا وقتی ممکن است که مخاطب پس از ابلاغ قانونی در جلسه دادرسی شرکت نماید یا لایحه تقدیم کند، یا امری را که مراجع مذکور به موجب اخطاریه به او ابلاغ کرده اند انجام دهد در صورت عدم انجام این موارد ابلاغ اوراق دعوی به مخاطب برای دادگاه و شورا محرز نخواهد شد اگر ابلاغ اوراق به صورت واقعی انجام نشود کار مواجه با رکود شده و بسیاری از کارهای مأموران ابلاغ زائد و بی اعتبار خواهد شد. به همین جهت لازم است هر چند وقت یکبار اهمیت ابلاغ واقعی را به واحدهای ابلاغ گوشزد کنند. و روشی را که در حال حاضر اشتباه معمول گردیده دگرگون سازند تا نظر قانونگذار تأمین شود.

۱ . ۲ . ۲ ) نحوه ابلاغ اوراق قضائی :
ابلاغ اوراق دعوی اعم از نسخ دادخواست و ضمائم آن، احضاریه ها، احظاریه ها، رونوشتهای دادنامه و … مطابق مواد ۶۷ الی ۸۳ قانون آئین دادرسی مدنی مصوب ۱۳۷۹ و ماده ۳۳ لایحه قانونی تشکیل دادگاههای عمومی به عمل می آید. این مقررات از حیث کار دبیرخانه بسیار حائز اهمیت می باشند و ضروری است که هر دبیر شورا مفاد این مواد را دقیقاً حفظ باشد تا بتواند به موقع وظایف خود را در این زمینه به درستی عمل کندو به علت اهمیت مقررات مزبور متن آنها عیناً در ذیل آمده است.
ماده ۶۷ ) پس از دستور دادگاه و شورا دایر به ابلاغ اوراق دعوا، مدیر دفتر یا دبیرشورا نسخه اي از دادخواست و پیوستهای آن را در پرونده بایگانی می کند و نسخه دیگر را با ضمائم آن و اخطاریه جهت ابلاغ و تسلیم به خوانده ارسال می دارد.

ماده ۶۸ ) مأمور ابلاغ مکلف است جداکثر ظرف دو روز اوراق را به شخص خوذنده تسلیم کند و در برگ دیگر اخطاریه رسید بگیرد. در صورت امتناع خوانده از گرفتن اوراق، امتناع او را در برگ اخطاریه قید و اعاده می نماید.

تبصره ۱ ) ابلاغ اوراق در هر یک از محل سکونت یا کار به عمل می آید. برای ابلاغ در محل کارکنان دولت و مؤسسات مأمور به خدمات عمومی و شرکتها، اوراق به کارگزینی قسمت مربوط یا نزد رئیس کارمند مربوط ارسال می شود. اشخاص یاد شده مسوول اجرای ابلاغ می باشند و حداکثر به مدت ده روز اوراق را اعاده نمایند. در غیر این صورت به مجازات مقرر در قانون رسیدگی به تخلفات اداری محکوم می گردند.

تبصره ۲ ) در مواردی که زن در منزل شوهر سکونت ندارد، ابلاغ اوراق در محل سکونت یا محل کار او به عمل می آید.
ماده ۶۹ ) هرگاه مأمور ابلاغ نتواند اوراق را به شخص خوانده برساند باید در نشانی تعیین شده به یکی از بستگان یا خادمان او سن و وضعیت ظاهری آنان برای تمیز اهمیت اوراق یاد شده کافی باشد، ابلاغ نماید و نام و سمت گیرنده اخطاریه را در نسخه دوم قید و آن را اعاده کند.
ماده ۷۰ ) چنانچه خوانده هر یک از اشخاص یاد شده در ماده قبل، در محل نباشند یا از گرفتن برگهای اخطاریه استنکاف کنند، مأمور ابلاغ این موضوع را در نسخ اخطاریه قید نموده، نسخه دوم را به نشانی تعیین شده الصاق می کند و برگ اول را با سایر اوراق دعوا دعوت می دهد در این صورت خوانده می تواند تا جلسه رسیدگی به دفتر دادگاه مراجعه و یا دادن رسید، اوراق مربوط را دریافت نماید.

ماده ۷۱ ) ابلاغ دادخواست در خارج از کشور به وسیله مأموران کنسولی یا سیاسی ایران به عمل می آید. مأموران یاد شده، دادخواست و ضمائم آن را وسیله مأمورین سفارت یا هر وسیله ای که امکان داشته باشد برای خوانده می فرستند و مراتب را از طریق وزارت امور خارجه به اطلاع دادگاه و شورا می رسانند. در صورتی که در کشور محل اقامت خوانده مأمورین کنسولی یا سیاسی نباشند این اقلام را وزارت امور خارجه به طریقی که مقتضی بداند، انجام می دهد.