اجراي بندها و مصوبات نظام مديريت كيفيت مبتني بر استاندارد ISO 9001_ 2000 .doc

تشكر و قدرداني :
با تشكر از مسئولين و مديريت شركت خاور پرس، مخصوصا مهندس جعفري كه كمال همكاري را با ما در طي اين پروژه داشته اند.
در شركت خاور پرس به علت نداشتن سيستم اطلاعاتي مناسب، شرح وظايف براي افراد و همچنين چارت سازماني مدون آمادگي جهت دريافت گواهينامه ISO9001; 2000 را ندارد.

لذا اينجانبان چندين بند را با توجه به درك از روند توليد و درك كامل از چگونگي انجام پروسه ساخت و پروسه اداري خود طراحي كرده و در نظامنامه گنجانده ايم.

در نهايت، از زحمات ارزنده استاد گرانقدر جناب آقاي مهندس علي تقي زاده كه در اين پروژه تفكرات و راهنمايي هايشان چراغ راهمان بوده است، كمال تشكر را داشته و اميدواريم بتوانيم همچون ايشان، در زندگي مان به كيفيت در تمام مراحل زندگي معنا ببخشيم و در نهايت براي ايشان و خانواده محترمشان از خداوند منان آرزوي توفيق و سربلندي خواستاريم.

۱-هدف و دامنه كاربرد
۱-۱ كليات
سند حاضر مبين عملكرد و چگونگي اجراي بندها و مصوبات نظام مديريت كيفيت مبتني بر استاندارد ISO 9001; 2000 مي باشد كه نشان دهنده توانايي شركت در رعايت خواسته هاي مشتري درون و برون مرزي و بهبود مستمر در كيفيت محصولات و تضمين انطباق با الزامات مربوط به قوانين و مقررات براي افزايش رضايت مشتري مي باشند.

۱-۲ كاربرد
با توجه به الزاماتي كه در استاندارد موجود مي باشد كليه الزامات در شركت براي تمامي محصولات رعايت و اجرا مي گردد و استثنايي وجود ندارد.
۲-مراجع الزامي

استانداردهاي زير به عنوان مرجع در شركت مورد استفاده قرار گرفته است.
– استاندارد ايران-ايزو ۹۰۰۰ – ۲۰۰۰ سال ۱۳۸۰-سيستم هاي مديريت كيفيت-مباني و واژگان
– استاندارد ايران- ايزو۹۰۰۱ – ۲۰۰۰ سال ۱۳۸۰- سيستم مديريت كيفيت-الزامات.
۳-اصطلاحات و تعاريف

كليه تعاريف و اصطلاحات به كار رفته در اين نظامنامه و روش هاي مربوطه به همان معني و مفهوم كه در استاندارد ايران ISO 9001;2000, ISO9000;2000 مي باشد به كار رفته است.

۴-سيستم مديريت كيفيت
۴-۱- الزامات عمومي
شركت خاور پرس با ايجاد سيستم مديريت كيفيت و مدون كردن آن در قالب نظامنامه كيفيت، روش هاي اجرايي، خط مشي و اهداف براي هر يك از فرآيندهاي خود اعم از فرآيندهاي مديريتي فرآيندهاي فراهم كردن منابع، فرآيند پديد آوري محصول و فرآيند اندازه گيري تجزيه و تحليل و بهبود، اهداف و شرح وظايف را مشخص كرده است و همين طور چگونگي دسترسي به هدف تعيين شده و فرد(افراد) مسئوليت يافته نيز مشخص اند كه به اين وسيله چارچوب سيستم و شماي كلي آن مشخص شده و منجر به معلوم شدن دروندادها و بروندادهاي فرآيند مي گردد.(رجوع به بندهاي ۵-۶-۷-۸ و دفترچه فرآيندهاي شركت).
– نوع توانايي و تعامل بين فرآيندها با توجه به اسناد و مدارك تهيه شده در قالب فرم موجود مي باشد كه به صورت يك دفترچه با عنوان ” دفترچه فرآيندهاي سازمان“ به وجود آمده است.

– شركت با توجه به مداركي كه به صورت مستند در آورده است و با استفاده از بازنگري مديريت به صورت دوره اي و به طور مداوم و گذاشتن جلسه اي پس از بازنگري به همراه اعضاء هيات مديره و كنترل موارد مشاهده شده از فرآيندها كه بايد بر طبق الزامات و مطابق با آنان عمل گردد، از اثر بخشي اجرا و كنترل فرآيند اطمينان حاصل مي‌كند.(رجوع به مدارك و مستندات كه جزئي از الزامات مي باشد و بازنگري مديريت.)

– شركت خاور پرس توانسته است با راه اندازي يك سيستم اطلاعات مديريت و سيستم اطلاعاتي پردازشي(تراكنشي) به صورت اتوماسيون اطلاعات را دسته بندي كرده و در اختيار افراد ذينفع و از جمله نماينده مديريت در كيفيت براي تجزيه و تحليل و همچنين موجود بودن در جلسات قرار دهد.
– به تناسب فعاليت ها و فرآيندهاي مختلف، نسبت به پايش، اندازه گيري و تحليل آنها به طور مقتضي اقدام مي شود و به منظور دستيابي به نتايج مورد انتظار از آنها و نيز بهبود مستمر آنها، اقدامات لازم برنامه‌ريزي مي شود.

– در صورتي كه هر يك از فرآيند هاي تعريف شده به هر دليل به پيمانكاران شركت واگذار شود، بر اساس مستندات مربوطه پيش‌بيني‌هاي لازم براي نظارت و كنترل آنها انجام مي شود.

۴-۲-الزامات مربوط به مستندات
۴-۲-۱ كليات
سيستم مديريت كيفيت در كارخانه خاور پرس در قالب نظامنامه كيفيت، روش‌هاي اجرايي، نظامنامه هاي مرجع ISO 9001 سال ويرايش (۲۰۰۰) ، دستور العمل هاي كاري، استانداردها، مدارك فني محصول و طرح ها و روش هاي كنترل و سوابق مربوط به كيفيت مستند شده است.(رجوع به مدارك گفته شده در بند بالا) اين مستندات در مجموع تشريح كننده سيستم مديريت كيفيت بر اساس خط مشي كيفيت و اطمينان از تطابق با خواسته هاي استاندارد ISO9001, 2000 مي باشد. كه هرم اطلاعات و مستندات را به ۵ سطح تقسيم كرده است.

سطح اول) خط مشي و اهداف كيفيت
سطح دوم) نظامنامه كيفيت
سطح سوم)روش هاي اجرايي سطح
سطح چهارم)دستورالعمل ها و موارد بازنگري و كنترلي
سطح پنجم)سوابق و هرم هاي اطلاعاتي

۴-۲-۲-نظامنامه كيفيت
تشريح عمليات سيستم مديريت كيفيت به طور كامل در نظامنامه، پيوست ها، روش هاي اجرايي مدون گرديده است. شركت خاور پرس سيستم مديريت كيفيت را با تمامي بندها از جمله طراحي براي تمامي دستگاه هاي پرس ضربه‌اي و هيدروليكي از نظر كيفيت پياده كرده است و بدين منظور استثنايي در قبال محصولي در نظر نگرفته است. لذا روش هاي اجرايي مدون براي سيستم مديريت كيفيت ايجاد شده كه به افراد بر حسب مسئوليت آنها در ارتباط با كيفيت محصول كه مي بايست روش مذكور را بر قرار نگه دارد در قالب دستورالعمل هاي كاري و روش هاي اجرايي داده شده است و توزيع گرديده است.(رجوع به روش هاي اجرايي در قالب زونكن مستندات)

لازم به ذكر است نسخه اصلي نظامنامه كيفيت و نسخة فرعي براي استفاده كاركنان توزيع مي گردد و در دسترس مدير تضمين كيفيت قرار دارد.
– نوع توالي و تعامل بين فرآيند ها و توصيف مربوط به آنها در قالب فرم در شركت موجود مي باشد كه در دفترچه فرآيندهاي شركت تعريف شده است.

۴-۲-۳-كنترل مستندات
مستندات تعريف شده در فعاليت هاي مختلف مطابق با روش اجرايي كنترل مدارك تحت كنترل مي باشد و در صورت ايجاد مستندات جديد و با ايجاد تغيير در مستندات موجود طبق روش اجرايي مذكور نسبت به انجام اقدامات لازم به شرح زير اقدام مي شود:

الف)تأييد و تصويب مستندات توسط افراد ذيصلاح طبق روش اجرايي كنترل مدارك پيش از انتشار
ب)بازنگري و به روزآوري به موقع مستندات در صورت نياز و تصويب مجدد آنها
پ)بازنگري و به روز آوري به موقع مستندات معتبر براي كاربران طبق ليست‌هاي مدارك
ث)كنترل خوانا و قابل تشخيص ماندن مستندات در مكان هاي مختلف

ج)تحت كنترل بودن و شناسايي و توزيع مستندات از جمله مستندات با منشاء برون سازماني
چ)تحت كنترل بودن مدارك منسوخ و غير معتبر، امضاء آنها و شناسايي نسخ نگهداري شده آنها با مهر قرمز رنگ.

۴-۲-۴-كنترل سوابق
روش چگونگي تشخيص، جمع آوري، فهرست برداري، محل بايگاني، نگهداري و امحاء سوابق كيفيت در اين شركت مدون و به مرحله اجراء گذاشته شده است. كه در قالب روش اجرايي كنترل سوابق مي باشد. سوابق كيفي به عنوان مدركي دال بر وجود و كار كرد نظام كيفيت نگهداري مي گردند. كليه سوابق مربوط به محصولات مختلف به نحوي ثبت مي شوند كه ارتباط آنها با نوع محصول به روشني مشخص باشد. بر اين اساس نحوه بايگاني و نگهداري اين سوابق به منظور

اطمينان از سهولت بازيابي مجدد و شرايط مطلوب نگهداري به جهت كاهش خطرات ناشي از مفقود شدن و يا بروز آسيب به آنها مدون و مكتوب شده است. دوره نگهداري اين سوابق در روش اجرايي مشخص شده است. در صورت توافق قراردادي، اين سوابق قابل ارائه به مشتري و يا نمايندة او با تأييد نماينده مديريت در كيفيت مي باشند.

۵-مسئوليت مديريت
۵-۱تعهد مديريت
مديريت رده بالايي با گذاشتن سمينارهاي آموزشي براي تمامي افراد دوره‌هاي مختلف شغلي و همچنين مصاحبه در روزنامه ها، بيانيه ها و ابلاغيه‌هايي كه به كاركنان شركت عرضه مي نمايد و گاهاً توسط برد عمومي در محل كارخانه خاورپرس ارئه مي گردد سعي در انتقال خواسته هاي مشتري و سعي در تفهيم اهميت برآورده كردن خواسته هاي مشتري و همچنين الزامات مربوط به قوانين و مقررات دارد. مديريت رده بالا با سمت و سويي كه كارخانه در نظر دارد، خط مشي كيفيت را تعيين كرده تصويب و تأييد مي نمايد و براي استحضار كاركنان در برد و در نشريات داخلي شركت عرضه مي نمايد.

– مديريت رده بالا با گرفتن گزارشات در جلسات هيأت مديره از نماينده مديريت و اعضاء هيأت مديره و مديران مياني از تعيين اهداف كيفيت در قسمت هاي مختلف اطمينان حاصل كرده و با يك جلسه بحث و گفت و گو ميان مديران، اهداف كيفيت را وضع كرده، تأييد نموده و به عنوان اهداف كيفيت در برد شركت عرضه مي نمايد.

– به منظور اطمينان از تطابق با خواسته هاي استاندارد ISO 9001-2000 مديريت رده بالاي شركت عملكرد نظام و سيستم مديريت كيفيت در دوره هاي مشخص شده را مورد بررسي و بازنگري قرار مي دهد. بازنگري هر سال به ميزان ۲ دفعه در پايان هر ۶ ماه انجام مي گيرد. در جلسه بازنگري بايد سوابق كيفيت و صورتجلسه تنظيم گردد.(رجوع به بازنگري مديريت بند ۵-۶)

– منابع در سازمان و شركت خاورپرس هم اطلاعات و هم مدارك تعريف مي گردند. پس مديريت رده بالا در مورد اطلاعات با يك سيستم MIS و در مورد مدارك نيز با تنظيم مدارك و در اختيار دادن نماينده مديريت از دسترس بودن آن اطمينان حاصل مي نمايد. البته يكي از منابع اصلي در شركت افراد مي باشند كه مديريت رده بالا سعي بر به وجود آوردن يك سيستم مديريت در كيفيت رفتار با ايشان دارد.

– مديريت رده بالا با پيشگري تعريف و اجراي پروژه هاي بهبود و مستمر و تعريف اقدامات اصلاحي پيشگيرانه سعي دارد روز به روز سيستم شركت را منطبق بر QMS نمايد.

۵-۲-مشتري محوري
مديريت رده بالا با گرفتن يك گزارش در قالب خواسته هاي مشتري از نماينده مديريت در كيفيت و مديران مياني از نيازها و خواسته هاي مشتري آگاهي پيدا كرده و در جهت احقاق آنها در صورت توانايي گام بر مي دارد. تا سطح رضايت مشتري را افزايش دهد. البته اين نكته حائز اهميت است كه در اين مورد الزامات و همچنين خواسته هاي مشتري مربوط به محصول همگي معلوم و مشخص هستند و قبل از قرارداد بازنگري الزامات و خواسته ها انجام مي گردد تا در مورد توانايي خود در تحقيق خواسته مشتري اطمينان حاصل نمايد (رجوع به بندهاي ۷-۲-۱ و ۸-۲-۱)
۵-۳-خط مشي كيفيت

– در شركت خاورپرس جهت خط مشي كيفيت مستندات برنامه ريزي استراتژيك مورد مطالعه قرار مي گيرد و بر اساس آن خط مشي كيفيت حاصل مي گردد. به اين روش است كه مستندات برنامه ريزي استراتژيك خود، چارچوبي براي خط مشي مي باشند و از مناسب بودن خط مشي كيفيت با مقاصد و اهداف كلان سازمان اطمينان حاصل مي نمائيم.

– شركت خاور پرس در خط مشي كيفيت خود متعهد گرديده است كه سيستم مديريت كيفيت مبتني بر فرآيند را پياده سازي و اجرا نمايد.
– خط مشي كيفيت به صورت كلي بيان شده و به گونه اي در نظر مي‌گيريم كه جزء مقاصد كلان سازمان و شركت در طي ۲۰ سال آينده باشد با اين فرض كه براي خط مشي شركت در نظر گرفته شده از روي تك تك بندهاي خط مشي اهداف كيفيت را به صورت دوره هاي كوتاهتر مثلا ۱ ساله در نظر گرفته و پس از تحقيق اهداف كيفيت بازنگري در اهداف كيفيت و يا تعريف اهداف جديد صورت مي گيرد.

– با گذاشتن كلاس ها براي گروه هاي مختلف كاري و همچنين سمينارهاي آموزشي براي تك تك گروه ها با توجه به سواد تحصيلي و همچنين رده بالا شغلي آنها را با مفاهيم سيستم و خط مشي كيفيت آشنا كرده و مديريت اطمينان در مورد تفهيم مطالب خط مشي به كاركنان خود مي يابد.