چکیده

شهر به عنوان خاستگاه تمدن بشری همواره مورد توجه نظریه پردازان علوم مختلف بوده است. محیط پیچیده و ناهمگون شهر انسان ها را به فکر ایجاد ساختارِ شهریِ نوینی، برای رسیدن به زندگی متعالی، از چنگ مشکلات و سختی ها، انداخته است. امروزه فناوری اطلاعات به عنوان عمده ترین محور تحول و توسعه در جهان مطرح شده و دستاورد های ناشی از آن چنان با زندگی مردم عجین گردیده است که بی توجهی به آن اختلال عظیمی در جامعه بوجود می آورد. شهر الکترونیک به عنوان یک دستاورد صنعت ITراهکارِ اساسی برای حل معضلات شهری می باشد که توجه مدیران شهری و شهر سازان را جلب نموده است. در قرن حاضر با ظهور خدمات الکترونیکی و بهره گیری هر چه بیشتر از فناوری اطلاعات و ارتباطات در زندگی روزمره، بستری مناسب برای ایجاد شهرداری های الکترونیک فراهم شده است. با شکل گیری شهرداری الکترونیک سرعت ارائه خدمات و تصمیم گیری برای مدیران و به تبع آن سرعت عملیات در شرایط بحرانی بسیار افزایش می یابد. اهمیت افزایش سرعت تصمیمگیری در بحران ها به حدی است که تصمیمگیری درست در چند ساعت اولیه بحرانهای طبیعی، میتواند از بروز بسیاری از فجایع انسانی جلوگیری کند. با طراحی سیستمهای اطلاعاتی، اعم از سیستمهای بانک اطلاعاتی و سیستمهای خبره می توان به مدیران تصمیمگیرنده کمک کرد که در زمان محدود، تصمیمگیریهای بهتری انجام دهند. سیستم های اطلاعاتی مدیریت بحران امروزه به عنوان بخش مهمی از شهرداریهای الکترونیک مورد توجه هستند. این مقاله سعی دارد ابتدا با تعاریف مفاهیمی چون شهر و شهرداری الکترونیک و با مطرح کردن مدیریت بحران بسترِ مناسبی را برای طراحی و ارائه یک سیستم اطلاعاتی مدیریت بحران، در خدمت شهر

و شهرداری الکترونیک فراهم آورد.

کلمات کلیدی: شهر هوشمند، مدیریت بحران، شهرداری الکترونیک، چالش های شهرداری الکترونیک، سیستم اطلاعات مدیریت بحران

مقدمه

انقلاب اطلاعات و ارتباطات در دو دهه اخیر بسیاری از مفاهیم و تعاریف را به چالش کشیده است. تغییرات بسیار پر سرعت در این زمینه باعث شده هنوز بسیاری از این مفاهیم مورد بررسی مجدد قرار نگرفته باشند و وسعت این تحولات پرداخت و تحلیل این موضوعات را الزام آور می گرداند. سازمان ها به عنوان محصولات انقلاب صنعتی و به عنوان مهم ترین بازیگران جوامع مدرن بشری از این تحولات دور نمانده اند و بر اثر همین دگرگونی ها بوده شکل جدیدی از سازمان با نام سازمان الکترونیک به وجود امده است. این تغییر جدید به مرور زمان خود را به دیگر محصول جوامع مدرن یعنی شهرها نیز تسری داده و باعث تغییرات شگرفی در این حوزه گردیده است. با راهیابی تکنولوژی اطلاعات به حوزه سازمان و مدیریت که شهر هوشمند شکل گرفته اند. شهر هوشمند به عنوان صورت جدیدی از شهرها که محصول انقلاب اطلاعات و ارتباطات می باشند یابد با مفاهیم جدیدی مورد بررسی قرار گیرند. تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات مفاهیم رایج و قدیمی علم سازمان ها (مدیریت) را تغییر داده و مفاهیمی مانند برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل و نقش هایی همانند نقش تصمیم گیری و اطلاعاتی را نیازمند باز تعریف ساخته است. از سوی دیگر ارتباط نزدیک و تنگاتنگ شهر هوشمند با تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات ما را مجبور می سازد تا نگرش خود را نسبت به شهرها از شکل قدیمی و سنتی به اشکال تکنولوژی محور امروزی تغییر دهیم. در این شهر جدید سرعت تغییرات، سازمان دهی برای تغییر، اهمیت شهروندان متخصص، کاهش ارتباطات رو در رو، رقابت از طریق همکاری و … باعث پیچیدگی در مدیرت این شهرها گردیده است و نوع رابطه متغییرهای قدیمی در شهر سنتی در شهر جدید نیازمند بررسی دقیق می باشد. بررسیها نشان میدهد یکی از مهمترین انتظارات شهروندان از شهرداریهای الکترونیک افزایش سرعت در ارائه خدمات و افزایش سرعت در تصمیمگیریهای مدیران می باشد.

سازمان های مدیریت بحران از جمله بخش های سازمانی هستندکه در اکثر شهرداری ها و حکومت های محلی تعریف می شوند. در بسیاری از شهرهای جهان وظیفه مدیریت بحران توسط چند سازمان انجام می پذیرد که بحث هماهنگی بین سازمانهای متنوع و اهمیت سرعت هماهنگی در ساعات اولیه بحران ها همیشه بحث برانگیز بوده است. خوشبختانه با پیشرفت های الکترونیکی به خصوص در یک دهه اخیر امکان طراحی سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت بحران فراهم آمده است. سیستم هایی که امروزه به عنوان بخش جدایی نا پذیری از شهرداری های الکترونیکی است.

ما همه روزه با بحرانهای متنوع و با نوع شناسیهای متفاوت دست به گریبان هستیم، انواع بحرانهای طبیعی، اجتماعی، فرهنگی و حتی سیاسی، که در بسیاری مواقع قابلیت تبدیل شدن به یکدیگر را دارند (پور عزت، .(۱۳۸۳

مواجهه با بحران هایی همچون تصادفات گسترده در بزرگراه ها ، راه آهن، مسافرت های هوایی، در معرض قرار گرفتن مواد شیمیایی، زمین لرزه ها ، انفجار ها و غیره، مدیریت کلان و بهینه ای را بر منابع می طلبد. جهت افزایش احتمال زنده ماندن آسیب دیدگان ، افراد مسوول باید تصمیمان موثر و بسیار کارایی را هم در فاز بالینی و هم در فاز پیش بالینی اتخاذ نمایند. جهت اتخاذ تصمیمات بهینه موثر، داشتن اطلاعات دقیق و بیدرنگ درباره نوع و محل و وسعت زلزله بعلاوه محل و نوع و دسترس بودن منابع مورد نیاز جهت مواجهه با بحران ضروری می باشد. هسته مرکزی یک سیستم مدیریت بحران را مدیریت منابع تشکیل می دهد بروزرسانی این اطلاعات در هنگام مواجهه شدن با بحران نیز از اهمیت خاصی برخوردار می باشد.

یک سیستم اطلاعاتی توزیع شده و پشتیبان کننده تصمیم می باشد که می تواند در اتخاذ تصمیم گیری های بهینه جهت کمک رساندن به مدیریت بحران مورد استفاده قرار گیرد. سیستم مورد بحث ترکیبی از تکنولوژی ها و متدلوژی های هوش مصنوعی و تحقیق در عملیات و اطلاعات مدیریتی می باشد. بعلاوه این سیستم با مشخص کردن جریان فعالیت ها و بهینه کردن فعالیت های مورد نظر در فرایند تصمیم گیری یاری می رساند. با استفاده از این سیستم در هنگام رخداد حوادث و بحران های مختلف با اتخاذ تصمیمات بهینه و واکنش های مناسب در کوتاه ترین زمان می توان میزان مرگ و میر را تا حد قابل توجهی کاهش و آسیب دیدگان را تا حد قابل قبولی تسکین داد. همچنین سیستم بایستی در فاز تصمیم گیری، اطلاعات به موقع و مناسبی را برای افراد مربوطه تهیه نماید تا مدیران بتوانند تصمیمات موثری را اتخاذ نمایند.

شهر و شهرداری

کلمه شهر در بسیاری از کشورهای جهان از کلمات یونانی و رومی گرفته شده که معانی مانند تمدن یا مقررات را در بر داشته است. به این ترتیب شهر به جایی اطلاق می شده که در آنجا تمدن و مقررات وجود داشته است. از نظر حقوقی نیز شهر محلی با حدودقانونیِ مشخص که در محدوده جغرافیایی خاصی واقع شده و از نظر بافت ساختمانی، اشتغال و سایر عوامل دارای سیمایی با ویژگی های منحصر به خود بوده است به طوری که اکثریت ساکنان دائمی آن در مشاغلی مانند تجارت، صنعت، خدمات و فعالیت های اداری اشتغال داشته و در زمینه ی خدمات شهری از خود کفایی نسبی برخوردار بوده اند.

امروزه تقریباٌ اکثر شهرهای جهان دارای سازمان محلی هستند یعنی شورا یا انجمنی دارند که اعضای آن از طرف مردم برای مدت معینی انتخاب می شوند، شورا یا انجمن شهر همانند قوه مقننه شهر انجام وظیفه می کنند و فرد یا افرادی را برای اداره امور اجرایی شهر انتخاب می کنندمعمولاٌ. وظایف هر یک از دو قوه مقننه و مجریه روشن است بطوریکه از همکاری و همراهی آنها برنامه های شهر اجرا می شود و نیاز های عمومی ساکنین شهر نیز برآورده می شود.

اداره ی امور شهر با شهرداری است شهرداری به ناحیه ای اطلاق می شود که در آن، یک انجمن مربوط به شهر، دارای صلاحیت اعمال قدرت سیاسی بوده و خدمات دولتی محلی را ارائه می دهد( قادری و قادری،.(۱۳۸۶ در ایران، طرز تلقی عامه مردم از شهرداری ها با آنچه که این سازمان ها برای رسیدن به اهداف مورد نظر بوجود آمده اند بسیار متفاوت می باشد. از نظر عامه، شهرداری نهادی خدماتی است و این موضوع، جایگاه آن را به سطح بسیار پایینی تنزل داده است. در نظر عامه شهرداری سازمانی است که خدمات شهری ارائه می دهد و بهای آن خدمات را دریافت می کند(کامیار، .(۱۳۸۵

در حقیقت، در تعریف شهرداری می توان آن را سازمانی غیردولتی و غیرانتفاعی و مردمی دانست که اداره و مسؤولیت و مدیریت امور شهری را با مجوز دولت و با امکانات مردمی به دست آورده تا به منظور ایجاد و اداره کردن تأسیسات عمومی و وضع و اجرای نظامات شهری و تأمین نیازمندیهای مشترک محلی فعالیت کند و هزینه خدماتی را که به آن واگذار گردیده با اسلوبی منطقی و عادلانه بین سکنه شهر و استفاده کنندگان از خدمات تقسیم نماید.

تعریف کلی و اساسی شهرداری در ایران اینگونه می باشد: شهرداری موسسه ای عمومی، غیر دولتی و مستقل است که به موجب قانون در شهرها تشکیل می شود و عهده دار امور محلی و اداره خدمات به شهروندان و سکنه شهری می باشد.به موجب ماده ۳ قانون شهرداری ،شهرداری شخصیت حقوقی مستقلی دارد(کامیار، .(۱۳۸۵

منظور از بوجود آوردن سازمان شهرداری انجام خدمات مورد نیاز مردم وتحت قاعده درآوردن بعضی از فعالیتهای اهالی شهر به نفع جامعه است تصمیماتی که بوسیله شهرداری درباره نوع و میزان خدمات شهری و تنظیم فعالیت های ساکنین شهر اتخاذ می گردند در بین اقدامات شهرداری در درجه اول اهمیت قرار دارند.

شهرهوشمند

اصطلاح شهرالکترونیک، اولین بار توسط موشویتس در سال ۱۹۸۶ مطرح شد. مالون و دیوید اولین کسانی بودند که بهطور دقیق و سازگار در کتاب خود ایده بنگاه الکترونیک را مطرح کردند. شهر هوشمند حیطه وسیعی از فعالیت های سازمانی اقتصادی و غیراقتصادی را میپوشاند. کسب و کار الکترونیک شامل کار در خانه، صنایع کوچک و متوسط الکترونیک تا شبکههای بزرگ کسب و کار در حیطه فعالیتهای اقتصادی قرار میگیرد. از سوی دیگر، در سایر بخش ها نیز شهر هوشمند خصوصا در همکاری میان موسسات علمی، گروه ها و شهر غیرانتفاعی و غیردولتی دارای کاربرد وسیعی است. شهر هوشمند با توسعه ی کامپیوتر و تکنولوژی اطلاعات، به صورت نوع جدید سازماندهی مطرح گردید. شهر هوشمند شکل هایی از واحدهای سازمانی پراکنده از نظر جغرافیایی، نیمه مستقل (قسمتی مستقل و قسمتی وابسته) و نیمه جاودان (دارای عمر محدود) هستند که عملکرد کلی خودشان را جهت پاسخگویی برروی نیازهای بازار و ظرفیت های تکنولوژی ارتباط اطلاعات بوسیله ی تطبیق دادن پیوسته شکل سازمانی خود توسعه داده اند. خیلی از شرکت های معروف جهان این نوع سازماندهی را به منظور از

عهده ی رقبا برآمدن, استفاده نموده اند. در شهر هوشمند فرآیندهای عملیات کسب و کار و فرآیندهای مربوط به محصول در شرکت های هم پیمان (شریک) مختلف، پراکنده شده است. این شرکت های مختلف در کشورهای مختلف با همکاری بسیار نزدیک به شکل مشترک المنافع توزیع شده اند. در این نوع مخصوص از شهر هر شرکت قصد دارد مزیت اصلی رقابتی خود, مانند محصولات اصلی, فرآیندهای اصلی، شایستگی های اصلی و غیره را در تصرف خویش داشته باشد. تمام شهر هوشمند از شرکت های مستقل مختلفی بوجود آمد ه اند که این شرکت ها با هم می توانند از مزیت های اصلی رقابتی شان برای برنده شدن در بازار بزرگ فرصت ها استفاده کنند بطوری که، هیچکدام از شرکت ها به تنهایی قادر به بدست آوردن این فرصت ها نیستند. این نوع از شهر می تواند به سرعت برای پاسخگویی به فرصت های سریعا متغیر بوجود آید و از بین برود. این خصوصیت، شهر هوشمند را در قرن بیست و یکم بسیار خوش آتیه می سازد. شهر هوشمند باید بر پایه کامپیوتر و سیستم های شبکه ای بنا نهاده شود. تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات، بستر نرم افزاری را برای شهر هوشمند ایجاد نموده است در شهر هوشمند هر یک از شرکا با تکنولوژی های مختلف از قبیل اینترنت، اینترانت و سیستم های کامپیوتری با یکدیگر در ارتباط می باشند. در شهر هوشمند بطور اصلی بر پایه بستری از ICT، بوسیله تبدیل کردن داده ها و فایل ها از داخل شبکه همانند ارتباط چهره به چهره در شهر سنتی فعالیت های شرکت نمایان می شود. کار اصلی ارتباط در شهر هوشمند، جریان زیاد اطلاعات به جای محصول واقعی شرکت ها در عملیات سنتی، خواهد بود.

از سه زاویه می توان به شهر هوشمند نگاه کرد:

بعد اول: از این بعد شهر هوشمند ، شهرشامل یک گروه از افراد است که هرکدام در رشته خود متخصص هستند و شاخه کاری هر گروه افراد از یکدیگر متفاوت است و نتیجه فعالیت هایشان منجر به ارائه خدمات به مشتریان می شود. به عبارتی هر فرد یا هر همکار وظیفه خاص خود را دارد. آنها همه دارای مهارت های ارتباطی قوی هستند. و سطح بالایی از اعتماد بین آنها برقرار است. شهروندان معمولا از طریق پست الکترونیک ، تلفن ، فاکس یا ویدئو کنفرانس با یکدیگر ارتباط دارند.

بعد دوم: در اینگونه شهر هوشمند، گروهی از افراد از شرکت های شریک یا همکار که همه اکثرا در یک شاخه خاص و یا وظیفه خاص مهارت دارند، کنار یکدیگر جمع می شوند تا بتوانند یک شهر موقت یا یک شهر دائمی را که بتواند خدمات خاص ارائه دهد را به وجود بیاورند.

وظایف خاص آنها عبارتند از: عرضه، تولید، سیستم های اطلاعاتی، توزیع و غیره . معمولا ارتباطات نیز مانند بعد اول از طریق پست الکترونیک، تلفن، فاکس و یا حضوری خواهد بود و همچنین به سطح بالایی از اعتماد نیاز دارد.

بعد سوم : شهر هوشمند می تواند یک شهر بزرگی باشد که برون داده ای شهرخود را ازمیان تعداد زیادی از عملیات مهم شهر دیگر انتخاب می کند مانند تولید یا توزیع .

اینگونه شرکت ها فعالیت های خود را با ریسک بالا، از طریق عرضه کنندگان یا به وسیله مشارکت کردن با دیگر شرکت های متخصص در یک زمینه خاص انجام می دهند. مزیت اینگونه سازمان ها اینست که می توانند روی بهترین فعالیت ها تمرکز کنند. (دیوید و کمرون، (۱۳۸۱

جدول -۱ مقایسه شهر سنتی با شهر هوشمند

ویژگیها شهر کنونی شهر هوشمند

توقعات شغلی امنیت رشد فردی

موجودی انبار ماهانه ساعتی

منابع دارائیهای فیزیکی اطلاعات و متفکران

سبک مدیریت ثابت انعطاف پذیر

انگیزه رقابت کردن سازندگی و بالندگی

استراتژی بالا به پایین پایین به بالا

امورمالی فصلی در زمان حقیقی

تعریف شهروند الکترونیک و شهرداری الکترونیک

شهروندان در طول زندگی خود، نقشهای متفاوتی ایفا مینمایند که در هر کدام از این نقشها وظایفی بر عهده آنهاست. شهروند الکترونیک، کسی است که توانایی انجام وظایف روزمرهای که ایفای نقشهای متفاوت درطول زندگی برایش بوجود میآورد را با کمک ابزارهای الکترونیکی داشته باشد . و وقتی یک شهروند الکترونیکی محسوب می شود که بتواند این وظایف مختلف را با کمک ابزار الکترونیکی و با کیفیت و کمیت بسیار بهتری انجام دهد. مقوله های جدیدی چون تجارت الکترونیک، دولت الکترونیک، آموزش الکترونیک، سلامت الکترونیک، انتشارات الکترونیک، انتخابات الکترونیک و … هر یک در برگیرنده قسمتی از زندگی و فعالیتهای روزمره ما هستند. شهروند الکترونیک باید بتواند در قالب آنها به انجام وظایف خویش بپردازد. همچنین شهروند الکترونیک به شهروندی گفته می شود که توانایی استفاده از خدمات برخط دولت ها را در حد مطلوب داشته باشد. در واقع شهروندان الکترونیک همان کاربران جوامع اطلاعاتی هستند. ارتباطات مورد نیاز شهروند الکترونیک در شهر الکترونیک در شکل ۱ نشان داده شده است. (صفری و همکاران، (۱۳۸۶

شهرداری الکترونیک، سازمانی است که با بهره گیری از فناوری اطلاعات، خدمات خود را در حوزه وظایف شهرداری به صورت سریع، قابل دسترس و امن به شهروندان ارائه می کند. خدمات این شهرداری به صورت ۲۴ ساعته و فارغ از محدودیت های زمانی و مکانی در شهر واقعی است. حذف پرونده های کاغذی و پاسخگویی تلفنی در سازمان، توجه به ارتباطات الکترونیک و لزوم به کارگیری آن در بخش های پاسخگویی، ایجاد محلی برای تبادل نظرات شهروندان درباره عملکرد شهردار و سازمان شهرداری، پرداخت عوارض های مربوط به نوسازی و … از طریق اینترنت، حذف روند های مربوط به پرونده های شهرداری و کاهش افزایش رفت وآمد فیزیکی به سازمان، اطلاع رسانی روزبه روز فعالیت های شهرسازی و امور مربوط به شهر و … برخی از ویژگی های شهرداری الکترونیک محسوب می شوند. (Odendaal,2003)

شکل – ۱ ارتباطات مورد نیاز شهروندان الکترونیک

ضرورت ایجاد شهرداری الکترونیک

در دنیای امروز که هر بیشتر به سمت ماشینی شدن قدم می گذاریم دیگر روابط چهره به چهره و مستقیم نمی تواند پاسخگوی مشکلات ما باشد در شهرهای امروز ما با افزایش جمعیت ودر نتیجه آن افزایش ترافیک شهری رو به رو هستیم . هم چنین روش های بروکتراتیک گذشته و کاغذ بازی های پیشین نمی تواند روشی مناسب در جهت رسیدگی به کارهای اداری شهروندان باشد از این سازمان های مهم نظیر شهرداری ها در شهرهای بزرگ که به نوعی قلب تپنده شهر محسوب می شوند باید دست از روش های پیشین برداشته و وارد دنیای الکترونیک و مجازی شوند . دنیای که در آن فعالیت ها بسیار سریعتر و مطمئن تر انجام می گیرد و نیازی به تراکم جمعیت در دنیای فیزیکی نیز نیست. باید برای کاهش ترافیک شهری ، هزینه های انجام کار ، برخوردها و ناراحتی های روانی ، فساد اداری و ده ها مشکلی که همه روزه در ادارات و سازمان های بزرگ با آن روبرو هستیم چاره ای اندیشید و بهترین راه حل ایجاد سازمان های مجازی است که از مشکلات یاد شده می کاهند و حتی به بهبود روند کاری نیز منجر می شوند.

برای کاهش بسیاری از معضلات شهری از جمله ترافیک، آلودگیهای زیست محیطی و هزینههای سنگین ناشی از ترددهای غیر ضروری شهروندان کشور در آیندهای نه چندان دور باید خدمات شهرداری از طریق شبکه اینترنت و پایگاههای الکترونیکی این نهاد دریافت گردند. این اقدام خود یکی از گام هایی است که در مسیر ایجاد دولت الکترونیک نیز می تواند بسیار موثر باشد. (جلالی، (۱۳۸۴